CO-OP Financial Services réduit les retards de livraison des projets de 92%

CO-OP Financial Services avait besoin de connaître la charge de travail et la disponibilité de ses ressources pour réduire les retards des projets causés par la surallocation, l'inefficacité et le manque de données.

L'exploitation des données de projet dans Planview PPM Pro™ a donné aux responsables la vision dont ils ont besoin pour prendre des décisions sur la priorisation des ressources, la justification de la dotation en personnel et la prévision de la demande.

“We have reduced project delays by 92% and increased the number of projects we can deliver by 50 %. We couldn’t have done it without PPM Pro.”
– Steven Wood, Project Portfolio Administrator, CO-OP Financial Services

CO-OP Financial Services aide les coopératives de crédit à tirer parti de la technologie et des connaissances pour renforcer les liens avec les membres et propulser la croissance. La société offre des services de traitement et de paiement, notamment des solutions de cartes de débit et de crédit, des portefeuilles et le traitement des guichets automatiques.

Sans solution de gestion des ressources, les dirigeants ne disposaient pas des données nécessaires pour comprendre la capacité des ressources, la demande et les pénuries de personnel. Il était difficile d'établir des priorités et d'affecter du personnel à des projets discrétionnaires plutôt qu'à des travaux "habituels" (BAU), ce qui créait des conflits qui aboutissaient finalement à une mauvaise planification et à de fréquents retards dans les projets. "Les ressources affirmaient qu'elles étaient surchargées de travail, mais il n'y avait pas de données pour le prouver", explique Steven Wood, administrateur du portefeuille de projets chez CO-OP Financial Services. "Si les gestionnaires ont une idée de ce que font leurs ressources et de leur disponibilité ou de leur manque de disponibilité, ils seront en mesure de prendre de meilleures décisions.

CO-OP Financial Services utilise la fonctionnalité de feuille de temps de Planview PPM Pro pour centraliser les données en une seule source de vérité pour l'ensemble de leur travail. Les feuilles de temps permettent aux gestionnaires de ressources d'avoir une vue d'ensemble des activités des projets et des activités BAU, afin d'établir des prévisions plus précises et d'optimiser l'utilisation des ressources. "Nous utilisons PPM Pro pour répondre à la demande en utilisant les moyennes des feuilles de temps, pour créer des rapports sur la demande et la capacité, et pour prévoir le travail à venir", explique M. Wood. "Désormais, nous savons exactement qui est disponible, quand et où il peut être utilisé au mieux.

Due to the visibility PPM Pro provides CO-OP Financial Services, the company has reduced project delays by 92% and increased their project capacity by 50 %, boosting both their efficiency and their reputation within the company. “Forecasting demand and availability is faster, more accurate, and more reliable,” says Wood. “We rely on the timesheet data to tell the best story versus emotions or the loudest voice. Decisions are backed with data and managers have confidence in the validity of that data.” With resource managers empowered with data, there are fewer conflicts about projects, resource placement, headcount, and forecasting.

Si l'unité Projets clients a été la première à adopter PPM Pro, la visibilité, l'automatisation et l'efficacité qu'il apporte ont attiré l'attention d'autres unités de l'entreprise. Par la suite, CO-OP Financial Services traverse une période de croissance avec PPM Pro, car ils ajoutent au système des ressources et des gestionnaires de projets provenant d'autres unités d'affaires. Un autre 200 utilisateur de l'équipe sera intégré dans le but de déployer la solution dans l'ensemble de l'organisation, unité d'affaires par unité d'affaires. "En adoptant les feuilles de temps, les gestionnaires prendront de meilleures décisions plus rapidement et avec moins d'efforts", affirme M. Wood.

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