En quoi consiste la gestion de portefeuille de projets ?

La gestion de portefeuille de projets a pour fonction d'offrir un référentiel unique qui confère de la visibilité, optimise l'utilisation des ressources pour atteindre les objectifs, et permet de prévoir les risques et les retours pour maintenir l'équilibre du portefeuille et être sûr de se concentrer sur les bonnes choses. La gestion de portefeuille de projets est essentielle pour rassembler les parties prenantes, impliquer les dirigeants et fournir une vue descendante.

Réalisée dans les règles de l'art, la gestion de portefeuille de projets établit de la gouvernance et de la transparence, simplifiant la conduite du changement en cours de route pour permettre à l'entreprise de devenir plus agile et plus réactive face à la demande. Les organisations qui n'y ont pas recours font souvent du surplace, gaspillent de précieuses ressources et subissent des échecs à répétition dans leurs projets, sans avoir vraiment de données à disposition pour en expliquer les raisons. Lorsque les responsables continuent de dire oui à des projets sans tenir compte de la capacité effective, l'organisation finit inévitablement par connaître une diminution de la productivité et une augmentation des cas de burn-out parmi ses salariés.

Problème nº 1 : Ressources et priorités

Aujourd'hui, les organisations sont confrontées à de nombreux défis dans l'exécution et la réalisation de projets porteurs d'une grande valeur. Deux problèmes se manifestent particulièrement souvent :

1. Une charge de travail trop importante pour les ressources à disposition
2. L'absence d'un cadre standardisé pour prioriser correctement les projets

Les responsables veulent créer de la valeur pour l'entreprise, c'est pourquoi ils font des promesses qu'ils n'ont pas les moyens de tenir. Sans gestion de portefeuille de projets, la qualité globale des projets en pâtit.

Ces problèmes entraînent une surcharge des ressources qui, comme l'explique la Harvard Business Review, risquent d'être victimes d'un burn-out. Une enquête de 2018 réalisée par l'institut Gallup auprès d'environ 7 500 salariés à temps plein a révélé que ceux qui se sentent en burn-out ont 63 % plus de chances de l'épuisement professionnel sont plus susceptibles de prendre un jour de congé maladie et 2,6 fois plus susceptibles de démissionner. La productivité en pâtit, et les organisations risquent de perdre des talents précieux qu'elles devront remplacer moyennant des coûts très importants. La gestion de portefeuille de projets peut permettre d'éviter les conséquences à court et à long terme de ces pertes.

Curieusement, ce n'est généralement pas le nombre d'heures travaillées qui pose problème, mais la façon dont les salariés perçoivent leur charge de travail. Une charge de travail ingérable et insoutenable et des contraintes de temps excessives sont ainsi les principales responsables du burn-out. Les gens ont besoin d'équilibre, et ils ont besoin de savoir que leur bien-être est important aux yeux de leur employeur.

Exploiter les ressources jusqu'à l'épuisement, qu'elles soient humaines ou budgétaires, entraîne le plus souvent des retards dans les projets, une qualité médiocre et une augmentation du nombre d'échecs.

Selon une enquête du PMI, environ 1 million de dollars sont gaspillés toutes les 20 secondes collectivement par les organisations dans le monde en raison d'une mise en œuvre inefficace de la stratégie commerciale à travers de mauvaises pratiques de gestion de projet. Lorsqu'il n'y a pas de démarche de gestion de portefeuille de projets en place, 31 % des projets n'atteignent pas leurs objectifs, 43 % dépassent le budget initial et 48 % ne sont pas terminés dans les temps.

La surcharge des ressources est presque toujours symptomatique de l'absence de processus de priorisation appropriés. Sans gestion de portefeuille de projets, il n'y a pas d'alignement sur les objectifs stratégiques ni de cadre pour classer les projets en fonction de ce qui compte le plus pour l'entreprise, et les projets « plaisir », opérationnels et à faible valeur ajoutée dominent. Les projets qui ne répondent pas à un besoin métier échouent immanquablement à créer de la valeur, utilisant des ressources humaines et budgétaires qui auraient pu être consacrées à des activités plus porteuses.

Problème nº 2 : Visibilité et gouvernance insuffisantes

La difficulté à conjuguer capacité des ressources et priorisation tient à un manque de visibilité des responsables sur l'état réel des choses. Les entreprises ont besoin d'une démarche de gestion de portefeuille de projets, car elles ont besoin de données en temps réel pour avoir une vue des projets et de la capacité des ressources au niveau du portefeuille, et pas seulement au niveau des projets. Avec des données fiables à disposition, il est possible d'appliquer une gouvernance pertinente.

La gouvernance désigne le mécanisme qui fournit une direction claire, des procédures de prise de décision et des métriques pour évaluer les impacts sur le projet. Sans la gouvernance assurée par la gestion de portefeuille de projets, les organisations ne peuvent pas recueillir, analyser et sélectionner les projets de façon systématique, selon des critères standardisés. Même avec de bonnes idées, il n'y a pas d'étapes pour valider la faisabilité du portefeuille, et la performance et l'avancement sont peu suivis ou mesurés.

Solution nº 1 : Prioriser les projets et les ressources en fonction de certains critères

Comme la surcharge des ressources est souvent à l'origine des retards et des problèmes de qualité, il est important d'optimiser l'utilisation des ressources dans tous les projets de sorte qu'elles aient une charge de travail raisonnable et un délai confortable pour l'accomplir. Gartner a constaté que les équipes avec une utilisation plus faible peuvent réduire le temps nécessaire pour créer de la valeur métier de 30 % ou plus. Encore une fois, il est essentiel de bénéficier de visibilité sur la capacité actuelle et future des ressources pour s'assurer qu'elle permet de faire face à la demande et que les compétences sont exploitées de telle manière que personne ne soit surutilisé ou sous-utilisé.

Solution nº 2 : Maintenir l'alignement du portefeuille sur la stratégie et les objectifs de l'entreprise

S'il y a bien une notion indissociable de la gestion de portefeuille de projets, c'est celle d'alignement. La gestion de portefeuille de projets consiste à recueillir et à analyser des données sur les projets et les ressources pour évaluer les projets que contient un portefeuille, en veillant à ce que la finalité, le périmètre et les bénéfices soient conformes à la stratégie et aux objectifs de l'entreprise. L'alignement des stratégies jusqu'aux projets assuré par la gestion de portefeuille de projets est la clé de la résilience dans un marché de plus en plus imprévisible.

Solution nº 3 : Utiliser un logiciel de gestion de portefeuille de projets

Un logiciel de gestion de portefeuille de projets donne aux dirigeants et au PMO la transparence et le contrôle requis pour gérer efficacement le portefeuille de projets et les ressources dans une solution consolidée. Cette visibilité aide les responsables à garantir l'alignement sur la stratégie et fournit un mécanisme intégré pour mesurer qualitativement le risque et la performance. Un logiciel de gestion de portefeuille de projets fournit aux leaders des données opérationnelles qui les aident à prendre des décisions mieux éclairées et plus sûres.

Une fois qu'une organisation a mis en place une gestion de portefeuille de projets adéquate, elle est plus à même d'assurer l'alignement et la priorisation des projets. Selon le PMI, les entreprises qui alignent leur PMO sur les objectifs de l'entreprise connaissent :

• Une diminution de 43 % du nombre d'échecs de projets
• Une augmentation de 38 % du nombre de projets qui atteignent leurs objectifs
• Une augmentation de 62 % du nombre de projets terminés dans les temps

Au lieu de dire « oui » à tous les projets, de surcharger les ressources et d'amoindrir ainsi la qualité, les responsables sont en mesure de discerner clairement les projets à prioriser, en s'appuyant sur des critères standard pour justifier leurs décisions.

La gestion de portefeuille de projets offre de la transparence, permettant de faire la lumière sur ce qui est important pour l'entreprise et de répondre à des questions telles que :

• Travaillons-nous actuellement sur les projets les plus à même de répondre à nos besoins métiers ?
• Avons-nous le bon mix de projets ?
• Comment les projets se déroulent-ils et justifient-ils la poursuite des investissements ?
• Où y a-t-il des goulets d'étranglement ou des obstacles susceptibles de retarder les projets ?
• L'utilisation de nos ressources est-elle optimale ?
• Où devons-nous faire des compromis ?

Forts d'une meilleure visibilité sur la réussite passée, actuelle et prévue des projets et des portefeuilles, les dirigeants peuvent prendre des décisions fondées sur des données qui mènent à la sélection des bons projets et à leur livraison dans les temps.

L'avantage ultime, c'est un retour sur investissement plus important, qui permet de financer ensuite d'autres projets porteurs d'une grande valeur, créant ainsi un cycle durable de réussite des projets et des portefeuilles. Les organisations deviennent plus efficaces et plus réactives à mesure qu'elles développent leurs bonnes pratiques pour exécuter en continu des activités porteuses d'une grande valeur.

La gestion de projet consiste à appliquer un certain nombre de connaissances, de compétences, d'outils et de processus pour accomplir un projet. Les principes de la gestion de projet cadrent le pilotage d'un projet spécifique de la conception jusqu'à la réalisation d'un résultat. Contrairement aux activités opérationnelles, la gestion de projet revêt en principe un caractère temporaire, et les équipes projet sont souvent composées de personnes d'horizons différents qui mettent un éventail varié de compétences à contribution.

Un chef de projet utilise des compétences en gestion de projet pour définir les objectifs du projet, gérer la prise en charge et les besoins, et définir le calendrier et les tâches pour l'équipe qu'il affecte à l'exécution du travail. Les chargés de projets supervisent le budget, les coûts et les échéanciers, affectent et gèrent les ressources des projets, et communiquent le statut des projets par rapport aux jalons.

La gestion de portefeuille de projets sert à centraliser la gestion de plusieurs projets au sein d'un même portefeuille pour répondre aux objectifs stratégiques de l'entreprise. Pilotée par le PMO, la gestion de portefeuille a pour but d'optimiser l'ensemble du portefeuille de projets et d'établir un juste équilibre entre les initiatives de changement à mettre en œuvre et le retour sur investissement potentiel.

Grâce à la gestion de portefeuille de projets, les organisations sont plus à même de prévoir les résultats et de planifier les projets qui créeront le plus de valeur. Une vue de portefeuille a pour avantage de fournir un plan stratégique unique qui oriente les programmes de transformation et facilite la priorisation des décisions liées aux technologies, aux activités et aux ressources.

Le rôle essentiel du PMO d'aujourd'hui est de fournir en continu aux responsables et aux parties prenantes une visibilité claire sur la performance opérationnelle pour qu'ils puissent prendre des décisions basées sur des données qui maintiennent l'alignement du portefeuille et des projets sur les stratégies de l'entreprise. Selon Gartner, le responsable PMO doit « collaborer avec les dirigeants et les responsables de ressources pour équilibrer les investissements à l'échelle d'un ensemble varié de services internes et externes ». Ce qui implique d'équilibrer la capacité et la demande, de relier les plans et les ressources à l'exécution des projets et, en définitive, d'optimiser leurs portefeuilles de projets.

Le responsable PMO n'est pas une personne autoritaire qui instaure des règles et établit les conséquences de leur violation, mais un facilitateur de changement et un gestionnaire des risques qui veille à ce que les projets et les portefeuilles soient alignés sur la stratégie et les objectifs de l'entreprise. Les dirigeants comptent sur les responsables PMO pour leur fournir une vue de la situation globale, en s'appuyant pour cela sur le référentiel unique créé par le logiciel de gestion de portefeuille de projets.

Avec une telle vision élargie du contexte, il devient plus facile de trouver des moyens d'améliorer continuellement l'exécution des projets, en identifiant les sources d'inefficacité, les risques et les opportunités afin d'équilibrer son portefeuille. Au bout du compte, l'objectif principal du responsable PMO est d'apporter le plus de valeur possible (à la lumière d'indicateurs de performance clés spécifiques) à l'entreprise.

Pour les organisations qui se lancent dans la mise en œuvre d'une démarche de gestion de portefeuille de projets, la première question est souvent de savoir par où commencer. Pour celles qui réalisent que leurs efforts actuels en matière de gestion de portefeuille de projets ne sont pas à la hauteur des attentes, préserver le statu quo ne fera que maintenir leur incapacité à obtenir des résultats stratégiques. Dans un cas comme dans l'autre, une bonne gestion de portefeuille de projets comporte huit pratiques :

1. Définir la stratégie et les objectifs de l'entreprise, ainsi que ce que signifie la « valeur »
2. Mettre en place un PMO et désigner un responsable PMO
3. Investir dans une solution logicielle de gestion de portefeuille de projets pour assurer une visibilité, une standardisation et une collaboration centralisées avec un reporting et des analyses robustes
4. Élaborer des critères d'évaluation des projets pour permettre une priorisation et une justification adéquates
5. Recueillir et analyser les demandes et les idées d'activités
6. Sélectionner et classer les meilleurs projets pour le portefeuille à l'aide des critères prédéfinis pour maintenir l'équilibre du portefeuille tout en créant une valeur maximale
7. Valider la faisabilité du portefeuille (compte tenu du budget et des ressources) et lancer des projets
8. Gérer et suivre le portefeuille à mesure que les équipes exécutent des projets

Ces bonnes pratiques aideront n'importe quelle organisation à maintenir l'alignement des projets sur ce qui compte le plus pour l'entreprise, même lorsque les stratégies sont revues subitement pour réagir rapidement au changement. Avec la bonne solution en place, les entreprises accéléreront la priorisation des projets, l'affectation des ressources, la planification et la prise de décisions, tout en optimisant la création de valeur pour l'entreprise.

Toute entreprise qui essaie de gérer plusieurs projets technologiques et métiers peut tirer parti de la gestion de portefeuille de projets pour augmenter les chances que les projets soient accomplis dans les délais et les budgets impartis.

La gestion de portefeuille de projets s'est popularisée parallèlement à l'essor, dans de nombreuses organisations, du PMO, formé pour superviser l'avancement d'initiatives multiples.

Dans les grandes entreprises, il peut y avoir un grand nombre de projets en cours en même temps, avec des degrés variés de complexité. Les types de projets peuvent inclure des campagnes marketing, des efforts de recrutement, des implémentations clients, ou encore le développement de nouveaux services bancaires ou de nouveaux produits, tels que des modèles automobiles, des produits pharmaceutiques ou des applications métiers.

Avec l'émergence du Lean-Agile, du travail collaboratif et d'autres nouvelles méthodes de travail, la définition même d'un projet s'est élargie. Ces méthodes ont toutes une chose en commun : elles sont conçues pour accélérer l'exécution des activités. Aujourd'hui, la gestion de portefeuille de projets englobe différentes méthodologies de travail pour garantir que le résultat de ces activités crée de la valeur.

C'est pour faire face à la demande continue en matière de projets et au manque de ressources pour traiter les besoins que la gestion de portefeuille de projets entre en jeu. Pour les organisations, la gestion de portefeuille de projets s'avère un outil indispensable pour déterminer quels projets il est pertinent de lancer et ceux qui doivent être mis en attente ou abandonnés. Comme de nombreuses organisations ne sont pas en mesure d'ajouter suffisamment d'effectifs qualifiés pour répondre à la demande, la solution consiste à gérer cette demande à travers la priorisation et l'ordonnancement.

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets permettent de suivre et de gérer les projets de manière centralisée, les responsables étant en permanence au fait de l'avancement des activités et de la manière dont les ressources sont déployées et utilisées. La gestion de portefeuille de projets est idéale pour toute organisation qui doit faire face à des charges de travail complexes et qui a besoin de visibilité sur l'évolution du statut et les ressources des projets.

Cette visibilité permet également aux entreprises d'éviter d'investir dans des projets redondants et de faible valeur. En regroupant les projets dans un système de référence unique, les PMO et les dirigeants peuvent déterminer si des projets se chevauchent ou s'ils présentent moins de valeur que d'autres. Si une redondance est identifiée, les responsables disposent de toutes les données dont ils ont besoin pour apporter des ajustements, mettre fin à des initiatives ou mobiliser des ressources supplémentaires sur les projets les plus porteurs de valeur.

La gestion de portefeuille de projets peut offrir une foule d'autres avantages aux organisations de quasiment tous les secteurs, à commencer par une réduction du risque des projets.

Si une entreprise suit de près l'avancement d'un projet et affecte les ressources nécessaires, le projet en question aura beaucoup plus de chances d'être mené à bien. Ils peuvent réduire, voire éliminer, le risque de gaspiller du temps, de l'argent et des efforts. La gestion de portefeuille de projets permet aux entreprises de minimiser le risque de retard dans les projets, le manque de cohésion, le manque d'accès aux outils requis et la mauvaise gestion des ressources.

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets aident les entreprises à tenir leur budget. Quiconque a travaillé dans des environnements de planification d'entreprise sait à quel point les projets peuvent facilement « sortir des clous », coûtant à l'organisation beaucoup plus que ce qui avait été estimé initialement. Avec ce type de logiciel, les chefs de projet peuvent s'assurer qu'ils disposent toujours des ressources appropriées et du nombre de ressources nécessaires pour accomplir les projets dans les délais – et à des coûts raisonnables.

Un autre avantage essentiel est la collaboration. Grâce à la gestion de portefeuille de projets, les équipes peuvent travailler de manière plus transparente et collaborative. Les membres de l'équipe peuvent échanger efficacement des idées, connaître les activités à venir et savoir qui est chargé de quoi, ce qui les responsabilise et les maintient sur la bonne voie. Avec une base de données de projets unique en place, tous les membres des équipes projet ont de la visibilité sur leur propre travail, ainsi que sur le travail et l'avancement des autres.

Au bout du compte, lorsque les responsables peuvent gérer correctement les projets, le taux de réussite des projets augmente de plus en plus, ce qui profite à la fois aux membres d'équipe, aux clients et aux partenaires métiers. Le PMO devient un centre de création de valeur, car il fournit la base et la gouvernance nécessaires pour l'exécution durable et itérative de projets et l'alignement stratégique.

La gestion de portefeuille de projets et la gestion de projet ne fonctionnent pas en vase clos. Ils sont par nature étroitement liés à d'autres facettes de l'activité et, dans de nombreux cas, à d'autres applications.

Par exemple, les organisations intègrent souvent les logiciels de gestion de portefeuille de projets aux progiciels de gestion intégrés (ERP), aux applications d'architecture d'entreprise ou à d'autres applications d'entreprise, comme les systèmes financiers. En cas de besoin, le PMO se coordonne souvent avec les départements RH, financier et juridique pour relier leurs systèmes et applications respectifs.

L'intégration entre ces systèmes fonctionne bien en raison de leur nature complémentaire. De fait, elle n'affecte pas les performances des logiciels de gestion de portefeuille de projets ou des autres applications. L'intégration d'un logiciel de gestion de portefeuille de projets à d'autres processus peut créer un écosystème qui permet aux entreprises de tirer plus de valeur de leurs projets.

Dans le même temps, il est important de comprendre que la gestion de portefeuille de projets peut échouer, et les entreprises doivent prendre un certain nombre de mesures pour éviter une telle issue ou ne pas avoir le sentiment que leur solution ne tient pas véritablement ses promesses. Un problème courant est d'espérer tout de suite des résultats spectaculaires. La mise en place d'une démarche de gestion de portefeuille de projets est un parcours ; il y a une courbe de maturité qui demande du temps.

Selon Gartner, il existe cinq stades de maturité en gestion de portefeuille de projets, et le passage d'un de ces stades à l'autre peut prendre pas moins de deux ans. Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'atteindre le niveau 5, et les organisations doivent prendre garde à ne pas aller trop vite, au risque de se retrouver confrontée à un turnover élevé en raison de l'augmentation rapide des demandes d'activités.

Autre cause potentielle d'échec : un manque de soutien de la part des personnes au sein de l'organisation, des collaborateurs les plus haut placés aux exécutants des projets. Le DSI, le DAF et autres cadres dirigeants doivent appuyer et promouvoir le déploiement et l'utilisation de la gestion de portefeuille de projets. Les initiatives technologiques rencontrent plus souvent le succès quand elles sont soutenues par les dirigeants de l'entreprise.

Autre écueil fréquent : un manque de communication. Même avec les technologies les plus récentes et les plus avancées en place, si les personnes impliquées ne communiquent pas et ne collaborent pas efficacement, les échecs sont inévitables. La gestion de portefeuille de projets ne peut se faire sans une communication à tous les niveaux et entre toutes les parties prenantes.

En prenant les mesures appropriées, les entreprises pourront s'épanouir, en évitant les pièges et en gérant le risque avec confiance. Compte tenu de la pression croissante exercée sur les organisations pour accomplir les projets plus rapidement et avec moins de ressources, le moment est idéal pour se doter d'une technologie à même d'assurer une gestion de portefeuille de projets moderne.