Une société de services marketing de premier plan transforme son approche du travail et de la collaboration pour gagner jusqu'à 14 heures par semaine

Avec plusieurs équipes de données assignant du travail à l'équipe Partner Analytics de cette société de services marketing de premier plan, il n'y avait aucun moyen de suivre efficacement toutes les demandes. Excel était encombrant et ne se mettait pas à jour en temps réel, et les tableaux Kanban physiques n'étaient pas mobiles, un problème évident compte tenu des effets de COVID-19 qui obligent de nombreux employés à travailler à distance. Les processus de travail habituels n'étaient pas adaptés à l'évolution du monde du travail, nécessitaient plusieurs étapes qui retardaient l'exécution et la création de valeur, et manquaient de transparence.

Afin d'adhérer à sa philosophie qui consiste à permettre aux équipes de faire leur meilleur travail à leur manière pour faire progresser les activités de ses partenaires, l'équipe Partner Analytics a choisi la solution Enterprise Kanban de Planview (AgilePlace) en raison de sa plateforme de livraison légère et flexible. Désormais, les équipes peuvent rapidement et facilement établir des priorités et gérer le travail, malgré des méthodologies de travail différentes. Un tableau de bord unificateur a permis de rassembler toutes les données de travail pour une plus grande transparence et une amélioration de la productivité et des rapports.

Cette entreprise leader dans le domaine des services de marketing collecte des données auprès de ses nombreux partenaires, notamment les stations-service, les épiceries, les commerces de détail et d'autres. Ses nombreuses équipes de partenaires et de services d'analyse interagissent avec de nombreuses équipes de données, créant de multiples points de contact et de nouvelles demandes de travail qui ont nécessité d'innombrables courriels. Ne disposant d'aucun moyen de suivre les demandes au-delà d'Excel et des tableaux Kanban physiques, cette société de services marketing de premier plan souhaitait une solution consolidée plus souple, offrant une plus grande flexibilité et une plus grande transparence dans l'état d'avancement des travaux, tout en améliorant la hiérarchisation des priorités et l'efficacité du travail. L'émergence de COVID-19 a mis en évidence les limites des processus des équipes, ce qui a accéléré le besoin d'une solution de gestion de projet dédiée mais légère.

Cette société de services marketing de premier plan a choisi Planview AgilePlace pour offrir à ses utilisateurs une plateforme de livraison de travail standardisée et visuelle afin de rendre tout le travail transparent, traçable et mesurable, quel que soit l'endroit où le travail est effectué ou la manière dont il est réalisé. "L'outil Kanban numérique ressemble à un tableau Kanban physique, mais il est à des années-lumière de ce que nous faisions pour gérer le travail, en particulier lorsque de nombreuses personnes travaillent désormais à domicile", déclare le responsable de l'analyse & Insights dans cette grande entreprise de services de marketing. La fonctionnalité "glisser-déposer" est compatible avec tous les navigateurs et ne nécessite aucun logiciel installé, de sorte que nos équipes ont pu l'utiliser rapidement. L'adoption par les utilisateurs a été phénoménale.

La flexibilité d'AgilePlace signifie que les équipes peuvent l'adapter à leurs besoins exacts et l'utiliser pour soutenir des méthodologies de travail individuelles. À ce jour, l'utilisation de l'outil est passée d'un projet pilote de cinq utilisateurs à une adoption généralisée dans les groupes d'analyse, les équipes de services à la clientèle et les groupes de marketing, avec 110 utilisateurs enregistrant 33,000 heures sur près de 9,000 cartes à travers 23 tableaux.

"AgilePlace a transformé notre activité en nous permettant d'analyser nos analystes", explique le directeur d'Analytics & Insights. "Nous l'utilisons comme un outil de productivité pour analyser notre utilisation quotidienne, comme un outil de suivi du travail pour assurer une plus grande transparence, et comme un outil de rapport pour l'analyse des métadonnées. AgilePlace nous sert de référence pour la hiérarchisation et l'état d'avancement des travaux, nous permet d'attribuer rapidement les tâches en fonction de la bande passante et nous aide à identifier les domaines problématiques de notre activité qui ont un impact sur notre capacité à faire progresser l'activité de nos partenaires. Tout cela était pratiquement impossible avant AgilePlace".

AgilePlace a révolutionné la façon dont les dirigeants interagissent avec leurs équipes et dont les utilisateurs gèrent leur travail. En conséquence, la productivité a grimpé en flèche. "Nous avons gagné jusqu'à deux heures par semaine en n'utilisant pas Excel, environ 10 heures par semaine sur des éléments récurrents que nous n'aurions pas trouvés sans AgilePlace, et quelques heures par semaine dans nos réunions de priorisation parce que nous ne passons pas de temps à mettre les gens au courant de l'état de leur travail", déclare le responsable d'Analytics & Insights. "Les utilisateurs ont accès aux statuts en temps réel dans AgilePlace sans avoir à envoyer un e-mail à quelqu'un ou à attendre une réunion. Tout ce temps est consacré à des travaux d'analyse plus utiles qui profitent à notre entreprise et à nos partenaires".

Grâce à la popularité et à l'adoption rapide de Planview AgilePlace dans les équipes d'analyse et de marketing, cette société de services marketing de premier plan explore AgilePlace pour d'autres secteurs d'activité. Les utilisateurs actuels développent la façon dont ils utilisent AgilePlace pour gérer toutes sortes de projets. "Les associés ont adopté AgilePlace et sont à bord depuis le premier jour, ce qui est rare", déclare le responsable de l'analyse & Insights. "Si vous avez des difficultés avec la priorisation du travail, le suivi et la mesure des données, AgilePlace est un outil formidable.