Exemples Kanban

Kanban est une méthode intuitive d'organisation du travail qui permet d'en faire plus, plus vite. Une fois que vous connaîtrez les concepts de base de Kanban, vous réaliserez peut-être qu'il vous est déjà arrivé de créer sans le savoir vos propres exemples Kanban en gérant un processus dans votre vie personnelle ou au travail. Si vous avez déjà utilisé des notes autocollantes pour répertorier vos tâches « à faire » et que vous les avez déplacées vers une zone « terminé » après les avoir effectuées, vous avez appliqué une forme basique de méthode Kanban.

Si vous souhaitez essayer les exemples Kanban suivants avec votre équipe, nous vous encourageons vivement à lire la Feuille de route Kanban, qui détaille cinq étapes concrètes pour vous aider à vous lancer. Après avoir réalisé les exercices indiqués dans la feuille de route, vous disposerez d'un tableau Kanban qui vous servira à réaliser des expérimentations et à améliorer le workflow de l'équipe.

Avant d'étudier des exemples Kanban, examinons les éléments de base d'un tableau Kanban :

• Les activités sont représentées par des cartes (que vous pouvez considérer comme des notes autocollantes).
• Les étapes du processus sont représentées par des couloirs verticaux (représentant généralement d'une manière ou d'une autre les activités à faire, en cours et terminées) sur un tableau Kanban.
• Un tableau Kanban représente généralement un processus d'une personne, d'une équipe ou d'une organisation, du début à la fin.
• Les cartes figurant sur les tableaux Kanban se déplacent de gauche à droite, le couloir « Terminé » étant généralement situé le plus à droite.
• Le premier couloir (le plus à gauche) représente généralement le backlog ; c'est ici que sont placées les nouvelles demandes avant qu'elles ne soient priorisées par la personne, l'équipe ou l'organisation.

Avant de commencer, il peut être utile de définir exactement ce que vous essayez d'accomplir avec votre premier tableau Kanban. Souhaitez-vous ?

• Optimiser la visibilité sur le statut des activités ?
• Répartir le travail de manière plus équilibrée au sein de votre équipe ?
• Mettre en lien des activités associées dans votre tableau ?

Voici trois exemples Kanban qui illustrent comment créer des tableaux Kanban afin d'atteindre ces objectifs.

Imaginons que vous soyez un chef de projet chargé de gérer le travail d'une équipe de dix développeurs logiciels. Vous passez la majorité du temps à vous déplacer entre les bureaux des membres de votre équipe pour leur demander de vous rendre compte de l'état d'avancement des activités, ou à envoyer des messages Slack aux employés à distance pour recueillir des informations sur la progression de leurs tâches.

Vous avez demandé à chacun de vous envoyer un rapport quotidien à la fin de la journée, mais cette approche vous oblige quand même à compiler des informations qui ne sont peut-être déjà plus à jour. De plus, il arrive souvent que des membres de l'équipe oublient de vous envoyer leur rapport.

Au lieu de demander des rapports d'avancement, vous avez besoin d'un moyen de voir en même temps où en sont toutes les activités. Idéalement, cette solution doit permettre aux membres de l'équipe de mettre eux-mêmes à jour l'état d'avancement des projets, afin que vous puissiez consacrer plus de temps à des activités qui ajoutent de la valeur à ces projets.

Vous décidez d'utiliser un tableau Kanban pour gérer le travail. Pour commencer, vous avez prévu de prendre quelques heures pour réaliser avec votre équipe les exercices figurant dans la feuille de route Kanban.

À la fin de la séance, vous disposez d'une cartographie basique du processus (c'est-à-dire, la structure générale de votre tableau Kanban) et vous vous êtes entraîné à utiliser le tableau pour quelques exemples de tâches. En équipe, vous avez déterminé que votre processus correspond au modèle suivant :

Backlog - À faire ensuite - Collecte des exigences - Conception - Codage - Tests - Déploiement - Terminé

C'est là qu'entre en jeu notre premier exemple Kanban. Vous créez un tableau Kanban qui reflète votre processus. Vous commencez ensuite à ajouter des cartes au tableau, chacune représentant une activité en cours ou qui commencera prochainement. Vous placez les cartes dans leurs couloirs respectifs et demandez aux membres de l'équipe de s'affecter à toutes les cartes sur lesquelles ils travaillent actuellement.

Dans de nombreux outils Kanban virtuels, votre photo apparaît sur la face des cartes auxquelles vous vous affectez, ce qui permet de visualiser facilement les activités dont vous êtes responsable. De nombreux outils permettent également de filtrer le tableau en fonction de l'affectation des cartes. Vous pouvez ainsi identifier rapidement les cartes qui vous sont attribuées, sans avoir à parcourir toutes les autres qui figurent dans le tableau de l'équipe.

À la fin de la journée, après le départ de votre équipe, vous examinez seul votre premier exemple Kanban. Vous remarquez quelques points à améliorer :

• Il semble y avoir une accumulation d'activités dans le couloir des tests. Vous décidez de demander le lendemain aux membres de votre équipe quelle en est la cause d'après eux.
• Sept cartes sont assignées à une même personne, alors que deux ou trois cartes seulement sont affectées à la plupart des membres de l'équipe. Vous décidez d'en parler avec votre équipe le lendemain pour déterminer comment alléger la charge de travail de cette personne.

Soudain, vous réalisez que vous disposez enfin de la visibilité dont vous avez besoin pour apporter une réelle valeur ajoutée à l'équipe. Même avec cette première ébauche de tableau Kanban et un seul exemple Kanban mis en œuvre, vous avez déjà une bien meilleure perception de l'état d'avancement du travail et de ce que vous pouvez faire pour aider votre équipe à fonctionner plus efficacement. Cette démarche pour gagner en visibilité est clairement une grande réussite.

Vous avez hâte de mesurer le temps disponible dont vous aller bénéficier maintenant que vous n'avez plus à passer aussi longtemps chaque jour à chercher des informations sur l'état d'avancement.

Pour notre deuxième exemple Kanban, imaginons que vous soyez le directeur marketing d'une organisation. Vous dirigez une importante équipe composée de rédacteurs, de stratèges en marketing qui gèrent également la création/le montage de vidéos, d'un directeur de la création et de plusieurs graphistes.

Votre équipe travaille rapidement pour créer et publier des contenus de haute qualité, produisant chaque semaine quatre ou cinq articles de blog, pages Web ou infographies. En tant que responsable de l'équipe, il vous est parfois difficile de vous tenir parfaitement informé sur le travail en cours et de veiller à ce que les activités réalisées soient en adéquation avec l'un de vos objectifs généraux.

Votre équipe ne sait pas toujours qui travaille sur quoi, ce qui génère fréquemment des doublons. Votre responsable de la création vidéo et vos graphistes finissent souvent par faire le même travail chacun de leur côté, par exemple.

Vous essayez de communiquer à votre équipe les exigences spécifiques associées à chaque tâche, mais puisque votre équipe travaille très rapidement, certaines activités sont souvent à refaire car elles ne répondent pas aux exigences.

En tant qu'équipe, vous souhaitez mieux maîtriser les supports marketing que vous créez, en reliant chacun d'eux à un objectif organisationnel spécifique.

Vous souhaitez :

• Favoriser un environnement de travail plus collaboratif, avec une communication plus efficace
• Sentir que vos efforts sont mieux alignés
• Faire en sorte que chacun perde moins de temps à empiéter sur le travail des autres

Vous décidez de commencer à utiliser un tableau Kanban pour gérer toute la création de contenus marketing. Vous concevez le tableau en équipe, en vous guidant aux moyen d'exemples Kanban que vous avez examinés précédemment, puis en tant que directeur, vous créez des cartes pour chaque élément de contenu requis pour le mois prochain.

Chaque carte inclut le thème, les exigences éventuelles associé au contenu marketing et l'objectif spécifique de chaque support. Vous placez ces cartes dans le backlog.

En équipe, vous discutez des politiques relatives à l'utilisation du tableau. Vous décidez que :

• L'équipe est collectivement responsable de toutes les activités figurant dans le tableau.
• Les membres de l'équipe sont chargés de s'affecter à des cartes, à moins que vous (le directeur) ne souhaitiez assigner spécifiquement un élément de contenu à une personne en particulier.
• Les membres de l'équipe ne doivent être affectés qu'à deux cartes actives à la fois.
• La totalité du travail réalisé doit être visible sur le tableau.

Au bout de deux semaines, vous vous rendez compte que, durant ce délai, vous n'avez eu aucun incident relatif à des doublons et que personne dans votre équipe n'a dû recommencer une tâche. Ajouter systématiquement sur chaque carte toutes les exigences et tous les objectifs d'un élément de contenu a contribué à ce que tout le monde reste parfaitement aligné au sujet du travail.

Le simple fait de visualiser toutes les activités en cours dans un espace collaboratif et partagé a permis à votre équipe de travailler ensemble plus efficacement.

Vous avez réussi à passer de quatre ou cinq éléments de contenu créés par semaine à six ou sept, tout en conservant un niveau de rédaction et de conception exceptionnellement élevé. Les contenus créés par votre équipe sont non seulement de grande qualité, mais aussi axés sur les objectifs définis et conçus pour répondre à un besoin spécifique dans le cadre de votre stratégie globale.

Pour notre troisième exemple Kanban, imaginons que vous êtes directeur commercial dans une grande entreprise technologique. Votre PDG a demandé à chaque département d'établir quelques objectifs et résultats clés (OKR) pour le prochain trimestre, c'est-à-dire des objectifs et des résultats clés généraux que votre équipe s'efforcera d'atteindre.

Chaque OKR comporte de nombreux projets et tâches de plus petite ampleur. Vous devez trouver un moyen de :

• Fragmenter tout le travail de ces initiatives importantes en projets plus petits et plus faciles à gérer.
• Déléguer ces projets à des équipes spécifiques
• Permettre à ces équipes de décomposer encore le travail en différentes tâches selon les besoins

Vous avez besoin d'un moyen de vérifier rapidement l'état d'avancement de votre initiative.

Vous aimeriez également pouvoir consulter toutes les cartes associées à un OKR spécifique, afin de visualiser exactement sur quoi travaillent vos équipes et de repérer les signes de dérive. C'est là qu'intervient notre troisième exemple Kanban.

Vous savez que votre outil Kanban virtuel vous permet de connecter des cartes entre plusieurs tableaux. Vous décidez donc de créer un tableau « OKR », puis de créer une carte pour chacun de vos OKR. Vous utilisez chacune de ces cartes en tant que carte « parent », et vos équipes créent dans leurs tableaux des cartes « enfants » associées aux cartes parents. Elles utilisent des sous-tâches à l'intérieur de chacune de ces cartes pour suivre le travail correspondant de façon plus détaillée.

À mesure que les équipes réalisent les tâches associées aux cartes enfants de leur tableau, cette progression est reflétée sur la carte parent : vous voyez, par exemple, que 47 cartes sur 58 sont terminées. Depuis votre tableau des OKR, vous pouvez visualiser plus en détail les 11 cartes restantes et voir si l'une d'elles est bloquée ou n'est pas en bonne voie.

Cet exemple Kanban montre comment bénéficier de la visibilité globale nécessaire pour connaître la progression de l'initiative et être en mesure de visualiser exactement ce que les équipes effectuent dans le cadre de cette initiative. À la fin du trimestre, vous pourrez annoncer en toute confiance à votre PDG que vous avez réalisé quatre de vos cinq OKR dans les délais prévus et que vous êtes en bonne voie pour terminer le cinquième au début du trimestre suivant.

L'utilisation de la méthodologie Kanban pour gérer le travail aide les membres d'équipe, les équipes et les entreprises entières à communiquer et à collaborer plus efficacement. Elle permet aux managers de visualiser qui travaille sur quoi, ainsi que l'état d'avancement des projets, tout en fournissant à chacun un outil utile et intuitif pour gérer le travail.

Pour examiner d'autres exemples Kanban pour des types d'équipes spécifiques, nous vous recommandons de consulter cet article.