Samtec accélère la livraison de produits innovants avec Planview AdaptiveWork

Avec 550 ingénieurs travaillant sur 2 000 projets dans huit pays différents, Samtec avait besoin d'une solution plus avancée pour la gestion de son portefeuille et de ses activités. Les clients de l'organisation ont des demandes complexes et ne tolèrent ni les erreurs ni les retards. Un flux continu de nouvelles demandes et la pandémie ont poussé Samtec à trouver rapidement un logiciel permettant aux équipes de livrer des produits de haute qualité qui répondent aux exigences des clients.

Guidée par sa culture du service, Samtec a déployé Planview® AdaptiveWork pour améliorer la gestion de son portefeuille, renforcer la collaboration et réduire le time-to-market (TTM). En plus des capacités de collaboration des équipes, l'organisation dispose désormais des données et de la visibilité en temps réel nécessaires pour piloter les initiatives, suivre les KPI et apporter des améliorations continues. Planview AdaptiveWork permet à Samtec de répondre aux demandes de ses clients avec des solutions innovantes, comme récemment dans le cadre d'un projet de restauration pour le 50e anniversaire de la mission d'exploration spatiale Apollo.

Fondée en 1976, Samtec est une entreprise multinationale au capital de 950 millions d'euros qui fabrique une large gamme de solutions d'interconnexion électronique. Ses produits technologiques avancés trouvent de multiples usages, allant des équipements médicaux de pointe aux systèmes de navigation des voitures électriques. L'organisation s'engage à offrir un service exceptionnel, des produits de qualité et des technologies innovantes qui accélèrent l'évolution de son secteur.

Les clients font appel à Samtec pour la création d'applications uniques et complexes, souvent dans des délais serrés. Présent dans huit pays, le département d'ingénierie de l'entreprise travaille sur 2 000 projets actifs tout au long du cycle de vie produit. Avec la pandémie, la gestion du portefeuille de produits est devenue de plus en plus complexe.

« La marge d'erreur pour la livraison de produits à nos clients est généralement très faible. Les problèmes de communication et les retards peuvent paralyser nos clients et ruiner la réputation de Sudden Service », explique Tori Foust, Director of Product Management de Samtec.

Elle a vu une opportunité de moderniser la gestion du portefeuille, de renforcer la collaboration entre les équipes et d'optimiser la livraison des produits. L'entreprise avait besoin d'améliorer ses capacités de gestion de la demande, du plan capacitaire et des ressources.

Une solution centralisée créerait de la visibilité sur l'ensemble du portefeuille, des activités et des ressources. Idéalement, elle donnerait aussi aux équipes techniques les moyens de collaborer au-delà des frontières. La solution devait donc être facile à prendre en main.

Tori Foust s'est mise à la recherche d'un logiciel permettant de mieux gérer le portefeuille, d'équilibrer la capacité par rapport à la demande, de relier les plans et les ressources à l'exécution, et de corriger la trajectoire en cas de besoin. L'objectif : répondre à la demande des clients plus rapidement et plus efficacement.

« Sans visibilité, vous ne pouvez pas vraiment guider les collaborateurs vers les bonnes initiatives », affirme Tori Foust, Director of Product Management de Samtec.

Planview® AdaptiveWork respectait à la lettre le cahier des charges de Tori Foust. Elle a dirigé le déploiement dans le département d'ingénierie de Samtec, qui compte 550 personnes, et est l'un des quatre administrateurs système du logiciel.

Tori Foust a configuré Planview AdaptiveWork en fonction des besoins spécifiques de Samtec, offrant à chacun la possibilité de visualiser l'ensemble du portefeuille et l'avancement des projets par rapport au plan. L'équipe peut contrôler la santé des activités et de l'organisation, identifier d'éventuelles tendances, et prendre des décisions à la fois rapides et efficaces.

Le tableau de bord AdaptiveWork de Samtec montre les projets et les activités en cours des différents membres de l'équipe. Chacun d'eux est notifié automatiquement si un changement quelconque a un impact sur son travail et peut profiter des nombreuses fonctionnalités de communication et de collaboration centralisées offertes.

Samtec utilise également Planview AdaptiveWork pour gérer la demande, offrant au département d'ingénierie un tableau complet de la capacité de l'organisation par rapport à la demande. Le groupe peut ainsi visualiser la disponibilité de chaque équipe pour optimiser la planification et l'affectation des ressources sur les différents projets.

Avec Planview AdaptiveWork, Samtec a réduit les temps de cycle. Ainsi, les équipes techniques peuvent lancer des produits innovants plus rapidement sur le marché. L'entreprise dispose désormais d'une vue centralisée de son portefeuille de projets et des activités connexes, avec les données nécessaires pour suivre le statut des projets, automatiser les workflows et prendre des décisions éclairées.

À l'échelle internationale, cette intelligence permet aux équipes de se tenir au courant des projets en cours ainsi que des nouvelles demandes. L'entreprise peut aligner les demandes sur les ressources du département, tout en tenant ses engagements en matière de service.

Par ailleurs, les outils de collaboration en ligne de Planview AdaptiveWork ont dynamisé le travail d'équipe à travers le monde. Chaque collaborateur peut voir les dernières modifications apportées aux livrables ou aux délais, et planifier les activités avec plus d'efficacité. Selon Tori Foust, l'ergonomie du produit et les capacités de formation en ligne ont permis au département d'enregistrer une croissance de 60 %.

En conséquence, Samtec a amélioré ses délais de livraison de 50 % et a lancé 75 % de nouveaux produits en plus. Voici comment la multinationale s'y est prise.

En standardisant et en rationalisant ses process de prise en charge, Samtec a pu améliorer grandement ses capacités de vente, de création de devis et de livraison. Le département d'ingénierie reçoit plusieurs demandes de clients chaque jour. Planview AdaptiveWork aide l'équipe à gérer ce flux continu de demandes sans surcharger les ressources ni prendre du retard sur ses engagements de service.

En exploitant le module de prise en charge des demandes de Planview® AdaptiveWork pour suivre les opportunités, Samtec a amélioré sa ponctualité en matière de livraison d'échantillons initiaux aux clients. Une fois connecté au système, le département affecte une équipe de conception au projet et propose rapidement une solution au client. « Grâce au formulaire que nous avons mis en place, il ne faut que quelques secondes pour enregistrer une demande », commente Tori Foust. « La liste de demandes actives avec ses règles de mise en forme conditionnelle attire l'attention sur les opportunités qui nécessitent une action, peu importe où les collaborateurs sont basés. »

The active inquiry list and overall request process have cut the team’s weekly stand-up meetings by half, a cost savings of more than $10 000 per year.

En plus, les rapports et les tableaux de bord de Planview AdaptiveWork donnent un aperçu des tendances au niveau des demandes, ce qui permet à l'équipe d'identifier le caractère saisonnier de chacune d'elles. Samtec équilibre désormais les charges de travail des ingénieurs de manière plus efficace, en réattribuant des tâches en toute confiance à d'autres groupes où la demande est faible.

« Quelle que soit la personne affectée au projet, Planview nous garantit efficacité et qualité dans son exécution », explique Tori Foust.

Samtec optimise également sa stratégie de vente. Planview AdaptiveWork met en évidence les opportunités actuelles dans le processus. Les données révèlent les pourcentages de réussite et les raisons pour lesquelles les opportunités ne passent pas le stade de l'offre. L'équipe suit également les étapes clés à l'aide des workflows automatisés de Planview AdaptiveWork, par exemple pour déterminer le temps qu'il faut pour passer du concept initial à la livraison au client. Cela contribue à l'amélioration continue du service client.

« Quand le client est prêt pour l'outillage du nouveau connecteur, nous convertissons la demande et toutes ses informations en projet modélisé », poursuit Tori Foust. « Cela guide l'ingénieur à travers la procédure d'exploitation standard pour fabriquer et évaluer la solution personnalisée. Le modèle nous aide à garantir la livraison systématique d'un produit de qualité, quelle que soit l'ancienneté de l'ingénieur. »

Grâce à ce calendrier des activités, l'équipe peut prévoir avec précision la date de livraison des premiers échantillons au client. La mise en forme conditionnelle permet d'identifier rapidement les éventuels obstacles au respect des engagements. Ces données améliorent également le processus d'établissement des devis. Tori Foust a configuré le produit de manière à ce qu'il indique le temps nécessaire à la livraison des échantillons initiaux ainsi qu'un champ d'attribut informant de la complexité de la solution. Le tableau de bord montre les délais de mise en œuvre moyens, qui sont ensuite répercutés dans le processus d'établissement des devis.

La fiabilité du processus de devis a permis à Samtec de participer à un projet de restauration majeur de la mission d'exploration spatiale Apollo. L'objectif était de reproduire un système de connecteur obsolète de cette mission, à temps pour la célébration du 50e anniversaire d'Apollo.

Le vaisseau spatial et le module lunaire utilisés au cours des missions Apollo ont tous deux nécessité l'utilisation d'un ordinateur de guidage qui a assuré la navigation du vaisseau spatial Apollo vers la Lune, puis son retour. Le rôle de Samtec était de concevoir, de fabriquer et de fournir les connecteurs de remplacement utilisés dans tout l'ordinateur.

Un obstacle : les connecteurs dataient des années 1960 et n'étaient plus disponibles. Heureusement, l'équipe a obtenu l'accès aux schémas originaux de 1962. Samtec a réussi à développer à temps un substitut convenable pour plusieurs événements anniversaires, au cours desquels la NASA a pu faire la démonstration de l'alunissage avec l'ordinateur de guidage.

« Partager nos contributions devant de nombreux pionniers et acteurs incarnant l'avenir de la technologie a renforcé notre réputation de leader en matière de services et d'innovation », se réjouit Tori Foust.

Samtec prévoit d'étendre son utilisation des produits Planview pour améliorer la gestion de son portefeuille et gagner en efficacité avec sa feuille de route de produits. L'entreprise souhaite réduire encore davantage le time-to-market (TTM) en diffusant plus largement les méthodologies en cascade, Agile et hybrides. Tori Foust et son équipe s'intéressent également au déploiement des objectifs et résultats clés (OKR) dans Planview AdaptiveWork, ainsi qu'à l'intensification de l'analyse des données pour favoriser la prise de décision éclairée dans toute l'organisation.

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