Southern Water adopte les meilleures pratiques PPM pour se développer et s'adapter au changement

Favoriser l'innovation dans un secteur hautement réglementé peut constituer un défi de taille. Southern Water a reconnu que pour tenir sa promesse de créer un avenir résilient en matière d'eau dans un contexte de réglementation croissante, de croissance démographique et de changement climatique, il lui faudrait cultiver un environnement commercial dynamique capable de s'adapter à des approches de travail adaptatives et de fournir une ligne de mire de la stratégie à la livraison.

En choisissant Planview PPM Pro™ pour accompagner son parcours vers de nouvelles méthodes de travail, Southern Water est passée d'une organisation déconnectée et centrée sur les projets à une organisation disposant d'une vue centralisée de tous les programmes et initiatives du portefeuille. Cette transparence, associée à leur nouvelle approche adaptative, a permis à Southern Water d'évaluer, d'examiner et de réaliser des projets avec une efficacité maximale.

L'eau est essentielle à tous les aspects de notre vie. Chaque jour, 2,5 million de résidents du sud-est du Royaume-Uni dépendent de Southern Water pour approvisionner leurs quartiers avec plus de 532 millions de litres d'eau propre. Southern Water s'engage à explorer et à introduire de nouvelles idées, technologies et méthodes de travail.

Le Royaume-Uni est confronté à des défis imminents en matière d'approvisionnement en eau. Southern Water dessert une région soumise au stress hydrique, ce qui signifie qu'il pourrait ne pas y avoir assez d'eau pour satisfaire la demande dans les années à venir. Afin de respecter les engagements actuels et futurs envers les clients, le PMO a chargé Stephen Budd, analyste principal du PMO, de mettre en place un cadre permettant de responsabiliser les équipes tout en offrant une vue complète et facilement accessible des initiatives stratégiques, de la capacité des ressources et des analyses commerciales nécessaires pour prendre des décisions judicieuses et obtenir des résultats plus rapidement.

Deux années de croissance rapide ont engendré un certain nombre de défis. Les nouvelles recrues utilisaient leur propre terminologie et leurs propres normes, ce qui a laissé Southern Water avec des projets gérés sur une base ad hoc avec une gouvernance ou un contrôle minimal. "Il était très difficile de gérer et d'obtenir une vue centralisée de nos performances et de répondre aux questions que se posait l'équipe de direction", confie Stephen.

Southern Water souhaitait désormais passer d'une approche centrée sur les projets à une approche centrée sur le portefeuille, avec des processus et des méthodologies clairement définis. Stephen poursuit : "Nous sommes toujours à la recherche de possibilités d'améliorer l'efficacité et d'exploiter de nouveaux outils ou de nouvelles techniques pour rendre l'organisation plus agile. Ce sont ces petits changements qui conduisent à des implications plus larges".

Stephen a choisi Planview PPM Pro™ pour soutenir la nouvelle orientation de Southern Water vers une plus grande agilité dans son parcours de maturité PPM. La première chose à faire était d'identifier toutes les initiatives en cours au sein de l'organisation, ce qui impliquait de travailler avec les différents responsables des partenaires commerciaux pour capturer ces données et les charger dans Planview PPM Pro. Ce premier balayage a permis de découvrir un nombre stupéfiant de 450 initiatives !

"Il a été très utile de montrer pour la première fois l'ampleur du problème à l'équipe de direction. Ils étaient conscients des difficultés rencontrées par l'organisation, mais le fait de pouvoir les quantifier grâce aux informations fournies par Planview® [PPM Pro] leur a permis de déterminer quelles étaient les tâches les plus importantes et d'établir des priorités en conséquence", se souvient Stephen. Grâce à une visibilité accrue et à une vue consolidée du portefeuille, les dirigeants ont déterminé et hiérarchisé les travaux les plus importants, réduisant le portefeuille à seulement 200 initiatives.

L'exploitation de ces informations et de ces données a ensuite permis à Southern Water d'identifier les projets qui correspondaient le mieux à ses priorités stratégiques globales et à ses capacités en matière de ressources. Une nouvelle hiérarchie a été établie dans Planview PPM Pro, qui a permis à Southern Water de passer d'une organisation centrée sur les projets à une organisation capable d'examiner le portefeuille, le programme, puis le projet. Désormais, lorsqu'un chef de projet modifie les étapes, les dépendances ou les ressources convenues, l'impact de ces changements est facilement visible au niveau du programme, ce qui garantit que l'ensemble du portefeuille est géré de manière coordonnée.

Ensuite, l'équipe chargée de l'exécution du programme s'est fixé pour objectif de transmettre des données en temps réel aux dirigeants et de mettre en place un processus reproductible de prise de décision efficace et bien informée. "Nous avons créé un certain nombre de rapports et de tableaux de bord qui nous ont permis de travailler avec les chefs de projet et de les aider dans leurs projets. Ainsi, s'ils rencontraient des problèmes ou des difficultés, nous pouvions facilement les mettre en évidence et les faire ressortir lors des revues de projet", note Stephen. "Et tout ceci est basé sur les informations fournies par Planview PPM Pro.

La nouvelle approche de Southern Water lui a permis d'évaluer, d'examiner et de réaliser des projets plus efficacement, démontrant ainsi aux régulateurs, aux clients et aux parties prenantes qu'elle est bien placée pour tenir sa promesse d'un avenir résilient dans le domaine de l'eau. Grâce à Planview PPM Pro, Southern Water a pu :

• Créer et suivre des étapes au niveau du programme et du projet
• Déterminer et allouer avec plus de précision la capacité des ressources
• Révisez, mettez en forme et publiez des rapports en cliquant sur un bouton.

Stephen souligne : "Un rapport hebdomadaire nous aurait pris 2 jours pour le recevoir, le mettre en forme, le réviser et le publier. Avec Planview, cela prend littéralement une heure. Cela nous permet de nous concentrer davantage sur le contenu et sur ce qui est fourni.

"En tirant parti de Planview PPM Pro, nous avons probablement entre 0 et 1 an d'avance par rapport à ce que nous aurions fait si nous avions procédé manuellement", poursuit-il. 6 "Nous avons modifié le rôle du PMO, qui est passé d'un département de collecte et de visualisation de données à un groupe beaucoup plus utile, axé sur les détails et les données.

Le parcours de Southern Water avec Planview l'a conduit à un niveau de maturité qui lui permet de piloter en toute confiance la mise en œuvre de sa stratégie avec Planview PPM Pro. Récemment, ils ont identifié les prochaines phases de leur voyage vers la maturité, à savoir la prise en charge d'une planification financière et stratégique plus complexe.

Normalement, cela nécessiterait de commercialiser la solution d'un autre fournisseur. Cependant, la plateforme de solutions de Planview - qui relie la gestion de portefeuille et la gestion du travail - offre tout ce dont ils avaient besoin pour développer l'expertise et les compétences de leur nouveau PMO, avec la possibilité d'une croissance au fur et à mesure que les capacités et l'utilisation s'étendent à l'ensemble de l'entreprise. Pour les aider à atteindre cet objectif, la prochaine étape de leur parcours consiste à passer de Planview PPM Pro à Planview Portfolios pour la planification et la livraison de portefeuilles à l'échelle de l'entreprise.

Avec Planview, ils ont été en mesure d'identifier et d'aborder les domaines de croissance nécessaires en tant que source unique de vérité. Le partenariat entre Southern Water et Planview a permis à l'entreprise de créer un avenir durable grâce à une meilleure visibilité, des données et des informations sur ses finances, ses ressources, ses objectifs stratégiques, etc.

Stephen conclut : " Le choix de Planview a établi des parallèles entre la maturité de l'organisation et (maintenant) soutient l'augmentation de notre maturité à mesure que nous avançons ".

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