Cognizant automatise les processus de gestion des programmes et des projets pour impulser sa transformation

Suite à une compromission majeure de sa sécurité et dans le but de simplifier ses processus existants, Cognizant a lancé une initiative de modernisation comptant plus de 40 programmes qui requièrent une gouvernance, des réunions et des mises à jour tout au long du parcours. Étant donné le grand nombre de projets à gérer, les processus et outils manuels et laborieux de l'entreprise n'offraient pas le niveau de pérennité et de rentabilité escompté.

Cognizant s'est donc tourné vers Planview® PPM pour obtenir une palette d'outils de gestion des investissements, des projets et des portefeuilles, qui lui permettrait de centraliser et d'automatiser un grand nombre de ses processus chronophages. Avec Planview PPM, Cognizant a pu apporter de l'homogénéité aux processus PPM de l'entreprise tout en automatisant ses fonctions de reporting existantes. Grâce à cette automatisation, les initiatives de remédiation et de transformation de l'entreprise ont été menées à bien.

Based in Teaneck, NJ, USA, Cognizant is a professional services organization that delivers technology and consultancy services to clients in every industry, with a strong presence in life sciences and financial services. Founded as an in-house technology unit of Dun & Bradstreet in 1994, the company started serving external clients in 1996 and has grown organically with acquisitions since then. Cognizant employs over 340,000+ engineers globally to drive its mission to modernize technology, reimagine processes, and transform experiences for organizations all over the world.

Rien de tel qu'une crise pour enclencher un processus de transformation organisationnelle. Cette situation, Cognizant la connaît. Après une importante faille de sécurité en 2020, l'entreprise a réussi à transformer ses processus de planification et de gestion de projet en six mois seulement, grâce à Planview PPM.

« Avant d'adopter Planview PPM, nos processus étaient très manuels et laborieux », explique Estela Lauricella-Thota, directrice principale de la transformation technologique et EPMO de Cognizant. « Nous avions très peu de visibilité sur nos portefeuilles d'investissement. »

Les processus PPM de Cognizant n'étaient pas seulement manuels, ils manquaient également d'homogénéité et de viabilité. Ces problèmes sont devenus encore plus flagrants lorsque l'entreprise s'est lancée dans une initiative majeure de remédiation et de modernisation avec plus de 40 programmes distincts, chacun avec ses propres groupes et équipes, un besoin fréquent de gouvernance, des réunions du conseil d'administration et des mises à jour.

Bien que l'entreprise ait engagé très tôt des consultants pour l'aider à organiser et à moderniser ses processus internes, il était clair que Cognizant avait besoin d'un outil pour centraliser et automatiser une grande partie du reporting et des tâches fastidieuses. Il lui fallait aussi adopter une stratégie plus rentable.

Estela Lauricella-Thota avait pour rôle d'organiser la pratique de gestion de projet de l'entreprise et de moderniser les processus et la technologie PPM de Cognizant. Pour ce faire, la directrice principale était chargée de choisir la solution numérique PPM adaptée aux besoins de l'organisation. Elle s'est également tournée vers le groupe interne de conseil à la clientèle de Cognizant pour comprendre comment communiquer efficacement les bonnes pratiques de Cognizant aux nouveaux clients.

« Ensemble, nous avons fait une analyse très pertinente de la carte thermique de nos exigences en termes de processus de base, de facilitateurs et de processus d'accompagnement. Cela nous a permis de nous aligner sur les priorités de la gestion de portefeuille et de la qualité des programmes. D'où la décision de centraliser notre plateforme PPM et de développer notre feuille de route d'entreprise par une approche centrée sur la valeur », déclare Estela Lauricella-Thota.

Mme Lauricella-Thota a mis sur pied un groupe de pilotage multidisciplinaire avec des représentants de l'IT, de la sécurité informatique et de la transformation technologique afin d'exécuter la feuille de route du PMO d'entreprise et de mettre en place de nouvelles équipes, de nouveaux processus et une nouvelle gouvernance pour chaque projet. « Nous nous sommes concentrés sur la mise en place de modèles de processus de base et sur la standardisation des chartes de projet, des rapports de statut, des demandes de changement et des clôtures de projet dans tous les domaines. » Parallèlement, l'équipe a étudié les outils et technologies PPM disponibles sur le marché, en commençant par quelques outils potentiels avant de réduire la sélection à quatre solutions.

« Très rapidement, Planview PPM s'est imposé comme le meilleur choix par rapport à nos exigences, non seulement pour ses caractéristiques, mais aussi pour sa capacité à concrétiser notre feuille de route. Planview a été un excellent partenaire », ajoute Mme Lauricella-Thota. Pour la directrice principale, la plateforme PPM de Planview se distingue par sa nature cloud-native, son interface utilisateur innovante et sa facilité d'utilisation avec les fonctionnalités en self-service. « Nous savions que l'interface et la puissance des fonctionnalités et des capacités de la solution nous permettraient de répondre rapidement à nos objectifs et à nos priorités les plus critiques. »

En six mois, l'équipe d'Estela Lauricella-Thota a mis en place des processus homogènes pour la prise en charge des demandes, la planification des investissements et la gestion des programmes et des projets. Cette démarche a permis d'améliorer la cohérence, la réussite des projets, la prévisibilité et la visibilité sur les cycles de gestion de la demande et des projets. Grâce à Planview AdaptiveWork, Mme Lauricella-Thota a pu implémenter un puissant système d'évaluation des priorités d'investissement basé sur des critères définis par les équipes.

« Nous sommes actuellement en bonne voie de centraliser la gestion de la capacité des ressources et de passer à une plateforme PPM complète intégrée à l'entreprise », se réjouit Estela Lauricella-Thota.

La directrice principale estime que le tableau de bord et les autres fonctionnalités de Planview sont extrêmement efficaces : « Planview AdaptiveWork permet de réaliser facilement des analyses d'hypothèses complètes. Le tableau de bord et les informations fournies pour la prise de décision sont également très utiles, car ils nous aident à visualiser la demande et à analyser la valeur dans tous les aspects du portefeuille ».

D'un simple clic, les chefs de projet peuvent numériser toutes les chartes de projet, les plans de travail, les feuilles de route et les diagrammes de Gantt avec les jalons, tâches et dépendances propres à chaque projet. Les projets sont organisés par domaines, fonctions métiers et risques. En cas de changement, la plateforme PPM de Planview met automatiquement les chartes à jour.

« Planview PPM nous donne une visibilité de bout en bout, accélère notre time-to-market et nous prépare à l'audit des investissements dont nous avons besoin », explique Estela Lauricella-Thota. « Je ne saurais trop insister sur l'importance de cet outil pour les rapports de gouvernance. »

Mme Lauricella-Thota est fière de la transformation rapide de Cognizant avec Planview PPM et conseille aux autres entreprises de consacrer du temps à la recherche, à l'élaboration d'une feuille de route, à l'alignement sur ses propres objectifs et à l'adhésion de la direction avant toute mise en œuvre avec l'outil de leur choix. « Concentrez-vous d'abord sur quelques-uns de vos problèmes les plus importants. Une fois que vous avez mis des solutions en œuvre pour ces derniers, vous pouvez passer à d'autres fonctions et optimiser ce qui a déjà été implémenté. »