Qu'est-ce qu'un tableau Kanban en ligne ?

Comme les tableaux Kanban physiques, les tableaux Kanban en ligne utilisent des couloirs verticaux et horizontaux pour représenter les étapes par lesquelles chemine une tâche, de son début à sa fin. En général, les tableaux sont configurés pour que les tâches se déplacent de gauche à droite, en commençant par un backlog des tâches futures dans le couloir situé le plus à gauche, jusqu'au couloir « Terminé » tout à droite, dans lequel sont placées les tâches achevées.

Les cartes Kanban, qui représentent les tâches et les activités, sont déplacées dans les couloirs pour refléter l'avancement du travail. Pour reproduire les déplacements des cartes sur un tableau physique, la plupart des tableaux Kanban en ligne s'appuient sur une fonctionnalité de glisser-déposer qui fait passer les cartes d'un couloir à un autre.

Détails d'une carte :

La « face avant » (le recto) de chaque carte comporte des icônes visuelles pour communiquer des détails clés tels que :

• Priorité : quelle est l'importance ou l'urgence de cette tâche par rapport aux autres ?
• Responsabilité : qui est responsable ou travaille actuellement sur cette tâche ?
• Blocages : existe-t-il un obstacle qui empêche cette tâche d'avancer dans le processus ?
• Date d'échéance : quelle est la date d'achèvement prévue pour cette tâche ?

Différents types d'activités sont représentées au moyen de cartes de différentes couleurs : par exemple, il est possible d'utiliser des cartes vertes pour les nouvelles fonctionnalités, des cartes rouges pour des tâches de résolution de problèmes et des cartes bleues pour des initiatives d'amélioration continue.

Tous ces indicateurs visuels ont pour but d'aider les membres de l'équipe et les parties prenantes à recueillir rapidement des informations, sans avoir à interrompre le travail pour se faire une idée de l'état d'avancement.

Dans la plupart des tableaux Kanban en ligne, il est possible d'ouvrir des cartes en cliquant dessus pour afficher des informations plus détaillées et accéder à des pièces jointes ou des liens pertinents, ainsi qu'à l'historique de la carte. L'objectif de toute équipe utilisant un tableau Kanban en ligne est de pouvoir stocker toutes les informations relatives à une carte dans la carte elle-même. Cette approche facilite non seulement la collaboration entre les membres de l'équipe, mais offre également un niveau de visibilité et de responsabilisation habituellement inexistant à l'échelle de l'équipe.

Ainsi, chaque membre de l'équipe ou partie prenante, qu'il soit présent sur site ou n'importe où dans le monde, dispose d'un aperçu partagé pour identifier instantanément le statut de son travail, y compris qui travaille sur quoi, l'état d'avancement dans le processus et la localisation des obstacles.

Grâce aux tableaux Kanban en ligne, il est plus facile pour les équipes de toutes tailles de collaborer efficacement pour déterminer quelles tâches doivent être réalisées et quand. Ils fournissent également des outils pour mesurer, analyser et améliorer continuellement les processus.

Voici par quels aspects spécifiques l'utilisation d'un tableau Kanban en ligne favorise la collaboration en temps réel au sein d'une équipe.

Visualiser le travail et les étapes du processus

La création d'un modèle visuel du travail et du workflow permet aux membres de l'équipe d'observer le flux de travail à mesure qu'il progresse dans leurs tableaux. Cette « vue » partagée du travail fournit des insights sur le statut du travail et réduit le temps passé à suivre des rapports de progression ou à participer à des réunions de suivi de l'avancement. Les membres de l'équipe et les parties prenantes peuvent communiquer rapidement des informations importantes de manière fluide et transparente.

Pouvoir visualiser la progression du travail tout au long du processus change la donne pour les équipes, qui sont souvent habituées à travailler avec une visibilité limitée, voire nulle, sur la situation d'ensemble.

La simple visualisation du travail sur un tableau Kanban en ligne permet une collaboration plus efficace en aidant chacun à faire le lien entre les tâches qu'il réalise et celles des autres membres de l'équipe.

Améliorer le flux et limiter les tâches en cours

L'un des principes clés de la méthodologie Kanban est le concept de flux : il s'agit d'optimiser la manière dont le travail passe de l'état « à faire » à l'état « terminé », dans le but de rendre ce flux aussi fluide et unidirectionnel que possible.

Les tableaux Kanban en ligne aident les équipes à améliorer le flux de leur travail en leur permettant de visualiser le nombre de tâches en cours à un moment donné. Souvent, les équipes ajoutent toujours plus de tâches dans leur système, jusqu'à ce que la progression soit complètement stoppée. De nombreuses activités sont réalisées simultanément, mais presque rien n'avance.

Voici un exemple illustrant pourquoi cela se produit : imaginez une autoroute au milieu de la nuit. Si votre voiture est la seule sur la route, c'est à vous de décider de votre vitesse. Vous pouvez circuler à 10 km/h si vous le souhaitez, mais il est plus probable que vous alliez un peu plus vite, en profitant de l'espace et de la liberté que vous offre cette route dégagée. Rien ne vous empêche d'aller d'un point A à un point B. Vous pouvez donc prédire avec une grande exactitude le temps qu'il vous faudra pour parcourir une certaine distance.

Imaginez maintenant le scénario inverse : le trafic à l'heure de pointe. La route est remplie de voitures, avançant toutes pare-chocs contre pare-chocs. Vous ne choisissez pas votre vitesse ; elle est déterminée par le « flux » du trafic, qui n'est pas du tout fluide. Il est difficile de prévoir le temps qu'il vous faudra pour rentrer chez vous, car votre vitesse dépend de l'activité des personnes qui vous entourent.

Lorsque nous commençons à travailler sans tenir compte de ce qui est déjà en cours, nous encombrons notre système, ralentissant la progression chaque fois qu'une nouvelle tâche est ajoutée. La limitation des tâches en cours consiste à mettre en œuvre des limites de tâches en cours dans le tableau Kanban en ligne et aide les équipes à garder le contrôle sur la vitesse à laquelle le travail progresse dans leur système.

Même si cela paraît souvent contre-intuitif, en particulier au début, la réduction des activités réalisées simultanément et la limitation du travail en cours permettent aux équipes d'en faire plus, plus rapidement, ce qui permet une collaboration plus efficace sous différents aspects :

• Grâce à la réduction du nombre de tâches en cours, les transferts entre les membres de l'équipe se font plus rapidement et de façon plus fluide
• La diminution des sources de distraction permet aux membres de l'équipe de travailler avec plus de clarté et de rapidité.
• Les problèmes et les retards causés par les changements de tâches et la nécessité de redéfinir constamment les priorités sont réduits.
• La diminution du nombre de tâches en cours simultanément permet aux équipes de rester alignées plus facilement, réduisant la nécessité d'organiser des réunions de suivi de l'avancement.
• Les tâches restent généralement moins de temps dans des « états d'attente » ou dans des files d'attente, car les membres de l'équipe sont plus facilement disponibles pour les faire progresser dans le système.
• Les temps de cycle globaux ont tendance à diminuer, ce qui signifie que les équipes sont mieux à même de livrer le travail dans le respect des délais, du budget et de la valeur attendue.
• Les équipes peuvent livrer le travail de façon plus prévisible, ce qui a un impact positif sur le moral.

Encourager la réflexion systémique

La réflexion systémique est une méthode d'analyse du travail qui se concentre sur les composantes d'un système et sur la manière dont elles interagissent. Trop souvent, les équipes ne fonctionnent pas du tout en équipe, mais plutôt dans une structure de cloisonnements fonctionnels : une personne réalise une tâche, puis la transmet à une autre sans aucune communication. Chacun optimise sa composante individuelle, souvent au détriment de l'ensemble du système.

L'utilisation d'un tableau Kanban en ligne peut encourager les équipes à pratiquer la réflexion systémique, en aidant chacun à voir comment les différentes parties du « système » de l'équipe fonctionnent ensemble.

L'application de la méthodologie Kanban crée un sentiment de responsabilité au sein de l'équipe, non seulement concernant le travail qui se trouve dans le tableau, mais aussi en ce qui concerne la structure du tableau elle-même. Pour que le tableau soit véritablement utile, les équipes doivent travailler ensemble afin de le structurer et de l'utiliser d'une manière qui le rend fonctionnel pour tous les membres de l'équipe.

De ce fait, ils doivent ensemble :

• Discuter du ou des processus à suivre et en définir chaque étape
• Discuter de la manière dont ils utiliseront le tableau et établir les politiques nécessaires pour veiller au respect du processus
• Discuter de la capacité de manière plus tangible et plus spécifique qu'auparavant

Toute cette discussion a pour objet d'aider les équipes à travailler ensemble plus efficacement.

Après les réunions initiales, durant desquelles les équipes cartographient leur processus et élaborent leurs tableaux, de nombreuses équipes utilisant un tableau Kanban en ligne commencent à organiser des réunions quotidiennes de mise au point, ou « standup meetings », afin de se synchroniser et de discuter rapidement de toutes les questions qui ne peuvent être traitées dans le tableau, comme les critères à appliquer pour prioriser un projet par rapport à un autre.

Les standup meetings offrent également l'occasion de discuter de la manière de faire progresser le travail en équipe, jusqu'à son achèvement. Dans la méthodologie Kanban, l'équipe est collectivement responsable de la réalisation du travail figurant dans le tableau. De cette manière, les équipes sont incitées à collaborer pour prendre des décisions qui renforcent la capacité de l'équipe à créer de la valeur, plutôt que la capacité des membres qui la composent.

Réduire les gaspillages

La plupart des processus d'équipe contiennent par nature une quantité importante de gaspillages. Si l'on se réfère à la définition du terme « gaspillage » selon la méthodologie Lean (toute activité n'apportant pas de valeur ajoutée au client), les gaspillages associés aux processus des équipes peuvent prendre les formes suivantes :

Parce qu'ils ne sont pas visualisés, il arrive souvent que ces types de gaspillages ne soient pas détectés par les équipes. La visualisation du travail sur un tableau Kanban en ligne facilite l'identification et l'élimination des gaspillages dans les processus d'équipe.

Favoriser une culture d'amélioration continue

Pour de nombreuses équipes, le concept d'amélioration continue est parfaitement pertinent en théorie, mais difficile voire impossible à appliquer en pratique. Cela s'explique par le fait que, en l'absence de données pour établir des points de référence, fixer des objectifs mesurables ou suivre les progrès accomplis, les efforts d'amélioration sont considérés comme accessoires par rapport aux tâches urgentes ou importantes liées à un projet.

L'utilisation d'un tableau Kanban en ligne permet à une équipe de suivre et de mesurer ses performances, ainsi que de visualiser les efforts d'amélioration directement sur le tableau de l'équipe, ce qui permet de les garder constamment à l'esprit.

S'il est correctement configuré (nous y reviendrons dans la prochaine section), un tableau Kanban en ligne peut être utilisé pour suivre et mesurer les éléments suivants :

• Flux : comment les tâches progressent-elles du statut « À faire » au statut « Terminé » ?
• Rendement : combien de tâches l'équipe est-elle en mesure de faire circuler dans le tableau pendant une période donnée ?
• Qualité : mesure des défauts ou des problèmes par rapport au travail effectué dans le cadre d'un projet, mesure des remises en production.
• Délais d'exécution : combien de temps faut-il pour qu'une tâche atteigne le statut « Terminée », à partir du moment où elle est requise/priorisée ?
• Temps de cycle : combien de temps faut-il pour qu'une tâche passe d'un point à un autre du processus ?

Ces métriques rendent les efforts d'amélioration mesurables et réalisables pour les équipes, et peuvent aider celles-ci à identifier des opportunités d'amélioration futures et à anticiper des problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent.

L'utilisation d'un tableau Kanban en ligne permet de clarifier les discussions au sujet de la capacité. Par exemple, un employé se plaignant d'être « constamment submergé de travail » pourra à présent dire « j'ai 1,5 à 2 fois plus de tâches sur le tableau que les autres membres de l'équipe. Que pouvons-nous faire pour répartir plus équitablement ce travail ? »

Grâce à l'analyse de ces métriques, les équipes peuvent identifier des moyens de :

• Rationaliser ou modifier les processus
• Éliminer les gaspillages du système
• Livrer le travail de façon plus prévisible
• Gagner en rapidité et en productivité
• Prioriser les tâches plus efficacement
• Répartir le travail au sein de l'équipe de manière plus homogène
• Déterminer la capacité plus efficacement
• Améliorer continuellement les opérations quotidiennes

Il est important de noter que, pour qu'un tableau Kanban en ligne fournisse des métriques exploitables et utiles, il doit être configuré de manière à collecter ces métriques de façon pertinente.

Voici quelques exemples d'éléments sur lesquels les équipes doivent travailler ensemble pour veiller à ce que la configuration de leurs tableaux permette d'établir des analyses et des rapports fiables :

Où commence le travail ?

Afin de mesurer avec exactitude les métriques du tableau Kanban, telles que le délai d'exécution et le temps de cycle, il est important de disposer d'un couloir spécifique dans lequel les tâches débutent officiellement.

Certaines équipes choisissent d'utiliser leur tableau Kanban en ligne pour la planification à long terme et la gestion des workflows en temps réel, ce qui signifie que des tâches peuvent rester dans leur backlog pendant de longues périodes. Dans ce cas, l'équipe peut choisir de placer un couloir « Backlog » à l'extrême gauche de son tableau, mais décider de « commencer » une tâche en la déplaçant dans un couloir « À faire » situé immédiatement à droite du backlog.

D'autres équipes peuvent utiliser un tableau Kanban distinct pour la planification/la gestion du backlog, et déplacer des cartes vers leur tableau principal uniquement lorsque les tâches correspondantes ont été priorisées.

Où placer les tâches achevées ?

De nombreux tableaux Kanban en ligne enregistrent une tâche comme étant achevée lorsqu'elle est déplacée dans un couloir spécifique : un couloir ayant été désigné comme le couloir dédié aux éléments « Terminés » ou, plus fréquemment, le couloir situé tout à droite du tableau.

Il est important de savoir comment votre outil de tableau Kanban détermine quand une tâche est « terminée », afin que des métriques telles que le temps de cycle, le délai d'exécution, le rendement et d'autres encore puissent faire l'objet de rapports exacts. Décidez en équipe où doivent être placées les tâches terminées afin que ces métriques soient fiables et utiles.

Comment assurer le suivi des dates d'achèvement visées/réelles ?

La plupart des tableaux Kanban en ligne permettent de sélectionner des dates d'échéance spécifiques pour chaque carte. Certains outils offrent également des moyens de visualiser et de générer des rapports sur les tâches qui deviennent « obsolètes » (celles qui n'ont pas été actualisées ou déplacées depuis un certain temps) ou dont la date d'échéance est dépassée.

Si le suivi des dates d'achèvement visées et réelles est important pour votre équipe, assurez-vous que celle-ci utilise les fonctions de date d'échéance sur chaque carte de la même manière afin que ces métriques puissent faire l'objet de comptes-rendus exacts.

De nombreuses équipes hésitent à mettre en œuvre un tableau Kanban en ligne car elles utilisent déjà d'autres outils pour gérer leur travail. Le problème est qu'il est fréquent que plusieurs outils (et catégories d'outils) différents soient utilisés au sein d'une même équipe. Regrouper les informations dans une vue partagée implique souvent de dupliquer manuellement des informations, ce qui est par essence générateur de gaspillages et propice à des problèmes d'exactitude.

Pourtant, un manque de visibilité sur le stade d'avancement du travail peut être incroyablement frustrant et handicapant pour les parties prenantes ou toute personne ayant besoin d'avoir une vue d'ensemble sur tout le travail en cours.

L'utilisation d'un tableau Kanban en ligne peut apporter une aide en combinant toutes les informations provenant d'outils disparates (sans effort supplémentaire) grâce à la puissance de l'intégration. De nombreux outils Kanban proposent des intégrations bidirectionnelles avec :

• Des outils de suivi des tickets/problèmes
• Des outils de gestion de portefeuilles
• D'autres outils de gestion du travail
• Des outils de suivi temporel
• Des outils de dépôt de code
• Des outils de documentation
• Des outils ERP/MRP
• Et plus encore

Avant de choisir un outil Kanban en ligne, faites le point sur les outils actuellement utilisés dans votre équipe et dans votre organisation pour suivre et mesurer le travail. Vous pourrez ainsi déterminer quelles intégrations seront nécessaires pour créer un système complet et fiable.

Nous espérons que cet article vous a permis de mieux comprendre comment l'utilisation d'un tableau Kanban en ligne peut aider votre équipe à collaborer plus efficacement, à adopter l'amélioration continue et à centraliser toutes les informations dont vous avez besoin pour créer une représentation complète et fidèle du travail de votre équipe.

Dans la section suivante de cette série, nous vous présenterons 10 exemples de tableaux Kanban pour aider votre équipe à configurer son tableau de manière à ce qu'il reflète votre processus spécifique.