The Story

  • Phil Smith

    Xtrac Ltd, IBP Portfolio Leader

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    Xtrac Ltd, IBP Portfolio Leader

Problématique

Xtrac développe des produits et des technologies qui propulsent ses clients vers la victoire dans les grands championnats de sports mécaniques. Dans ce secteur de l’excellence que représentent la course automobile et les voitures hautes performances, l’équipe Xtrac est régulièrement mobilisée sur des circuits à travers le monde. Mais faute de solution cloud pour la gestion du portefeuille de produits de l’organisation, il lui était très difficile – au même titre que les dirigeants – de consulter et de partager des informations pertinentes et à jour. En plus de compliquer la tâche des collaborateurs, le manque d’accès en temps réel aux données des produits et des projets pouvait rapidement engendrer d’importants problèmes au sein même du portefeuille.

SOLUTION

La solution Planview® de gestion de portefeuilles de produits a fourni au leadership et aux équipes à distance un accès cloud en temps réel aux données dont ils ont besoin pour enregistrer, modifier et partager les informations projets les plus récentes. Contribuant ainsi à améliorer la connaissance des produits et des projets, elle assure également une identification rapide des pivots stratégiques nécessaires pour offrir un maximum de valeur aux clients.

« Avant, mon manager devait passer une journée entière à préparer certaines réunions. Maintenant, il ne lui faut plus que quelques minutes. »

– Phil Smith, Analyste Projet, Xtrac

À propos de Xtrac

Fondée en 1984, Xtrac est un acteur international majeur de la conception et de la fabrication de transmissions hautes performances et de composants ultraperfectionnés pour la chaîne cinématique. L’entreprise est spécialisée dans les sports mécaniques de haut niveau et les applications automobiles de pointe, véhicules hybrides et électriques compris.

Les systèmes de transmission Xtrac équipent les plus grandes écuries, mais aussi, en entrée de gamme, des équipes aux budgets plus modestes concourant dans les championnats de formule monotype. De même, Xtrac met toute son expertise et ses technologies avancées de transmissions pour hypercars au service de constructeurs de voitures hybrides et électriques.

Problématique

Xtrac développe constamment de nouvelles technologies et optimise continuellement ses conceptions existantes pour ses clients. Quand elle n’est pas présente dans les paddocks, l’équipe Xtrac se trouve au contact direct de ses clients, avec qui elle collabore étroitement aux quatre coins du monde. D’où la nécessité d’une visibilité complète sur les projets en dehors des murs de l’entreprise. Or, jusqu’ici, l’équipe s’appuyait sur des plans de projet, des fichiers et des documents Microsoft partagés dans un format PDF statique uniquement. Les collaborateurs devaient transférer tous les fichiers du serveur sur leur ordinateur portable avant de partir en déplacement. Leur accès aux informations en temps réel était donc restreint, sans parler du fait qu’ils ne possédaient aucun moyen de partager les modifications apportées à leurs projets, plannings ou ressources.

De leur côté, les dirigeants ne disposaient ni d’une visibilité intégrale, ni d’informations exactes et à jour sur les projets. Leur capacité à contribuer aux projets et à prendre des décisions s’en trouvait ainsi limitée, occasionnant des pertes de temps, des retards et une augmentation des coûts pour l’entreprise. Au final, les projets souffraient d’un manque cruel de supervision, de collaboration et d’efficacité.

Le cas d'usage

Pour l’équipe de gestion de projets de Xtrac, l’objectif consistait à trouver une solution capable de répondre aux attentes de ses clients, mais aussi de fournir aux chefs de projet et aux dirigeants une vue plus précise des données d’activité constamment mises à jour par les collaborateurs. Au bureau ou en déplacement, ces derniers avaient besoin d’une plateforme qui leur permette de consulter, de modifier et de visualiser les projets en toute transparence. Idem pour les dirigeants.

Au terme d’une procédure d’appel d’offres extrêmement sélective, c’est la solution cloud de Planview qui a été retenue. Où qu’elle soit, l’équipe Xtrac doit impérativement pouvoir accéder rapidement et facilement à des manuels de produits et à d’autres données, mais aussi actualiser ses projets en temps réel. Planview AdaptiveWork offre le niveau d’accessibilité, de visibilité et de reporting indispensable pour toutes les divisions et strates de l’entreprise.

Phil Smith, analyste projet chez Xtrac, loue l’efficience d’AdaptiveWork pour le partage d’informations : « Avant, mon manager devait passer quasiment une journée entière à préparer certaines réunions. Maintenant, il ne lui faut plus que quelques minutes. »

Les résultats

La logique qui a sous-tendu le choix d’AdaptiveWork est simple : cette solution garantissait une souplesse totale et une visibilité complète à l’ensemble des divisions de l’entreprise, tout en leur permettant de modifier les plannings et les budgets des projets en temps réel.

Pour ce faire, trois bases de données ont été consolidées dans le système AdaptiveWork, avec à la clé une seule plateforme flexible et homogène grâce à laquelle plus de 125 utilisateurs sur site et à distance peuvent accéder à toutes les données d’entreprise et de projets dont ils ont besoin. AdaptiveWork a augmenté la productivité et considérablement réduit les retards pris par les collaborateurs travaillant en déplacement temps réel.

Phil Smith salue la transparence du processus d’intégration du logiciel de Planview : « Avant le déploiement d’AdaptiveWork, nos systèmes fonctionnaient en silos. Nous utilisions des outils Microsoft standard pour la gestion de projets et tout devait être sauvegardé au format PDF. Les collaborateurs assurant l’assistance sur les circuits étaient obligés d’imprimer toute leur documentation plusieurs jours avant de se rendre auprès d’un client. C’était une méthode inefficace, car l’information devenait vite obsolète. »temps réel.

“AdaptiveWork consolidated all of our information and the benefits were immediate. Now our staff use AdaptiveWork's mobile app to pull up their data, which is updated in real time to know the exact status of all projects, tasks and cases. Bringing all that data into one place has meant the project visibility has been massively increased.”

Les principaux avantages

  • Visibilité: Grâce à la consolidation des anciennes bases de données dans le système AdaptiveWork, toutes les équipes Xtrac – du directeur général jusqu’aux collaborateurs de terrain – bénéficient désormais d’un accès direct aux projets, garant d’une visibilité à 360° sur les projets et les tâches
  • Flexibilité : En exploitant le service cloud et les fonctionnalités mobiles d’AdaptiveWork, tous les collaborateurs Xtrac en déplacement gagnent énormément en souplesse et en efficience.
  • Agilité : L’intégration d’AdaptiveWork permet aujourd’hui aux équipes Xtrac de consulter, d’actualiser et de modifier les projets en tout lieu et à tout moment. Résultat : les coûts et les retards dans l’exécution des tâches et la livraison des projets ont été réduits de façon spectaculaire.
  • Reporting : Le logiciel de Planview donne à Xtrac les moyens d’assurer le suivi des projets et des tâches, de produire des rapports et de procéder aux revues nécessaires de manière bien plus efficace qu’auparavant. Les données sont chargées en direct et peuvent être analysées en temps réel, ce qui permet aux dirigeants de prendre des décisions plus avisées.

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