Comment les outils Kanban améliorent la productivité

Le télétravail offre aux employés une flexibilité sans précédent, tout en permettant aux entreprises de garder leur niveau de compétitivité dans une société de plus en plus mondialisée. Cependant, travailler au sein d'équipes virtuelles s'accompagne de challenges, notamment pour faire en sorte que chacun reste aligné et connecté, même lorsque les équipes sont dispersées dans le monde entier.

Les outils Kanban boostent la productivité des équipes virtuelles en créant un espace virtuel partagé où le travail peut évoluer. Il est possible de créer un tableau Kanban pour aider les équipes à identifier les zones d'inefficacité et promouvoir une collaboration plus dynamique.

Voici comment les outils Kanban améliorent la productivité de tous les types d'équipes, et pourquoi ils sont particulièrement adaptés pour maintenir l'alignement des équipes virtuelles.

Un tableau Kanban est un outil efficace pour communiquer facilement une grande quantité d'informations au moyen de cartes, de colonnes, de couleurs, d'icônes et d'autres indicateurs visuels qui aident les utilisateurs à assimiler et retenir ces informations. La plupart des équipes qui utilisent des outils Kanban développent leurs propres configurations, facilitant ainsi la gestion des processus et des workflows qui sont importants pour la bonne marche de leur entreprise.

La clé pour créer un système Kanban efficace réside dans sa facilité d'utilisation. Les équipes qui sont les plus productives avec les outils Kanban sont celles qui personnalisent leurs tableaux pour non seulement améliorer la productivité et l'efficacité, mais aussi les aider à identifier les opportunités d'amélioration. Connu sous le nom d'amélioration continue, ce concept fait partie intégrante de la philosophie Kanban.

Les chefs de projet, les Scrum Master, les responsables d'équipe et les membres d'équipe bénéficient tous de la visibilité offerte par un tableau Kanban en ligne partagé, car celui-ci est accessible de n'importe où au moyen d'une connexion Internet. Il est ainsi plus facile de collaborer, de fournir et de recevoir des informations de statut actualisées, et de visualiser globalement tout ce qui se déroule, en un coup d'œil. Les équipes qui adoptent les outils Kanban sont souvent surprises de la quantité de gaspillages qu'elles peuvent éliminer dans les processus et workflows existants, simplement en cartographiant leurs processus dans un tableau Kanban.

Les outils Kanban en ligne offrent une visibilité immédiate sur les projets aux membres d'équipe dispersés géographiquement et aux équipes qui travaillent sur des projets comportant des composantes et des éléments mobiles complexes et très variés, comme les équipes de développement logiciel et les équipes de projets d'entreprise. À l'aide d'un outil Kanban virtuel, les équipes peuvent rationaliser les processus et réduire le temps nécessaire à la réalisation d'un projet, diminuant ainsi les coûts.

Il existe de nombreux outils Kanban en ligne. Certains sont gratuits, tandis que d'autres offrent davantage de fonctions et fonctionnalités dans le cadre d'abonnements payants.

Les fonctionnalités des outils Kanban en ligne varient considérablement. Il est donc important de comprendre ce que vous attendez de votre outil avant d'en sélectionner un. Pour choisir un outil Kanban en ligne, vous devez vous poser les questions suivantes :

• Prévoyez-vous d'utiliser l'outil uniquement au sein de votre équipe ou dans plusieurs équipes ?
• De quel niveau de fonctionnalités de reporting avez-vous besoin ?
• Votre équipe/organisation envisage-t-elle de mettre en pratique les méthodologies Lean/Agile de manière formelle ou cherche-t-elle simplement des moyens d'améliorer la productivité au sein de l'équipe ?
• Quel type de workflow allez-vous suivre sur votre tableau Kanban ?
• Pensez-vous avoir besoin de connecter des cartes dans différents tableaux ou de disposer de structures de cartes ou de tableaux hiérarchiques ?
• Quelles intégrations avec d'autres outils (existants) seraient utiles ?

Discuter de ces questions avec votre équipe peut vous aider à identifier vos critères de réussite lors du choix d'un outil Kanban en ligne.

En 2019, 69 % des entreprises ont proposé à leurs employés des avantages pour les inciter à télétravailler, selon le rapport 2019 Employee Benefits Report établi par la Society for Human Resource Management. Une étude menée par un enseignant de Stanford a montré que le télétravail augmentait la productivité et réduisait les taux de défection.

Cette étude a montré que les employés travaillant à distance trouvaient qu'il était plus facile de se concentrer et étaient moins susceptibles de se mettre en arrêt maladie ou de prendre des pauses prolongées. Les employeurs ont également économisé en moyenne 2 000 $ par an et par employé sur les coûts immobiliers.

Cependant, de nombreuses entreprises sont revenues sur leurs politiques de télétravail. Lorsque Marissa Meyer a pris ses fonctions de PDG de Yahoo en 2013, elle s'est fermement opposée au travail virtuel en interdisant le télétravail pour tous les employés. Elle affirmait en effet que « la communication et la collaboration » exigeaient qu'ils travaillent côte à côte et soient disponibles pour des réunions impromptues.

Si cette position va à l'encontre des tendances, elle souligne les préoccupations de certaines entreprises concernant les équipes à distance. Outre les craintes de voir les employés perdre en productivité ou duper les entreprises en travaillant moins d'heures, une étude publiée dans la Harvard Business Review affirme que les employés en télétravail sont plus susceptibles de se sentir aliénés ou déconnectés par rapport aux employés sur site.

D'autres difficultés liées au travail au sein d'équipes virtuelles sont connues :

• Communication breakdowns
• Problèmes de confiance
• Conflits de planification
• Problèmes de productivité / micro-management

Plutôt que de revenir aux anciennes méthodes de travail, vous pouvez directement remédier aux difficultés induites par la gestion d'équipes virtuelles en prenant des mesures proactives pour que les équipes disposent de ce dont elles ont besoin pour réussir. Lorsque vous parvenez à identifier et à corriger les problèmes liés au travail à distance, vous pouvez constituer une équipe virtuelle à la fois collaborative et connectée.

Un défi spécifique associé aux équipes virtuelles est la gestion du workflow. Il peut être difficile pour les chefs de projet de suivre les tâches en cours et de savoir si les membres de l'équipe sont surchargés ou sous-employés.

En plus de l'application de bonnes pratiques pour les équipes virtuelles, comme le maintien de canaux de communication ouverts et l'établissement d'objectifs communs, un outil Kanban offre un niveau de visibilité qui permet au chef de projet de planifier, d'organiser et de prioriser le travail à venir. Les tableaux Kanban évoluent avec l'équipe, ainsi qu'avec les équipes d'une organisation, et peuvent être configurés de manière à ce que chacun puisse voir l'état d'avancement du travail de tout le monde dans un seul tableau Kanban ou sur plusieurs tableaux, selon les besoins.

Un espace centralisé pour mener à bien le travail permet une collaboration contextuelle et évite aux membres de l'équipe de perdre du temps à chercher les documents et les images dont ils ont besoin dans des e-mails et des dossiers de fichiers. Les collaborateurs peuvent partager entre eux des cartes Kanban auxquelles sont joints des documents et des images, et se transmettre rapidement de nouvelles informations grâce à des @mentions dans des fils de commentaires.

Les outils Kanban sont très efficaces pour identifier les goulets d'étranglement que les membres de l'équipe peuvent omettre de mentionner parce qu'ils sont trop occupés ou même ne pas remarquer.

Avec un tableau Kanban, les chefs de projet sont souvent en mesure d'identifier les principaux indicateurs de problèmes, avant qu'ils ne surviennent. Lorsqu'une vue d'ensemble est plus utile, l'analyse des flux peut aider les responsables à voir où le travail est bloqué et à le faire progresser de nouveau.

Enfin, plutôt que de laisser les équipes virtuelles tomber dans des routines de gestion de workflows qui n'ont aucun intérêt pour leur équipe, pour leur entreprise ou pour eux-mêmes, les outils Kanban permettent une amélioration continue rapide et facile des processus. Les chefs de projet peuvent travailler avec leurs équipes pour définir de nouveaux couloirs et les redimensionner, les faire glisser et les diviser eux-mêmes en couloirs pour gérer les limitations d'activités en cours. Ils modélisent facilement des répartitions des tâches, des flux secondaires et des transferts de processus.

Mettre en œuvre des outils Kanban ou étendre leur usage constitue un moyen reconnu de remédier à certains problèmes de collaboration courants dans toutes les équipes, mais plus fréquents encore dans les équipes qui comprennent des employés en télétravail.

L'utilisation d'un outil Kanban présente de nombreux avantages, à tous les niveaux de l'organisation :

• Les individus ont les moyens de s'approprier leur travail, de le gérer et de communiquer à son sujet d'une manière qui leur permet de rester concentrés et les responsabilisent.
• Les équipes peuvent rester alignées concernant le statut des tâches, les mises à jour et les informations.
• Les chefs d'équipes bénéficient d'une meilleure visibilité sur le travail en cours et sur son avancement, ce qui leur permet d'identifier la manière la plus pertinente d'apporter leur contribution.
• La direction peut s'appuyer sur des rapports synthétiques pour identifier l'avancement global des initiatives à l'échelle de l'organisation.

Dans le cadre de ce guide, nous allons nous concentrer sur les avantages des outils Kanban pour les équipes, en particulier celles qui réalisent une partie ou l'intégralité de leur travail à distance. Pour les équipes, l'utilisation d'un outil Kanban peut notamment offrir les avantages suivants :

• Flexibilité accrue
• Augmentation de la productivité et de l'efficacité de l'équipe
• Meilleure focalisation et alignement supérieur dans l'ensemble de l'équipe
• Une collaboration plus approfondie et plus pertinente
• Meilleur moral
• Moins de temps passé dans des réunions (en particulier les réunions de suivi de statut)
• Plus de temps consacré à des activités ciblées qui apportent de la valeur ajoutée

L'innovation se matérialise plus facilement lorsqu'une personne ou un groupe de personnes est suffisamment passionné par quelque chose pour avoir envie de l'améliorer. Mais les équipes se retrouvent souvent coincées dans des schémas de travail anciens et sont de ce fait incapables de voir des opportunités d'amélioration qui se trouvent sous leurs yeux.

Les meilleurs outils Kanban stimulent l'innovation en favorisant la responsabilisation dans l'ensemble de l'équipe, non seulement au sujet de la configuration du tableau, mais aussi concernant la visualisation et la gestion du travail tout au long du processus de l'équipe.

L'intérêt et la difficulté de la mise en œuvre d'un nouvel outil Kanban résident dans le fait que l'ensemble de l'équipe doit prendre la responsabilité de définir la configuration du tableau. Lors de la mise en œuvre d'un nouvel outil Kanban, les équipes doivent travailler ensemble pour s'assurer que leurs nouveaux tableaux reflètent fidèlement leur processus.

Assurez-vous d'accorder suffisamment de temps et d'espace à la mise en œuvre du nouvel outil Kanban. Pour raviver une culture d'innovation, il suffit parfois d'assigner la responsabilité d'un processus ou d'un workflow à une personne et de lui donner les moyens d'apporter les changements nécessaires pour l'améliorer.

En utilisant un ensemble de principes Kanban, les équipes peuvent véritablement s'approprier leur travail, car elles ont identifié leurs propres opportunités d'amélioration, mis en œuvre leurs propres solutions d'amélioration et exécuté le travail comme elles l'avaient décidé.

En résumé, les outils Kanban révèlent non seulement des opportunités d'économies qui peuvent être répercutées aux clients sous forme d'économies monétaires, mais ils peuvent également aider les équipes à s'épanouir en conférant à chacun la responsabilité de s'approprier la solution.

L'utilisation d'un outil Kanban en ligne peut être profitable aux équipes, quel que soit leur taille ou leur secteur d'activité, en améliorant l'alignement, la communication et la productivité. Les outils Kanban permettent aux équipes d'automatiser une grande partie du travail de suivi et d'analyse de la productivité, dont la réalisation manuelle aurait pu prendre trop de temps. Ils libèrent ainsi du temps pour réaliser des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les équipes peuvent facilement identifier des moyens d'optimiser les ressources et de déléguer les tâches aux bonnes personnes grâce aux outils de reporting Kanban qui permettent de répondre à des questions telles que :

• Combien de temps faut-il à une équipe pour réaliser un cycle de travail complet ?
• Où surviennent généralement les difficultés, et comment les atténuer ou les éliminer ?
• Comment l'équipe peut-elle réduire le temps nécessaire à la réalisation d'un cycle de travail complet et combien d'argent serait économisé ?
• En quoi des changements apportés à un processus pourraient-ils impacter un autre processus en aval ?

Une fois implémenté, un outil Kanban peut permettre aux entreprises de réduire leurs coûts généraux en économisant des milliers d'heures de travail par an, tout en mettant en lumière de nouvelles opportunités de réduction des coûts, qui seront répercutées aux clients.

Les avantages de la méthodologie Kanban ont une grande portée et sont constamment découverts à mesure que les équipes s'attachent à innover et à être compétitives sur le marché mondial. Les outils Kanban aident également à bâtir des équipes plus solides en favorisant un sentiment de responsabilité non seulement au sujet du travail réalisé, mais aussi concernant la manière dont il est accompli.