Qu'est-ce qu'une carte Kanban ?

Une carte Kanban est une note autocollante apposée sur ce tableau. Chaque carte Kanban, ou note autocollante, représente une activité.

Mais une carte Kanban peut contenir beaucoup plus d'informations qu'une simple note autocollante. Elle peut inclure des descriptions, des pièces jointes, des liens, des commentaires, son historique, etc. Poursuivez votre lecture pour découvrir les principaux éléments des cartes Kanban et comment les utiliser afin de gérer vos activités.

Kanban est un terme japonais qui signifie « signal visuel » ou « carte ». À la fin des années 1940, Toyota a été la première entreprise à utiliser des cartes Kanban physiques pour représenter les étapes du processus de fabrication. Les cartes Kanban servaient à aligner la production sur la demande, dans le but de créer un système de gestion des stocks « juste à temps ».

Ce premier système Kanban fonctionnait un peu différemment des systèmes Kanban que nous connaissons aujourd'hui : les cartes Kanban étaient associées à des produits finis. Lorsque ces produits étaient vendus, les cartes Kanban étaient déplacées au début de la ligne, indiquant qu'un nouveau produit pouvait être fabriqué.

Des cartes Kanban étaient également associées à des matières premières spécifiques, de telle sorte que celles-ci n'étaient pas commandées tant qu'elles n'étaient pas nécessaires. Cette utilisation des cartes Kanban a aidé le constructeur automobile à :

• Rationaliser la gestion des stocks
• Améliorer l'efficacité des processus
• Réduire les coûts d'exploitation

Depuis qu'ils ont vu le jour au sein de Toyota, les concepts Kanban ont été adaptés dans une multitude de secteurs industriels. Aux débuts de l'ingénierie informatique, les développeurs logiciels ont commencé à utiliser des tableaux Kanban pour limiter leur propre travail en cours et rationaliser les opérations, en utilisant des tableaux blancs physiques et des notes autocollantes pour cartographier la progression du travail dans leurs processus.

Depuis lors, la méthode Kanban a continué d'évoluer et a été adoptée dans pratiquement tous les secteurs.

Les tableaux blancs physiques et les notes autocollantes ont été remplacés par des outils Kanban virtuels, mais les objectifs et les avantages fondamentaux de Kanban restent les mêmes : tirer parti de la puissance de la gestion visuelle pour améliorer l'efficacité.

Une carte Kanban a pour objet de représenter une tâche et de communiquer son état d'avancement à mesure qu'elle progresse dans le workflow.

Souvent, les équipes assurent le suivi du travail dans un outil et communiquent l'état d'avancement dans un autre – les tableaux Kanban permettent aux équipes de communiquer l'état d'avancement tout en suivant leur travail. En déplaçant simplement une carte Kanban d'une étape (couloir vertical) à la suivante, un membre de l'équipe communique à tous les autres l'état d'avancement de l'activité dans le processus, sans travail supplémentaire.

Bien qu'elles ne soient pas destinées à remplacer les discussions, l'utilisation de cartes sur un tableau Kanban, qui constitue alors la plateforme d'information centralisée de l'équipe, réduit le temps consacré à des réunions de suivi de statut, génère davantage d'opportunités de collaboration de grande valeur et améliore l'efficacité globale.

Les cartes Kanban peuvent aider les équipes à :

• Prendre rapidement connaissance des détails d'une activité
• Faciliter les transferts de responsabilités entre les membres de l'équipe à mesure que le travail progresse d'une étape à l'autre du processus de l'équipe
• Documenter et communiquer des informations essentielles sur chaque activité
• Consigner des attributs et des indicateurs importants que les équipes pourront utiliser ultérieurement pour améliorer leur workflow

Voici quelques-unes des caractéristiques essentielles des cartes Kanban, qui les différencient des notes autocollantes ordinaires :

Alors qu'une note autocollante sur un tableau blanc n'inclut bien souvent que la brève description d'une tâche, une carte Kanban dans un outil Kanban virtuel comporte beaucoup plus d'informations.

Dans la plupart des outils Kanban virtuels, chaque carte Kanban comporte un « recto » et un « verso ». La face avant, ou « recto », de la carte est celle qui est visible lorsque l'on examine l'ensemble du tableau Kanban. Elle permet de communiquer rapidement et brièvement les détails d'une tâche les plus importants et les plus pertinents pour l'équipe, tels que :

• Un titre ou un identifiant unique
• L'identité de la personne affectée à cette activité
• Les dates d'échéance
• Le type d'activité (souvent indiqué par la couleur de la carte)
• Le volume de travail estimé (communiqué par un code similaire à celui utilisé pour indiquer la taille des vêtements ou par d'autres méthodes)

De nombreuses équipes utilisent des icônes personnalisées au recto de la carte pour communiquer d'autres informations sur son statut, comme un cercle rouge avec un « X » blanc pour indiquer qu'une carte est bloquée ou un drapeau rouge pour signaler que cet élément est prioritaire.

Il est recommandé de limiter la quantité de texte visible sur la face avant d'une carte Kanban. Les longues descriptions et les autres éléments de texte relatifs à l'activité doivent plutôt figurer au dos de la carte. La face avant de la carte doit être réservée aux informations pertinentes pour l'ensemble de l'équipe : quelle est cette activité et quelles sont les informations que l'équipe doit connaître à son sujet.

Le dos d'une carte Kanban doit présenter les informations plus détaillées qui s'adressent aux personnes qui réalisent ou gèrent le travail.

Le dos d'une carte Kanban peut être utilisé pour consigner des informations plus détaillées sur une activité. Alors que la face avant, ou recto, de la carte a pour fonction de communiquer des détails pertinents pour toute l'équipe, le dos de la carte est destiné à consigner des informations qui s'adressent aux personnes réalisant ou gérant le travail.

Les informations consignées au dos d'une carte Kanban peuvent inclure les éléments suivants :

• Description de la carte - En quoi consiste exactement cette activité ? Quel est l'objectif ?
• Portée du projet – Quelle est la définition de « Terminé » ? Qu'est-ce qui est inclus ou non dans cette activité ?
• Pièces jointes et liens - Fiches de projet, modèles, ressources utiles, ébauches et principaux livrables
• Commentaires / historique des commentaires - Qu'ont dit les membres de l'équipe au sujet du projet jusqu'à présent ?
• Sous-tâches - Quelles sont les tâches spécifiques à accomplir pour achever l'activité associée à cette carte ?

La plupart des outils Kanban permettent également de suivre l'activité de la carte au dos de celle-ci, par exemple :

• À quel moment une carte a été déplacée d'un couloir à un autre
• À quel moment une carte a été affectée à un membre spécifique de l'équipe ou lui a été retirée
• À quel moment ont été modifiées la date d'échéance ou d'autres informations relatives à la carte

Ces informations peuvent être utiles lorsqu'un utilisateur a besoin de davantage de contexte concernant une activité.

À mesure qu'une carte Kanban progresse dans le processus, de nombreux outils Kanban assurent le suivi de métriques de performance, telles que les éléments suivants :

• Date de début
• Nombre de jours de blocage
• Date de fin
• Délai d'exécution
• Temps de cycle
• Rendement

Ces métriques fournissent des insights précieux sur le flux de travail global, qui constitue un indicateur essentiel de santé de tout système Kanban. Comprendre comment le travail progresse, ou ne progresse pas, tout au long d'un processus permet non seulement aux équipes d'identifier les goulets d'étranglement avant qu'ils n'affectent le système de manière significative, mais offre aussi des opportunités d'amélioration continue.

L'enregistrement approprié des métriques des cartes aide les équipes à tirer pleinement parti de leur système Kanban.

Un autre avantage des tableaux Kanban virtuels est qu'ils permettent de créer des modèles de cartes Kanban. Cela est utile pour les activités qui impliquent des tâches récurrentes, car elle permet d'appliquer des processus standard pour réaliser des activités de même type et de même portée.

Pour une équipe marketing, ces tâches récurrentes peuvent par exemple consister à :

• Promouvoir des webinaires à venir
• Lancer un nouveau produit
• Organiser un concours sur les réseaux sociaux

La création d'un modèle de carte Kanban permet aux membres de l'équipe de réaliser chacune des tâches relatives à cette activité sans avoir à créer une nouvelle carte à chaque fois. Une fois qu'elles ont créé un modèle de carte, les équipes peuvent simplement le dupliquer, modifier les détails au besoin et commencer à travailler.

La création d'un modèle de carte Kanban limite les omissions et les remises en production, car tous les membres de l'équipe ont une perception claire et cohérente de ce qui doit être réalisé. Si le champ d'application d'une activité change ou si l'équipe trouve des moyens d'optimiser les processus, la mise à jour du modèle de carte Kanban permet de capturer et de communiquer facilement ces nouvelles données.

Pour les activités reproductibles, la standardisation des tâches à l'aide des modèles de cartes Kanban améliore l'efficacité et la cadence du processus, ce qui offre des gains de temps considérables.

Imaginons qu'une équipe travaille sur trois ou quatre projets par semaine et que chaque projet comporte environ seize tâches : l'utilisation d'un modèle de carte peut éviter à l'équipe de créer 64 nouvelles cartes par semaine. Qu'elles soient physiques ou numériques, les cartes Kanban offrent une visibilité accrue sur l'état d'avancement du travail et aident les membres de l'équipe à communiquer efficacement au sujet des activités.

Les cartes Kanban virtuelles sont bien plus que de simples symboles représentant des activités ; elles sont des sources précieuses d'informations, de contexte et d'insights, et constituent des enregistrements dynamiques des tâches qui évoluent à mesure que les activités progressent dans le processus.

La gestion du travail sur des cartes Kanban virtuelles offre aux équipes différents avantages :

• Accès facile et identique pour tous les membres de l'équipe, sur site ou à distance
• Collecte automatique de données qui sont intégrées à des tableaux et des graphiques pour une exploitation plus rapide
• Historique stocké pendant toute la durée de vie de la carte
• Informations d'une plus grande richesse, accessibles en un coup d'œil
• Indicateurs et attributs visuels faciles à personnaliser et à adapter en fonction des besoins de l'équipe

Pour en savoir plus sur la gestion du travail à l'aide d'un système Kanban, nous vous recommandons de consulter cet article.