Des heures aux minutes : Cisco System Capital réduit de 99% le temps de création des feuilles de route des projets

Cisco Systems Capital Corporation ("Cisco Capital") est une filiale à 100 % de Cisco Systems, Inc. spécialisée dans le financement des solutions Cisco dans le monde entier. Plus qu'un simple prestataire de services financiers, Cisco Capital propose les financements les plus innovants, les plus flexibles et les plus compétitifs pour l'acquisition des technologies Cisco à même de répondre aux objectifs métiers et aux besoins technologiques d'aujourd'hui et de demain.

Dans un paysage économique de plus en plus complexe et mondialisé, Cisco Capital savait qu'une croissance rentable de sa société mère Cisco Systems, Inc. passait par une meilleure gestion de ses initiatives stratégiques et autres activités opérationnelles au sein de l'organisation. À cette fin, Cisco Capital a fait appel à Aimee Shea, Directrice de gestion des programmes, pour diriger son PMO nouvellement centralisé et améliorer le taux de réussite de ses projets.

Cependant, la directrice s'est rapidement rendu compte que pour atteindre cet objectif clé, Cisco Capital devait résoudre plusieurs problèmes liés à la gestion de projets et de programmes : une succession de résultats irréguliers au fil du temps ; une visibilité limitée sur la santé et l'état d'avancement globaux des projets, tant au niveau individuel que de l'ensemble du portefeuille ; une incapacité à gérer efficacement la collaboration transverse à un niveau élevé ; des difficultés à gérer de multiples flux de travail ; des rapports de projet statiques et extrêmement longs à créer, dont les informations obsolètes ne permettent pas de prendre des décisions éclairées.

Pour Mme Shea et son équipe, il apparaissait clairement que le PMO de Cisco Capital, ainsi que les départements et divisions associés, avaient besoin d'un nouveau framework de planification et d'exécution capable d'impulser une gestion collaborative des projets et des programmes.

Sur la base de ses défis et de ses exigences, Cisco Capital a procédé à une exploration complète de diverses solutions cloud du marché, tout en se penchant sur les outils utilisés par sa société mère, Cisco Systems Inc. Dès qu'ils ont évalué Planview AdaptiveWork, Mme Shea et son groupe ont su que la solution leur offrirait le framework de planification et d'exécution tant recherché, tout en s'alignant parfaitement sur sa volonté de gestion collaborative des projets et des programmes. Grâce à ses fonctionnalités de visualisation centralisée des projets et des flux d'activité transverses, AdaptiveWork offrirait à la fois une visibilité interne pour le PMO et une visibilité externe pour Cisco Systems, deux conditions indispensables pour établir une base de transparence et de cohérence dans l'ensemble de l'entreprise.

Planview AdaptiveWork offrait non seulement des capacités de gestion de projet prêtes à l'emploi, mais aussi des options d'adaptation de la solution aux besoins spécifiques de Cisco Capital, sans implication majeure du département IT. « Nous avons très vite constaté qu'AdaptiveWork possédait toutes les fonctionnalités robustes que nous recherchions dans une solution d'entreprise, et que nous pouvions la configurer à la manière dont nous gérons nos projets », explique Mme Shea. AdaptiveWork présentait également un faible coût total de possession, un atout important pour un prestataire de services financiers.

Avec l'appui du Success Manager d'AdaptiveWork, Cisco Capital a commencé son processus d'implémentation par la définition des exigences de configuration et l'établissement de processus et de modèles. Le déploiement complet a été réalisé en deux mois, ce qui est « très rapide » aux yeux de Mme Shea. L'adoption d'AdaptiveWork a été rapide, notamment grâce à sa simplicité d'utilisation et à sa bibliothèque d'outils et de ressources d'apprentissage accessibles et intuitifs. « AdaptiveWork fonctionne désormais comme un référentiel unique d'informations sur nos projets et nos programmes », ajoute Mme Shea.

• Réduction de 99 % du temps consacré à la création de feuilles de route des projets – passant de 4-6 heures à seulement 1-2 minutes.
• Remplacement de snapshots statiques et obsolètes par des informations précises, pertinentes et en temps réel sur la santé du portefeuille.
• Amélioration significative de la collaboration transverse aux différents départements.
• Amélioration de la visibilité pour les dirigeants sur la capacité et la charge de travail des ressources, tant en interne qu'à l'extérieur du PMO.
• Confiance accrue dans le PMO grâce à sa capacité à apporter des résultats prévisibles.
• Plus de responsabilité en ce qui concerne les projets hors piste.
• Meilleure planification intégrée de programmes complexes à l'échelle mondiale.
• Reporting de conformité SOX plus facile et plus précis.