Comment De Beers a accéléré la planification et la réalisation de ses projets grâce à un système unifié de gestion de projets

Fondé en 1888, le groupe De Beers est le leader mondial du secteur diamantaire. Il possède un savoir-faire incomparable dans l'exploitation, l'extraction et la commercialisation de diamants bruts.

Ayant entrepris une revue de ses processus et systèmes de gestion de projets, De Beers Technologies, division de recherche et développement du groupe De Beers (« De Beers »), a constaté qu'une part importante de données et de documents étaient localisés dans différents outils disparates, tels que MS Project (suivi de projet), Word (cahiers des charges), Excel (gestion des ressources), Outlook (collaboration), SharePoint (stockage de documents), ou encore Innate (rapports sur les ressources). Cette configuration engendrait des problèmes particulièrement gênants :

• Le passage d'un outil à l'autre prenait du temps et nuisait à l'efficacité.
• Il était difficile de visualiser les étapes suivantes et de prendre des décisions rapides et éclairées en matière de gestion de projets.
• Les plans et les cahiers des charges des projets n'étaient pas toujours à jour, ce qui donnait lieu à des problèmes de contrôle de version.

L'entreprise était aussi confrontée à des difficultés pour le suivi des temps. En effet, les feuilles de temps n'étaient pas liées aux tâches, et la création d'une telle liaison à l'aide des outils et systèmes en place relevait de la gageure.

La communication et la collaboration entre les responsables de projets et les équipes de développement produit n'étaient pas coordonnées avec les passages d'étape (« gate ») et les autres contrôles associés aux projets.

Enfin, le nivellement des ressources s'avérait également compliqué du fait d'une visibilité limitée sur la disponibilité et la bande passante des membres d'équipe.

Outre sa volonté d'améliorer la collaboration et la communication, De Beers cherchait un moyen de centraliser les données et les exigences des projets dans un système de gestion de projets unique. Ce qu'il lui fallait, c'était un référentiel unique : un document directeur pour piloter en temps réel la planification, les rapports, la gestion des ressources et le suivi de l'avancement des projets.

Pour relever les défis qui se dressaient sur sa route, De Beers a exploré une présélection de solutions de gestion de projets, parmi lesquelles Hydra Management, un outil intégré au système de CAO mécanique de l'entreprise, et AdaptiveWork, vivement recommandé par l'un de ses consultants.

Après avoir évalué AdaptiveWork, De Beers a finalement conclu qu'il s'agissait de la solution la mieux adaptée à ses besoins. Les principales raisons :

• Une intégration de haut niveau étroite permettant d'interconnecter les ressources, les plannings et les autres composantes des projets
• Des mises à jour automatiques garantissant l'actualisation systématique des plans et des autres documents
• Un reporting performant et configurable – un atout particulièrement important pour les responsables de projets, qui pourraient ainsi utiliser des modèles pour remplir et créer automatiquement des rapports (à la demande ou selon une fréquence programmée)

La division R&D du groupe a de plus été séduite par les outils de collaboration en contexte, qui relient les communications et les documents aux éléments de travail, ainsi que par la liaison automatique des feuilles de temps aux tâches sans le moindre problème de compatibilité ou de configuration.

Aujourd'hui, les équipes s'appuient aussi sur les outils intégrés de gestion et de nivellement des ressources offerts par AdaptiveWork pour maximiser l'utilisation des ressources, la saisie des temps soutenant quant à elle les efforts de planification.

De Beers a fixé une date limite pour la mise hors service de son système précédent, et une date de lancement pour AdaptiveWork. Juste avant l'implémentation, tous les projets dans MS Project ont été importés dans AdaptiveWork, et des ateliers de formation ont été organisés pour l'ensemble des responsables de projets. Comme l'explique John Bowe, responsable chez De Beers : « Pendant le processus d'implémentation, chaque fois que nous avions des questions ou que nous rencontrions un problème, Planview était là pour nous et s'assurait que nous sachions quoi faire pour y remédier immédiatement. »

Les équipes de développement produit et de gestion de projets collaborent et communiquent désormais plus efficacement, avec une planification accélérée grâce à l'utilisation de modèles standardisés, de processus reproductibles et d'une gouvernance uniforme. L'équipe R&D de De Beers bénéficie par ailleurs de nombreux avantages systémiques et opérationnels, au premier rang desquels :

• La consolidation et le remplacement de plusieurs outils disparates dans l'environnement (tels que MS Project et Innate)
• L'optimisation de l'hygiène des données du fait de la centralisation des informations des projets dans AdaptiveWork
• L'amélioration du nivellement des ressources, qui a contribué à augmenter la probabilité de livrer les projets dans les délais prévus