Une entreprise de télécommunications de premier plan crée plus de valeur en optimisant les flux d'activités dans le cadre de son voyage vers l'agilité

Désireux de renforcer la collaboration avec ses clients et d'améliorer la gestion de la demande, ce groupe universitaire interne de télécommunications a reconnu la nécessité de réorganiser son modèle opérationnel. Adoptant une approche plus souple, le groupe a cherché des moyens d'améliorer l'efficacité des flux de travail, de gérer les capacités et d'apporter une plus grande valeur ajoutée à l'entreprise.

En utilisant Planview AgilePlace comme plateforme unique de flux de travail et de collaboration, l'université interne bénéficie d'une transparence sans précédent sur ses performances opérationnelles et sur la valeur qu'elle apporte à l'entreprise. Le groupe a désormais atteint la cohérence et la responsabilisation dans son flux de travail, ce qui lui permet de réaliser davantage de travaux tout en maintenant des normes de haute qualité.

L'université interne des télécommunications a été mise au défi de répondre et de gérer la demande accrue de formation des employés tout en réduisant les coûts dans un environnement en constante évolution. Elle souhaitait renforcer la collaboration avec les clients et améliorer la gestion de la demande, mais l'analyse a révélé que ses ressources étaient propriétaires du flux de travail et des tâches/étapes de toutes les initiatives d'apprentissage. Il est apparu que le modèle opérationnel actuel n'était plus viable et que, pour transformer l'organisation en un modèle agile, il fallait améliorer l'efficacité du flux de travail et l'efficience. Plus précisément, ils visaient à augmenter le nombre de projets, à permettre aux équipes de s'adapter rapidement au changement, à équilibrer les charges de travail entre les membres de l'équipe et à offrir à tous les niveaux une visibilité instantanée de l'avancement des travaux.

Le groupe de formation et de développement a choisi Planview AgilePlace pour sa flexibilité qui lui permet de répondre à ses besoins en termes de processus et de ressources à mesure qu'il fait évoluer son activité pour mieux s'adapter au changement. En adoptant une approche plus souple de leur flux de travail, ils peuvent améliorer considérablement leur efficacité et leur efficience. "Nous utilisons les fonctionnalités de Planview AgilePlace pour nous aider à mieux aligner le travail sur nos fonctions principales", explique le responsable principal de l'apprentissage et du développement. "Cet alignement est essentiel pour optimiser notre flux d'activités afin que nous puissions offrir ce qui est le plus important aux employés.

L'université interne a commencé par un simple tableau Kanban numérique dans Planview AgilePlace pour décrire les étapes les plus importantes de son processus de travail. Ils peuvent facilement ajuster le tableau pour refléter les changements dans leur modèle opérationnel au fur et à mesure qu'ils se produisent, ce qui les aide à rester concentrés sur ce qui compte le plus, même lorsque ces priorités changent. Il s'agit d'une capacité agile essentielle, qui permet à l'organisation de s'adapter rapidement à l'évolution de la demande tout en réduisant les coûts en investissant les ressources uniquement dans le travail qui a la plus grande valeur.

"Planview AgilePlace offre à notre groupe une transparence totale sur le travail effectué dans le domaine de la formation et du développement", déclare le responsable de la formation et du développement. "Tous les détails des projets, des programmes et des initiatives figurent sur le tableau Kanban, ce qui nous permet de gérer et de suivre le travail en un seul endroit. Nous pouvons utiliser toutes ces informations pour mener des discussions plus éclairées et prendre des décisions plus judicieuses".

Ils se réfèrent au tableau Kanban pour guider leurs réunions hebdomadaires, ce qui les a aidés à atteindre leur objectif d'amélioration de la communication et de la collaboration avec leurs clients. Tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne l'état d'avancement du travail et il est beaucoup plus facile de suivre le travail tout au long du cycle de vie d'un projet ou d'une initiative. Grâce à une meilleure connaissance de la demande entrante, du travail en cours et du travail à venir, les dirigeants peuvent allouer leurs ressources de manière plus précise pour répondre à une demande accrue.

En s'appuyant sur Planview AgilePlace pour gérer le travail et améliorer son modèle opérationnel, l'université interne a renforcé la cohérence et la responsabilité dans l'ensemble de son flux de travail. Le groupe a réalisé une augmentation de 22 pour cent du débit entre 2018 et 2019, ce qui illustre sa capacité à accomplir davantage de travail sans perte de qualité. Les rapports générés par AgilePlace leur donnent une meilleure vision de leurs processus et de la valeur qu'ils apportent à l'entreprise, comme la vitesse à laquelle le travail passe par leur processus afin d'identifier les domaines à améliorer, l'origine de la demande afin de s'aligner sur les initiatives stratégiques, et si le travail est réparti efficacement afin d'optimiser les ressources et d'accélérer les livraisons.

En continuant à utiliser Planview AgilePlace, l'université interne s'attend à progresser plus rapidement sur la voie de l'agilité. "Maintenant que nous connaissons la vitesse d'achèvement du travail et la répartition de la demande, nous pouvons identifier les domaines d'amélioration dans notre nouveau modèle d'exploitation", déclare le responsable principal de l'apprentissage et du développement. "Nous voulons encourager une culture d'amélioration continue, et AgilePlace nous a permis de répondre plus efficacement aux demandes entrantes, de gérer la capacité plus efficacement et de nous adapter plus rapidement aux changements des flux de travail."