Tractor Supply Company bénéficie d'une visibilité et de données en temps réel sur son portefeuille pour mener à bien sa transformation organisationnelle

Pendant la pandémie de COVID-19, Tractor Supply Company a connu une croissance exponentielle en peu de temps. L'entreprise avait donc besoin d'une solution de gestion de portefeuilles capable de l'accompagner dans son parcours.

Pour planifier et gérer ses projets, Tractor Supply Company utilisait des feuilles de calcul, ce qui entraînait un travail manuel inutile et rendait la traçabilité difficile. En outre, sa récente acquisition de Petsense, une enseigne d'animalerie, nécessitait des processus et des solutions capables de s'adapter à sa croissance.

Tractor Supply Company utilisait déjà Planview pour ses besoins de chronométrage. Mais l'entreprise s'est rapidement rendu compte qu'elle pouvait obtenir bien plus de Planview en tant que partenaire.

L'équipe PMO a alors mené divers entretiens avec les parties prenantes afin de mettre en évidence les freins à leur efficacité et à leur évolutivité. Après avoir analysé les lacunes et établi une liste de priorités pour les mises à jour immédiates et réalisables, Tractor Supply Company s'est tournée vers la solution PPM de Planview pour réaliser sa transformation organisationnelle.

« Je pense que l'une des choses que nous avons vraiment constatées, c'est la crédibilité du PMO. J'ai dû apprendre à montrer les données, et c'est avec Planview que je le fais », explique Marea Herrington, Directrice de la planification/gouvernance et de l'administration des technologies chez Tractor Supply Company.

Depuis 1938, Tractor Supply Company est au service des agriculteurs, des éleveurs, des propriétaires, des jardiniers et des amis des bêtes. Vêtements, pièces détachées pour tracteurs et remorques, articles pour chevaux et animaux de compagnie, outils de jardinage, tondeuses autoportées… l'enseigne commercialise une large gamme de produits.

Tractor Supply Company est également l'une des entreprises à la croissance la plus rapide selon le Fortune 500où elle se classe actuellement à la 291 place.

Tractor Supply Company utilisait des feuilles de calcul et des documents hors ligne pour gérer ses activités, ce qui ne lui offrait que peu de visibilité ou de traçabilité pour l'ensemble de ses projets. En l'absence de processus et d'un référentiel centralisés, l'obtention d'informations sur l'état et les performances des projets nécessitait des efforts manuels considérables.

« J'ai notamment réalisé notre manque d'évolutivité », se souvient Mme Herrington. « Cela a vraiment mis en évidence la décentralisation de nos processus. »

L'obtention de données financières précises a constitué un défi de taille. En effet, les données étaient généralement stockées hors ligne, ce qui entravait considérablement la prise de décision, la productivité et l'efficacité de l'entreprise. « Si une personne souhaitait savoir de combien d'argent elle disposait sur un projet, ou combien d'argent il lui restait sur un portefeuille, elle devait parfois attendre plusieurs jours pour obtenir cette information », souligne Mme Herrington.

Tractor Supply Company avait également besoin d'une solution lui permettant de centraliser tous ses projets et les informations associées.

« Nous n'avions pas de référentiel centralisé pour nos projets », explique Mme Herrington. « Nous n'avions pas de rapports agrégés. Je n'avais pas d'endroit unique où je pouvais tout savoir sur le contenu d'un nouveau projet, son objectif, les personnes impliquées, le budget consacré, et les dates d'approbation. J'ai dû chercher à dix endroits différents pour trouver ces informations. »

Tractor Supply Company a constaté qu'il était urgent d'améliorer ses processus et ses outils pour être plus proactif et s'adapter à sa croissance. À l'époque, l'organisation ne pouvait planifier et estimer que jusqu'à 20 jours dans le futur.

« Ces défis ont créé les conditions idéales pour l'intégration de Petsense et la croissance qui allait découler du COVID », constate Mme Herrington. « Si nous avions maintenu cet environnement, je ne sais pas comment nous aurions survécu à la pandémie.

Pour se positionner au mieux face à sa croissance, au changement et à ses acquisitions futures, Tractor Supply Company savait qu'il lui fallait une solution lui donnant une meilleure visibilité sur ses équipes et ses ressources. L'entreprise a également reconnu la nécessité de remplacer son style de gestion de projets basé sur un cycle en V par un processus plus agile et plus adaptatif qui accélère les cycles de livraison des initiatives et projets importants.

Mme Herrington a demandé à des décideurs clés dans les domaines de l'informatique, de la finance d'entreprise et de l'approvisionnement quelles problématiques ils aimeraient éliminer en un coup de baguette magique. Leurs réponses ont été édifiantes.

Les données financières arrivaient en tête. Les équipes voulaient connaître le budget dont elles disposaient. Elles souhaitaient également avoir accès à un référentiel unique, ainsi qu'à des rapports détaillés et actualisés.

Grâce à des données précises et centralisées, Mme Herrington et son équipe ont pu travailler plus rapidement et prendre des décisions plus éclairées. « Tout d'un coup, j'étais en mesure de centraliser les données, de les simplifier ou de les restreindre. Je pouvais collecter les informations recherchées par nos équipes et les présenter de manière à ce qu'elles soient facilement actualisables pour les chefs de projet ».

Tractor Supply Company a utilisé la solution PPM de Planview pour résoudre ses principales problématiques. L'entreprise s'est appuyée sur Planview pour créer un hub central pour ses projets et bénéficier d'une vue à 360° sur la performance, l'état et la santé financière de ses projets et de ses portefeuilles.

Il y a deux semaines, j'étais en réunion avec un vice-président qui avait besoin d'informations sur les projets. Il était sûr de devoir attendre une semaine avant de les obtenir », raconte Mme Herrington. « Je lui ai demandé de m'accorder juste deux minutes, et lui ai proposé de les lui fournir sur le champ ou vendredi matin pour qu'il puisse les assimiler. C'était une telle victoire ! », se réjouit Mme Herrington. « Une victoire rendue possible par tout ce travail. »

Tractor Supply Company a utilisé la solution PPM de Planview pour améliorer sa visibilité, rendre les informations sur les projets plus accessibles et exploiter les données financières en temps réel par simple clic.

Mme Herrington envoie dorénavant un rapport financier une fois par semaine, au lieu d'une fois par mois. Les rapports étant désormais générés en temps réel, les dirigeants de l'entreprise peuvent prendre des décisions en toute confiance sans craindre d'utiliser des données inexactes et obsolètes.

« En quelques minutes, je peux dire à un directeur de combien d'argent il dispose, quel est son budget, quelles sont les tendances et où il se situe », se félicite Mme Herrington. « Je peux lui montrer les indicateurs qui lui permettront de savoir s'il est en difficulté, s'il va au-devant de difficultés ou s'il a sous-utilisé son budget et pourrait récupérer de l'argent. »

Tractor Supply Company a également utilisé la solution PPM de Planview pour créer des indicateurs avancés et rétrospectifs, ce qui lui permet de mieux anticiper les obstacles. Les indicateurs rétrospectifs l'ont notamment aidée à identifier les problèmes immédiats, de sorte à les traiter aussitôt plutôt que des mois plus tard.

« Grâce à Planview, nous en savons plus que jamais sur notre activité », conclut Mme Herrington. « Et plus nous en savons, plus les gens veulent savoir. Nous recevons beaucoup plus de données aujourd'hui ».

Maintenant qu'elle a atteint ses objectifs initiaux, l'entreprise Tractor Supply Company prévoit de développer ses opérations avec Planview. Avec l'aide de son équipe d'architectes d'entreprise, Tractor Supply Company envisage d'intégrer la solution PPM de Planview à d'autres outils utilisés par ses différents départements.

« Comment intégrer les bureaux de l'entreprise, l'équipe financière et l'équipe chargée des achats ? », se demande Mme Herrington. « Il ne s'agit peut-être pas d'une question technique, comme l'intégration d'une API. Mais je veux qu'ils utilisent nos outils plutôt qu'une feuille de calcul Excel. Tout cela est prévu dans la deuxième phase ».