Parkview Health : Prioriser les investissements dans des projets grâce à la prise en charge stratégique des activités

Au-delà des défis externes propres au secteur de la santé, Parkview Health rencontrait des difficultés internes liées à une gestion déficitaire du portefeuille. L'organisation n'avait aucun processus en place pour la prise en charge des activités, la priorisation des projets ou l'affectation de ressources, et encore moins de système permettant d'avoir de la visibilité sur le portefeuille. La duplication systématique des efforts était contre-productive : plusieurs équipes travaillaient sur les mêmes projets, mais arrivaient à des résultats différents. Tandis que les bonnes idées avaient tendance à se perdre, les équipes lançaient des projets à faible valeur ajoutée.

Le laboratoire de Parkview Health avait besoin d'une nouvelle approche pour contrôler et optimiser son portefeuille. L'équipe chargée du portefeuille a entrepris d'identifier les meilleurs projets et de les aligner sur son plan stratégique à 5 ans. L'équipe a adopté la solution de gestion du portefeuille avec le produit Planview PPM Pro™ et la solution de gestion des activités avec Planview ProjectPlace™. Notre solution centralisée permet au laboratoire d'établir un processus stratégique de prise en charge des activités, de créer des business cases, d'assurer une meilleure visibilité et de favoriser la collaboration.

Parkview Health est une organisation de santé publique à but non lucratif basée à Fort Wayne, dans l'Indiana. Elle compte 14 000 collaborateurs au service d'un million d'habitants. Structure incontournable pour la population locale, Parkview Health travaille avec plus de 700 médecins qui soignent au moins 2.5 millions de patients chaque année dans ses 10 hôpitaux.

La demande de services de santé dans la région de l'Indiana dépassait la capacité de Parkview Health, ce qui profitait à la concurrence. Du point de vue de la croissance, l'organisation était obligée de se concentrer sur l'efficacité plutôt que sur le volume. En l'absence de capacité ou d'outils de gestion de portefeuilles, chaque demande de projet était approuvée sans justification, sans alignement sur la stratégie, et sans considération autour du financement ou des ressources. La visibilité sur la répartition des tâches, la priorisation ou le retour sur investissement pour les projets en cours était déficitaire.

Le premier pas de Parkview Health vers une gestion efficace du portefeuille de projets a été d'établir de nouvelles valeurs au sein de l'organisation. Plus important encore, les projets sont désormais considérés comme des investissements et doivent s'aligner sur le plan stratégique. Par ailleurs, le processus de sélection doit se dérouler en équipe et de manière transparente pour toute l'organisation.

Parkview Health a choisi Planview PPM Pro pour plusieurs raisons, notamment pour son module de prise en charge des activités, qui permet de faire transiter toute demande par le système. Grâce aux passages d'étape et aux critères de scoring configurables, l'organisation a pu mettre en place un processus d'approbation et de révision bien défini pour évaluer les projets de manière standardisée. Les pièces jointes et les diagrammes d'impact fournissent les données nécessaires à la visibilité et à la prise de décision.

« Planview PPM Pro nous simplifie considérablement la vie en structurant et en uniformisant notre approche des projets », témoigne Michael Havison, Director of Enterprise Project Portfolio de Parkview Health. « Avec les tableaux de bord en temps réel, les dirigeants disposent d'autant de données qu'ils le souhaitent, du statut aux interdépendances en passant par les aspects financiers majeurs permettant de déterminer notre prochain grand projet. »

Avec Planview PPM Pro et Planview ProjectPlace, Parkview Health dispose aujourd'hui d'une structure et d'une visibilité qui lui permettent de gagner en efficacité et de rester compétitive sur le marché malgré les évolutions du secteur. L'organisation suit ses objectifs économiques et crée ses propositions stratégiques avec PPM Pro, qui met automatiquement à jour sa plateforme ITSM et son système de financement. Parkview Health a facilement configuré le module d'admission flexible de PPM Pro pour assurer une évaluation correcte des projets avec un processus rationalisé. Le nouveau workflow stratégique s'est rapidement révélé fructueux. En quelques mois, la direction était en mesure de prioriser et d'optimiser les investissements. La marge de contribution est désormais intégrée dans toutes les activités de l'organisation et les projets sont classés par ordre de priorité selon le retour sur investissement confirmé.

Parvenir à une gestion de portefeuille mature est un véritable défi. Selon Michael Havison, Parkview Health arrive nettement mieux à distinguer les priorités actuelles des besoins à court et à long terme. Parkview Health continue de promouvoir cette nouvelle conception des investissements entre ses murs. L'organisation prévoit de tester Planview AgilePlace™ pour accélérer les activités et Planview IdeaPlace™ pour stimuler l'innovation. Elle souhaite également utiliser les outils de gestion des ressources de PPM Pro et l'API de Planview pour l'intégrer à son application de planification des immobilisations.