Rédiger des OKR : ce qu'il faut faire et ne pas faire

Dans cet article, nous allons vous montrer comment tirer pleinement parti des OKR et les utiliser au service des objectifs stratégiques de votre organisation. Vous découvrirez les bonnes pratiques à adopter pour rédiger des OKR efficaces ainsi que les pièges les plus courants à éviter en cours de route.

Mais avant toute chose, intéressons-nous à ce que sont exactement les OKR et à l'intérêt qu'ils peuvent présenter pour votre entreprise.

Le framework OKR offre un moyen simple et transparent de fixer des objectifs et d'assurer un alignement entre différentes organisations et équipes. Son utilisation aide à faire la jonction entre la stratégie à long terme et les objectifs à court terme.

Les OKR ont pour focus des résultats basés sur la valeur plutôt que des critères de rendement (le respect des délais et du budget, par exemple).

Les organisations et les équipes se fixent des objectifs ambitieux, spécifiques, mesurables et délimités dans le temps. Les OKR permettent de répondre à deux questions liées à ces ambitions :

• Où voulons-nous aller ? L'objectif
• Comment allons-nous mesurer les efforts nécessaires à leur réalisation ? Les résultats clés

Quelle principale différence y a-t-il entre les OKR et les KPI ?

Si vous avez l'habitude d'utiliser des indicateurs clés de performance (KPI), vous hésitez peut-être à les remplacer par un nouveau framework. La bonne nouvelle, c'est que ce n'est pas nécessaire : les OKR et les KPI sont complémentaires. Ils peuvent et, dans de nombreux cas, doivent être utilisés conjointement pour définir vos objectifs métiers et mesurer la progression dans leur réalisation.

Pour apprendre à rédiger des OKR, il faut comprendre en quoi ces deux outils diffèrent et comment ils peuvent fonctionner ensemble. Les KPI sont des indicateurs essentiels de la réussite d'une entreprise ; à ce titre, ils changent peu souvent. Il s'agit de métriques suivies dans le temps par les organisations, telles que la croissance du chiffre d'affaires et le nombre de nouveaux clients nets.

Les KPI mesurent des changements qui sont déjà survenus – par exemple, la croissance totale des revenus au cours d'un trimestre donné, qui ne peut être mesurée qu'une fois cette période terminée. Dits « rétrospectifs », ces indicateurs suivent l'évolution dans le temps de métriques clés qui donnent une idée de la performance de l'entreprise.

Contrairement aux KPI, le framework OKR est idéal pour les situations nouvelles ou ambiguës où il n'existe aucune base de référence. Les OKR définissent des domaines où se focaliser pour améliorer la performance. Les cycles plus courts des OKR sont particulièrement adaptés à un environnement d'expérimentations et de changements fréquents, comme avec le Lean et l'Agile.

Par exemple, une équipe peut se fixer comme objectif de lancer un nouveau produit innovant. Leurs résultats clés pourraient être les suivants :

• Identifier X clients intéressés d'ici une date donnée
• Achever le développement d'ici une date donnée
• Lancer le produit avant une date plus lointaine

Chacun de ces résultats clés constitue une métrique unique, mesurable et délimitée dans le temps. Ils seront uniquement utilisés pendant la durée de vie de cet OKR (contrairement aux KPI, qui peuvent être employés sur un plus long terme).

Une autre différence majeure réside dans le fait que ces OKR peuvent être utilisés pour mesurer les progrès au fur et à mesure, et non pas simplement a posteriori.

En reprenant notre exemple ci-dessus, si un résultat clé consiste à identifier 100 clients intéressés d'ici le 10 juillet, le 15 juin, l'équipe pourrait mesurer le chemin qui lui reste à parcourir pour atteindre ce résultat. C'est pourquoi les OKR sont considérés comme des indicateurs prospectifs – ils peuvent servir à prédire des comportements futurs.

Quand vous rédigez vos OKR, gardez à l'esprit que vous pouvez les utiliser en parallèle de vos KPI.

Les équipes peuvent définir un OKR pour traiter un nouveau problème qui impacte un KPI. Un OKR peut également devenir un KPI si l'organisation veut poursuivre les mesures associées après avoir atteint l'objectif initial.

Utilisés conjointement, les OKR et les KPI fournissent une image complète des progrès d'une organisation, tout en accélérant la prise de décision dans les intervalles qui séparent les différentes mesures des KPI.

Les KPI peuvent être utilisés pour mesurer la performance d'une équipe, d'un département ou d'une organisation dans son ensemble – ce qui est aussi le cas des OKR. Vous pouvez les utiliser à différents niveaux de l'organisation pour favoriser la création de valeur et mesurer vos progrès.

Deux types différents d'OKR peuvent être utilisés à chaque niveau : les OKR tactiques et les OKR stratégiques.

Les OKR tactiques reflètent vos plus grandes priorités pour les 30 à 90 jours à venir, tandis que les OKR stratégiques concernent généralement un terme plus long, souvent compris entre 1 à 2 ans. Les deux types représentent des changements, des améliorations ou des gains significatifs recherchés au cours d'une période déterminée.

Les OKR ont pour but d'aider votre équipe ou votre organisation à fixer des objectifs ambitieux, comme :

• Introduire des innovations de rupture
• Établir les principales différences entre votre organisation et ses concurrents
• Devenir un leader de votre secteur

Maintenant que nous avons exploré les principes de base des OKR, voyons comment rédiger des OKR efficaces.

Pour être efficaces, les OKR doivent remplir quatre critères. Ils doivent être :

• Mesurables : Vos OKR doivent pouvoir être mesurés de façon standardisée.
• Difficiles à atteindre : Rien ne sert de définir des OKR pour des activités de routine que vous êtes certain de pouvoir accomplir. Utilisez-les pour fixer des objectifs plus importants et plus ambitieux pour votre équipe ou votre organisation.
• Clairs : Si vos OKR sont difficiles à comprendre pour quelqu'un qui n'est pas directement impliqué dans le travail en question, ils ne seront pas efficaces. La clé pour rédiger des OKR efficaces est d'utiliser un langage clair et concis compréhensible par tous.
• Régulièrement examinés : Les OKR ne sont efficaces que s'ils sont utilisés avant, pendant et après une initiative ou un projet pour maintenir l'alignement et le focus.

Des OKR efficaces vous permettent de déterminer facilement si les critères de réussite définis ont été remplis. Si vous n'avez pas atteint votre objectif, la suite à donner doit couler de source.

Descendons maintenant dans le détail pour voir ce qui rend un objectif et un résultat clé efficaces.

Les objectifs décrivent le but à atteindre de façon qualitative. Le plus souvent, ils ne comportent donc pas de chiffres.

Votre objectif doit être ambitieux, pertinent et fixer un cap clair. Il doit représenter un changement significatif par rapport à votre situation actuelle et s'inscrire dans le cadre d'une mission ou d'une stratégie plus vaste.

Les résultats clés doivent quant à eux être :

• Spécifiques et délimités dans le temps : Ils doivent préciser ce qui doit être fait et dans quel délai.
• Ambitieux : Ils doivent placer la barre très haut, mais rester suffisamment réalistes pour que les objectifs soient réalisables.
• Mesurables et vérifiables : Ils doivent être assortis de critères de réussite clairs afin que vous sachiez s'ils ont été atteints.

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John Doerr, ambassadeur des OKR, a mis au point une formule simple pour la rédaction d'un OKR :

Nous allons __(Objectif)__ en mesurant nos progrès à l'aide de __ (ces résultats clés).

Voici un exemple d'OKR adapté du site web de John Doerr :

Nous allons (Objectif) : Concevoir une expérience utilisateur si intuitive qu'il n'y aura quasiment plus aucune demande de service client dans six mois.

Tel que mesuré par :

• Résultat clé 1 : La conception UX remplit 100 % des exigences clients.
• Résultat clé 2 : Réduire à moins de 1 le nombre de demandes de service client hebdomadaires liées à l'expérience utilisateur.
• Résultat clé 3 : Adapter l'infrastructure pour la prise en charge de 100 000 utilisateurs d'ici la fin du trimestre.

Il s'agit d'un OKR efficace, car il remplit les critères suivants :

• Ambitieux : L'objectif est stimulant et inspirant et donne une direction qualitative à l'équipe.
• Délimité dans le temps : L'objectif et le résultat clé 3 fixent des délais réalistes pour l'équipe UX.
• Mesurables : Les résultats clés sont quantifiables et facilement vérifiables.
• Concret : L'objectif et les résultats clés sont clairement définis et simples à comprendre.
• Pragmatique : Il s'agit de résultats que l'équipe peut s'approprier et dont elle peut assurer la réalisation.

Cette formule de base est indispensable à connaître pour la rédaction d'OKR. Il est également utile de savoir ce qu'il ne faut pas faire.

Exemples d'OKR efficaces

Pour bien comprendre comment rédiger des OKR, quoi de mieux que d'examiner des OKR concrets ? Utilisez les exemples ci-dessous pour vous guider dans la rédaction de vos OKR pour différents scénarios.

Exemple 1 : OKR à l'échelle de l'organisation

Un grand nombre d'organisations ont pour objectif commun d'accroître leur part de marché. Il s'agit d'un exemple d'OKR stratégique global, car il implique de nombreuses fonctions de l'organisation, et sa réalisation prendra probablement plus de quelques mois.

Cet exemple montre qu'un même objectif stratégique peut être rattaché à des OKR différents selon l'équipe.

Objectif stratégique : Accroître la part de marché dans le secteur des logiciels de montage vidéo

• Objectif de l'équipe commerciale : Augmenter la taille moyenne des contrats
• Objectif de l'équipe marketing : Renforcer la notoriété de la marque
• Objectif de l'équipe produit : Ajouter des fonctionnalités pour améliorer l'expérience utilisateur de notre produit

Regardons à quoi pourraient ressembler les résultats clés de niveau équipe pour chacun de ces objectifs.

Exemple 2 : OKR de l'équipe marketing

Pour atteindre l'objectif organisationnel d'augmentation de la part de marché, l'équipe marketing pourrait choisir de se focaliser sur le renforcement de la notoriété de la marque.

Objectif de l'équipe marketing : Renforcer la notoriété de la marque

Résultats clés :

• Publier trois nouveaux articles de blog chaque mois pour attirer au moins 4 000 nouveaux visiteurs par mois sur le site web.
• Augmenter le nombre de résultats de recherche en page 1 de 10 à 30
• Générer cinq placements de type « earned media » dans des médias pertinents

Exemple 3 : OKR de l'équipe produit

Dans ses efforts pour renforcer la notoriété de la marque, l'équipe produit pourrait choisir de se focaliser sur l'ajout des fonctionnalités pertinentes proposées seulement par la concurrence.

Objectif de l'équipe produit : Ajouter des fonctionnalités proposées par nos concurrents pour améliorer l'expérience utilisateur de notre produit

Résultats clés :

• Mener une étude pour identifier les fonctionnalités les plus demandées parmi les 1000 utilisateurs les plus importants
• Créer une feuille de route pour le développement des 5 fonctionnalités les plus demandées en l'espace d'un an
• Implémenter 75 % des nouvelles fonctionnalités dans un délai de 8 mois

Maintenant que nous avons vu comment rédiger des OKR, examinons quelques pièges à éviter.

Vous serez peut-être surpris d'apprendre que les processus classiques de définition d'objectifs peuvent saper vos efforts en matière d'OKR, surtout lorsqu'il s'agit de rédiger des OKR efficaces. En effet, les équipes qui ont l'habitude de systèmes de fixation d'objectifs plus traditionnels peuvent facilement s'écarter des bonnes pratiques à observer. Voici quelques erreurs à éviter lors de l'élaboration de vos OKR.

Adopter une approche « top-down »

Le framework OKR n'a pas vocation à s'intégrer dans un processus bureaucratique où c'est l'équipe dirigeante qui dicte les objectifs au reste de l'organisation. Au contraire, les OKR doivent être définis à la fois de haut en bas et de bas en haut.

Dans le cadre de cette approche unifiée de définition d'objectifs (souvent qualifiée de « bidirectionnelle »), les dirigeants doivent utiliser des OKR pour définir les priorités et les objectifs stratégiques de l'organisation. Mais ils doivent laisser aux équipes et à leurs responsables le soin de fixer leurs propres objectifs pour soutenir ces objectifs de plus haut niveau.

Définir les OKR sans la contribution des équipes

Une approche prescriptive de la rédaction des OKR au niveau équipe va à l'encontre de l'esprit de la méthodologie et des pratiques Lean et Agile. Ne pas consulter les équipes au sujet des OKR dont elles seront responsables peut étouffer la créativité et l'engagement. Possédant une expertise unique, les équipes sont les mieux placées pour savoir ce qu'il faut faire et comment y parvenir. Cette autonomie est essentielle, surtout dans un environnement Agile axé sur la livraison rapide de valeur.

Créer des silos accidentels

Si les équipes créent leurs OKR chacune dans son coin, les risques de conflits de priorités et d'efforts de travail non coordonnés augmentent. Il faut concilier la nécessité de donner aux équipes la liberté dont elles ont besoin et celle de planifier le travail entre plusieurs équipes et équipes d'équipes. La compréhension des dépendances est une condition préalable à la définition d'objectifs efficaces et à l'alignement global des équipes.

Définir des OKR trop simples à réaliser

Pour bien comprendre comment rédiger des OKR, il est essentiel de garder à l'esprit l'objectif du framework : encourager la croissance et l'amélioration continues de l'entreprise en repoussant les limites. Avec des OKR trop simples, vous irez à l'encontre de cet objectif.

Assimiler les OKR à un indicateur de performance individuelle

Les OKR ne sont pas un outil d'évaluation des collaborateurs – c'est aussi simple que cela. Utiliser les OKR pour évaluer la performance individuelle et décider de la revalorisation des salaires peut favoriser la définition intentionnelle de petits objectifs et de cibles peu élevées pour se donner toutes les chances de succès. Ces objectifs faciles à atteindre compromettent les objectifs ambitieux que les OKR sont censés promouvoir au sein d'une organisation.

Définir un trop grand nombre d'objectifs ou de résultats clés

Les OKR permettent aux équipes représentant toutes les parties d'une organisation de se concentrer sur les activités les plus importantes pour l'entreprise. Dans l'idéal, les équipes doivent gérer au maximum cinq objectifs et trois à cinq résultats clés correspondants par objectif. Au-delà, elles risquent de se décourager ou de ne plus avoir le focus nécessaire.

Traiter les résultats clés comme une liste de tâches

Les résultats clés ne sont pas des tâches ou des activités. Le test ultime pour les résultats clés consiste à se demander s'ils auront un impact positif sur votre entreprise et sur vos clients.

Créer des OKR pour la première fois peut s'avérer difficile, mais rassurez-vous : les étapes suivantes vous aideront dans votre parcours d'apprentissage.

Étape 1 : Adoptez une approche unifiée de la définition d'objectifs

Le framework OKR joue un rôle unificateur par nature – à condition d'être appliqué dans les règles de l'art. Les équipes doivent élaborer les OKR en tenant compte des autres équipes, ainsi que des objectifs et des priorités de l'organisation. Sinon, les équipes ne sont que des groupes isolés de personnes guidés par leurs propres objectifs et valeurs.

Étape 2 : Réexaminez votre rôle

L'exercice de définition des OKR offre une bonne occasion de réexaminer et de renforcer la raison d'être de l'équipe. Quelle est la valeur ajoutée de l'équipe ? L'équipe s'acquitte-t-elle de ses responsabilités ? Les objectifs fixés relèvent-ils de la compétence de l'équipe ? Bien qu'il s'agisse là de considérations importantes du moment où vous utilisez le framework OKR, il est particulièrement utile de se poser ces questions lorsque vous apprenez à rédiger des OKR efficaces.

Étape 3 : Visez haut, mais pas trop

Les OKR doivent repousser les limites du possible mais rester réalisables au vu des ressources et de l'expertise de l'équipe. Si un objectif est trop extravagant ou irréaliste, l'équipe risque d'être démotivée.

Étape 4 : Décidez des résultats clés en équipe

Si la responsabilité de l'atteinte des résultats clés incombe à toute l'équipe, il est logique que chacun de ses membres ait voix au chapitre dans leur élaboration. Le brainstorming favorise l'engagement dans le processus et l'appropriation des OKR. Des discussions constructives garantissent des résultats clés aussi stimulants que possible.

Étape 5 : N'oubliez pas les interdépendances

Pour rédiger des OKR efficaces, il est important que les équipes s'alignent non seulement sur la stratégie d'entreprise, mais aussi les unes sur les autres. Pour cela, elles doivent bien comprendre les liens entre leurs activités (et leurs OKR) et celles des autres équipes.

Pour cela, il est essentiel de trouver une solution OKR qui soit rattachée au travail effectivement en cours. Assurez-vous que la solution en question permet aux équipes de passer d'un niveau hiérarchique ou organisationnel à l'autre pour comprendre comment les objectifs sont poursuivis, reliés et partagés.

Savoir comment rédiger correctement des OKR est la première étape. Pour réussir à produire les résultats souhaités, les organisations et les équipes doivent prendre les mesures qui suivent.

Faire en sorte que les OKR soient visibles par tous

La transparence permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Les équipes qui comprennent comment leur travail contribue à l'organisation sont des équipes plus engagées et motivées. Le suivi des progrès, la résolution des conflits et la gestion des dépendances à l'échelle l'entreprise sont également facilités.

Rester focus après leur définition

À l'image de l'Agile, les OKR sont itératifs. En règle générale, les équipes analysent leurs OKR chaque semaine pour s'assurer de leur progression. Cette démarche favorise aussi l'agilité et l'adaptation à l'évolution rapide des conditions du marché.

Célébrer l'atteinte à 60-70 % d'un OKR

Cela fait partie du changement culturel que représente l'adoption des OKR. Comme il est rare de réaliser un OKR à 100 %, les équipes peuvent considérer un objectif rempli à 60-70 % comme réussi. Cela renforce l'engagement envers des objectifs ambitieux.

Exploiter un bon logiciel OKR

Un logiciel OKR, c'est un outil dédié que les organisations peuvent utiliser pour définir, communiquer, suivre et mesurer leurs objectifs. L'idéal pour les équipes est de pouvoir définir et suivre les OKR dans le même outil que celui qui leur permet de gérer et d'exécuter leur travail.

Comme toute chose qui en vaut la peine, apprendre à rédiger des OKR efficaces demande du temps et de la pratique. Ces conseils sont un bon point de départ – ou un bon moyen de se rafraîchir la mémoire si vous avez déjà une certaine expérience des OKR.

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