Contrôle et visibilité du projet : comment SD Worx a économisé 70% sur la durée du cycle de facturation grâce à un système cohésif

SD Worx stimule les performances de l'entreprise en fournissant des ressources humaines axées sur les résultats. Forte de 70 années d'expérience, elle propose, outre des services de ressources humaines, le traitement des factures et une assistance juridique aux employeurs et aux salariés. Avec des bureaux en Belgique, aux Pays-Bas, au Luxembourg, en France et en Allemagne, SD Worx est un membre actif de la Payroll Services Alliance, qui fournit des services dans 28 pays. SD Worx traite 1,350,000 fiches de paie par mois et a réalisé un chiffre d'affaires de 262 millions d'euros en 2014.

Avant d'utiliser ChangePoint, SD Worx ne disposait d'aucun système centralisé cohérent pour la facturation, la gestion de projet, la planification des ressources ou l'enregistrement des heures. Au lieu de cela, les équipes se sont appuyées sur une variété de formats et d'outils, y compris Microsoft Word et Excel. Il s'agissait de bureaux répartis dans cinq pays, avec de nombreux employés travaillant régulièrement hors site et à domicile.

En l'absence d'un système centralisé, le travail devait souvent être répété et il était difficile de partager l'information entre les différents secteurs de cette entreprise multifonctionnelle. Le temps facturable étant au cœur des activités quotidiennes, cette question est devenue un sujet de préoccupation. Une restructuration organisationnelle en 2005 a amplifié ces problèmes : Avec plusieurs unités opérationnelles (RH, juridique et conseil) regroupées en une seule entreprise, l'intégration d'une grande variété de programmes et de formats s'est avérée extrêmement longue et compliquée.

SD Worx avait besoin d'un meilleur outil. Après avoir étudié le marché, il est apparu clairement qu'aucune autre solution ne pouvait mieux répondre aux besoins de SD Worx que la solution d'automatisation des services professionnels (PSA) de ChangePoint.

SD Worx a choisi ChangePoint PSA parce qu'il permet d'exécuter une multitude de fonctions commerciales, notamment la facturation, la gestion de projets, la planification des ressources et l'enregistrement des heures, le tout à partir d'un seul système cohérent.

"La possibilité d'utiliser la solution sur plusieurs sites était essentielle. Avec ChangePoint, [les équipes] peuvent se connecter au système n'importe où avec une connexion Internet, ce qui est essentiel pour une entreprise comme la nôtre", commente Benjamin Verlinden, chef de projet senior et expert fonctionnel chez SD Worx.

SD Worx a commencé à travailler avec ChangePoint en 2005 lorsqu'elle a déployé la solution pour 400 utilisateurs, principalement pour la réservation de temps et la facturation. Puis, en 2008, le département des services informatiques de SD Worx a commencé à utiliser le système ChangePoint afin de mieux gérer ses services et son assistance.

Avec l'ajout du service informatique, le nombre d'utilisateurs de ChangePoint a plus que doublé en l'espace de deux ans pour atteindre 1,000, soit plus de la moitié des effectifs de SD Worx. En 2010, avec l'adoption croissante des utilisateurs, SD Worx a vu l'intérêt de fusionner ses deux systèmes ChangePoint - en travaillant avec des spécialistes et des consultants ChangePoint pour analyser les deux systèmes et assurer une transition en douceur vers un système consolidé qui répondait toujours aux besoins commerciaux de tous les utilisateurs.

Depuis le déploiement de ChangePoint PSA, SD Worx a réduit le temps consacré à la facturation de 70%. Le processus qui prenait auparavant deux semaines prend désormais trois jours pour le même nombre de personnes.

ChangePoint a transformé la façon dont SD Worx interagit avec les données. Les détails qui étaient auparavant dormants ou inaccessibles dans les feuilles de calcul Excel peuvent désormais être analysés de manière proactive pour détecter les points noirs de la facturation et les fuites dans le temps facturable. Les équipes peuvent facilement voir et utiliser toutes les bonnes informations pour prendre des décisions plus intelligentes. De même, l'amélioration de la visibilité permet aux équipes d'identifier plus rapidement les erreurs, les anomalies et les opportunités.

SD Worx sait que son équipe ChangePoint n'est qu'à un coup de fil. "Le lancement d'Internet Explorer 11 de Microsoft n'a pas été sans heurts et a perturbé certains aspects de notre utilisation de ChangePoint. Nous avons contacté l'équipe de services techniques de ChangePoint qui s'est rapidement mise au travail pour remédier au problème ", ajoute M. Verlinden.

SD Worx a également créé son propre centre de compétence interne ChangePoint, qui fournit un soutien spécialisé au système depuis l'intérieur de l'organisation.

"Il s'agit d'un service d'assistance interne pour nos 1,000 ChangePoint et aide les nouveaux employés à se familiariser avec nos processus internes grâce à des cours d'initiation à ChangePoint d'une durée d'une heure pour les nouveaux arrivants", a déclaré M. Verlinden. "D'un point de vue commercial plus large, le centre de compétences ChangePoint joue également un rôle important en veillant à ce que notre utilisation de ChangePoint soit conforme à la stratégie organisationnelle, ce qui est très important pour une solution qui est utilisée par plus de la moitié de nos employés".

En 2016, SD Worx continuera à se tenir au courant des développements de la plateforme ChangePoint. Il est également prévu d'élargir l'ensemble des données disponibles dans le système, afin d'améliorer encore l'intelligence économique.

"Nous disposons d'anciens ensembles de données, tels que des chiffres d'affaires et des informations commerciales, que nous prévoyons d'intégrer à ce que nous avons sur ChangePoint. En élargissant ainsi notre cube de données, nous pourrons prendre des décisions encore mieux informées en repérant des tendances plus larges. L'exploitation de ces données existantes nous permettra d'utiliser ChangePoint pour prendre des décisions commerciales de plus en plus intelligentes", conclut M. Verlinden.

• Réduisez le temps consacré à la facturation de 70%.
• Adoption généralisée par les utilisateurs
• Les équipes peuvent se connecter et consulter/charger des informations à tout moment et en tout lieu.
• Moins de temps passé à ressaisir les données pour les adapter à des formats multiples
• Visibilité accrue des données en temps réel, révélant de nouvelles opportunités
• Mise en place de plans de développement futur pour une intelligence économique élargie