Widex accélère le retour sur son investissement dans la gestion de projets et de portefeuilles

Widex est une entreprise familiale fondée au Danemark en 1956. Aujourd'hui, elle est l'un des principaux fabricants mondiaux d'aides auditives permettant de mieux entendre et communiquer. Les aides auditives Widex sont vendues dans plus de 100 pays, et l'entreprise emploie plus de 4 000 salariés dans le monde.

En tant qu'entreprise employant un grand nombre d'ingénieurs hautement spécialisés, Widex voulait pouvoir cartographier efficacement ses ressources pour les projets de développement transverses à plusieurs départements. De la conception d'antennes au développement d'applications et de microprocesseurs, plus de 400 utilisateurs couvrant 40 rôles différents avaient besoin de pouvoir mieux planifier et mener à bien leurs missions de lancement de produits sur le marché.

Widex utilisait un système de gestion de projets et de portefeuilles (PPM) obsolète et instable, ce qui entraînait un manque voire des pertes de données. Côté expérience utilisateur, la lourdeur et la lenteur du système engendrait une surcharge de travail inutile, source de frustration pour les employés. Plus globalement, le système était incapable de soutenir la croissance et l'expansion de l'entreprise à l'international.

Ce manque d'efficience se répercutait directement sur les résultats financiers de l'entreprise. À elle seule, la planification des ressources transverses aux différents départements mobilisait jusqu'à 4 400 heures de travail par an, pour un coût annuel estimé à plus de 300 000 USD. L'organisation cherchait un système capable de non seulement réduire le nombre d'heures de travail, mais également de lui apporter d'autres avantages. Par exemple, le recours en dernière minute à des consultants externes en appui des collaborateurs internes entraînait généralement des coûts excessifs, alors qu'une gestion plus intelligente des ressources et une meilleure planification de la capacité permettrait de réduire, voire d'éliminer cette dépense.

Chez Widex, la décision de remplacer l'ancien système PPM était attendue depuis longtemps. Au terme d'une analyse approfondie des solutions disponibles, Widex a vu dans Planview Porfolios la solution la mieux adaptée à ses besoins.

« Notre comité de sélection pluridisciplinaire a assisté à des démos effectuées par les experts des fournisseurs candidats. Plusieurs outils ont été examinés plus d'une fois. Finalement, nous avons choisi Planview Portfolios en raison de sa grande fonctionnalité, de sa bonne interface utilisateur et de ses solides cas d'usage à l'international », déclare Sune Hermit, responsable de portefeuilles de projets au sein du PMO de Widex.

« Nous avons organisé un atelier très condensé de 2 jours avec deux consultants Planview. Ensuite, nous sommes passés par quatre cycles « d'alignement de la solution » d'une semaine chacun, au cours desquels les consultants Planview définissaient le champ d'application et effectuaient des démonstrations de la solution, tout en recevant du feedback au fur et à mesure. Après un ajustement du champ d'application, nous avons organisé un atelier d'une journée entière au cours duquel le produit final a été présenté », ajoute Sune Hermit.

« Pour conclure, nous avions prévu du temps pour les tests, les dernières retouches, la mise en place de projets, de ressources, etc. Je pense que la rapidité de l'implémentation est due en grande partie au fait que nous avons opté pour une approche "simple", en commençant par une phase 1 très ciblée. Nous sommes en train d'étendre le périmètre au reporting de projets et au suivi des jalons et des points de décision.

En avril 2017, et en l'espace de quatre mois seulement, Widex a déployé Planview Portfolios dans plusieurs départements à l'échelle mondiale, notamment la R&D, les service commercial/marketing et les opérations.

Depuis la mise en œuvre de Planview Portfolios, Widex a observé une réduction de 30 % du temps nécessaire à la planification des ressources à l'échelle des différents départements. En outre, on estime que Widex peut désormais faire l'économie d'un consultant indépendant sur 30, tout en améliorant sa planification de manière à négocier des honoraires plus favorables avec ces intervenants externes.

Notons toutefois que Widex n'en est qu'aux premiers stades de son implémentation et que toutes les fonctionnalités de Planview Portfolios n'ont pas encore été pleinement exploitées.

Widex a déjà concrétisé plusieurs avantages de la solution, notamment :

• Amélioration du support aux utilisateurs internes et externes
• Performances en hausse par rapport à l'ancien système
• Capacités de reporting et d'analyse étendues
• Solution évolutive pour soutenir la croissance future
• Mises à jour et améliorations tous les 2-3 mois

Au fur et à mesure que Planview Portfolios est optimisé et que les projets sont alignés sur les objectifs stratégiques, Widex pourra en tirer des avantages encore plus importants. Widex a réalisé des enquêtes internes avant et après le déploiement de Planview Portfolios, et les chiffres parlent d'eux-mêmes.