En quoi consiste un logiciel de gestion de portefeuille de projets ?

Suivre plusieurs projets actifs tout en restant informé de la performance globale du portefeuille n'est pas chose aisée. En se dotant d'un logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM), les organisations peuvent profiter d'une vue globale et de haut niveau sur l'avancement et la viabilité de projets multiples.

Les logiciels PPM intègrent des concepts du cloud à une solution d'entreprise qui aide les organisations à travailler plus efficacement en offrant plusieurs niveaux de données sur les projets. Ils sont utilisés par les dirigeants et les responsables ainsi que par les PMO pour gérer les portefeuilles de projets à l'aide de données centralisées depuis de nombreux systèmes différents.

Les logiciels PPM ont été rapidement adoptés par les organisations IT et de développement logiciel, mais ils présentent de nombreux avantages pour tout type d'organisation ou d'entreprise :

• Les agences de conseil
• Les entreprises de construction
• Les services RH
• Les établissements financiers
• Les agences de communication
• Les départements IT
• Et d'autres organisations

Les logiciels PPM offrent un moyen simple d'évaluer les projets actuels et potentiels par rapport aux objectifs métiers en s'appuyant sur des indicateurs clés et des données analytiques saines.

La première décision à prendre concerne le type de logiciel PPM dans lequel investir. Une fois cet obstacle initial franchi, les dirigeants et les PMO n'auront aucun mal à sélectionner les meilleurs projets à mettre en œuvre dans le futur.

Pour les organisations qui doivent prendre en charge une multitude de projets divers, il est impératif de ne pas s'y engager sans une sorte de boussole. Une solution logicielle PPM efficace montre la voie à suivre en offrant :

• Des objectifs organisationnels centralisés
• Une interface simple, mais très fonctionnelle
• Des applications optimisées pour la collaboration et la communication
• D'excellents outils pour visualiser et organiser les projets
• Un reporting et des analyses robustes
• La flexibilité et la polyvalence requises pour répondre à un large éventail de besoins organisationnels et de demandes de la part des parties prenantes

La prochaine section présente quelques-unes des fonctions essentielles qui font que les logiciels PPM sont utiles à la plupart des entreprises ou organisations.

L'objectif principal d'un logiciel PPM est d'aider les responsables et les PMO à améliorer la planification et la prise de décision au regard du rapport coûts/bénéfices des projets. Ces coûts représentent l'argent alloué à la réalisation des objectifs métiers fondamentaux desquels on attend des retours sur investissement quantifiables. Les coûts peuvent également être illustrés par les échéanciers et les ressources d'équipe.

En proposant un récapitulatif avec une vue globale de chaque projet – y compris les échéances, les budgets et les demandes des parties prenantes – un logiciel PPM renforce la capacité d'une organisation à mener à bien ses initiatives majeures.

Cela s'applique à toute entreprise ou organisation prenant en charge de multiples projets, qu'ils proviennent de sources externes ou s'inscrivent dans le cadre d'initiatives internes.

Consolider les données avec un logiciel PPM

À l'aide d'un logiciel de gestion de portefeuille de projets, il est possible de générer des ensembles de données variés qui produisent des résultats puissants. En s'appuyant par ailleurs sur des équipes bien organisées utilisant des méthodes standardisées pour collecter et cataloguer diverses données, les organisations peuvent rester informées en permanence, quel que soit le nombre de projets gérés à la fois.

L'implémentation d'une solution logicielle PPM permet d'organiser et d'archiver l'information est organisée et archivée de manière à impulser une dynamique positive et à créer un cadre qui assure des vues réalistes sur l'historique de performance des projets. Les organisations sont ainsi en mesure de prévoir avec précision les efforts qu'un projet demandera. De plus, les données sont automatiquement remontées dans un seul emplacement centralisé, éliminant la nécessité de les collecter dans de multiples systèmes.

Au lieu de stocker les données de projet essentielles à plusieurs endroits, les logiciels PPM offrent aux responsables de portefeuilles de projets un emplacement unique pour examiner ces données, à partir desquelles ils peuvent créer des modèles prévisionnels qui les aideront à prédire l'issue d'un projet potentiel. Il est ainsi plus facile pour les chefs de projet d'évaluer l'efficacité d'un processus de résolution de problèmes en cas d'erreurs.

Connecter les équipes et les parties prenantes avec un logiciel PPM

L'époque des processus départementalisés est aujourd'hui révolue. Dans ce paysage économique changeant, le mot d'ordre est l'unification. Avec l'affectation totale des équipes, la créativité et la productivité s'épanouissent.

Les logiciels PPM offrent des éclairages concrets concernant la question de la poursuite ou non d'un projet, en garantissant que tout le monde est sur la même longueur d'onde. L'accent est mis sur le soutien de la capacité du personnel interne à :

• Favoriser la communication pour une meilleure production
• Tenir les membres d'équipe et les parties prenantes informés
• Aider à mieux documenter les notes de projet et les informations de réunion
• Fournir du feedback en temps réel
• Renforcer le travail d'équipe grâce à l'appropriation des tâches et à la responsabilisation

Lorsque les membres d'équipe ne sont plus enfermés dans des silos et peuvent créer des processus de workflow réplicables, tout est réuni pour que la production passe à un niveau supérieur.

Les logiciels PPM aident les organisations à garder leur cap en permettant aux chefs de projet de se concentrer sur les tâches individuelles affectées à leurs équipes désignées et à la direction de vérifier si les ressources sont utilisées de la meilleure manière pour atteindre les objectifs organisationnels globaux.

Lorsque les membres d'une organisation peuvent maintenir un bon flux de communication entre eux et avec leurs parties prenantes, les principaux indicateurs de workflow apparaissent plus clairement. À l'aide de ces indicateurs, la direction et les PMO peuvent établir des lignes directrices pour l'évaluation de chaque projet. Avec une bonne planification, les responsables de portefeuilles de projets peuvent identifier les projets alignés sur les objectifs opérationnels globaux ainsi que les problèmes potentiels susceptibles d'entraîner des retards.

Compte tenu des fonctions centrales des logiciels PPM et de la polyvalence inhérente de ces derniers, quels éléments clés une organisation doit-elle rechercher lors de la sélection d'un outil de gestion de portefeuille de projets ?

Un logiciel efficace de gestion de portefeuille de projets comprend quelques fonctions de base qui fournissent aux utilisateurs des outils optimisés pour améliorer la prise de décision, notamment :

• Une gestion dans le cloud pour une collaboration et une communication plus efficaces
• Une interface intuitive et conviviale axée sur le visuel
• Un reporting, des métriques et des analyses simples

Un logiciel efficace de gestion de portefeuille de projets comprend des fonctions qui fournissent aux utilisateurs des outils optimisés pour améliorer la prise de décision, notamment une gestion dans le cloud pour une collaboration plus efficace, une interface axée sur le visuel et des analyses simples.

Gestion dans le cloud

En utilisant des outils basés sur le cloud, les utilisateurs peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin depuis n'importe quel emplacement et à tout moment via une connexion Internet. Qu'un processus soit en place ou en cours d'élaboration, les logiciels PPM assurent une intégration transparente avec une configuration rapide et une accessibilité mobile. Les avantages se diffusent facilement à chaque équipe dans l'ensemble de l'entreprise.

Les logiciels PPM exploitent les capacités informatiques polyvalentes du cloud pour aider les entreprises à aller plus loin. Ils créent un paysage virtuel pour stocker les informations organisationnelles concernant chaque projet sur la table, offrant un niveau d'analyse des données et d'interactivité qui empêche les équipes de travailler de manière isolée.

À l'aide d'outils PPM, les dirigeants et les PMO peuvent prendre de meilleures décisions à l'égard de chaque projet à l'étude.

Visualisation des workflows

La représentation visuelle d'un portefeuille de projets est un élément clé de toute solution logicielle PPM. En permettant de visualiser les endroits où des collisions et des croisements peuvent avoir lieu, les logiciels PPM favorisent un environnement collaboratif exempt d'erreurs.

Imaginez-vous aux commandes du centre de régulation du trafic d'une zone urbaine. Sans un affichage détaillé, offrant une vue d'ensemble de tout le trafic entrant et sortant pour une zone désignée, quelles seraient les conséquences, selon vous ?

• Des accidents qui auraient pu être évités
• Des engorgements qui nuisent à la fluidité de la circulation
• Du temps perdu pour éliminer les bouchons
• Des automobilistes et des usagers des transports mécontents

Dans le pire des cas, ces problèmes pourraient même rendre d'autres zones plus vulnérables à des problèmes similaires.

Les logiciels PPM jouent le rôle de système de régulation du trafic de votre organisation, garantissant que seuls les bons projets franchissent votre porte. Cela réduit par là même le risque qu'une multitude de problèmes se présentent tout au long du chemin entre la conception et l'achèvement. Le résultat : des équipes plus efficaces, et des parties prenantes ravies.

Interface utilisateur simple

Une caractéristique élémentaire, mais très précieuse d'un logiciel PPM est la facilité d'utilisation – la possibilité d'interagir avec l'interface sans devoir suivre de longue formation. Le logiciel doit simplifier un portefeuille de projets tout en étant convivial.

Grâce à la fonctionnalité et à la facilité d'utilisation générales des logiciels PPM, les utilisateurs peuvent :

• Accélérer le processus de formation et d'apprentissage à tous les niveaux d'une organisation
• Organiser les projets d'une manière facile à comprendre et à gérer
• Mettre à jour les informations des équipes et affecter les ressources humaines aux domaines appropriés
• Modifier, mettre à jour et partager rapidement des rapports, des analyses et des graphiques de données
• Fournir un accès interne et externe sans complications

Un logiciel PPM efficace offre un haut niveau de fonctionnalité, sans nécessiter un degré avancé de connaissances techniques.