10 exemples de tableaux Kanban

1. Copiez à bon escient. Les exemples de tableaux Kanban figurant dans cette liste ont été conçus pour répondre aux besoins d'équipes spécifiques. En les partageant, notre but n'est pas de vous procurer un modèle à reproduire à l'identique, mais de vous fournir une source d'inspiration pour vous aider à créer un tableau Kanban correspondant au processus unique de votre équipe.
2. Affranchissez-vous des spécificités des équipes. Ces exemples de tableaux Kanban sont conçus pour des équipes et des types de tâches spécifiques, mais ils ne sont pas destinés exclusivement à ces cas d'utilisation. Ainsi, si vous faites partie d'une équipe de développement mais que quelque chose vous paraît judicieux sur un des tableaux dédiés aux équipes IT, essayez-le (et inversement). De nombreuses bonnes pratiques Kanban peuvent être transférées d'un type d'équipe à un autre, et peuvent également être appliquées à différents niveaux au sein de l'organisation (pas uniquement aux équipes).
3. Commencez par (ou revenez à) l'essentiel. Qu'il s'agisse de votre premier tableau ou de votre 100e, il peut être utile de partir de zéro avec un nouveau tableau vierge, afin qu'il reflète la réalité de vos pratiques actuelles.

Les équipes de développement logiciel ont été parmi les premières à adopter la méthode Kanban. Voici trois exemples illustrant comment les équipes de développement peuvent utiliser des tableaux Kanban pour gérer des processus parallèles, renforcer un système de flux tiré à l'aide de files « Prêt » et mettre en place des limitations de tâches en cours.

Visualiser des processus parallèles

Dans toute équipe, il est possible que plusieurs processus fonctionnant en parallèle soient étroitement liés, mais suffisamment distincts pour nécessiter leurs propres workflows. Ainsi, une équipe de développement pourrait avoir besoin de suivre les phases de développement et de test des fonctionnalités, comme illustré dans cet exemple.

Plutôt que de simplifier à l'extrême les étapes pour répondre aux besoins des deux processus via un workflow unique, les équipes peuvent concevoir leurs tableaux de manière à suivre les deux processus en parallèle à l'aide de couloirs horizontaux.

En concevant leurs tableaux Kanban de cette manière, les équipes peuvent respecter les processus parallèles entre les développeurs sans perdre en visibilité sur le travail de l'équipe dans son ensemble.

Renforcer un système de flux tiré grâce à des files d'attente pour les tâches prêtes

La mise en œuvre d'un système de flux tiré, qui constitue un élément clé d'une approche Kanban mature, exige des membres de l'équipe qu'ils collaborent pour s'assurer qu'une tâche n'est déplacée que lorsque les personnes concernées sont réellement prêtes à commencer à travailler dessus.

Des problèmes surviennent souvent lorsque les équipes doivent transmettre des tâches d'une personne à une autre, par exemple si les membres de l'équipe responsables de l'étape « Développement » sont différents de ceux en charge de l'étape « Test ». Si l'étape « Développement » est achevée pour une tâche donnée, le réflexe naturel consiste à la déplacer vers l'étape suivante du processus. Mais si la personne en charge des tests n'a pas la capacité de commencer à travailler sur cette tâche, le tableau reflétera une fausse réalité , en indiquant que la phase de tests est actuellement en cours alors que ce n'est pas le cas en réalité.

L'intégration de files d'attente ou de files de tâches avec le statut « Prêt » dans la conception du tableau, comme illustré sur cet exemple de tableau Kanban, peut aider les équipes à se faire une idée plus précise de l'état d'avancement du travail dans le processus. En ajoutant des couloirs secondaires « En cours » et « Terminé » à l'étape « Développement », l'équipe visualise quelles tâches sont en cours de réalisation, lesquelles ont été « développées » mais dont la phase de test n'a pas encore débuté, et lesquelles sont réellement en phase de test.

Plutôt que de déplacer la tâche dans le couloir « Test », le développeur peut la placer dans une file d'attente « Prêt », ce qui permet au testeur de la placer dans le couloir approprié lorsqu'il est prêt à commencer les tests.

Mettre en œuvre des limitations de tâches en cours

Les limitations des tâches en cours sont un autre concept Kanban clé qui peut aider toutes les équipes, y compris celles de développement, à gérer activement le flux de travail dans leur système. Dans cet exemple de tableau Kanban, l'équipe utilise des limitations de tâches en cours pour restreindre le nombre de tâches qui peuvent se trouver simultanément à une étape donnée.

Cette équipe de développement utilise des limitations des tâches en cours pour réguler spécifiquement le nombre de tâches dans certains couloirs. Vous remarquerez que certains couloirs n'ont pas de limites de tâches en cours (indiquées par les chiffres figurant en haut à droite des titres des couloirs). Il s'agit probablement des étapes que l'équipe a identifiées comme étant les plus susceptibles de submerger le système, soit parce que la capacité de l'équipe à les réaliser est limitée, soit parce que les tâches elles-mêmes sont intrinsèquement complexes (ou une combinaison de ces deux facteurs).

Il peut être utile de visualiser les limitations des tâches en cours de manière passive, mais seulement si ces limites sont respectées. L'utilisation d'un tableau Kanban en ligne qui impose ces limites, comme dans cet exemple de tableau Kanban, peut aider votre équipe à remarquer plus facilement quand ces limites sont atteintes ou dépassées.

La nature du travail réalisé par les équipes IT génère souvent des conflits de priorités : les activités liés à un projet et les tâches de maintenance régulière sont repriorisées lorsque des tâches plus urgentes de résolution de problèmes sont requises.

En utilisant des tableaux Kanban pour visualiser leur travail, les équipes peuvent communiquer concernant les conflits de priorité, se mettre d'accord sur la manière de les résoudre et contribuer à fluidifier le déroulement du travail. Ces exemples de tableaux Kanban pour les équipes IT illustrent comment les équipes peuvent gérer différents types de demandes, visualiser les priorités changeantes et mettre en évidence les domaines de spécialité des membres de l'équipe tout en maintenant l'alignement de tous.

Gérer différents types de demandes

Les couloirs horizontaux montrent différents types de demandes plus clairement, apportant une plus grande transparence sur les tâches actuellement en cours et mettant en évidence les goulets d'étranglement qui peuvent ralentir l'équipe. La segmentation par type de demande peut également offrir une meilleure perspective lors de l'examen des rapports du tableau ; si, par exemple, votre diagramme de flux cumulé montre des temps de cycle plus longs pour les tâches non planifiées que pour les problèmes de production, vous savez sur quel domaine d'amélioration vous concentrer.

Visualiser l'évolution des priorités

N'importe quelle équipe peut utiliser un tableau Kanban pour se tenir parfaitement informée des changements de priorité de travail. Dans l'exemple ci-dessus, concernant une équipe IT, le couloir « En attente » est placé au-dessous du couloir « En cours » afin d'indiquer explicitement lorsqu'une tâche est bloquée ou ne peut plus progresser. Des icônes visuelles sont également utilisées pour indiquer les tâches critiques, les tâches qui en ont déplacé d'autres et les tâches bloquées.

Dans le couloir situé le plus à gauche, vous pouvez remarquer que cette équipe utilise un couloir « Légende » pour expliquer comment utiliser les icônes et les politiques afin que l'équipe reste sur la même longueur d'onde concernant la signification de chacun de ces signaux visuels.

Certaines équipes trouvent plus utile de diviser le travail en cours par sous-équipe / domaines de spécialité, plutôt que par types de demandes. Cet exemple de tableau Kanban pour les équipes IT illustre comment les couloirs horizontaux peuvent être utilisés pour suivre et gérer le travail des sous-équipes tout en maintenant l'alignement de l'équipe.

Il n'est pas nécessaire d'appliquer la méthodologie Kanban pour utiliser un tableau Kanban. De nombreuses équipes utilisent des tableaux Kanban pour visualiser la progression du travail dans leur processus Scrum, Scrumban, Waterfall ou autre processus hybride.

Gestion du suivi des sprints Scrum sur un tableau Kanban

Les équipes Scrum peuvent visualiser et suivre les tâches priorisées pour le sprint actuel à l'aide de la section du tableau intitulée « Développement en cours ». L'équipe extrait des récits du « backlog du sprint actuel » et gère les détails des tâches dans le couloir horizontal correspondant afin de visualiser rapidement le statut du sprint.

Le cadre Scaled Agile Framework (SAFe®) fournit la recette à suivre pour appliquer les méthodologies Lean-Agile à l'échelle de l'entreprise. Les tableaux Kanban peuvent être utilisés pour gérer l'adoption du cadre SAFe au niveau du portefeuille, du programme et de l'équipe.

Avec cette disposition de tableau, il est facile de différencier les épopées opérationnelles et architecturales, ainsi que d'assurer le suivi de vos initiatives jusqu'à leur mise en œuvre. L'utilisation d'un tableau Kanban au niveau du portefeuille vous aide à visualiser les initiatives de votre organisation qui impliquent plusieurs programmes et facilite la prise de décision stratégique.

Cet exemple de tableau est conçu pour coordonner les efforts de plusieurs équipes. Vous avez ainsi la possibilité de créer un backlog de programme spécifique pour chaque Agile Release Train, en décomposant les épopées en fonctionnalités afin d'en prioriser la livraison par incréments de programme.

Tableau Kanban SAFe au niveau de l'Agile Release Train

Cet exemple de tableau Kanban montre comment il est possible de représenter différents workflows sur le même tableau, offrant ainsi aux équipes la flexibilité d'utiliser – et de migrer vers – n'importe quelle méthodologie. Les équipes utilisent le tableau Agile Release Train pour décomposer les fonctionnalités en récits utilisateurs et les gérer jusqu'à leur mise en œuvre.

Il est parfois plus facile de créer ou d'améliorer votre propre disposition de tableau après avoir observé des exemples de tableaux Kanban utilisés par des équipes similaires à la vôtre. Examiner d'autres dispositions de tableaux peut vous donner des idées sur la manière de visualiser le travail et de collaborer au sein de l'équipe. Lorsque vous empruntez des idées de disposition de tableau, n'oubliez pas de respecter autant que possible les méthodes de travail de votre propre équipe.

Dans cet article, nous avons présenté des exemples de tableaux Kanban utilisés par des équipes de développement, des équipes IT et des équipes appliquant les méthodologies Scrum et SAFe. Même si tous ces exemples sont liés au développement ou à la maintenance de produits logiciels, les concepts Kanban que nous avons détaillés peuvent être appliqués à pratiquement tout type d'équipe.

Les tableaux Kanban peuvent également être utilisés par des équipes qui ne suivent pas la méthode Kanban, mais ont besoin d'un moyen de visualiser leurs workflows, comme celles qui appliquent la méthodologie Scrum ou Waterfall, ou des méthodes hybrides, ou encore la méthodologie SAFe.

Si votre équipe est totalement novice en matière de méthodologie Kanban, il peut être utile de commencer par les bases avant de plonger dans les concepts Kanban plus élaborés que nous avons présentés dans cet article. Comme pour toute méthodologie d'entreprise, il est toujours important d'être sur la même longueur d'onde concernant les raisons de sa mise en œuvre avant d'essayer d'en appliquer les principes ou de définir des méthodes à suivre.

Vérifiez tout d'abord que les membres de votre équipe possèdent une solide connaissance des principes Kanban : respect des autres et amélioration continue. Aidez-les ensuite à comprendre les éléments d'un tableau Kanban et comment ils leur permettront d'améliorer la gestion des activités et leur vie professionnelle. Par exemple, les limitations de tâches en cours leur éviteront d'être surchargés et de se sentir dépassés.

Les autres étapes à suivre pour préparer l'équipe à utiliser des tableaux Kanban sont les suivantes :

• Identifier les points de départ et de fin afin que votre équipe puisse marquer le début et la fin de son workflow
• Passer en revue les processus, les rôles et les responsabilités actuels
• Veiller à ce que l'équipe comprenne la finalité de l'amélioration continue et s'attache à la mettre en œuvre
• Encourager les qualités de leadership à tous les niveaux de l'organisation

Certains changements culturels peuvent être nécessaires une fois que l'équipe s'est tournée vers l'adoption des tableaux Kanban. Par exemple, des membres de l'équipe peuvent s'inquiéter en entendant dire que les tableaux Kanban mettent efficacement en évidence les faiblesses du processus de l'équipe. Leur assurer que l'objectif est une amélioration continue peut dissiper leurs craintes.

Une fois les bases établies avec l'équipe, les exemples de tableaux Kanban fournis ci-dessus seront utiles pour susciter la discussion. Au fil du temps, l'ensemble de l'équipe aura un rôle essentiel à jouer pour mettre en lumière les défauts du processus et l'affiner.