Bonnes pratiques dans la phase d'exécution des projets

Cette phase, également appelée mise en œuvre du projet, est la troisième des quatre phases du cycle de vie du projet. Ces quatre phases sont les suivantes :

• Lancement
• Planification
• Exécution
• Clôture

Une fois les deux premières étapes terminées, votre équipe projet est prête à produire ses livrables. Ce parcours peut s'avérer long et ardu. Il faut parfois des mois, voire des années, pour atteindre l'étape finale.

La réussite dépend des trois composantes principales de la mise en œuvre d'un projet : la gestion des processus, des ressources humaines et de la communication.

1. Suivi des processus : au-delà des méthodologies de gestion de projet, il est essentiel de suivre les procédures et les exigences détaillées et définies dans le plan de projet. Cependant, la flexibilité est de mise, en particulier dans les environnements dynamiques où les circonstances et les priorités changent fréquemment.
2. Gestion des ressources humaines : le facteur humain peut être l'aspect le plus difficile de tout projet, surtout de nos jours. Les chefs de projet doivent veiller au bon moral des troupes en saluant les réalisations et en encourageant les membres d'équipe à donner le meilleur d'eux-mêmes. Les responsables PMO doivent également donner aux équipes les moyens de livrer en s'appuyant sur les méthodes et les approches les mieux adaptées à l'équipe et à leur travail, qu'il s'agisse de méthodes traditionnelles de type « cycle en V », d'exécution de projet Agile ou d'approche hybride mixte.
3. Diffusion de l'information : les parties prenantes, les clients et les équipes ont besoin de communication régulière. La transparence aide à instaurer la confiance et à déceler les problèmes qui nécessitent une attention particulière. Il faut une approche collaborative pour savoir quoi, comment et quand communiquer auprès de chaque partie prenante au cours de l'exécution d'un projet.

Découvrez à présent plusieurs obstacles auxquels vous pourriez être confronté pendant la phase d'exécution.

Il existe d'innombrables facteurs qui peuvent faire ou défaire votre projet au cours de sa mise en œuvre. Le chef de projet peut maîtriser certains de ces facteurs, d'autres non.

Voici six défis auxquels vous êtes fréquemment confronté lors de l'exécution d'un projet :

• Un leadership inefficace : du sponsor au chef de projet, en passant par les équipes de direction, un projet mal mené entraîne des retards, des dépassements de délais et des surcoûts.
• Un manque de cohésion : lorsque les équipes ne comprennent pas les exigences ou les objectifs à atteindre dans le cadre de la livraison de projet.
• Des lacunes dans l'exécution de la stratégie : les équipes ne comprennent pas le lien entre leur travail quotidien et la collaboration avec d'autres équipes ou membres d'équipe et la stratégie de l'entreprise.
• Une mauvaise gestion du changement : une gouvernance rigide qui ne tient pas compte de la valeur réelle fournie peut empêcher l'organisation de s'adapter à l'évolution des demandes des clients ou des conditions du marché.
• Un manque de ressources : à mesure que les priorités changent, les budgets sont détournés et des personnes clés peuvent être surchargées. Les collaborateurs peuvent aussi ne plus avoir la capacité nécessaire pour prendre en charge les activités, ce qui compromet les délais de livraison.
• Une gestion des risques inadéquate : même si le plan de projet a pris en compte les risques ou interdépendances potentiels, les chefs de projet peuvent ne pas y remédier efficacement avant et pendant l'exécution.

Faire face à ces difficultés demande de la préparation, de l'organisation et de la flexibilité. Voici quelques stratégies pour vous aider à surmonter les écueils, qu'ils soient prévisibles ou inconnus.

Aucun projet ne se fait sans heurt. Toutefois, une stratégie d'exécution efficace peut vous aider à surmonter les obstacles et à respecter délais et budget.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pratiques pour améliorer l'exécution de vos projets. Afin d'aider vos équipes à donner le meilleur d'elles-mêmes, utilisez la méthode la plus adaptée à chacune d'elles.

Donner aux équipes les moyens d'agir

Les projets complexes et les conditions évolutives exigent une résolution de problèmes poussée, de la rapidité et de l'agilité. Aujourd'hui, les équipes ont gagné en autonomie et en responsabilité. Une gouvernance flexible de la part des PMO et des chefs de projet permet à ces équipes d'atteindre les objectifs fixés.

Toutes les livraisons relèvent du groupe de processus d'exécution. Ce groupe est responsable de :

• La finalisation de tous les livrables ;
• L'évaluation et l'application des processus, analyses, plans et procédures nécessaires à la réussite.

Les chefs de projet jouent un rôle essentiel en aidant les équipes à donner le meilleur d'elles-mêmes. Pour ce faire, ils coordonnent l'exécution globale des projets et résolvent les goulets d'étranglement.

Les PMO d'aujourd'hui soutiennent également les équipes par le biais d'une gouvernance adaptative, en leur offrant la « juste dose de gouvernance » pour résoudre les problèmes qui compromettent la réussite des projets en cours.

Voici quelques-unes des bonnes pratiques à suivre pour donner aux équipes les moyens d'agir :

Surveillez systématiquement les indicateurs clés du projet : les chefs de projet doivent vérifier régulièrement les points suivants :

• Statut
• Budget
• Tâches
• Plannings
• Assurance qualité
• Dépendances
• Risques

L'accès à ces données vous aide à résoudre les goulets d'étranglement, à atténuer les risques et à garantir le bon déroulement du projet.

Le chef de projet doit également donner aux membres de l'équipe les moyens de s'exprimer s'ils constatent un problème ou sentent un dysfonctionnement pendant l'exécution du projet.

Cette communication ouverte favorise une mentalité du « fail fast », qui considère les revers comme des expériences d'apprentissage importantes, et non comme des échecs. Lorsque les équipes subissent un revers, elles changent rapidement de cap en ajustant leur stratégie, en tirant les leçons de leurs erreurs et en appliquant ces enseignements.

Attribuez des responsabilités claires aux membres de votre équipe : assurez-vous que les équipes savent exactement quels sont les enjeux du projet et comment chacun d'eux soutient les objectifs de l'entreprise. Chaque personne doit comprendre son rôle au sein de l'équipe, et les chefs de projet doivent s'assurer que les équipes disposent des ressources et du soutien nécessaires pour mener à bien leurs tâches.

Une fois que tout le monde est au clair sur l'orientation et les responsabilités, l'équipe peut définir ses propres objectifs et responsabilités, accompagnée par le chef de projet. L'équipe décide de la manière dont elle veut prioriser et exécuter les tâches, et le chef de projet veille à ce que le travail reste aligné sur la stratégie et les objectifs de l'entreprise.

Il s'agit de miser sur la flexibilité. Si une personne est surchargée, il convient de s'adapter et de revoir la répartition des tâches.

Établissez un calendrier réaliste : votre équipe appréciera l'attention que vous mettrez dans l'élaboration de calendriers prenant en compte ce qu'il est raisonnable d'accomplir dans un laps de temps donné. L'ajout d'une marge de manœuvre permet de se préparer aux changements et aux goulets d'étranglement qui pourraient survenir au cours de l'exécution du projet.

En outre, définissez des jalons et des échéances spécifiques que les équipes peuvent visualiser. Tirez parti des outils de gestion de projet avec des vues Gantt ou feuille de route de ces jalons. Ainsi, les équipes voient comment les tâches et les activités s'alignent sur des dates clés.

Apportez les ajustements nécessaires et prévoyez des plans de secours au cas où. Ces efforts permettent à l'équipe de se concentrer et d'être plus productive.

Motivez vos collaborateurs tout au long de la phase d'exécution : même les meilleures équipes ont besoin d'encouragements de temps à autre. Célébrer les réalisations clés contribuera à remonter le moral et à renforcer la confiance et l'estime des membres de l'équipe. Le fait de diviser le travail en livrables plus petits permet également de célébrer plus souvent les « petits succès ».

Un autre moyen de responsabiliser les équipes consiste à élaborer un plan de communication pour la gestion de projet. Les équipes apprécieront de savoir les « qui, quoi, quand, pourquoi et comment » du projet.

Le plan de communication peut inclure les éléments suivants :

• Les plateformes à utiliser
• Le calendrier des réunions
• Les fuseaux horaires de chaque membre de l'équipe

Un bon plan de communication évite aux équipes le sentiment d'avancer à l'aveugle et aide les collaborateurs à se sentir connectés et responsables.

Envisagez également d'étendre ce plan aux parties prenantes et aux clients. Tous ont des besoins et des attentes spécifiques en matière de communication.

Vérifier les normes de qualité

Le processus de gestion de l'assurance qualité est un autre aspect essentiel de l'exécution d'un projet. Il s'agit d'examiner la qualité du travail fourni.

Les chefs de projet sont chargés de vérifier et de contrôler toutes les exigences relatives au projet afin que les objectifs de l'entreprise soient atteints. Voici quelques étapes à suivre pour vous assurer que tous les livrables satisfont aux normes de qualité élevées de votre organisation.

Évaluer la qualité pendant l'exécution du projet : assurez-vous que toutes les normes sont respectées lors de la mise en œuvre. Cela vous permet d'ajuster le cap et de corriger d'éventuelles erreurs avant qu'il ne soit trop tard. Ainsi, si vous devez apporter des corrections, les risques liés à ces changements sont limités.

Mettez en place des boucles de feedback régulières afin de garantir une amélioration continue : utilisez votre plan de communication pour vous aider à vérifier les normes de qualité. Pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde tout au long du projet, les contrôles hebdomadaires ou mensuels avec les équipes sont essentiels.

Les boucles de feedback donnent également aux équipes la possibilité de fournir des informations importantes sur l'état d'avancement de votre projet, que vous pouvez communiquer aux parties prenantes.

Assurez-vous que les activités sont alignées sur les objectifs globaux de votre projet : les demandes de changement sont évidentes compte tenu de la rapidité avec laquelle les conditions du marché, les besoins des clients et les priorités organisationnelles évoluent. Cependant, évitez les dérives de périmètre pour que votre projet remplisse ses objectifs.

Surveillez régulièrement l'avancement du projet avec l'équipe pour vous assurer du respect des objectifs. Créez un climat d'ouverture et de confiance pour que les gens se sentent à l'aise de partager avec vous des informations et des opinions, qu'elles soient positives ou négatives.

Prévoyez une revue de la phase formelle avec les principales parties prenantes au moment de la finalisation des livrables : vous pourrez ainsi déceler tout problème et prendre le temps d'apporter des modifications sans dépasser la date butoir.

L'examen des phases vous permettra de bien comprendre les étapes à suivre pour assurer la réussite de votre projet. À partir des informations recueillies lors de cette réunion, élaborez un plan de résolution décrivant les changements que vous devez apporter.

Répondre aux attentes des parties prenantes

La gestion de la relation client et des parties prenantes est une pratique cruciale pour la satisfaction des clients. Une bonne communication, même en cas d'erreur ou de contretemps, est indispensable tout au long de l'exécution du projet.

Quelques bonnes pratiques peuvent vous aider à nouer de bonnes relations de travail avec vos différentes parties prenantes et à maintenir l'alignement de votre projet sur les objectifs de l'entreprise. Suivez ces conseils pour minimiser les frictions qui pourraient entraîner des retards et nuire à la réussite de votre projet.

Gérez les communications avec les parties prenantes : encouragez une communication ouverte et la transparence tout au long de la phase d'exécution des projets. Cela peut vous aider à éviter les malentendus et les retards, en particulier lorsque des modifications sont demandées. Des relations efficaces avec les clients et les parties prenantes permettent de maintenir les projets dans les délais, les budgets et les attentes.

Montrez-vous disponible et transparent. Les parties prenantes ont besoin d'une communication régulière.

Répondez à toutes les exigences, questions et problèmes afin de leur faire comprendre comment le projet est mené et ce qui les attend à chaque jalon.

Renseignez-vous sur les attentes avant le début de l'exécution du projet : comprendre les attentes des parties prenantes vous aidera à adapter les mises à jour et les messages aux besoins spécifiques de chaque personne.

Dites à vos parties prenantes ce qu'elles doivent savoir : la clé de la gestion des attentes des parties prenantes est de bien connaître votre public cible. Tout le monde aura des besoins différents en matière de données, de timing et de communication. Pensez donc à ajouter ces éléments à votre plan de communication.

Fournissez aux parties prenantes des données chiffrées et des analyses pertinentes dans un format clair, facile d'accès. Cela leur permettra de prendre des décisions éclairées ou de modifier leurs plans le cas échéant.

Une solution de gestion de portefeuilles de projets (PPM) efficace peut rassembler les informations et assurer la synchronisation et l'exactitude des données à votre place.

Planifiez des check-ins réguliers pour discuter de l'avancement avec les parties prenantes : une fois que vous connaissez les préférences de communication de vos parties prenantes, planifiez des réunions régulières pour discuter de l'état d'avancement du projet.

Ces réunions sont essentielles pour assurer l'alignement entre votre projet et les stratégies et objectifs de l'entreprise. Et, comme nous l'avons mentionné précédemment, planifiez un examen final pour vous assurer que tous les besoins en matière de livraison, les résultats et les objectifs du projet sont respectés.

Maintenant que vous savez ce qu'est une bonne exécution de projet, passez à l'étape suivante. Découvrez comment générer de la valeur en lisant notre livre blanc intitulé « Elevating the PMO Role from Project Execution to Driving Business Impact ».

Les stratégies, les priorités et les plans évoluent inévitablement. Les chefs de projet doivent s'assurer que le projet évolue lui aussi en fonction de ces changements. Pour ce faire, vous pouvez :

Garantir l'alignement entre les équipes : les équipes doivent comprendre la nature et les raisons du changement. Expliquez l'impact sur les équipes, puis répondez à leurs questions ou préoccupations éventuelles.

Appréhender la situation dans son ensemble : vous pourriez être tenté de voir votre projet comme un élément isolé, mais c'est rarement le cas. Découvrez comment votre projet s'intègre dans la charge de travail de votre équipe, ainsi que dans les objectifs et la stratégie de l'entreprise.

Il est également important de savoir comment d'autres projets dans l'ensemble des services soutiennent les objectifs de l'organisation afin de minimiser les doublons ou les efforts inutiles.

Planifier des check-ins réguliers pour évaluer l'état d'avancement et le bon déroulement de vos projets : des modifications peuvent entraîner des confusions et créer des problèmes de calendrier. Vérifiez régulièrement auprès de vos équipes qu'elles ont bien intégré les nouvelles contraintes liées aux livrables, au budget et au calendrier.

Adoptez les méthodes Agile pour vos réunions afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, et utilisez des outils qui aident à visualiser le travail et l'état d'avancement.

Vous pouvez suivre ces stratégies lorsque vous lancez de nouveaux projets ou les appliquer à des projets existants. Elles vous aideront à optimiser l'exécution des projets et à maintenir l'alignement des activités sur les objectifs de votre entreprise.

Utilisez les bonnes pratiques détaillées dans notre article pour gérer efficacement l'exécution de vos projets. Ainsi, clients et parties prenantes obtiendront le résultat souhaité, quelles que soient les difficultés rencontrées. Les technologies telles que les outils de collaboration et les solutions PPM peuvent simplifier l'exécution des projets pour les équipes, les chefs de projet et le PMO. Regardez notre démo sur la gestion de portefeuilles en mode hybride à la demande pour découvrir comment Planview peut vous aider à devenir plus Agile. Renforcez la capacité d'adaptation de votre organisation face au changement et offrez à vos équipes les moyens de donner le meilleur d'elles-mêmes en utilisant les méthodes qui leur conviennent le mieux.