Bonnes pratiques pour créer un plan d'exécution de projet

Les organisations modernes et adaptatives comptent sur le PMO pour responsabiliser les équipes et aligner le travail réalisé sur la stratégie. Ils priorisent les activités orientées projets qui servent l'organisation sur le plan stratégique.

Pour y parvenir, les PMO doivent accepter que la façon dont les projets sont planifiés et exécutés évolue. Le plan d'exécution de projet n'est plus ce document immuable que les équipes et les responsables de projet doivent suivre à la lettre. Il offre une ligne directrice flexible qui décrit l'attendu, sachant que ce plan peut changer en fonction de facteurs internes et externes susceptibles d'influencer le projet.

Découvrez comment créer un plan d'exécution de projet qui favorise la réussite de vos équipes, tout en offrant suffisamment de souplesse pour apporter des changements tout au long du déroulement du projet.

Le plan d'exécution de projet définit la façon dont un projet sera exécuté, suivi et livré.

Tous les membres d'équipe et les parties prenantes d'un projet doivent bien mesurer l'importance de ce document. Le plan d'exécution de projet décrit les éléments indispensables à la réussite d'un projet et établit la manière dont les responsables de projet mèneront la phase d'exécution pour répondre aux exigences formulées.

Le PMO joue un rôle vital en :

• Connectant les équipes à la perspective d'ensemble
• Déterminant les résultats métiers appropriés
• Mesurant la valeur livrée

La gouvernance doit être assouplie pour permettre une adaptation rapide au changement. Elle doit laisser aux équipes l'autonomie nécessaire pour définir le mode de réalisation des activités, tout en offrant des garde-fous pour s'assurer qu'elles restent sur la bonne voie.

Lorsque les dirigeants changent de stratégie ou que les priorités et les marchés évoluent, les PMO modernes peuvent aider les équipes à pivoter rapidement tout en restant alignées sur la stratégie globale.

Un plan bien pensé et détaillé procure une multitude d'avantages — surtout s'il est ajusté dès que la stratégie ou les besoins évoluent.

Types de plans d'exécution de projet pour les différents modes de réalisation des activités

Lorsqu'ils choisissent le mode de réalisation des activités, les PMO et autres responsables de projet doivent examiner attentivement le projet en question et les équipes affectées.

Bien qu'un plan d'exécution de projet ait toujours été une composante essentielle de la livraison de projet traditionnelle, les éléments d'un plan peuvent être appliqués à d'autres méthodologies. Les types de plans d'exécution varient en fonction du niveau de conformité exigé, du ratio précision/flexibilité requis et de l'autonomie nécessaire pour la réalisation.

Vous trouverez ci-dessous une définition rapide des trois modes de réalisation des activités employés par les équipes. Un plan d'exécution de projet permet la prise en charge de chacun d'eux.

• Cycle en V traditionnel : Un plan d'exécution de projet cycle en V est traité comme un processus séquentiel linéaire. Les équipes franchissent les jalons dans l'ordre, en fonction d'un périmètre, d'un calendrier et de coûts bien définis.
• Agile : Contrairement au mode cycle en V, l'Agile fait du changement et de la flexibilité des qualités intrinsèques du plan d'exécution de projet. À la fin de chaque sprint, les équipes recueillent du feedback sur le travail livré et l'appliquent lors des sprints suivants. Lorsque les exigences et l'orientation changent après un sprint, les PMO et les chefs de projet peuvent adapter le plan en conséquence.
• Hybride : Les projets hybrides s'appuient à la fois sur des éléments des modes Agile et cycle en V. Ils définissent une orientation et un périmètre précis, tout en assurant une certaine adaptabilité en cas de besoin. Les plans hybrides sont intéressants pour les équipes, les PMO et les organisations qui effectuent leur transition vers des méthodologies Agile.

Selon le type de projet et l'équipe, le mode hybride peut s'avérer une approche plus efficace que le cycle en V ou l'Agile.

Lorsque vous commencez à élaborer votre plan, tenez compte des options qui s'offrent à vous en matière de technologie.

Un logiciel de gestion de portefeuilles de projets (PPM) permet de centraliser les données dans un emplacement unique où les responsables de projet et de portefeuille peuvent accéder librement à des informations à jour. Ils peuvent ainsi prendre des décisions éclairées en cas de déviation, créer des mécanismes de contrôle et fournir une méthode pour mesurer la réussite.

Votre plan d'exécution de projet peut présenter une multitude de composantes, mais les éléments ci-dessous sont impératifs.

Énoncé des objectifs, périmètre et élaboration d'un business case

L'énoncé des objectifs résume la finalité du projet, tandis que le périmètre concerne la manière dont les objectifs du projet pourront être atteints.

Un bon énoncé d'objectifs réaffirme les résultats souhaités et les bénéfices attendus pour l'organisation, les parties prenantes ou les clients. Il peut par exemple s'agir de prévisions de ROI ou de fidélisation client accrue. Vous pouvez également présenter ici les risques et les défis anticipés ainsi que les mesures pour y répondre.

Il est recommandé d'inclure des objectifs de sprint dans le plan d'exécution de projet lorsque vous travaillez en mode Agile et hybride. Les objectifs de sprint sont utiles pour démontrer ce que vous prévoyez d'accomplir. Ils offrent aussi un moyen efficace de maintenir l'alignement de l'équipe lorsque ses membres définissent comment ils vont travailler.

Les éléments détaillés dans le périmètre et le business case de votre projet doivent inclure :

• Énoncé des travaux
• Le client et les sponsors
• Livrables, extrants et leviers
• Des jalons pour les activités en mode cycle en V

Pour favoriser la transparence et la responsabilisation, plus il y a de précisions, mieux c'est – surtout dans le cas de projets complexes et de grande envergure impliquant des équipes transverses.

Standards de qualité

Définir la qualité est essentiel dans tout plan d'exécution de projet. Les PMO peuvent aider à identifier les standards de qualité nécessaires pour atteindre ces objectifs et les moyens de les mesurer.

Les spécifications liées à la qualité dépendent des objectifs et du périmètre du projet. Les mesures de la qualité traditionnelles concernent généralement le respect des délais et du budget fixés.

Cependant, pour se focaliser sur la livraison de valeur organisationnelle – et pas simplement sur les livrables des projets –, il faut s'éloigner des standards de qualité traditionnels auxquels les PMO sont habitués. Tenez compte des indicateurs clés de performance (KPI) qui peuvent être définis par les objectifs et les mesures pour renforcer l'impact pour les métiers.

En impliquant les équipes dans ce processus, vous obtiendrez de meilleures mesures et d'un engagement plus fort envers le plan. Il doit y avoir un consensus sur les définitions et les spécifications liées à la qualité. Le fait de savoir ce qui est attendu contribuera à optimiser les résultats des projets.

Allocation de ressources

Cette section du plan répertorie l'ensemble des ressources, besoins et compétences nécessaires aux équipes pour mener à bien le travail.

Les ressources comprennent le budget, les personnes et le matériel impliqués, ainsi que la destination de chacune de ces ressources.

Une allocation appropriée des ressources peut contribuer à fluidifier la phase d'exécution en réduisant les risques de retard et les conflits de ressources. Pour minimiser davantage ces conflits, inspirez-vous de l'approche Agile en faisant appel à des équipes transverses.

Ainsi, vos ressources seront réparties de manière uniforme, avec une plus grande cohérence entre les profils de compétences (plutôt qu'elles soient allouées à une équipe composée de membres disparates affectés à une équipe en fonction de leur disponibilité).

Pour être efficace, la planification des ressources doit commencer dès le processus de gestion de la demande et de priorisation. En identifiant la disponibilité et les dépendances des ressources, les PMO peuvent prendre des décisions éclairées concernant la répartition des ressources entre les portefeuilles, les programmes et les projets, en concordance avec les initiatives et les investissements.

Planning des livrables

C'est dans la partie planning du plan d'exécution de projet que les chefs de projet décomposent le travail en tâches. Ce planning guide les équipes à chaque étape de l'exécution.

Généralement, un planning inclut les dates de début et de fin prévues, les différentes échéances pour les livrables et les jalons.

En utilisant une structure de répartition du travail, vous pouvez visualiser le périmètre de votre projet et diviser le travail en éléments gérables (par exemple, en sprints ou en jalons). Des outils tels que les tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt permettent de créer une décomposition visuelle de votre projet, ce qui facilite la planification, l'exécution et la livraison.

Gardez à l'esprit que même si votre plan d'exécution de projet est parfait, il y aura toujours des risques. Assurez une communication constante et mettez à jour le planning dès que nécessaire pour que les parties prenantes restent informées et soient préparées à tout changement.

La planification des imprévus peut être une autre composante du planning. Celle-ci offre un excellent moyen aux responsables de projet d'intégrer du temps supplémentaire pour les phases de projet qui peuvent être difficiles ou présenter des risques potentiels.

Considérations organisationnelles

Un plan d'exécution de projet approprié prépare le terrain pour une communication et une collaboration de qualité. Si les collaborateurs et les clients internes savent à qui s'adresser pour les questions liées à un projet – et comment contacter ces personnes –, les progrès seront plus rapides.

Cela nécessite de documenter des éléments tels que les collaborateurs clés et les rôles et responsabilités de ceux-ci. Toutes les personnes impliquées dans le projet doivent avoir une idée claire de ce qui suit :

• Qui est responsable de tel ou tel processus
• Qui consulter en cas de questions ou de préoccupations
• Qui a le pouvoir de décision pour des aspects spécifiques du projet

Les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt et d'autres outils d'exécution des activités permettent d'améliorer l'efficience et de réduire les contretemps liés aux projets. Les plans de projet et les modèles d'espace de travail personnalisables, l'établissement des workflows d'équipe, la création de règles de files et d'autres processus pour les tableaux Kanban peuvent aider les équipes à rester organisées dans leur travail.

Les chefs de projet jouent un rôle essentiel dans le succès des équipes en soutenant et en autonomisant celles-ci.

Les PMO modernes doivent prendre en charge différentes méthodes de travail, définir les bonnes pratiques nécessaires à la réussite des projets, et donner aux équipes les moyens de collaborer entre elles et de communiquer leur statut à tous. L'implémentation d'une solution PPM permettra d'accéder facilement à toutes les données des projets depuis un emplacement centralisé – informations qui seront en plus remontées dans la vue "portefeuille" plus large des projets et programmes de toute l'organisation.

Votre plan doit également détailler les méthodes de suivi et de reporting de l'avancement et de la performance.

Les membres d'équipe peuvent utiliser leurs propres outils pour communiquer entre eux, mais les logiciels individuels montrent vite leurs limites.

Votre entreprise a besoin d'un espace centralisé pour planifier et exécuter ses activités en collaboration.

Avec un outil d'exécution des activités ou une solution de gestion de projets, vous pourrez regrouper l'ensemble de la collaboration en un seul endroit, de sorte que tout le monde ait accès aux mêmes informations à jour. La solution de gestion de projets idéale favorisera une meilleure collaboration tout en facilitant le pilotage des activités en cours pour les responsables de projet.

Vous trouverez ci-dessous cinq conseils pour élaborer un plan d'exécution de projet efficace.

1. Esquissez votre plan de projet

Définir les grandes lignes de votre projet constitue un bon point de départ. Cela permet de mettre en évidence les éléments nécessaires, étayés par les notes de pré-planification et les commentaires initiaux des parties prenantes.

Lorsque vous concevez votre plan d'exécution de projet, posez-vous les questions suivantes :

• Quels sont les objectifs du projet et comment se rattache-t-il au plan stratégique global ?
• Quelles sont nos attentes et comment jaugerons-nous notre réussite ?
• Quels sont les principaux livrables ?
• Qui fait partie de l'équipe projet et quel est le rôle de chacun ?
• Comment l'équipe exécutera-t-elle les livrables dans les délais impartis ?
• Que se passe-t-il en cas de changements dans le plan ou de retard dans les livrables ?
• Quels sont les risques et dépendances susceptibles de se présenter dans le cadre du plan d'exécution de projet ?

Les sponsors, les clients et les autres parties prenantes du projet peuvent apporter de précieuses informations ici. Ces réponses vous aideront à déterminer, entre autres, le processus d'approbation, les tâches, les ressources et l'échéancier.

Plus il y aura de précisions, plus cette esquisse contribuera à renforcer la clarté et la visibilité.

2. Communiquez avec votre équipe

Recueillez les commentaires des membres de l'équipe. Leur expertise sera le moteur du projet.

Les responsables de projet doivent communiquer régulièrement avec les équipes tout au long de l'exécution en organisant de réunions informelles rapides où :

• Les contributions quotidiennes sont partagées
• Les dépendances de capacité sont examinées
• Les problèmes à résoudre sont identifiés

Les équipes Agile et hybrides doivent déterminer elles-mêmes comment planifier et exécuter le travail.

Avec les projets Agile et hybrides, les équipes autonomes peuvent s'approprier davantage l'exécution. Le PMO a ainsi plus de temps pour veiller à l'alignement des projets sur les objectifs métiers. Un facteur facilitant clé consiste à s'assurer que l'équipe comprend les objectifs du projet et ses liens avec les initiatives globales de l'entreprise – là où leurs contributions produisent un impact métier réel.

3. Soutenez les méthodes de travail hybrides

Les PMO efficaces soutiennent les équipes engagées dans ce travail hybride et adaptent chaque plan d'exécution de projet en conséquence.

Plutôt que de s'en tenir à une méthodologie unique, ils préconisent le type d'activité le mieux adapté au résultat attendu.

À cet effet, une solution PPM performante fournit aux équipes les capacités et les outils nécessaires pour accomplir leur travail selon les méthodes qu'elles ont choisies.

Votre solution doit fournir en temps voulu des données de haute qualité sur les ressources et les interdépendances des projets, programmes et portefeuilles. Le PMO bénéficiera ainsi de la visibilité nécessaire pour gérer les initiatives à l'échelle de l'organisation. Et si les choses évoluent, il pourra conseiller les dirigeants sur les arbitrages à faire entre les décisions potentielles et revoir la planification dès que nécessaire.

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4. Alignez les livrables sur la stratégie d'entreprise

Les PMO occupent une place privilégiée pour favoriser la création de valeur stratégique dans l'organisation. Quel autre département peut traduire les objectifs et les stratégies de haut niveau en éléments de plus en plus détaillés ?

Les PMO modernes doivent prioriser les résultats qui créent de la valeur pour les clients et les métiers tout en servant la stratégie de l'entreprise.

Une approche adaptative de la gestion de portefeuilles permet de coordonner les livraisons dans toute l'entreprise. Lorsque les priorités changent ou que des perturbations surviennent, les PMO peuvent orienter les changements organisationnels et replanifier si nécessaire.

5.Soyez préparé au changement

Les changements dans le plan d'exécution de projet sont inévitables. Les plans de projet de qualité permettent de connaître la marche à suivre lorsqu'une livraison est retardée ou qu'une échéance est avancée.

Les objectifs du projet, son périmètre, son lien avec la stratégie d'entreprise et les autres éléments du plan aident à évaluer les demandes de changement. Les responsables de projet peuvent dire oui ou non en toute objectivité en fonction des résultats et de la valeur client visés par le projet.

Lors du traitement d'une demande de changement, il est essentiel de bien cerner le périmètre et la finalité de la modification proposée.

• Quelles actions sont requises pour effectuer le changement en question ?
• Combien de temps et de ressources seront nécessaires ?
• D'autres dépendances, risques potentiels ou implications doivent-ils être pris en compte ?
• N'y aurait-il pas une autre manière de faire ? Quelle forme le MVP (produit minimum viable) doit-il prendre pour continuer à offrir la valeur escomptée ?

Les chefs de projet doivent évaluer l'impact des changements proposés sur le plan, y compris sur les ressources, le calendrier et le budget.

Consultez les membres de l'équipe pour savoir si certains d'eux sont aptes à mettre en œuvre le changement, et déterminer le temps et les ressources nécessaires.

Les plans d'exécution aident les PMO à s'assurer que les livrables sont toujours alignés sur la stratégie. Mais aujourd'hui, l'élaboration d'un plan d'exécution de projet exige davantage de considérations et de décisions.

Les PMO et les chefs de projet ne sont plus tributaires d'approches rigides. Plus flexibles, les PMO modernes permettent d'apporter facilement les changements nécessaires, qu'il s'agisse de suivre l'évolution des besoins du marché ou du client, d'opérer des pivots dans les priorités stratégiques, ou encore de saisir des opportunités d'innovation ou d'augmentation de la compétitivité.

La flexibilité doit faire partie intégrante de votre plan d'exécution de projet pour permettre aux équipes de changer rapidement de cap.

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