Améliorer l'IT au profit des usagers du tunnel sous la Manche

Getlink gère l'infrastructure du tunnel sous la Manche et assure l’exploitation des services de navettes camions et passagers (automobiles et cars) entre Folkestone (Royaume-Uni) et Calais (France). Getlink détient une concession d'exploitation du tunnel jusqu'en 2086. Celui-ci est aujourd'hui le moyen le plus rapide, le plus fiable et le plus écologique de traverser la Manche. Plusieurs centaines de millions de personnes ont emprunté le tunnel depuis son inauguration en 1994.

Getlink s'est remarquablement développée depuis 1994. Du fait de cette croissance, les demandes adressées à son département IT ont augmenté de façon exponentielle, posant une multitude de défis dans des domaines allant de l'allocation des ressources à l'exécution des projets. Le département IT de Getlink avait recours à un processus opérationnel ad hoc, non standardisé. Seul un groupe restreint de projets suivaient un processus bien défini, ce qui donnait lieu à un certain nombre de problèmes lors de la création d'une liste de priorités pour les initiatives IT nouvelles et existantes. Le département IT était organisé par rôle et par fonction, selon un modèle qui prévoyait une équipe pour chaque client interne. Le management devait donc acquérir le personnel approprié en proportion, ce qui limitait l'extensibilité.

Getlink avait besoin d'une solution complète offrant une visibilité instantanée sur l'ensemble des projets et des tâches opérationnelles de son département IT. Il fallait aux équipes une solution intuitive avec des processus intégrés et la flexibilité nécessaire pour répondre aux changements et développements futurs de l'entreprise tout en mobilisant les équipes projets. D'un point de vue financier, la direction devait établir un plan budgétaire fiable pour suivre, mesurer et allouer les ressources et les fonds aux projets prioritaires les plus en phase avec les objectifs de l'entreprise. Getlink s'est mise en quête d'une solution qui favoriserait des gains d'efficacité dans la priorisation des projets, la gestion de la capacité des ressources, la gestion financière et la performance des projets, ainsi que des processus métiers matures dans l'ensemble du département.

Planview Portfolios aide Getlink à mettre en place des processus efficients, à créer plus de transparence et à améliorer le contrôle budgétaire.

« La décision de travailler avec Planview a été rapide du fait de sa solution bien établie, de sa longue expérience et de son savoir-faire complet », explique Jean Brunier, directeur informatique de Getlink.

En s'appuyant sur Planview Portfolios, Getlink a unifié son département IT en trois groupes bien organisés. Les managers ont de la visibilité sur la capacité des ressources, ce qui leur permet d'optimiser l'efficience sur les projets. Le reporting et les analyses en temps réel facilitent les décisions métiers et fournissent des informations détaillées sur les portefeuilles, les projets et les ressources.

Planview Portfolios sert à Getlink de centre de compétences central, offrant à la direction un accès critique aux données nécessaires pour soutenir la croissance et l'orientation stratégique du développement des systèmes d'information.

Les projets IT sont généralement divisés en cinq grandes phases : définition du projet, conception (achat, conception, spécification détaillée), développement (paramétrage de l'outil et développement spécifique), tests et mise en production, et stabilisation/amélioration.

La solution Planview apporte de la visibilité sur chacune de ces phases, ce qui permet de mesurer, de suivre et de communiquer l'avancement des projets au sein de l'équipe et de l'entreprise dans son ensemble.

Getlink a amélioré la collaboration et la communication entre IT et métiers. Si un projet prend du retard, le problème peut déterminer l'origine du problème et traiter celui-ci immédiatement.

Avec l'implémentation de Planview Portfolios, Getlink a connu une vague de changements organisationnels. De nouvelles exigences ont été définies, et l'équipe a commencé à élaborer des listes de projets et à créer des fiches techniques détaillées pour chaque projet. Une dynamique de changement a ainsi été enclenchée tant au niveau des tâches et des processus que des habitudes de travail.

« Une solution PPM définit des règles qui s'appliquent à tous les projets et à tous les collaborateurs », souligne Jean Brunier. « En tant qu'équipe, nous devons nous habituer aux changements dans notre travail quotidien. À première vue, nous perdons un peu en flexibilité et en temps de réaction, mais en fin de compte, nous gagnons en efficience, parce que tous les opérationnels travaillent de concert. »

Outre la compilation des projets et de leurs données principales, la solution PPM de Planview prend en charge la création de plans et de propositions de projets.

« Le "Graal" pour un directeur informatique, c'est de pouvoir créer un plan de travail concret et réaliste pour chaque équipe et chaque collaborateur afin que la date d'achèvement de chaque projet soit respectée. Ce n'est pas une mince affaire. Les collaborateurs sont souvent interrompus par des tâches de maintenance et des tâches imprévues, ce qui peut retarder la mise en œuvre du plan de travail », explique Jean Brunier.

Afin de pallier ce problème, Getlink utilise Planview Portfolios pour fiabiliser sa planification budgétaire. Grâce à cette capacité, le directeur de mission établit les budgets avec le client et détermine les exigences pour chaque projet individuel. Il saisit le nombre de jours de travail requis, les ressources externes, le matériel, les licences logicielles, etc. Un document financier général est également créé pour chacun des projets afin de disposer d'une vue d'ensemble complète des totaux dans le cadre de la prise de décisions. Les avantages de Planview Portfolios transparaissent clairement dans la création d'estimations avec des composants reproductibles.

Pour la planification et les propositions de projets, Getlink a la possibilité de se référer à des expériences passées, comme avec les coûts de main-d'œuvre estimés. S'il était parfois difficile auparavant d'étayer ces estimations à l'aide de données réelles, Getlink peut désormais mettre à profit la solution Planview pour améliorer la précision de leur rendu, les affiner progressivement, procéder à des ajustements au fil du temps et définir les critères ou les indicateurs spécifiques à utiliser comme base.

Selon Jean Brunier, la solution Planview permet aux responsables de créer des plans de travail pour les équipes projets et de dresser une liste claire de tous les projets afin de définir les priorités en concertation avec les clients internes.

« Grâce à Planview Portfolios, nous sommes toujours en mesure de répondre aux demandes de clients internes concernant des projets urgents ou nouveaux. À tout moment, nous savons exactement où nous en sommes et quel projet nous pouvons reporter si un autre projet plus important l'exige », explique le directeur informatique.

L'implémentation de Planview Portfolios a apporté à Getlink une foule de bénéfices :

• Des structures d'équipe claires qui favorisent la collaboration et la responsabilisation
• Des processus plus efficaces, avec la mise en œuvre d'un nouveau modèle en cinq phases
• Une visibilité en temps réel sur les projets, les ressources et l'avancement
• Une prise de décisions et un alignement stratégique améliorés
• Une augmentation de la performance et des taux de réussite des projets
• Une meilleure anticipation des retards dans les livrables
• Une planification budgétaire fiable, avec la création de calculs, de plans et de propositions pour les projets

« Nous ne pourrions plus nous passer de cet outil, surtout si l'on considère l'évolution de notre organisation, avec aujourd'hui des ressources mutualisées à planifier et partager à différents moments », conclut Jean Brunier.