Travis Perkins : gouvernance et visibilité sur la gestion de portefeuilles

Travis Perkins plc is the UK’s largest builders’ merchant, supplying building and construction markets for more than 200 years. The Group has more than 21 brands and businesses and a network of over 2 000 branches and stores across the UK.

L'équipe de gestion de portefeuilles de Travis Perkins était confrontée à un défi de taille : restructurer tout son processus de planification annuelle. L'objectif était d'avoir une meilleure idée du nombre exact de projets en cours, et ce afin de mesurer l'impact des implémentations sur les équipes de support. Ses collaborateurs déploraient par ailleurs un manque de visibilité sur l'évolution du périmètre, de l'envergure et des dépenses des projets, ainsi que sur les ressources disponibles pour l'exécution des tâches. Faute de capacités de priorisation suffisamment fiables, l'équipe n'avait aucun moyen de déterminer les idées et les projets les plus porteurs de valeur pour l'entreprise. C'est pour toutes ces raisons que Travis Perkins cherchait à améliorer le retour sur investissement de ses projets et à fournir des solutions technologiques qui profitent à la fois à l'entreprise et à ses clients.

L'équipe de gestion de portefeuilles a mis en place Planview Portfolios pour aligner les projets et les services sur la stratégie de l'entreprise, avec à la clé une meilleure visibilité sur les coûts et le périmètre des projets.

Une stratégie de communication multi-étapes a été mise en place autour de plusieurs axes : principales parties prenantes, médias, événementiel et réseaux sociaux. Des tableaux de bord prospectifs (balanced scorecards) contenant des KPI et des statuts à codes couleurs offrent une visibilité sur les projets et les portefeuilles. Les dirigeants disposent ainsi d'une visibilité sur la disponibilité, la fiabilité, la réactivité et la performance des équipes et des services, ce qui leur permet de déterminer d'éventuelles pistes d'amélioration.

« Notre processus de mesure utilise des tableaux de bord prospectifs sous-tendus par des tableaux de bord de portefeuilles de groupe », explique Larissa Whiley, responsable de la gestion de portefeuille chez Travis Perkins. « Nous nous concentrons sur les aspects financiers, les clients, les livraisons, les opérations et l'humain. De nombreuses métriques proviennent des données de Planview Portfolios, qui a été mis en place pour faciliter la gouvernance, la mesure et la transparence de notre portefeuille. La solution est devenue notre seul et unique référentiel ».

Planview Portfolios permet à l'équipe de prioriser les idées et les projets à l'échelle du groupe, en se basant sur des critères de ROI impartiaux plutôt que sur les préférences au sein des différentes divisions. Les activités sont désormais priorisées en fonction des besoins de l'entreprise et du retour sur investissement, indépendamment de la division ou de la marque qui le sponsorise.

Le succès des tableaux de bord prospectifs a fait des émules au sein d'autres équipes de support. « Tout au long de l'année prochaine, nous travaillerons avec les différentes équipes IT pour établir un système clair de mesure de la performance qui s'interfacera avec le tableau de bord prospectif du département », déclare Larissa Whiley.

Depuis l'implémentation de Planview PPM, Travis Perkins plc a :

• Augmenté le taux de réussite de ses projets grâce à un processus Stage-Gate qui a déjà permis de clôturer 26 projets.
• Réduit ses dépenses tout en accélérant les délais d'exécution de ses projets
• Rationalisé ses données et renforcé la collaboration
• Gagné en visibilité sur les composantes et la santé du portefeuille, garante de décisions plus fiables et plus rapides