Southern Water s'approprie les bonnes pratiques PPM pour se développer et s'adapter au changement

Dans ce secteur hautement réglementé qu'est l'alimentation en eau potable, favoriser l'innovation constitue un défi de taille. Southern Water a réalisé que pour tenir sa promesse de créer un avenir résilient en matière d'accès à l'eau potable dans un contexte de réglementation toujours plus stricte, de croissance démographique et de changement climatique, il lui faudrait cultiver un environnement métier dynamique capable de s'adapter à des approches de travail adaptatives et de créer de la visibilité de la stratégie à la réalisation.

En choisissant Planview PPM Pro pour accompagner son parcours vers de nouvelles méthodes de travail, Southern Water est passée d'une organisation déconnectée et centrée sur les projets à une organisation dotée d'une vue centralisée de tous les programmes et initiatives de son portefeuille. Cette visibilité, associée à sa nouvelle approche adaptative, lui permet aujourd'hui d'évaluer, d'analyser et de livrer ses projets avec une efficience maximale.

L'eau est essentielle à tous les aspects de notre vie. Chaque jour, 2,5 millions d'habitants du sud-est du Royaume-Uni dépendent de Southern Water pour approvisionner leurs quartiers avec plus de 532 millions de litres d'eau potable. Southern Water s'efforce d'explorer et d'introduire de nouvelles idées, technologies et méthodes de travail.

Au Royaume-Uni, la situation en matière d'approvisionnement en eau est source de préoccupations. Southern Water dessert une région soumise au stress hydrique, ce qui signifie que la quantité d'eau pourrait ne pas suffire pour satisfaire la demande dans les années à venir. Afin de respecter les engagements actuels et futurs envers les clients, le PMO a chargé Stephen Budd, Senior PMO Analyst, de mettre en place un cadre permettant de responsabiliser les équipes tout en offrant une vue complète et facilement accessible des initiatives stratégiques, de la capacité des ressources et des éclairages métiers nécessaires pour prendre des décisions efficaces et produire des résultats plus rapidement.

Deux années de croissance rapide ont engendré un certain nombre de défis. Comme les nouvelles recrues utilisaient leur propre terminologie et leurs propres standards, Southern Water se retrouvait avec des projets pilotés sans structure précise, avec une gouvernance ou un contrôle réduit au minimum. « Il était très difficile de gérer et d'obtenir une vue centralisée de nos performances et de répondre aux questions que se posait l'équipe de direction », confie Stephen Budd.

Southern Water souhaitait dès lors passer d'une approche centrée sur les projets à une approche orientée portefeuille, avec des processus et des méthodologies clairement définis. Stephen Budd poursuit : « Nous recherchons constamment de nouveaux outils ou de nouvelles techniques pour gagner en efficience et rendre notre organisation plus agile. Ces petits ajustements ont en fait de très larges répercussions. »

Stephen Budd a choisi Planview PPM Pro pour soutenir la nouvelle orientation de Southern Water vers une plus grande agilité dans son parcours de maturité PPM. La première chose à faire était d'identifier toutes les initiatives en cours dans l'organisation, ce qui impliquait de travailler avec les différents responsables des partenaires commerciaux pour rassembler ces données et les charger dans Planview PPM Pro. Ce premier « balayage » a permis de découvrir pas moins de 450 initiatives !

« Il a été très utile de montrer pour la première fois l'ampleur du problème aux membres de notre équipe de direction. Ils étaient conscients des difficultés rencontrées par l'organisation, mais le fait de pouvoir les quantifier avec les informations fournies par Planview® [PPM Pro] les a aidés à déterminer quelles étaient les activités les plus importantes », se souvient Stephen Budd. Grâce à une meilleure visibilité et à une vue consolidée du portefeuille, les dirigeants ont pu prioriser le travail vraiment essentiel, réduisant le portefeuille à seulement 200 initiatives.

En exploitant ces éclairages et ces données, Southern Water a alors pu identifier les projets qui correspondaient le mieux à ses priorités stratégiques globales et à sa capacité en ressources. Une nouvelle hiérarchie a été établie dans Planview PPM Pro, qui a permis à l'entreprise britannique de passer d'une organisation centrée sur les projets à une organisation capable d'appréhender les choses du point de vue du portefeuille, du programme, puis du projet. Désormais, lorsqu'un responsable de projet modifie les étapes, les dépendances ou les ressources approuvées, l'impact de ces changements est facilement visible au niveau programme, garantissant une gestion coordonnée pour l'ensemble du portefeuille.

Ensuite, l'équipe chargée de l'exécution des programmes s'est fixé pour objectif de mettre en place un mécanisme de transmission des données en temps réel aux dirigeants et un processus décisionnel reproductible et efficace. « Nous avons créé un certain nombre de rapports et de tableaux de bord qui nous permettent de travailler avec les responsables de projet et de les aider dans leurs projets. Ainsi, s'ils rencontrent des problèmes ou des difficultés, nous pouvons facilement les mettre en évidence et les faire ressortir lors des revues de projet », note Stephen Budd. « Et tout cela, sur la base des informations fournies dans Planview PPM Pro. »

La nouvelle approche de Southern Water lui permet d'évaluer, d'analyser et de réaliser des projets avec plus d'efficience, démontrant ainsi aux régulateurs, aux clients et aux parties prenantes qu'elle est bien placée pour tenir sa promesse d'un avenir résilient en matière d'accès à l'eau potable. Avec Planview PPM Pro, Southern Water peut :

• Créer des jalons et les suivre au niveau programme et projet
• Déterminer et affecter plus précisément la capacité de ses ressources
• Réviser, mettre en forme et publier des rapports en quelques clics

Stephen Budd souligne : « Avant, il nous aurait fallu 2 jours pour créer, mettre en forme, réviser et publier un rapport hebdomadaire. Avec Planview, cela ne nous prend littéralement qu'une heure. On peut ainsi se concentrer bien plus sur le contenu et sur les projets en cours. »

« En exploitant Planview PPM Pro, nous avons probablement pris une avance de 6 mois à un an par rapport à ce que nous aurions accompli avec une approche manuelle », poursuit-il. « Nous avons transformé le rôle du PMO, qui, chargé jusqu'alors de la collecte et de la visualisation des données, est devenu un groupe axé sur les détails, bien plus utile à toute l'organisation. »

Le parcours de Southern Water avec Planview l'a conduite à un niveau de maturité qui lui permet de piloter l'exécution de sa stratégie en toute confiance avec Planview PPM Pro. Récemment, l'entreprise a identifié les prochaines phases du développement de sa maturité, à savoir la prise en charge d'une planification financière et stratégique plus complexe.

En général, cela exige de se mettre en quête d'un autre fournisseur de solution. Cependant, la plateforme de solutions de Planview – qui connecte gestion de portefeuilles et gestion des activités – offre tout ce dont Southern Water avait besoin pour la montée en expertise et en compétences de son nouveau PMO, avec en plus la possibilité d'étendre les capacités et l'utilisation à l'ensemble de l'organisation. Southern Water va ainsi opérer une transition de Planview PPM Pro à Planview Portfolios pour la planification et la livraison de portefeuilles à l'échelle de l'entreprise.

Avec Planview, Southern Water a pu délimiter et traiter les domaines de croissance nécessaire en s'appuyant sur un référentiel unique. Ce partenariat l'aide à construire un avenir durable grâce à une meilleure visibilité, des données et des éclairages sur ses finances, ses ressources, ses objectifs stratégiques, etc.

« En choisissant Planview dès le départ, nous n'aurions pas pu mieux tomber pour nous accompagner tout au long de notre parcours de maturité », conclut Stephen Budd.