Produits de beauté : un leader international accélère le développement de nouveaux produits en optimisant ses capacités transverses

Pour ce leader mondial du secteur des produits de beauté grand public, le processus de développement de nouveaux produits nécessitait une importante collaboration, car il s'appuyait sur la contribution de parties prenantes transverses à chaque étape du cycle de vie produit. L'alignement mondial était essentiel pour lancer de nouveaux produits sur le marché, mais l'organisation manquait de visibilité de bout en bout sur son portefeuille complexe de produits. Elle rencontrait aussi des difficultés avec son processus de gestion des points de passage, qui reposait sur des méthodes peu rigoureuses pour évaluer, identifier et prioriser les nouveaux produits. Par ailleurs, l'alignement des parties prenantes sur les lancements de nouveaux produits nécessitait des rapports personnalisés et ad hoc dont la production était extrêmement complexe et exigeait une quantité importante de travail manuel.

Pour optimiser les capacités de collaboration, améliorer la communication transverse et parvenir à un alignement global de ses processus de développement de nouveaux produits, le fabricant a adopté la solution Planview de gestion de portefeuilles de produits. Planview a remplacé les outils cloisonnés et les workflows manuels par une plateforme centralisée, offrant aux parties prenantes une visibilité de bout en bout sur l'ensemble du portefeuille de produits. Le responsable produit de beauté a amélioré la communication avec les parties prenantes et rationalisé le processus d'examen aux points de passage en utilisant le système de scoring algorithmique de Planview, qui a automatisé l'évaluation des projets et fourni le statut de tous les projets en une vue consolidée unique. L'organisation a également intégré Planview à Anaplan, ce qui permet aux parties prenantes d'avoir une visibilité directe sur les KPI financiers à chaque étape de l'examen aux points de passage, réduisant ainsi les risques.

Fondée au début des années 1900 comme maison de parfums à Paris, cette organisation de produits de beauté s'est développée au cours du siècle dernier pour devenir une entreprise mondiale qui fabrique et distribue des produits dans plus de 130 pays. En tant que leader international sur son marché, elle vise à promouvoir une beauté avant-gardiste avec des produits qui offrent des solutions nouvelles, innovantes et fondées sur la science. Cette organisation a contribué dès sa création à façonner le secteur de la beauté avec ses portefeuilles de produits toujours innovants. Ces derniers se composent de plus de 50 marques de beauté emblématiques, avec des produits sous licence et des produits exclusifs, et des prix allant du luxe au marché de masse.

L'entreprise mondiale de produits de beauté gérant un portefeuille de produits complexe de plus de 50 marques s'est appuyée sur un processus hautement collaboratif et transverse pour réussir ses lancements de produits. Les lancements de nouveaux produits nécessitaient la contribution des parties prenantes et un alignement transverse à chaque étape du cycle de vie produit. La collaboration concernait l'emballage R&D, la formule R&D, les responsables de marque, les responsables marketing, les finances et la chaîne d'approvisionnement.

La dépendance de l'entreprise de produits de beauté à l'égard de la collaboration et de la communication entre les parties prenantes a créé des défis importants en raison de la complexité de son processus de gestion des points de passage. La création et la mise à jour de son plan global d'innovation (un calendrier d'alignement international qui suit les lancements de produits sur un horizon de cinq ans), n'ont fait qu'alourdir un processus déjà complexe.

Tout d'abord, l'organisation ne disposait pas de référentiel unique donnant aux parties prenantes une vue d'ensemble de tous les lancements de produits et de leur état d'avancement dans l'ensemble de l'entreprise. Ce manque de connaissances obligeait les parties prenantes à s'appuyer sur des outils cloisonnés, des e-mails et des mises à jour manuelles pour évaluer le statut de chaque lancement de produit.

L'alignement global transverse et la collaboration efficiente ont été essentiels pour favoriser le lancement de nouveaux produits. Pourtant, le géant de la beauté a été confronté à des difficultés liées aux processus manuels complexes nécessaires à l'élaboration de son plan global d'innovation.

L'entreprise a également constaté qu'il était possible d'améliorer son processus d'examen aux points de passage et d'approbation, qui reposait sur un scoring manuel des projets par les parties prenantes en fonction de leur état de préparation. Par ailleurs, les parties prenantes n'avaient pas accès aux KPI financiers indispensables pour prendre de meilleures décisions et réduire les risques à chaque examen aux points de passage du projet.

Enfin, pour obtenir une vision globale de bout en bout des lancements de produits dans l'ensemble de l'entreprise, les leaders devaient s'appuyer sur des rapports personnalisés et ad hoc dont la production nécessitait une grande quantité de travail manuel.

En 2014, le leader international des produits de beauté a étendu son instance de la solution Planview de gestion de portefeuilles de projets avec une intégration bidirectionnelle dans ServiceNow en tant que solution de gestion de projet IT préférée, adoptée par 120 utilisateurs pour gérer 150 projets.

Pour rationaliser la complexité de leurs processus de développement de nouveaux produits et éliminer les workflows manuels nécessaires pour parvenir à un alignement global, l'entreprise a déployé Planview une seconde fois. Cette implémentation de la solution Planview de gestion de portefeuilles de projets a permis d'améliorer trois domaines clés : les examens de projet et la communication, la gestion des points de passage, ainsi que les rapports et les analyses. Lors de ce déploiement, l'entreprise de produits de beauté a ajouté 800 utilisateurs à la plateforme pour gérer 2000 projets de développement de nouveaux produits.

Avec les jeux de colonnes personnalisables de Planview, le fabricant mondial de produits de beauté a pu configurer une vue agrégée de chaque lancement dans tous les domaines fonctionnels de l'organisation. Ce référentiel unique a permis de rationaliser l'alignement global des parties prenantes et de poser les bases de l'automatisation d'un système de scoring du lancement du produit et de l'établissement d'une checklist pour contrôler l'état de préparation de la feuille de route.

Pour déterminer rapidement le statut des produits en fonction de leur état de préparation à l'examen aux points de passage, l'entreprise de produits de beauté a utilisé le système de scoring algorithmique de Planview, qui évalue automatiquement les projets de 0 à 100 en fonction des données fournies par les parties prenantes. Les responsables de portefeuilles pouvaient alors exploiter ces données sur l'état de préparation des projets pour générer des rapports de synthèse sur l'ordre du jour, avec extraction d'une liste de tous les projets prêts à être examinés afin de structurer les réunions transverses d'examen des points de passage.

Le fabricant mondial de produits de beauté a également réussi l'intégration de Planview avec la plateforme financière Anaplan, ce qui a permis aux parties prenantes de disposer de métriques de performance essentielles pour chaque produit et d'éclairer la prise de décision à tous les points de passage. Cette intégration a aidé à réduire les risques, à améliorer la confiance dans les décisions d'investissement et à éliminer la duplication des tâches pour accéder aux données financières sur plusieurs plateformes.

L'utilisation de Planview comme source centralisée de données sur les produits a également permis à l'organisation de remplacer le processus manuel compliqué auparavant nécessaire pour générer le plan global d'innovation. L'organisation a également pu générer un rapport personnalisé pour les lancements de nouveaux produits sur un horizon de cinq ans, axé sur les données collectées dans l'ensemble de l'entreprise. Ce rapport est facilement personnalisable pour mettre en évidence des paramètres essentiels tels que le type d'innovation, la maison, la marque, l'année fiscale, le trimestre ou le mois. Le plan global d'innovation a pu ensuite être intégré aux feuilles de route collaboratives pour montrer l'impact du développement de nouveaux produits sur les résultats métiers.

La solution Planview de gestion de portefeuilles de produits a permis d'adopter une approche plus efficiente de la collaboration transverse dans le développement de nouveaux produits, en alignant les parties prenantes mondiales à chaque étape du cycle de vie produit.

En éliminant les workflows manuels, l'entreprise de produits de beauté a pu maintenir et suivre plus efficacement les lancements de produits à l'échelle mondiale, générer des rapports complexes et personnalisés pour l'alignement global, et gérer les données financières sur plusieurs plateformes.

Par ailleurs, Planview a éliminé les tâches manuelles fastidieuses et redondantes. Ainsi, la plateforme centralisée a permis aux parties prenantes d'effectuer des examens aux points de passage et de donner des approbations, d'évaluer automatiquement les projets en fonction de leur état de préparation, d'accéder aux KPI des produits et de générer des rapports globaux robustes axés sur les données de lancement des produits.

Ces capacités ont permis de rationaliser le processus de développement de nouveaux produits, d'améliorer la collaboration et la communication au sein de l'entreprise mondiale, et de réduire le temps de cycle.

Après avoir déployé Planview en 2017 pour gérer son processus de développement de nouveaux produits, le leader international des produits de beauté a poursuivi sa croissance stratégique. En 2020, il a étendu le déploiement de Planview pour soutenir les utilisateurs de commandes internes sur 1000 projets avec la fonctionnalité bidirectionnelle de SAP.

Fort de ses dix années d'expérience dans le déploiement de solutions Planview pour optimiser la gestion de portefeuilles de produits, le Global Director for IT Governance et PMO de l'entreprise de produits de beauté partage ses idées clés avec les organisations qui s'engagent dans une démarche similaire :