Un leader de la science de la nutrition et Planview célèbrent 10 ans d'évolution des capacités du portefeuille de projets

Avec des sites répartis dans le monde entier, cette organisation spécialisée dans la santé nutritionnelle au sein d'un leader mondial des équipements médicaux et des soins de santé a pour principaux objectifs de prioriser les projets, d'équilibrer les ressources et de se concentrer sur les bons projets au bon moment et dans les bonnes régions. En 2010, l'organisation a réalisé qu'il lui fallait plus de transparence sur son portefeuille mondial de projets pour extraire des données fiables en temps réel qui s'alignent sur sa stratégie globale.

Quelques années plus tard, en 2018, l'évolution du climat professionnel l'a obligée à modifier sa manière de structurer et de gérer le développement de nouveaux produits et les demandes qui en découlaient. Cette restructuration a conduit à la révision de son processus de demande électronique d'investissement dans les projets (Project Investment Electronic Request, PIER) pour faciliter davantage la planification et la priorisation des projets, et veiller à un alignement continu des projets sur la stratégie globale.

Pour commencer, ce leader de la santé nutritionnelle a déployé la solution Planview Portfolio Management au sein de son entité de recherche et développement (R&D). En 2010, la première mise en œuvre impliquait environ 500 utilisateurs pour gérer le temps (réel et planifié), les dépenses relatives aux projets de développement de nouveaux produits et les rapports d'investissement des ressources. Après l'adoption de la solution par la R&D, d'autres pôles tels que la supply chain et l'ingénierie mondiale ont manifesté un intérêt à utiliser Planview.

Plus les besoins métiers au sein de cette division santé nutritionnelle augmentaient, plus le champ d'action de Planview s'élargissait. L'année 2018 a été marquée par la proposition de divers changements à appliquer au module de demande de développement de nouveaux produits. L'année suivante, le client a choisi Planview comme plateforme d'hébergement de son nouveau processus PIER, plateforme qui est devenue le point de départ de tout projet de développement d'un nouveau produit pour confirmer l'alignement et l'évaluation des ressources avant son exécution.

Cette organisation est une division d'un géant mondial des soins de santé qui figure dans le S&P 500. Leader dans le domaine de la science, de la recherche et du développement en matière de nutrition depuis plus de 130 ans, elle propose des produits de nutrition et des ressources éducatives qui répondent à l'évolution des besoins des individus du monde entier pour les aider à mener une vie plus saine et plus épanouie. L'organisation compte 100 000 collaborateurs répartis dans 160 pays et dispose d'un portefeuille de produits de pointe dans plusieurs domaines (équipements médicaux, diagnostics, nutrition, produits de marque, médicaments génériques, etc.).  

Ce spécialiste de la science de la nutrition compte plusieurs départements répartis dans le monde entier. L'alignement et la transparence de son portefeuille mondial de projets sont donc essentiels à sa réussite. Or, les feuilles de calcul utilisées jusque-là ne permettaient pas de répondre aux besoins de planification à long terme, notamment en ce qui concerne l'idéation, la planification stratégique, l'exécution des projets et la gestion Stage-Gate. L'entreprise avait également besoin d'aide pour planifier les projets, établir les priorités et gérer les ressources dans trois catégories : le réseau d'approvisionnement, l'expansion commerciale et les réglementations. Mais, comme c'est le cas dans les grandes organisations, la structure de l'entreprise n'a cessé d'évoluer. Les changements apportés à la structure organisationnelle pour développer de nouveaux produits exigeaient également une mise à jour du processus de demande.

Le processus de demande électronique d'investissement dans un projet (Project Investment Electronic Request, PIER) a donc été révisé et réorganisé en réponse aux changements intervenus dans la supply chain et aux améliorations internes apportées au processus Stage-Gate. Plus précisément, le processus PIER a permis de clarifier d'emblée la portée d'un projet donné afin d'identifier ceux susceptibles de poser problème et nécessitant d'être abandonnés plus tôt dans leur évolution.

En 2010, la branche R&D de l'organisation a commencé à utiliser Planview comme solution de gestion du portefeuille d'entreprise pour ses besoins de planification à long terme. Au fil du temps, son utilisation au sein de l'organisation s'est élargie. Le pôle Assurance de conception a adopté la solution en 2017, suivi du pôle Ingénierie mondiale l'année suivante.

En 2018, l'organisation lançait des projets plus complexes et recherchait un moyen de mesurer cette complexité par le biais d'un processus Stage-Gate. En 2019, pour soutenir son nouveau processus PIER, elle a donc étendu le déploiement de la plateforme Planview qui est devenue le point de départ de tous les développements de nouveaux produits. La révision de ce module de demande a permis de confirmer l'alignement et les ressources avant l'exécution d'un projet, en fournissant dès le départ un aperçu de la complexité de chaque projet.

Tout au long de ce partenariat de plus de 13 ans, ce leader de la science de la nutrition, de la recherche et du développement a exploité tout le potentiel Planview et étendu son utilisation dans l'entreprise. Ses équipes continuent de lancer de nouveaux projets et ont récemment franchi le seuil des 1 000 projets. Le nouveau processus PIER permet, quant à lui, de réduire la durée du cycle de 40 %. Planview lui fournit une vue claire de l'étendue des nouveaux projets et lui permet d'identifier les problèmes liés aux produits le plus tôt possible, ce qui réduit les délais de mise en œuvre. L'intégration du processus PIER à Planview a permis de créer un système intégré qui élimine les interfaces inutiles. Pendant tout ce temps, les utilisateurs administratifs ont été en mesure de refléter les changements organisationnels de manière simple et rapide, au fur et à mesure qu'ils se produisaient, sans aide supplémentaire de la part de Planview ou de financement additionnel. Au départ, l'organisation n'avait mis en œuvre Planview qu'avec500 utilisateurs. Aujourd'hui, sa base s'est élargie à plus de 16 000 utilisateurs.

Bien que la R&D soit le seul département tenu d'utiliser Planview, plusieurs autres pôles de cette organisation spécialisée dans la science de la nutrition implémentent la solution, notamment les départements chargés de l'approvisionnement, de la fabrication externe, et des marges et de la rentabilité. Les pôles qui utilisent actuellement Planview prévoient d'étendre son application à leurs activités et à leurs processus. La branche R&D simplifie la gestion du calendrier dans Planview pour les responsables produit, et Planview est au centre des préoccupations de l'équipe Business Process Tools & Improvements. Les rapports Power BI sont une priorité, avec un collaborateur dédié à la R&D qui se concentre sur la création de rapports pour suivre les ressources réelles et futures.