L'Université de Purdue utilise Planview PPM Pro Data Insights pour informer les parties prenantes de manière proactive

Fondée en 1869, l'université de Purdue est un établissement public de recherche de premier plan situé à West Lafayette, dans l'Indiana. Elle compte près de 17,000 membres du corps enseignant et du personnel, qui soutiennent environ 41,000 étudiants de troisième cycle, de premier cycle et de niveau professionnel. Le bureau de gestion de projet (PMO) de l'université a été créé en 2015 pour structurer et organiser la gestion des projets informatiques. Elle se compose de 14 gestionnaires de projets à temps plein et de trois membres du personnel chargés de la gestion du portefeuille et de l'établissement des rapports.

Le PMO de l'Université Purdue soutient régulièrement entre 400 et 500 projets à tout moment. Les outils utilisés pour gérer ces projets étaient très variés et sans intégration, donc sans réelle visibilité sur les statuts, les coûts, les dates ou la capacité des ressources des projets. Sans rapports fiables, les chefs d'entreprise n'avaient pas grand-chose sur quoi s'appuyer pour prendre et valider les décisions commerciales clés.

La priorité a été donnée à la recherche d'une solution permettant d'améliorer la qualité des données, de garantir la cohérence et d'assurer le respect de politiques de gouvernance spécifiques. L'objectif final était de mettre des données fiables et opportunes à la disposition des décideurs, des chefs de file et des parties prenantes du projet par le biais de rapports d'état réguliers et cohérents.

Purdue utilise Planview® PPM Pro pour la gestion des projets et s'appuie sur les différents rapports de son tableau de bord pour prendre la plupart des décisions informatiques. "Planview PPM Pro comble le fossé entre les données dispersées et les personnes qui en ont besoin", déclare Michelle Bates, directrice du PMO de Purdue. "Planview PPM Pro nous permet de générer des rapports de haut niveau et de niveau granulaire spécifiques à l'utilisateur, de sorte que les personnes qui ont besoin des données les obtiennent sans avoir à les chercher.

Planview PPM Pro est la source unique d'enregistrement de Purdue, fournissant les données de projet dont les parties prenantes, des chefs de projet aux dirigeants, ont besoin pour suivre les projets et glaner des informations leur permettant de comprendre et de mieux prioriser le travail qui servira à atteindre les objectifs et les initiatives de l'université. En fonction de l'utilisateur, les rapports peuvent être personnalisés pour afficher exactement ce qui intéresse le plus chaque utilisateur, ce qui élimine la pratique consistant à générer des rapports non pertinents que personne n'utilise.

Avant de déployer Planview PPM Pro, Purdue a commencé par s'entretenir avec les chefs d'entreprise et les utilisateurs de rapports afin de déterminer ce qu'ils souhaitaient. "Nous ne voulions pas nous contenter de déverser un tas de données", explique M. Bates. "Il était important pour nous de fournir les bonnes informations aux bonnes personnes.

Les rapports et le tableau de bord de Planview PPM Pro fournissent à Purdue des données et des informations utiles à la prise de décision, qui améliorent la qualité des données et fournissent des informations détaillées, telles que les rapports sur l'état des projets qui regroupent des informations essentielles sur les projets, comme les étapes, les heures et les coûts, les détails de l'état, ainsi que tous les problèmes et les risques associés à chaque projet. "Le rapport sur l'état d'avancement du projet contient un résumé au niveau de la direction ainsi qu'une ventilation des informations détaillées", explique M. Bates. "Les téléspectateurs obtiennent les données dont ils ont besoin au niveau de détail qui leur est utile.

Un rapport clé pour l'entreprise est le "rapport de niveau exécutif", qui rassemble les projets les plus importants en fonction de leur visibilité, de leur financement, du risque élevé ou de l'effort stratégique. Les indices de performance des coûts et de performance programmée permettent aux dirigeants de savoir quels projets ne respecteront pas les échéances, afin qu'ils puissent poser les questions qui s'imposent pour comprendre le "pourquoi" de la situation.

Planview PPM Pro a donné à Purdue :

• Une vue consolidée des données à travers l'organisation informatique
• Multiple reports and dashboards with customizable levels of detail
• Des rapports très pertinents qui peuvent être facilement partagés avec les utilisateurs et les non-utilisateurs de Planview PPM Pro.
• Des informations fondées sur des données auxquelles les parties prenantes peuvent se fier pour prendre des décisions.