Macadamian réduit le temps de facturation de 60% grâce à une stratégie à trois volets qui stimule la visibilité et l'adaptabilité

Macadamian conçoit et développe des solutions logicielles pour l'e-santé et les dispositifs médicaux connectés. Son objectif ? Améliorer les services de santé. Cette société de conseil en conception et développement de logiciels fournit une gamme complète de services dans différents domaines : stratégie produit, conception et recherche UX, data et génie logiciel. Entreprise d'envergure mondiale, elle gère plus de 1 000 projets clients dans des secteurs complexes tels que la MedTech, l'industrie pharmaceutique, les prestations de soins, les télécommunications, les assurances aériennes et les services financiers.

L'équipe dédiée aux services professionnels de Macadamian génère une grande partie des revenus de l'entreprise, qui proviennent de 2 sources principales : les nouvelles ventes et les projets clients actifs. Ces projets clients comprennent les déploiements initiaux, ainsi que la prestation continue de services de conseil et de conception. Le succès des projets clients Macadamian s'explique par une transmission fluide de l'information, et un partenariat étroit entre les équipes de vente et de services professionnels.

L'équipe de services professionnels de Macadamian utilisait à la fois Google Sheets, Microsoft Project, SAP Business ByDesign et Namely pour gérer les projets clients, les feuilles de temps de chaque collaborateur, les approbations et la facturation de projets, ainsi que les demandes de congés. Cet ensemble hétérogène de systèmes présentait des limites : problèmes de fiabilité des données, adoption inégale par les utilisateurs et manque de visibilité sur les aspects financiers des projets.

Pour la gestion des feuilles de temps et des demandes de congés, SAP Business ByDesign se montrait peu efficace, avec des données perdues et incomplètes – une fiabilité insuffisante qui donnait lieu à des imprécisions en matière de disponibilité et d'allocation des ressources, mais aussi concernant d'autres informations essentielles comme la rentabilité, les revenus, le coût et le statut global des projets. En plus de perturber le travail de l'équipe de services professionnels, ces problèmes affectaient l'équipe RH. En effet, celle-ci gérait les demandes de congés dans Namely, qui n'était pas intégré à SAP Business ByDesign. Un processus manuel était donc nécessaire pour déterminer la disponibilité des ressources.

En termes de facturation, le processus existant était compliqué et chronophage. L'envoi et la modification des factures impliquaient plusieurs étapes manuelles pour l'équipe du contrôleur de projet (PCO) et les différents chefs de projet. Le manque d'automatisation rendait ce processus inefficace et sujet à erreur humaine. Sans compter que les deux équipes perdaient du temps. En outre, d'autres départements pâtissaient de la situation. Par exemple, le département financier de Macadamian – évidemment très impliqué dans la facturation, la comptabilisation des revenus et la planification des processus – était lui aussi affecté par chaque retard ou imprécision dans la gestion financière des projets.

Enfin, les chefs de projet s'appuyaient sur Microsoft Project pour gérer la livraison et le travail quotidien associé aux projets clients. Ce système n'était ni utilisé pour gérer les feuilles de temps, ni intégré à Salesforce pour suivre le pipeline de nouveaux projets. Cet outil de gestion de projets cloisonné entraînait un manque généralisé de visibilité sur des données commerciales essentielles comme les revenus, le statut, les ressources et les prévisions des projets. Macadamian répondait à ces difficultés en extrayant manuellement des rapports et en les rapprochant des autres systèmes, processus à la fois fastidieux et peu fiable.

Macadamian s'est lancée dans une démarche de transformation pour obtenir une visibilité complète de ses deux flux de revenus par le biais d'une stratégie en trois temps. Tout d'abord, l'idée était de consolider les systèmes au mieux pour gérer les feuilles de temps, les ressources et les projets avec une plateforme unique de gestion d'affaires (PSA). Cet effort impliquait l'évaluation et le déploiement d'un nouveau logiciel, ainsi que le retrait des anciens systèmes. Ensuite, il fallait simplifier et automatiser les processus complexes et manuels liés aux feuilles de temps, aux tâches de projets, aux approbations de workflows et au contrôle des ressources. Enfin, il restait à intégrer le nouveau logiciel PSA à Salesforce pour optimiser le reporting, qu'il concerne aussi bien les nouvelles ventes que les prévisions liées aux projets clients, l'objectif étant de bénéficier d'une image complète et en temps réel des revenus de l'entreprise.

À l'issue d'une évaluation approfondie des fournisseurs potentiels, Macadamian a choisi la plateforme PSA AdaptiveWork, séduite notamment par ses fonctionnalités complètes de gestion de projets, la facilité création de rapports sécurisés sur les feuilles de temps et la haute configurabilité assurée pour les nouveaux flux d'activités.

Macadamian cherchait avant toute chose à obtenir une vision globale de ses revenus. L'entreprise a atteint son but en combinant les données de Salesforce et les données financières d'AdaptiveWork sur un site web responsive qu'elle a baptisé « Revenue Outlook App ». L'équipe de direction utilise ce site chaque jour pour surveiller 27 rapports d'activités essentiels comme les revenus prévisionnels, les chiffres réels, les coûts et la marge des projets, l'entonnoir et bien plus encore. Cette liste de rapports continue de s'allonger au fur et à mesure que de nouveaux points de données sont ajoutés.

« En intégrant étroitement nos plateformes centrales de vente et PSA (Salesforce et AdaptiveWork), nous avons pu renforcer notre visibilité sur les données stratégiques. Par ricochet, cette visibilité accrue a contribué à améliorer la capacité d'adaptation de notre entreprise. Notre direction peut prévoir les risques plus tôt et modifier les plans ou ajuster les ressources en conséquence. » Marie Chabot, Senior Project Manager

Par ailleurs, les membres de l'équipe de services professionnels utilisent quotidiennement AdaptiveWork pour mettre à jour les feuilles de temps et gérer les projets. Leurs responsables disposent désormais d'un système de gestion des ressources performant qui permet de regrouper les chefs de projet en fonction de différents facteurs comme les compétences, la position géographique et le poste. Ils peuvent aussi profiter d'une vue en temps réel de la disponibilité des ressources selon les charges de travail réelles et prévisionnelles, à laquelle s'ajoute la visibilité au niveau portefeuille obtenue grâce au décloisonnement des systèmes. En outre, ils ont accès à des rapports sur les risques du portefeuille et peuvent effectuer des analyses « what-if » pour prendre des décisions stratégiques plus éclairées.

L'équipe financière de Macadamian a également bénéficié de cette transformation. Avec le déploiement d'une plateforme plus sécurisée pour enregistrer le temps facturable pour les projets ou les tâches spécifiques, et l'automatisation du processus de facturation des feuilles de temps et des projets, Macadamian a réduit la durée du cycle de facturation de 60 %, la faisant passer de 5 à 2 jours. Parallèlement, les rapports nombreux et divers fournis par la Revenue Outlook App ont libéré un temps précieux pour les équipes du département financier.

Enfin, l'utilisation d'AdaptiveWork profite aussi au département RH de Macadamian. Un flux d'activités créé au sein d'AdaptiveWork permet désormais à chaque collaborateur de consulter les congés qui lui restent et de soumettre ses demandes de congés. L'équipe RH procède à un rapprochement mensuel, ce qui optimise la gestion des approbations et le suivi des demandes. Autre avantage, les salariés peuvent également faire leurs demandes de participation à des certifications, des formations et des conférences dans le logiciel. En effet, l'apprentissage est une valeur fondamentale pour Macadamian. C'est pourquoi tous ses collaborateurs sont tenus de consacrer chaque année un certain nombre d'heures de travail à des activités de développement professionnel de ce type. Avec AdaptiveWork, ces demandes peuvent en plus être gérées bien plus efficacement.

• Consolidation de 4 systèmes en 1 référentiel pour la gestion d'affaires
• Connexion plus étroite entre 5 équipes (RH, Ventes, Services professionnels, Finances et PCO)
• Réduction du cycle de facturation de 5 à 2 jours
• Création d'une bibliothèque de documents complète pour tous les projets
• Élaboration, gestion et distribution de 27 rapports financiers