Maîtriser la prise de décision : L'éclairage des concepts : le moteur de la réussite avec une visibilité inégalée sur les projets

La dynamisation et l'animation des environnements sont au cœur de ce qu'Illuminating Concepts ("IC") offre à ses clients. Depuis 29 ans, l'entreprise propose à ses clients diverses solutions dans les domaines de l'éclairage théâtral, de l'éclairage architectural, de l'éclairage commercial, des effets médiatiques et de la conception. Les concepteurs novateurs d'IC développent constamment de nouvelles technologies et des systèmes brevetés qui confèrent aux environnements style et ambiance. IC est reconnu dans tout le secteur pour la création d'"expériences d'immersion", des environnements qui saturent les visiteurs d'éléments séduisants. Du plus subtil au plus spectaculaire, l'équipe de conception d'IC associe ses talents créatifs et techniques pour concevoir, dessiner, programmer et intégrer architecturalement des systèmes de spectacle complexes.

Les services de conception et d'approvisionnement d'IC gèrent des projets d'éclairage de petite ou de grande envergure, de la planification du projet à l'administration et à l'installation sur site. La nature des projets d'IC va de la rénovation historique à la construction de nouveaux bâtiments, en passant par le développement du commerce de détail et des quartiers d'accueil et de divertissement. Les groupes internes au sein de l'IC utilisaient divers outils pour gérer leur flux de travail, y compris des outils chronophages tels que les post-it, les tableaux blancs et les feuilles de calcul, tous dotés de capacités variables de saisie, d'extraction et de partage des informations. En outre, différentes méthodologies étaient utilisées dans l'ensemble du bureau, ce qui rendait la cohérence des processus difficile, compte tenu de la mission interne d'IC, qui consiste à toujours répondre aux attentes des clients en matière de qualité et de respect des délais. Alors qu'IC poursuivait sa croissance fulgurante, il est apparu de plus en plus nécessaire de contrôler les principaux objectifs commerciaux et d'établir une vue d'ensemble du portefeuille de projets. "Au fur et à mesure que les projets prenaient de l'ampleur et que notre entreprise doublait de taille, les pressions se sont accrues pour assurer le suivi de nos travaux, surveiller les étapes du projet et effectuer des contrôles d'assurance qualité", explique Ronda Lee, coordinatrice de la gestion des projets. "Nous avions besoin d'une solution logicielle capable de soutenir la mise en œuvre des processus de gestion de projet à l'avenir.

• Il était nécessaire de contrôler les principaux objectifs de l'entreprise et d'obtenir une vue d'ensemble du portefeuille de projets. Il n'existait pas de groupe PMO formel avant l'utilisation de Daptiv PPM par IC et les départements utilisaient divers outils pour gérer leur flux de travail, notamment des post-it, des tableaux blancs et des feuilles de calcul.
• Outre les services de conception et d'approvisionnement qui utilisent Daptiv pour la gestion de projet, le service de facturation et de comptabilité clients utilise désormais Daptiv PPM pour obtenir des données sur la facturation des processus et des informations sur la progression des projets.
• IC a bénéficié d'une visibilité accrue sur l'état de santé et l'exécution des projets au niveau mondial. Une telle visibilité favorise une meilleure discussion de gestion et, par conséquent, une prise de décision plus éclairée.

Après avoir étudié d'autres solutions logicielles telles que Microsoft Project, les directeurs d'Illuminating Concepts ont choisi Daptiv PPM en raison de sa capacité étendue à capturer, contrôler, organiser et communiquer les données du projet. "Outre les services de conception et d'approvisionnement, notre service de facturation et de gestion des comptes clients utilise Daptiv PPM", explique M. Lee. "Daptiv PPM relie Illuminating Concepts en facilitant la communication entre les différents services. Les gestionnaires de projets et de ressources utilisent Daptiv PPM pour examiner les ressources allouées, les étapes du projet et le contrôle des processus... tous les aspects d'un projet, du début à la fin".

IC est un grand utilisateur des vues des gestionnaires de ressources et d'équipes, des Dynamic Applications™, ainsi que des rapports Daptiv. "En particulier, les postes de responsable des ressources et de responsable d'équipe sont essentiels. Ils nous permettent de voir exactement ce qui se passe et de rééquilibrer les charges de travail entre les différentes ressources en fonction des besoins", déclare Lee. Colin Campbell, ingénieur système, déclare : "Je pense que les tableaux de bord deviendront un élément important de notre activité à mesure que nous continuerons à déployer les fonctionnalités de Daptiv auprès de notre groupe de directeurs".

Campbell déclare : "Nous sommes clients de Daptiv depuis 2006 et l'innovation et les fonctionnalités du produit n'ont cessé de croître. Le produit est régulièrement mis à jour et il est encourageant de voir que la serre Daptiv permet aux clients de contribuer aux futures améliorations et fonctionnalités du produit - nous avons déjà voté sur quelques idées. Nous consultons aussi régulièrement la bibliothèque de ressources de Daptiv et si nous avons d'autres questions, l'équipe d'assistance de Daptiv nous répond avec réactivité.

Parce qu'elle considère que la gestion de projet consiste avant tout à gérer les risques, IC est une utilisatrice enthousiaste de Daptiv dès le début d'un projet, depuis la phase de proposition jusqu'à la clôture du projet, en passant par le lancement et la planification. "Grâce aux vues des gestionnaires de ressources et d'équipes de Daptiv PPM, nous sommes en mesure de rééquilibrer les charges de travail et d'identifier les goulets d'étranglement à l'avance, ce qui nous a permis de réduire considérablement les risques liés aux projets et de respecter les délais fixés", explique M. Lee. Elle poursuit : "Le fait de disposer d'une source unique pour toutes les données du projet a été incroyablement bénéfique pour avoir une visibilité immédiate sur les informations les plus récentes".

"Daptiv PPM a également été le catalyseur qui nous a permis de progresser vers de meilleures pratiques de gestion de projets et de portefeuilles", déclare Lee. "Nous sommes actuellement en mode de découverte des processus et nous posons les bases d'une amélioration continue des processus et de l'évolution de nos méthodologies."

Lee ajoute : "L'un des principaux avantages de Daptiv PPM est que nous avons désormais une visibilité sur l'état et l'exécution des projets au niveau mondial, ce qui a un impact sur notre capacité à prendre des décisions commerciales cruciales de manière plus efficace. Il s'agit d'une excellente solution d'entreprise qui nous permet d'élargir notre offre à nos clients".