Une banque de premier plan améliore les taux d'achèvement à temps et apporte plus de valeur à l'entreprise

Le département marketing de cette institution financière Fortune 500® utilisait plusieurs systèmes déconnectés pour gérer les demandes de travail entrantes, systèmes qui offraient peu de transparence et de confiance quant à l'état réel du travail. Les ressources étaient souvent sur- ou sous-utilisées et avaient du mal à atteindre des pourcentages élevés d'achèvement du travail dans les délais, ce qui a déclenché des signaux d'alarme indiquant que quelque chose de plus était nécessaire.

Cette grande banque a choisi Planview ProjectPlace™ comme source unique de vérité pour tous les travaux de marketing, améliorant ainsi la visibilité sur les demandes de travaux et la capacité des ressources. Leur pourcentage d'achèvement des travaux dans les délais est maintenant constamment dans les 90s, et les dirigeants disposent de données pour informer l'entreprise de l'état d'avancement des travaux ainsi que pour justifier des ressources supplémentaires.

Une société de services financiers diversifiée dont les actifs s'élevaient à 203 milliards de dollars en 2020. Cette banque régionale du Midwest exploite plus de mille centres bancaires à service complet et 2,456 guichets automatiques.

En mettant l'accent sur le cycle de vie et la clôture des projets, le département marketing de cette grande banque utilisait une combinaison d'emails, de feuilles de calcul, de Microsoft SharePoint et d'un produit pour gérer les demandes de travail et les projets. Bien que tous ces systèmes soient utilisés en tandem, ils n'étaient pas intégrés ou ne partageaient pas les données, ce qui limitait la visibilité sur la capacité des ressources, les demandes de travail ou le statut des projets. Les ressources étaient souvent soit surchargées, soit sous-utilisées, et les demandes de travail étaient faites par le biais de divers canaux, ce qui rendait difficile le suivi et la réponse aux demandes en temps opportun. Le chef de projet principal du département marketing de la banque souhaitait disposer d'une source unique de vérité, d'un endroit où gérer les demandes et les entrées entrantes, ainsi que documenter les mises à jour des projets en cours et la clôture des travaux.

Le chef de projet principal et son équipe ont choisi Planview ProjectPlace comme solution unique pour gérer les demandes de travail, affecter les ressources, suivre les progrès et fournir des mises à jour à l'entreprise. Un modèle de demande de travail personnalisable permet aux demandeurs d'inclure rapidement toutes les informations pertinentes dont les membres de l'équipe marketing ont besoin pour commencer le travail sans envoyer d'e-mails. Les chefs de projet ont accès au référentiel de toutes les demandes où ils peuvent approuver ou rejeter des projets, ainsi qu'identifier et réaffecter les projets en double.

Avec une source centrale pour les demandes de travail et une compréhension de la charge de travail des membres de l'équipe, les gestionnaires affectent les bonnes ressources au bon travail au bon moment. Ils ajoutent les membres de l'équipe assignés et le demandeur au même espace de travail ProjectPlace, ainsi que la date d'échéance du travail. Les cartes Kanban numériques permettent à chacun de rester synchronisé avec une transparence totale et en temps réel sur l'état et la progression du travail. La collaboration est traçable sur les cartes, ce qui permet de mettre en contexte tout le travail et les conversations entre les parties prenantes.

"C'est la première fois que nous sommes tous sur la même page au même endroit", déclare le chef de projet principal. "Les tableaux Kanban numériques permettent aux membres de l'équipe de faire des demandes, de communiquer, d'ajouter des fichiers, de fournir des commentaires et plus encore, ce qui nous donne un seul endroit pour trouver tout ce que nous devons savoir sur un projet. Plus besoin de fouiller dans des feuilles de calcul et des courriels complexes ou de se demander si nous avons la dernière mise à jour du statut."

Au fur et à mesure que les demandes de travail deviennent des projets, les chefs de projet affectent chacun d'entre eux à un portefeuille le long d'un secteur d'activité. Les chefs de projet et les actionnaires examinent le portefeuille chaque semaine pour se tenir au courant de chaque projet en cours et prendre des décisions en fonction de leur statut. Auparavant, ce processus était effectué manuellement dans des feuilles de calcul, ce qui faisait durer les conversations et entraînait des décisions moins sûres.

"Le fait d'avoir tout et tout le monde dans le même système nous permet de dépenser notre temps plus efficacement, en supprimant des heures de saisie manuelle", déclare le chef de projet principal. "Nous sommes en mesure de répondre aux demandes de travail et de fournir de la valeur à l'entreprise beaucoup plus rapidement tout en optimisant nos ressources."

Planview ProjectPlace a permis à la 13e plus grande banque du pays de passer à une solution basée sur le cloud qui fournit un accès sécurisé à toutes les informations importantes du travail de marketing en un seul endroit. La solution a rationalisé le point d'entrée de la création du projet, réduisant le temps par demande de 35 minutes à seulement cinq minutes sans sacrifier les détails requis du projet. Avec plus de 400 demandes ouvertes à tout moment, cette réduction de temps est significative et donne aux membres de l'équipe une plus grande capacité. De plus, grâce aux nouvelles efficacités, le pourcentage de travail effectué dans les délais est maintenant constamment dans les 90supérieurs, ce qui permet au marketing de traiter les incendies comme il le fait pour le travail habituel.

Maintenant que les chefs de projet ont créé des tableaux de bord précis indiquant le nombre de demandes de travail entrantes et fermées, ils seront mieux à même de quantifier systématiquement leur importance pour l'entreprise. Grâce à une transparence accrue et à une meilleure compréhension de la capacité des ressources, les dirigeants disposent des informations dont ils ont besoin pour gérer les attentes des secteurs d'activité qui demandent du travail. Les dirigeants seront également en mesure d'exploiter des données précises sur les capacités pour justifier l'ajout de ressources supplémentaires si nécessaire pour exécuter le travail. Cette banque régionale de premier plan attend de Planview ProjectPlace qu'il continue à apporter de la stabilité à un secteur d'activité qui a toujours été assez agité.