L'exécution dans la gestion de projet : 8 conseils d'experts

Ce guide présente des approches d'exécution pour les pratiques de gestion de projet d'aujourd'hui. Découvrez comment optimiser l'exécution de vos projets en suivant les huit conseils présentés dans cet article.

Mais tout d'abord, examinons de plus près ce qu'est l'exécution dans la gestion de projet.

C'est au cours de l'exécution de projet que les équipes commencent à développer le produit, le service ou d'autres livrables pour lesquels les parties prenantes doivent s'engager.

De manière générale, les chefs de projet se concentrent sur trois composantes principales de l'exécution dans la gestion de projet : la gestion des processus, des personnes et de la communication.

1. Suivi des processus et des lignes directrices : tirez parti d'une structure de gouvernance flexible pour créer des procédures qui améliorent les livraisons et génèrent le plus de valeur
2. Gestion des ressources humaines : le facteur humain peut représenter un défi pour les meilleurs chefs de projet, en particulier dans les nouveaux contextes et situations où les équipes sont transverses et travaillent à distance.
3. Diffusion de l'information : les parties prenantes, les clients et les équipes ont besoin d'échanges réguliers sur l'état d'avancement, les échéanciers, les changements, la performance des projets, etc.

Depuis longtemps, le rôle des PMO consiste à garantir une livraison des projets dans les temps et les budgets impartis. Pour ce faire, ils mettent en place des processus de gouvernance standardisés qui dictent le mode d'exécution des activités.

Cependant, la gouvernance traditionnelle peut s'avérer trop rigide. Cette approche présente le risque de réduire la valeur des travaux accomplis. C'est pourquoi les PMO ne doivent pas seulement se concentrer sur l'efficacité de l'exécution dans la gestion de projet.

Au lieu de s'intéresser aux résultats, les PMO d'aujourd'hui doivent examiner la manière dont les portefeuilles et les programmes s'alignent sur la stratégie et les exigences de l'entreprise. Pour ce faire, il faut changer la façon dont les projets sont priorisés et exécutés :

• Prise en charge des nouveaux modes de travail : abandonnez le mode cycle en V lorsque les approches Agile ou hybrides répondent mieux aux besoins de vos projets, activités et équipes.
• Redéfinition de la gouvernance : renoncez à toute forme de management directif au profit d'une gouvernance flexible qui donne plus d'autonomie aux équipes
• Vue d'ensemble : financez et priorisez les projets et activités, programmes, portefeuilles et initiatives en fonction de la valeur qu'ils créent pour l'organisation

D'ici 2025, Gartner estime que 75 % des mesures de la valeur des PMO prendront davantage en compte la valeur stratégique que l'efficacité d'exécution des projets.

À cette fin, les PMO doivent déployer des solutions PPM adaptatives qui relient leur portefeuille aux objectifs et stratégies de l'entreprise.

Il faut donc examiner différemment ce qui se passe pendant l'exécution.

Cette phase correspond au début des activités.

Le PMO joue un rôle important dans la bonne exécution de la gestion de projet en reliant stratégie et réalisation. Il lui incombe également de donner aux chefs de projet et aux équipes les moyens d'appliquer les méthodes les plus adaptées à leurs projets et à leurs compétences.

Le rôle du chef de projet évolue et consiste à coordonner le travail de l'équipe (ou de l'équipe d'équipes). Sa principale responsabilité est de s'assurer que la livraison est alignée sur le plan de projet.

Alors que le responsable de projet travaille à la coordination des livraisons, le PMO doit s'assurer que les livraisons sont alignées sur le portefeuille des activités et les besoins et objectifs métiers de l'entreprise. Il active les workflows et les processus décrits dans le plan, les échéanciers et les résultats attendus, et s'assure que tout le monde les comprend.

Une fois ces éléments définis, les équipes peuvent décider comment mener à bien les activités, tout en gardant à l'esprit les résultats et la valeur attendus.

Les chefs de projet peuvent travailler avec les équipes pour :

• Réviser et optimiser le plan en continu
• Atténuer les risques dans la phase de livraison et éliminer les obstacles
• Prendre en compte tout nouveau développement, tel qu'une perte de ressources

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Les mises à jour de statut et la communication avec les parties prenantes sont également des éléments clés d'une exécution réussie dans la gestion de projet.

Les besoins des dirigeants et autres parties prenantes varient en fonction de leur rôle et des objectifs de chaque service. Ils peuvent souhaiter consulter des projections basées sur les livrables à ce jour, le calendrier et l'évolution de la demande du marché.

Le travail accompli pendant l'exécution du projet doit déboucher sur quelque chose de tangible qui génère de la valeur. Vous trouverez ci-dessous les résultats obtenus par une exécution efficace dans le domaine de la gestion de projet.

Livrables

Les livrables sont les éléments et les résultats générés dans le cadre d'un projet, sous la forme de valeur incrémentielle créée.

Tous les livrables doivent répondre à des critères d'assurance qualité. Le chef de projet s'assure que les livrables sont rigoureusement testés, conformes aux normes d'acceptation et approuvés par le client ou le sponsor.

Pour améliorer ce processus, envisagez une approche hybride dans laquelle les livrables peuvent être décomposés en tâches minimales qui permettront d'atteindre le résultat souhaité.

Les équipes peuvent réussir ou échouer rapidement, tout en apprenant à s'améliorer continuellement pour les livrables futurs.

Demandes de modification

La conduite du changement fait inévitablement partie de l'exécution dans la gestion de projet. Les exigences des clients évoluent, les dirigeants changent de stratégie et les membres des équipes varient en raison des changements de priorités. C'est pourquoi une capacité d'adaptation est importante.

Les chefs de projet doivent créer un solide processus de conduite du changement qui leur permette de s'adapter facilement à ces évolutions.

Le plan de conduite du changement comprend trois volets :

1. Objectifs de conduite du changement : ce que les chefs de projet veulent atteindre avec la conduite du changement
2. Responsabilités de la conduite du changement : à qui envoyer les demandes de changement, qui évaluera les changements et qui communiquera les changements aux parties concernées
3. Processus de conduite du changement : instructions claires pour soumettre des demandes de changement, définir comment mettre en œuvre et communiquer les demandes, et les critères d'évaluation du changement demandé

Une fois ces processus et ces procédures en place, les chefs de projet sont mieux armés pour gérer les budgets, les calendriers, le périmètre, la communication et les ressources.

Données

Pour planifier et fournir des éclairages stratégiques aux parties prenantes, vous devez être capable de visualiser et d'analyser les tendances, mais aussi d'identifier les interdépendances au sein de votre organisation.

Selon les capacités et la technologie PPM utilisées avec les outils de réalisation des activités, l'exécution peut produire des tonnes d'informations sur le statut et la santé des projets.

Cela inclut une visibilité sur les montants dépensés par rapport au budget, les délais visés par rapport aux dates d'achèvement et l'utilisation réelle des ressources par rapport à l'utilisation prévue.

Des fonctionnalités plus avancées fournissent des informations sur la demande et la prise en charge des activités. Les données sur la capacité des ressources aident à déterminer si une équipe ou un département peut prendre en charge le travail demandé.

En outre, des données pertinentes facilitent la mesure d'indicateurs de performance clés tels que le retour sur investissement. Mais accéder à ces données est un défi majeur pour les PMO et les chefs de projet.

Lacunes de l'exécution

Des lacunes dans l'exécution d'un projet surviennent lorsqu'un fossé se creuse entre les attentes et la réalité sur le terrain. Par exemple, l'incapacité à relier la stratégie et les objectifs globaux de l'organisation aux activités quotidiennes des équipes.

Les responsables de portefeuille, les chefs de projet et les équipes de projet doivent tous comprendre comment leurs efforts collectifs et individuels soutiennent l'orientation et le plan stratégique de l'entreprise. Dans le cas contraire, ils risquent de prendre involontairement des décisions qui vont à l'encontre de la stratégie de l'organisation.

Un leadership court-termiste

Le strict respect des approches traditionnelles de la gestion de projet peut limiter la flexibilité et entraver les équipes, ce qui compromet la réussite de la gestion de projet.

Les PMO et les chefs de projet doivent accompagner le mode de travail des équipes d'aujourd'hui. Par exemple, les équipes qui suivent les principes Agile ont besoin d'autonomie pour expérimenter, échouer rapidement et apprendre de leurs erreurs.

Si le PMO n'est pas en faveur d'une gouvernance flexible qui permette aux équipes et aux projets de rester sur la bonne voie, il peut s'avérer difficile d'atteindre les objectifs fixés par la stratégie.

Mauvaise communication

La communication avec les parties prenantes est un autre défi courant. Communiquer trop lentement, trop peu ou donner des informations erronées engendre des malentendus et sape la confiance. Des problèmes similaires surviennent lorsque vous utilisez un support inapproprié pour communiquer avec les clients et les parties prenantes.

Un manque de soutien des équipes peut également entraîner des problèmes de communication.

Par exemple, les équipes Agile tiennent des réunions stand-up quotidiennes pour éliminer les obstacles ou les dépendances dans le travail exécuté par les membres de l'équipe. Lorsque les chefs de projet et les PMO n'adoptent pas cette approche, ils risquent de perdre en crédibilité auprès de leurs équipes.

Des outils de gestion de projet inadéquats

En gestion de projet, l'exécution implique de coordonner un nombre extraordinaire de facteurs, ce qui rend les outils de base inefficaces.

Il est difficile de gérer un projet transverse complexe avec des outils statiques de type feuilles de calcul, logiciel de présentation ou autres solutions de productivité bureautique. Et sans une source unique d'informations fiables, les données deviennent obsolètes au moindre changement.

Ces outils basiques limitent la visibilité sur l'avancement des activités et du projet dans son ensemble. Les chefs de projet ne connaissent pas les données nécessaires à une exécution efficace. La présentation de rapports aux parties prenantes demande trop de temps et d'efforts, ce qui entraîne d'autres goulets d'étranglement.

Les chefs de projet et les équipes ont besoin d'une console centralisée pour planifier, gérer et visualiser leur travail. Ces solutions collaboratives permettent aux chefs de projet de suivre l'avancement et d'identifier les obstacles potentiels. C'est d'autant plus important aujourd'hui que de plus en plus d'équipes travaillent à la fois en distanciel et en présentiel.

Maintenant que nous avons vu les principes de base de l'exécution dans la gestion de projet, voici huit conseils pour aider les équipes plus efficacement.

1. Mettez tout le monde sur la même longueur d'onde

Utilisez les réunions de lancement pour assurer l'alignement des équipes dès le départ en couvrant :

• Les objectifs du projet
• Les plans de communication
• Les procédures de conduite du changement et toute autre information pertinente pour les équipes

Ne partez pas du principe que tout le monde comprend le lien entre le projet et les stratégies de l'organisation, ainsi que les programmes et portefeuilles du PMO. N'hésitez pas à expliquer cela aux équipes et à les tenir informées tout au long du projet.

2. Attribuer les responsabilités

Les chefs de projet doivent déléguer les tâches qui améliorent l'exécution dans la gestion de projet, même lorsqu'ils travaillent avec des équipes autonomes. Pour réduire les confusions et améliorer la productivité, il est essentiel de responsabiliser les membres de l'équipe sur des activités spécifiques.

Suivez une approche hybride et agile en gérant les équipes basées sur les rôles ou partagées et transverses plutôt que des individus.

Cela peut aider à atténuer les goulets d'étranglement dus aux ressources et à des responsabilités mal définies.

• Équipes basées sur les rôles : la gestion d'équipes basées sur les rôles facilite la prévision des besoins en ressource pour vos activités, même lorsque vous ne savez pas quelles ressources seront affectées aux projets à venir.
• Équipes transverses : équipes composées de membres de différentes fonctions avec des spécialités, des rôles et des compétences différents.

Les équipes transverses s'alignent souvent sur un domaine commun, et le chef de projet se concentre sur le soutien de l'équipe, pas sur les individus.

Cette approche permet aux équipes d'effectuer les actions suivantes :

• Partager les compétences et collaborer autour de domaines d'intérêt communs
• Développer une expertise dans un domaine
• Gérer directement leur charge de travail

Lorsque les équipes les plus haut placées travaillent efficacement, le chef de projet sait toujours qui est censé travailler sur quoi. Vous pouvez ainsi identifier et résoudre plus rapidement les problèmes lorsque des rapports sont dus, des conflits de ressources surviennent ou lorsque les échéances ne sont pas respectées.

3. Restez informé(e)

Créez un environnement de communication ouvert, dans lequel les équipes se sentent à l'aise pour exprimer leurs problèmes. Il s'agit d'un élément important de la bonne exécution de projet.

Les choses changent rapidement dans les organisations dynamiques, et les chefs de projet doivent s'assurer que les projets restent alignés sur les portefeuilles de projets. C'est pourquoi il est important de rester au fait des buts, objectifs et priorités de l'entreprise.

4. Préparer les passages de relais

Les équipes ont besoin de mises à jour fréquentes, en particulier les équipes transverses.

La réussite du passage de relais nécessite une bonne coordination avec l'équipe ou les équipes qui reçoivent le projet. Une visibilité claire sur le travail et les ressources permet aux chefs de projet de planifier les passages de relais au bon moment.

Une fois que les équipes gèrent leurs propres charges de travail, votre planification de la capacité peut être centrée sur l'habilitation et l'autonomisation de ces équipes. Pour ce faire, les PMO et les chefs de projet peuvent se concentrer sur les ressources partagées et les dépendances complexes entre les équipes (et les équipes d'équipes).

5. Soyez ouvert(e) aux commentaires des équipes

Une gestion de projet efficace passe par l'écoute des suggestions des équipes. La création de produits et services complexes requiert des connaissances et des compétences spécialisées.

Le feedback de l'équipe sur la priorisation et l'exécution des activités est essentiel.

Organisez régulièrement des cérémonies de rétrospective à la fin du projet pour comprendre ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, et si vous avez des suggestions pour modifier les processus. Soyez réceptif(ve) à toute contribution susceptible de maintenir l'alignement du projet sur les buts et objectifs de l'entreprise.

6. Acceptez différents modes de livraison

C'est un monde hybride, et les PMO doivent l'adopter. Les équipes utilisent toutes sortes de méthodologies de travail, d'outils, de processus et de frameworks différents, même au sein d'un même programme.

Qu'il s'agisse de la livraison en cycle V, de la livraison itérative ou de la livraison Lean-Agile, les PMO et les chefs de projet doivent choisir les combinaisons les plus adaptées à l'équipe et au projet. Les équipes peuvent ainsi donner le meilleur d'elles-mêmes.

7. Assurez-vous que vos plans de projet sont à jour

La planification ne s'arrête pas une fois l'exécution lancée. Vous serez amené(e) à réviser les plans en cas d'adaptation à un changement.

La planification continue et le travail itératif facilitent l'adaptation à ces changements, mais cela nécessite de réévaluer fréquemment vos plans et votre travail. Selon le rapport d'évaluation comparative de l'exécution de la stratégie, les responsables de l'exécution de la stratégie établissent une planification continue, qu'elle soit hebdomadaire ou mensuelle.

Ce type de planification permet de s'assurer que le projet reste en phase avec les nouvelles demandes des clients, l'évolution du marché et la stratégie de l'entreprise. La planification continue augmente également la vitesse et l'agilité lors de la mise en œuvre des changements.

8. Définissez des critères d'acceptation pour vos livrables

Élaborez des critères d'acceptation qui établissent la qualité et les normes des livrables, comme convenu et codifié dans le plan de projet. Il s'agit d'une mesure objective de la satisfaction ou de l'insatisfaction des livrables.

Assurez-vous que les parties prenantes connaissent les critères et les acceptent.

Une bonne exécution des projets repose sur la prise en charge des nombreux outils et méthodes de travail que les équipes utilisent.

Elle repose également sur de solides principes de gestion de projet. Les bons chefs de projet doivent trouver le juste équilibre entre ce qui facilite l'exécution des projets et ce qui peut l'entraver.

Les avantages habituels d'un bon déroulement des projets, dans le respect des délais et des budgets, s'appliquent bien évidemment. Mais une bonne gestion et une bonne exécution des activités ne s'arrêtent pas à ces avantages. Les professionnels de la gestion de portefeuilles de projets ont pour mission de créer de la valeur pour l'entreprise.

Les chefs de projet peuvent jouer un rôle plus stratégique. La mise en place d'un partenariat entre le PMO et les chefs de projet peut favoriser l'indépendance et l'innovation des équipes.

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