Solutions PPM : le guide du débutant

Pour choisir une solution PPM, il est essentiel de faire correspondre les besoins métiers avec les capacités logicielles offertes et le niveau adéquat de support fournisseur. En outre, pour faciliter l'adoption et donner le ton, les experts recommandent aux dirigeants de se faire les « défenseurs » de la solution. Ce guide a pour rôle d'aider les responsables de la gestion de portefeuille de projets en fournissant une vue d'ensemble des éléments importants à prendre en considération avant de sélectionner une solution.

Plus que jamais auparavant, les organisations d'aujourd'hui doivent faire preuve d'agilité pour pouvoir répondre vite à l'évolution des demandes du marché et des préférences des consommateurs. Pour de nombreuses entreprises, mettre rapidement sur le marché des produits innovants implique de maximiser les ressources et de transformer les méthodes de travail.

Les PMO, ces équipes dédiées à la gestion de projet, mènent souvent la charge, cherchant à identifier les réductions de coûts possibles et des moyens de renforcer l'efficacité et la visibilité. C'est souvent loin d'être une tâche facile. Le nouveau monde du travail révèle des problèmes liés aux processus traditionnels qui font qu'il est difficile, voire impossible, de s'adapter pour rester compétitif.

Assez fréquemment, les organisations se contentent des processus et de la technologie existants, se montrant hésitantes à se moderniser et optant à la place pour le statu quo. Malheureusement, quand bien même elles feraient preuve de la meilleure volonté du monde, les outils disparates et les processus déconnectés les empêchent de suivre le rythme rapide des changements externes et internes auxquels elles sont constamment confrontées. Les entreprises deviennent réactives au lieu d'être proactives, incapables d'innover véritablement et de créer une valeur réelle qui soit alignée sur les stratégies métiers et les soutienne. Les dirigeants manquent de visibilité et de données pour prendre leurs décisions, et le PMO reste souvent un exécuteur de la gouvernance plutôt que d'endosser le rôle de partenaire métier stratégique.

Selon une enquête mondiale récente du Project Management Institute (PMI), environ 1 million de dollars sont gaspillés toutes les 20 secondes collectivement par les organisations dans le monde en raison d'une mise en œuvre inefficace de la stratégie commerciale à travers de mauvaises pratiques de gestion de projet. Chaque année, cela représente donc pas moins de 2 000 milliards de dollars gaspillés.

Focus : En quoi consiste un logiciel de gestion de portefeuille de projets ?

Découvrez comment les logiciels PPM répondent aux problématiques auxquelles les organisations font face aujourd'hui.

• Les départements en silos utilisant des outils et des méthodologies de travail différents donnent lieu à une duplication des efforts, à une augmentation des coûts et à des données incohérentes.
• Les feuilles de calcul statiques provenant de sources disparates sont difficiles à gérer et deviennent rapidement obsolètes, et les données présentent un risque d'erreurs.
• Les efforts traditionnels de gestion de portefeuille de projets fournissent peu ou pas de transparence ou de visibilité à l'échelle du portefeuille pour éclairer les décisions.
• Des processus manuels inefficaces accaparent les ressources, retardent l'exécution des projets et ajoutent des coûts.
• Sans la possibilité de prioriser correctement les projets dans le portefeuille, des projets non pertinents consomment du temps et des ressources humaines et financières qui pourraient être consacrés à des projets porteurs de valeur.
• L'absence de processus standardisés ou de gouvernance crée un environnement chaotique qui entrave l'exécution de projets axés sur la valeur.

Si l'une ou plusieurs des problématiques ci-dessus vous semblent familières, le moment est venu d'envisager une solution PPM dédiée qui puisse être utilisée dans toute l'organisation pour apporter transparence, contrôle et efficacité. Il peut y avoir des variations dans la façon dont la gestion de portefeuille de projets est définie, mais pour résumer :

Une solution PPM permet aux entreprises de s'assurer qu'elles disposent des capacités appropriées pour mener à bien les projets et les programmes qui ont un impact stratégique plus important et pour réduire le TTM (Time-to-Market).

Bien qu'il y ait de nombreux avantages à mettre en œuvre une solution PPM, ce qui suit met en évidence ce qu'un logiciel de gestion de portefeuille de projets peut faire pour le PMO et, en fin de compte, l'entreprise, lorsqu'il est utilisé correctement :

• Centralisation des efforts liés aux projets dans un référentiel unique pour assurer de la visibilité, minimiser les risques et éclairer les décisions
• Automatisation des fonctions clés requises pour gérer les projets et les portefeuilles avec succès
• Maintien de l'alignement des projets sur les objectifs et la stratégie organisationnels
• Prise en charge de l'affectation et de la priorisation des ressources
• Gestion des ressources qui ont été déployées dans divers projets

D'autres avantages sont obtenus lorsque la solution PPM est intégrée à d'autres applications d'entreprise (ERP, architecture d'entreprise, gestion des ressources humaines, systèmes financiers, etc.). L'intégration et la consolidation des données de plusieurs systèmes dans un seul et même emplacement permettent d'exploiter tout le potentiel de cette précieuse ressource. Elles ne sont plus cloisonnées, inaccessibles ou dépourvues de contexte, dressant à la place un tableau cohérent qui conduit à des décisions plus éclairées et plus sûres.

Focus : Capacités de gestion de portefeuille de projets pour les entreprises en pleine évolution

Découvrez plus en détail les capacités fondamentales qui aident les organisations à tirer le meilleur parti des logiciels PPM et les bonnes pratiques incontournables.

Étape 1 : Identifier les objectifs

Pour choisir un logiciel de gestion de portefeuille de projets, il faut avant toute chose bien comprendre qu'il n'existe pas de solution universelle. En effet, chaque organisation a des besoins et des exigences différents. Il est donc essentiel d'identifier les objectifs de l'organisation avant de commencer ses recherches. Le but ultime est de trouver une solution qui permette de faire évoluer le PMO vers l'état souhaité. Ce parcours sera propre à chaque organisation, et le délai nécessaire pour y parvenir dépendra de nombreux facteurs.

Étape 2 : Analyser les capacités actuelles

Avant de pouvoir commencer son parcours vers une gestion de portefeuille de projets plus efficace, une organisation doit évaluer ses capacités actuelles. Gartner a défini différents niveaux de « maturité » pour aider les organisations à déterminer où elles en sont actuellement dans le parcours PPM et à mieux comprendre où elles veulent aller. Le modèle Gartner de maturité en gestion de programme et de portefeuille présente cinq niveaux de maturité en gestion de portefeuille de projets allant du degré le moins élevé au plus élevé :

• Niveau 1 : Approche réactive : Capacités ad hoc qui reposent sur des feuilles de calcul ; pas d'outils PPM formels.
• Niveau 2 : Discipline émergente : La gestion de portefeuille de projets évolue, mais elle reste entravée par des systèmes isolés et des données incohérentes.
• Niveau 3 : Intégration initiale : Approche plus holistique avec une planification et des décisions organisationnelles.
• Niveau 4 : Intégration efficace : Gestion de portefeuille de projets d'entreprise automatisée et consolidée qui crée de la valeur métier.
• Niveau 5 : Innovation efficace : Les programmes d'entreprise facilitent la mise en œuvre rapide de la stratégie par l'intermédiaire d'un EPMO.

Focus : Choisir le bon outil PPM

Découvrez ce que vous devez rechercher dans un outil PPM selon votre maturité organisationnelle (au regard du modèle défini par Gartner), vos objectifs et vos besoins.

Étape 3 : Réfléchir aux objectifs à court, moyen et long terme

Le parcours d'optimisation de la maturité en gestion de portefeuille de projets n'est ni une ligne droite ni une série succincte d'étapes prédéterminées. Les capacités PPM ne peuvent évoluer qu'à un rythme qui tient compte de la tolérance d'une organisation au changement. Les objectifs peuvent changer à mesure que d'autres priorités prennent le pas, et il arrive que l'adoption de certaines capacités soit plus facile que pour d'autres à un moment donné.

Voici les objectifs les plus courants de la mise en œuvre d'une solution PPM, organisés de ceux qui nécessitent le moins de changement à ceux qui en nécessitent le plus :

• Centralisation des projets
• Gestion des ressources et suivi des temps
• Prise en charge des demandes d'activités, gestion de la demande et priorisation
• Budgétisation et financement des projets
• Planification des investissements et de la capacité
• Analyse de scénarios d'hypothèses (« what-if ») et optimisation des portefeuilles
• Alignement stratégique et planification continue

Pour réduire le risque d'avoir à refaire une évaluation des outils plus tard, envisagez les objectifs le long d'un continuum : Qu'est-ce qui est un impératif pour l'avenir très proche, proche et moins proche ? Qu'est-ce qui serait plaisant d'avoir pour ces mêmes horizons ? La priorisation des objectifs vous aidera à sélectionner une solution qui peut évoluer pour répondre à ces attentes à mesure que l'organisation devient prête à prendre en charge des capacités supplémentaires.

Étape 4 : Comparer les fonctionnalités

Tous les logiciels PPM n'ont pas les mêmes caractéristiques. Pour atteindre les objectifs ci-dessus, il y a certaines fonctionnalités logicielles qui vous seront indispensables.

• Une interface utilisateur simple et très fonctionnelle : Si l'outil n'est pas facile à utiliser, peu de personnes s'en serviront. Assurez-vous que l'interface est configurable par le client de manière à fournir les données dont les utilisateurs et les dirigeants ont le plus besoin.
• Des applications optimisées pour la collaboration et la communication : Les applications PPM dans le cloud garantissent un accès aisé à des données en temps réel. Les membres d'équipe et les responsables peuvent ainsi voir facilement qui travaille sur quoi, ce qui assure à la fois responsabilisation et transparence.
• Des options pour visualiser et organiser des projets : La solution PPM sélectionnée doit fournir une vue globale et de haut niveau sur l'avancement et la viabilité de projets multiples. L'organisation pertinente de l'information contribuera à impulser une dynamique positive et à créer un cadre pour bénéficier de vues réalistes sur la performance des projets.
• Des fonctionnalités pour gérer efficacement les ressources : La planification de la demande et de la capacité est un élément essentiel de la gestion de portefeuille de projets. Recherchez une solution PPM qui permet de créer des scénarios d'hypothèses (« what-if ») et offre une fonctionnalité de suivi des temps pour non seulement affecter les ressources plus efficacement, mais aussi pouvoir déterminer le contexte et les interdépendances.
• Un reporting et des analyses robustes : Les décisions fondées sur des données requièrent des données historiques et en temps réel qui permettent d'effectuer des prédictions et d'établir des feuilles de route pour plus de prédictibilité. Chaque partie prenante doit disposer de données parfaitement adaptées grâce à des rapports et des tableaux de bord configurables par le client.
• Une prise en charge des différentes méthodologies de travail et des différents besoins organisationnels : Comme les équipes travaillent souvent différemment pour répondre aux besoins de l'organisation, une solution PPM doit être flexible et polyvalente, tout en jouant le rôle de référentiel unique.

Étape 5 : Comparer les fonctionnalités

De nombreuses organisations se penchent sur les études disponibles et les avis de sites d'évaluation par les pairs, tels que IT Central, TrustRadius et Peer Insights, avant de prendre des décisions. Prenez conseil auprès de cabinets d'analystes comme Gartner, IDC et Forrester.

Gartner est une autorité prééminente sur de nombreux processus et outils commerciaux, y compris les logiciels PPM. Son Magic Quadrant pour la gestion de projet et de programme évalue et classe les meilleurs fournisseurs de logiciels PPM en fonction de leur capacité à exécuter et de l'exhaustivité de leur vision, chaque fournisseur étant désigné comme un « leader », un « challenger », un « visionnaire » ou un « acteur de niche » de la PPM.

Gardez à l'esprit que l'objectif est de rassembler les projets et les ressources dans une seule et même solution de gestion de portefeuille de projets. Les « outils » de gestion de projet ne rempliront qu'une partie de cette mission et ne permettront pas d'évoluer vers des démarches de priorisation, de planification, de prise en charge des demandes d'activités et de gestion de la demande. Recherchez une solution PPM sur mesure offrant des fonctionnalités consolidées qui peuvent évoluer parallèlement à vos besoins.

Étape 6 : Évaluer les offres de support

Toutes les fonctionnalités et capacités d'une solution de gestion de portefeuille de projets ne valent rien si elles ne sont pas implémentées et utilisées correctement.

Le fournisseur PPM doit proposer différents niveaux de support pour optimiser l'efficacité de la solution, à la fois pendant la mise en œuvre et dès que nécessaire quand l'organisation adopte de nouvelles capacités logicielles.

Les meilleures offres de support assurent une assistance en ligne 24/7/365 comprenant un centre de formation virtuel avec des tutoriels, des vidéos, des forums de discussion et même des ateliers virtuels avec des consultants expérimentés.

Étape 7 : Privilégier l'évolutivité

Un investissement dans un outil de gestion de portefeuille de projets doit s'inscrire dans la durée. Aucune organisation n'a envie d'être régulièrement soumise à l'évaluation et à la mise en œuvre d'un nouveau produit. L'objectif doit donc être de trouver un outil PPM qui puisse se développer à mesure que l'entreprise évolue et que les objectifs changent. Même si certaines capacités semblent être à plusieurs années de distance sur le chemin de l'adoption, il est préférable de choisir une solution qui fournit ces fonctionnalités maintenant que de devoir recommencer le processus de sélection à zéro une fois qu'elles seront requises.

Étape 8 : Examiner les capacités et la simplicité d'intégration

L'un des meilleurs moyens de tirer pleinement parti d'une solution de gestion de portefeuille de projets est de l'intégrer à d'autres outils et applications, tels que les systèmes financiers et RH. Ce type d'intégrations aident l'organisation à réaliser de nouveaux gains d'efficacité alors que la solution PPM devient un rouage du système d'entreprise. Par exemple, si un client a un outil de reporting BI de prédilection qui accepte les données OData, assurez-vous que l'outil PPM peut également prendre en charge ces données.

Cependant, toutes les intégrations ne sont pas simples. Demandez aux fournisseurs s'ils proposent une API conviviale qui permet d'intégrer automatiquement la solution PPM à d'autres systèmes, sans nécessiter de compétences de codage spécialisées ou de formation avancée.

La décision d'adopter une solution de gestion de portefeuille de projets est une décision qui génère systématiquement un retour sur investissement important. Qu'une entreprise vienne de se lancer ou cherche à faire passer son PMO à la vitesse supérieure, la solution PPM appropriée pourra lui permettre de réunir, de prioriser et d'exécuter les projets de manière à recentrer les ressources sur les activités les plus porteuses de valeur. Et lorsque tous les membres d'équipe peuvent collaborer dans une seule solution pour accomplir le travail en question, les projets sont plus susceptibles d'être réalisés dans les délais et les budgets impartis.

Le PMO est idéalement placé pour apporter de la valeur à l'entreprise, mais pour cela, il a besoin d'un socle solide d'outils et de bonnes pratiques. Si rien n'est fait, l'organisation aura toutes les peines du monde à évoluer pour répondre aux besoins de l'entreprise. Cependant, avec une solution PPM robuste en place, la croissance sera la conséquence naturelle de la capacité nouvelle à innover.