Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?

Des détails visuels sont affichés au même endroit sur un tableau Kanban, réduisant ainsi le temps passé à suivre des rapports de progression ou à participer à des réunions de suivi de l'avancement.

L'objectif d'un système Kanban est de limiter la quantité de travail en cours afin que le flux de travail dans le système corresponde à sa capacité. En d'autres termes, il s'agit de définir le volume maximum de travail qu'un système peut prendre en charge sans que cela ne nuise à la progression fluide des activités entre les différentes étapes du processus.

Un tableau Kanban plus avancé peut également inclure des informations permettant de gérer activement la manière dont le travail circule dans le tableau, telles que des politiques de processus.

Commencer à mettre en œuvre la méthode Kanban ne nécessite pas une refonte de l'ensemble de l'organisation ; cette démarche peut débuter par une seule équipe cherchant à améliorer la visibilité et à maîtriser son workflow, puis se développer à partir de là.

Les éléments de base d'un tableau Kanban sont les suivants :

• Des couloirs, qui représentent des étapes définies du processus.
• Des cartes, qui représentent les activités progressant tout au long du processus

Les systèmes Kanban sont simples par leur conception et flexibles par nature. Il vous suffit de représenter les étapes de votre processus sous forme de couloirs et de documenter vos activités à l'aide de cartes pour commencer à bénéficier des avantages de la méthode Kanban.

Couloirs d'un tableau Kanban

Les couloirs d'un tableau Kanban représentent les étapes de votre processus. Chaque couloir vertical doit refléter une étape spécifique de votre processus et se déplacer séquentiellement de gauche à droite : de « À faire » (à l'extrême gauche), à « En cours », puis à « Terminé » (à l'extrême droite).

Les processus suivis par la plupart des activités de travail intellectuel sont bien sûr un peu plus complexes que la simple structure « À faire », « En cours » et « Terminé ». Chacun de ces trois statuts généraux comportera probablement plusieurs sous-catégories.

La catégorie « À faire » pourra ainsi inclure :

• « À faire – Non priorisé »
• « À faire – Priorisé »

La catégorie « En cours » pourra comporter :

• Planifier
• Développement
• Tester
• Lancement

La catégorie « Terminé » pourra comporter :

• Terminé – En attente d'approbation finale
• Terminé – Terminé

Vous pouvez concevoir votre tableau Kanban de manière à refléter chacune de ces étapes :

À faire – Non priorisé > À faire – Priorisé > Planification > Développement > Tests > Lancement > Terminé (En attente d'approbation) > Terminé – Terminé

Des couloirs horizontaux peuvent être utilisés pour représenter des processus qui se déroulent simultanément au sein d'une équipe ou d'une organisation.

Par exemple, si une équipe commerciale suit le même processus pour tous ses secteurs géographiques, elle peut mettre en place des couloirs verticaux avec chacune des étapes de son processus, et des couloirs horizontaux pour chacun des secteurs géographiques dont elle est responsable. L'équipe pourra ainsi gérer et affiner son processus sur un tableau partagé, tout en différenciant les régions dans lesquelles elle travaille.

Cartes Kanban

Chaque carte de votre tableau Kanban représente une activité. Sur la « face avant » (recto) de la carte, vous inclurez des informations permettant à tous les utilisateurs du tableau de prendre facilement connaissance des détails clés de cette activité, tels que :

• Titre – quelle est cette activité ?
• Affectation de la carte – qui travaille sur cette activité ?
• Type de la carte – de quel type d'activité s'agit-il ? (généralement défini au moyen d'un code de couleur)
• Date d'échéance – une date d'échéance a-t-elle été définie pour cette activité ?

À l'intérieur de la carte (accessible dans la plupart des outils Kanban en cliquant sur la carte pour l'ouvrir), vous pouvez consulter des informations plus détaillées sur l'activité, telles que :

• Description de la carte – en quoi consiste exactement cette activité ? Quel est l'objectif ou le résultat final souhaité ?
• Pièces jointes/fichiers – existe-t-il des documents, des liens ou des supports visuels utiles pour réaliser cette activité ?
• Historique des commentaires – remarques ajoutées par l'équipe
• Historique de la carte

Découvrez plus en détail comment utiliser les cartes Kanban pour gérer votre travail.

Gérer le flux au moyen d'un tableau Kanban

Les politiques de processus sont des règles ou des directives que l'équipe qui utilise un tableau Kanban élabore afin d'utiliser le tableau de manière cohérente. Une politique de processus pourrait, par exemple, stipuler que « une fiche de projet complète doit être jointe à chaque carte avant de la déplacer de « À faire » à « En cours ».

Certains outils Kanban numériques permettent d'intégrer des politiques de processus au tableau, afin de pouvoir les visualiser en cliquant avec le bouton droit ou en survolant un couloir.

Les limitations des tâches en cours définissent le nombre maximum d'activités qui peuvent se trouver dans un couloir ou un ensemble spécifique de couloirs à un moment donné. Selon un des concepts de la méthode Kanban, nous pouvons avancer plus rapidement lorsque nous nous concentrons sur un plus petit nombre d'activités simultanément. Dans cette optique, les limitations des tâches en cours aident les équipes à éviter de surcharger le système en travaillant sur trop de tâches à la fois.

Lorsque vous fabriquez des produits physiques sur une chaîne d'assemblage, le processus et chacune de ses étapes se déroulent sous vos yeux. S'il se forme un goulet d'étranglement dans une partie du système, vous voyez le travail s'empiler et savez où se situe le problème à résoudre.

Mais si votre travail est moins tangible (développement logiciel, création de campagnes marketing ou élaboration d'une feuille de route pour un produit), le processus n'est probablement pas aussi évident. Les goulets d'étranglement ne sont pas aussi manifestes et les équipes éprouvent des difficultés à gérer la capacité, ce qui se traduit souvent par une surcharge de travail pour les membres de l'équipe.

Lorsque vous gérez votre travail au moyen d'un tableau Kanban, vous définissez chacune des étapes du processus et suivez activement le travail à mesure qu'il progresse dans ce processus. Les tableaux Kanban sont flexibles et personnalisables. Vous pouvez donc adapter leur configuration en fonction des évolutions de votre processus. De ce fait, il existe une infinité de types de tableaux Kanban, car chaque tableau Kanban est spécifique à l'équipe ou à l'organisation qui l'utilise.

L'exemple ci-dessous donne un aperçu du fonctionnement d'un tableau Kanban. Chaque couloir porte le nom d'une étape du processus de l'équipe (à faire, planification, etc.). Les cartes Kanban sont ensuite placées sur le tableau dans des couloirs indiquant le statut de l'activité.

Dans cet exemple, la couleur des cartes indique le type d'activité (par exemple, violet pour un récit utilisateur et vert clair pour un défaut), mais elle peut également indiquer un niveau d'urgence ou de priorité (par exemple, rouge pour les activités à accélérer, vert pour un niveau normal, etc.). Des indicateurs visuels, tels que des icônes et des avatars d'utilisateurs, sont placés sur la carte pour indiquer qui est affecté à l'activité, l'origine de la demande, la classe de service ou d'autres détails importants pour le travail de l'équipe.

Le tableau et les cartes Kanban représentent un langage visuel partagé que les équipes et les parties prenantes utilisent pour communiquer rapidement des informations importantes de manière fluide et transparente.

Si vous avez déjà fait partie d'une équipe Agile, il est possible que vous ayez utilisé un outil très similaire au tableau Kanban : le tableau Scrum. Les tableaux Scrum ressemblent beaucoup aux tableaux Kanban, et la plupart des équipes qui les utilisent suivent les mêmes principes de base que ceux des tableaux Kanban :

• Les couloirs représentent les étapes d'un processus, réparties d'une manière ou d'une autre dans les catégories « À faire », « En cours » et « Terminé »
• Les cartes Kanban se déplacent dans le tableau de gauche à droite

La différence fondamentale entre les tableaux Kanban et les tableaux Scrum tient au fait que les tableaux Scrum sont conçus pour être utilisés par des équipes qui travaillent selon des itérations délimitées dans le temps, tandis que les tableaux Kanban sont utilisés par des équipes qui travaillent dans un contexte de flux continu. En d'autres termes, les équipes Scrum utilisent des tableaux pour « liquider » toutes les tâches qu'elles se sont engagées à accomplir pendant une période donnée, tandis que les équipes Kanban utilisent leurs tableaux pour faire continuellement progresser le travail dans leur processus.

Lorsque la charge de travail dans un système Kanban devient excessive, tout ralentit et le flux de travail régulier se transforme en embouteillage. Les activités bloquées sont faciles à repérer sur un tableau Kanban. En effet, le travail s'empile dans le ou les couloirs affectés, ce qui procure une visibilité instantanée sur les activités qui nécessitent une attention particulière.

La meilleure façon d'apprendre à utiliser un tableau Kanban est de le configurer et d'y faire circuler des activités. À mesure que votre équipe ou votre organisation se familiarisera avec le fonctionnement du tableau, vous commencerez à vous sentir plus à l'aise pour apporter des améliorations à sa configuration et à sa conception.

L'étape suivante consiste à commencer à utiliser les métriques du tableau pour appuyer les efforts d'amélioration continue. Les équipes peuvent mesurer leur efficacité en suivant le flux, la qualité, la cadence, les délais d'exécution, etc., et tout cela simplement en gérant leur travail sur un tableau Kanban.

Nous recommandons à toutes les équipes qui découvrent la méthode Kanban de réaliser les exercices présentés dans notre feuille de route Kanban. Ces exercices sont conçus pour aider les équipes à cartographier leurs processus et activités existants dans un tableau Kanban.

À partir de là, vous commencerez à bénéficier des avantages des tableaux Kanban et à identifier des manières d'améliorer votre processus au fil du temps.