Viessmann se tourne vers Planview pour la gestion de ses portefeuilles

Le groupe Viessmann était à la recherche d‘une plateforme centrale pour la gestion de portefeuilles et la gestion des activités dans une triple optique : obtenir une meilleure vue d‘ensemble des lignes de produits, renforcer la centricité client et, surtout, mettre en place une gestion globale des ressources. Des objectifs ambitieux qui traduisaient sa volonté d‘implémenter ses projets sous la forme de processus transverses de bout en bout. D‘où la nécessité de prendre des mesures concrètes en matière de communication, de priorisation des projets et d‘affectation des ressources.

Viessmann souhaitait gagner en transparence et évaluer de manière fiable les effectifs à affecter à chaque projet sur ses lignes de produits. La décision de déployer une plateforme de gestion de portefeuilles et de projets à l‘échelle de l‘entreprise s‘est donc rapidement imposée. Première étape, rassembler toutes les parties prenantes pour établir un cahier des charges visant à trouver une solution capable de couvrir à la fois le pilotage de multiples projets, la gestion des ressources et la planification de la capacité. Si la décision finale s‘est portée sur Planview, c‘est parce que sa solution était la mieux placée pour répondre aux exigences de Viessmann, tant sur le plan de la structure que de la méthode : centralisation des projets et de la planification des produits, priorisation claire, gestion de projets hybride et planification réaliste des ressources.

Fondée en 1917, cette société familiale s‘est spécialisée dans la fabrication de systèmes de chauffage. Aujourd‘hui, elle figure parmi les principaux fournisseurs mondiaux de solutions d‘énergies renouvelables et de génie climatique durable (chauffage, refroidissement, traitement de l‘eau et de l‘air). Sa gamme intégrée de solutions connecte différents produits et systèmes en toute transparence via des plateformes et services digitaux garants d‘un confort sur mesure pour chaque utilisateur.Au quotidien, les 13 000 membres de l‘équipe Viessmann et l‘ensemble des artisans partenaires mettent tout en œuvre pour incarner une vision que l‘entreprise résume ainsi : « Nous créons des espaces de vie pour les générations futures ».

Leader mondial du génie climatique durable et des énergies renouvelables, le groupe Viessmann est composé de nombreuses entreprises, avec une offre très étendue de solutions qui se décline dans une gamme complète de lignes de produits. Afin de développer plus rapidement les différents domaines de ses métiers et gammes de produits, tout en les recentrant sur le client, Viessmann s‘est mué en une organisation orientée solutions. Son but : gagner en visibilité sur les projets et les processus en cours, notamment pour pouvoir mieux prioriser les projets stratégiques de développement produit. Holger Gast, responsable de la gestion des programmes et des projets chez Viessmann IT Service GmbH, revient sur les difficultés passées de l‘entreprise : « Auparavant, nous n‘avions pas de plateforme centrale capable de nous offrir une parfaite vue d‘ensemble des projets en cours. Il n‘était donc pas toujours facile d‘identifier les dépendances, de planifier les ressources et d‘évaluer l‘avancement des projets. »

Ce manque de transparence se ressentait principalement à l‘intersection des différents domaines de l‘entreprise, ce qui se traduisait par un manque de précision dans la planification des ressources projets. Il était donc nécessaire d‘agir. « Nous voulions aussi une bonne traçabilité des droits d‘accès, une intégration à SAP et une interface adaptée pour nos dirigeants afin que toutes les parties prenantes puissent connaître à tout moment l‘état d‘avancement d‘un projet », ajoute Sören Böckler, responsable des processus et des compétences outils chez Viessmann Climate Solutions SE.

Avant de se mettre en quête d‘une solution adaptée, le groupe a mené une réflexion avec les départements de Viessmann intervenant dans le développement produit. À l‘issue de ce processus, trois axes prioritaires ont été définis dans le cahier des charges : 1) renforcer la visibilité, 2) disposer d‘une interface pour l‘échange automatique de données avec l‘ERP et les autres systèmes de l‘organisation et 3) soutenir la planification, le contrôle et l‘exécution parallèles des projets. M. Böckler précise : « Parallèlement, nous devions encourager l‘adoption des projets et donc impliquer les collaborateurs dès le début. » Rapidement, il s‘est avéré que la seule option viable serait une solution cloud prenant en charge à la fois la gestion de projets et la gestion des ressources, le tout sans compromis sur la simplicité d‘utilisation.

C‘est finalement la solution Planview qui a remporté la mise grâce à la richesse de ses fonctionnalités. Au printemps 2021, Viessmann a donc commencé à préparer le déploiement de Planview Portfolios, une solution centrale de gestion multiprojet et de gestion des activités. Actuellement, le groupe utilise 350 licences – un chiffre qui devrait progresser au cours des prochaines années. Pour autant, le bilan est déjà positif, puisqu‘un processus générique standard s‘applique désormais à tous les domaines.

Par le passé, les collaborateurs de Viessmann utilisaient divers outils. Avec Planview Portfolios, ils disposent aujourd‘hui d‘un système uniforme, garant de plus de transparence et de clarté. Pour Holger Gast, les résultats parlent d‘euxmêmes : « Désormais, nos collaborateurs peuvent voir sur quoi travaillent leurs collègues et connaître l‘avancement de chaque projet. Ainsi, ils savent qu‘ils travaillent tous pour atteindre un même objectif, au-delà du cadre de leurs propres projets. Cela se ressent clairement en termes d‘adoption. »

Autre avantage, la planification, le pilotage, le contrôle et le reporting vont désormais de pair, ce qui facilite grandement la tâche des collaborateurs – en particulier ceux impliqués dans plusieurs projets. Sören Böckler ajoute : « Planview a eu des effets positifs sur nos collaborateurs. Aujourd‘hui, les priorités sont claires et chacun a conscience de la façon dont il contribue aux enjeux prioritaires. »

En prime, les dirigeants, les chefs d‘équipes et les responsables fonctionnels peuvent se connecter aux projets à tout moment pour faire le point sur la situation.

Holger Gast observe également des améliorations concrètes dans la planification de portefeuilles : « En général, nous planifions une fois par trimestre. C‘est surtout grâce à la fiabilité de la planification des ressources que nous avons pu gagner en qualité. Et plus les capacités analytiques sont importantes, plus nos prévisions et nos planifications gagnent en précision. »

Viessmann utilise Planview Portfolios, développé par Amazon Web Services, Inc. (AWS). AWS est le fournisseur de cloud public préféré de Planview, ce qui renforce la sécurité et la disponibilité pour nos clients et accélère l'innovation dans nos produits.