L'OCRCVM fait passer la gestion de projet au niveau supérieur avec une plateforme PPM tout-en-un pour une efficacité et une visibilité accrues

L'Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) est une entité d'autorégulation qui supervise tous les courtiers en valeurs mobilières et leurs activités de négoce sur les marchés canadiens de la dette et des actions. L'OCRCVM fixe des normes draconiennes pour la réglementation du secteur de l'investissement, protège les investisseurs et renforce l'intégrité du marché pour assurer la bonne santé des marchés de capitaux canadiens. L'organisme exerce son autorité par l'établissement et l'application de règles régissant la compétence, les activités et la conduite financière de plus de 170 sociétés de courtage en valeurs mobilières canadiennes et de plus de 29 000 employés inscrits.

L'attitude des Canadiens à l'égard de l'investissement, de l'épargne et de la gestion de leurs finances connaît un profond bouleversement. Évolutions démographiques et sociétales, nouveaux entrants dans le secteur des services financiers, disponibilité de nouveaux outils et technologies digitaux, convergence de produits financiers autrefois distincts… tous ces facteurs ont un impact sur les modèles de consommation de conseils et services, et sur leurs modes d'interaction avec les prestataires. À l'heure où le marché canadien des services financiers évolue en réponse à ces changements, l'OCRCVM a pris conscience de la nécessité de s'adapter. C'est ainsi que l'organisme s'est lancé dans un ambitieux programme de transformation et de changement, soutenu par des investissements importants dans de nouveaux outils et de nouvelles technologies. L'un des piliers de cette transformation a été la création d'un bureau de gestion de portefeuilles d'entreprise (ePMO), chargé de veiller à la bonne exécution et à la réalisation des projets de l'OCRCVM, sur fond d'optimisation de son portefeuille global d'investissement dans les projets. Auparavant, les projets de l'OCRCVM étaient gérés en silos, avec une visibilité limitée sur la santé du portefeuille et sur la capacité et l'utilisation globales des ressources. La gestion manuelle des projets était particulièrement chronophage. Quant à la multiplicité des sources de données, elle rendait difficile toute vue consolidée de la santé globale du portefeuille.

Face à tous ces défis, l'OCRCVM s'est mis à la recherche d'une solution PPM (Project Portfolio Management) et a porté son choix sur Planview AdaptiveWork. Grâce à AdaptiveWork, l'OCRCVM a pu gagner en efficacité dans la livraison de ses projets et optimiser ses ressources afin d'augmenter ses taux de réussite et la valeur créée.

Efficacité

• Création d'un référentiel unique avec AdaptiveWork Views pour permettre aux chefs de projets de suivre facilement les calendriers, les problèmes, les risques, les actions, les décisions, les enseignements tirés et les demandes de modification de projet (PCR).
• Utilisation des objets personnalisés (Custom Objects) d'AdaptiveWork pour créer une solution entièrement intégrée de comptes rendus électroniques de réunions.
• Implémentation des feuilles de temps et des fonctionnalités de gestion des tâches d'AdaptiveWork pour faciliter le suivi des livrables de chaque projet, tout en calculant précisément leurs coûts de main-d'œuvre (c.-à-d. CapEx et OpEx)
• Utilisation de l'éditeur de diapositives d'AdaptiveWork pour créer des rapports automatisés sur l'état d'avancement des projets
• Visibilité du portefeuille en temps réel

Transparence

• Activation du tableau de bord dans AdaptiveWork pour informer les dirigeants sur la santé du portefeuille.
• Visibilité en temps réel sur les problèmes et les risques du portefeuille
• Possibilité d'établir des rapports multiples pour différentes parties prenantes et différents audits
• Optimisation des ressources projets

Productivité

• Optimisation du déploiement des ressources et de la valeur globale créée par les projets grâce à la solution de planification des capacités d'AdaptiveWork
• Gestion simplifiée des ressources grâce à une interface utilisateur intuitive
• Amélioration de la visibilité sur les priorités des projets par ressource

Autres avantages

• Adoption des formulaires et des workflows d'AdaptiveWork pour dématérialiser les processus d'approbation des principaux livrables tels que les demandes de changement de projet (PCR)
• Capacité d'importation de données externes dans AdaptiveWork en quelques secondes
• Simplification de la préparation des audits internes et externes

« Les rapports sectoriels montrent qu'entre 70 et 80 % des projets dépassent les calendriers et les budgets initialement prévus. Nous nous sommes fixé comme objectif interne de ne pas dépasser 10 %. Grâce à l'intégration complète d'AdaptiveWork dans notre modèle, nous sommes en bonne voie pour atteindre ce chiffre, avec une baisse des coûts à la clé. - Aaron Nicholl, Directeur ePMO