Définition de la gestion de portefeuilles de projets

La prise de risques fait partie inhérente de la vie d'une entreprise. Cependant, avant de prendre un risque, il est important de se rappeler que les choix les plus risqués ne sont pas toujours synonymes de retombées plus importantes. Une prise de décision avisée dépend du rapport entre les risques encourus et les retombées potentielles.

Comprendre les risques ; profiter de retombées plus importantes

Le processus de gestion de portefeuilles de projets aide les entreprises à prédire les résultats et à planifier les projets qui offriront les meilleures retombées. Il met en lumière des questions telles que :

• Est-ce que je dispose de ressources/budgets disponibles pour entreprendre ce nouveau projet ?
• Existe-t-il un projet similaire dans mon portefeuille que je pourrais utiliser comme modèle pour celui-ci ?
• Quels projets actuels pourraient constituer un obstacle à la réalisation de ce projet ?
• Les attentes des parties prenantes sont-elles réalistes ? Où pouvons-nous faire des compromis ?
• Ce projet contribue-t-il à la concrétisation des objectifs généraux de notre organisation ?

Atténuer les risques

Grâce à la gestion PPM, les chefs de projet et les PMO bénéficient d'une vision globale de chaque projet. Lorsque chaque élément d'un projet est présenté, les problèmes peuvent être anticipés avant même qu'ils ne se produisent.

Le processus de gestion de portefeuilles donne aux organisations la capacité d'anticipation nécessaire pour identifier les risques potentiels et mettre en place les mesures requises. Il aide ainsi les entreprises à gérer les risques de manière proactive, en permettant aux équipes d'estimer de manière réaliste les retards potentiels et de mettre en place des mesures pour prévenir ou atténuer ces risques, s'ils s'avèrent inévitables. L'atténuation des risques peut consister à :

• Mettre chaque projet proposé en adéquation avec les objectifs généraux de l'organisation
• Fournir des données mesurables utilisées pour évaluer les risques par rapport aux retombées
• Identifier les goulets d'étranglement et les défauts de conception potentiels à plusieurs niveaux
• Concilier la disponibilité de l'équipe avec les volumes de travail à accomplir

Au niveau le plus élémentaire, la gestion PPM et la gestion de projets diffèrent en termes de nombre de projets. La gestion de projets se concentre sur le cheminement d'un projet spécifique jusqu'à son achèvement, tandis que la gestion de portefeuilles de projets prend en considération tous les projets ou projets potentiels et leur viabilité pour déterminer leur contribution à la réalisation des objectifs globaux de l'entreprise.

Mais qu'est-ce qu'un système de gestion de portefeuilles ? Une approche considère que la gestion de portefeuilles de projets est le processus qui pose les bases d'une gestion plus efficace des projets.

Le processus de gestion de portefeuilles appuie les principes fondamentaux de la gestion de projets en offrant une méthodologie claire de priorisation qui permet aux chefs de projet d'établir des calendriers flexibles.

Le processus de gestion de portefeuilles contribue à soutenir les principes fondamentaux de la gestion de projets de différentes manières :

• Il évite les catastrophes en matière de gestion de projets en mettant en lumière les bons projets par rapport aux mauvais, le retour sur investissement et la valeur prévisionnelle de chaque projet pour l'organisation.
• Il offre une méthodologie claire de priorisation qui permet aux chefs de projet d'établir des calendriers flexibles.
• Il permet de dresser la liste des membres d'équipe et de chefs de projet disponibles.
• Il permet d'affecter une valeur monétaire à un projet, renforçant ainsi la pertinence des budgets correspondants.

Une gestion PPM efficace simplifie la gestion de projets. Lorsqu'elles sont utilisées conjointement, elles présentent une utilité inestimable pour une organisation.

La gestion de portefeuilles de projets définit une méthodologie pour prévoir les problèmes potentiels, analyser l'état d'avancement vers la réalisation des objectifs opérationnels, gérer les budgets et répondre aux préoccupations des parties prenantes, permettant ainsi aux chefs de projet d'assurer ensuite une exécution extrêmement précise.

La gestion de portefeuilles de projets procure aux entreprises une vision d'ensemble sur les projets à venir, en cours et passés. Cette perspective globale sur l'adéquation d'un projet proposé avec les objectifs de l'organisation permet aux entreprises de prendre de meilleures décisions concernant les projets à choisir et les initiatives qui seront les plus profitables.

Même s'il existe de nombreux types d'outils pour la gestion de portefeuilles de projets, les meilleurs :

• Permettent d'assurer la gestion de portefeuilles de projets à l'échelle de l'entreprise.
• Offrent des fonctionnalités et des interfaces conviviales.
• Fournissent des fonctionnalités en ligne avancées pour favoriser la collaboration et la communication à distance.
• Fournissent de solides capacités de reporting et d'analyse.

Un logiciel de gestion de portefeuilles de projets simple d'utilisation

Les outils de gestion PPM pour les entreprises vous permettent d'utiliser une seule ressource dotée de multiples fonctionnalités dans toute l'entreprise. Ils réduisent la nécessité de recourir à de multiples applications susceptibles d'augmenter les frais généraux et d'introduire des sources de confusion dans les workflows. La gestion de portefeuilles de projets est intrinsèquement complexe en raison de la quantité de données gérées en même temps. C'est pourquoi il est important de choisir un outil de gestion de projets d'entreprise qui soit simple et facile à utiliser pour tous les membres de l'organisation, et pas seulement pour ceux qui l'auront adopté dès le départ.

Cela peut être plus facile à dire qu'à faire : recherchez des outils qui réduisent au minimum les frais généraux, les interventions manuelles et la documentation excessive, et optez pour un outil doté d'une conception intuitive, de fonctionnalités simples et d'une application mobile permettant à tous les membres de votre organisation d'accéder à l'outil où qu'ils se trouvent.

Une plate-forme de communication centralisée

Les entreprises et les organisations qui prennent en charge de multiples projets comptent souvent dans leurs rangs des employés et des membres d'équipe qui travaillent à distance. Lorsque de nombreux membres d'une équipe travaillent depuis différents endroits, il peut être difficile de communiquer efficacement.

Les meilleurs outils de gestion de portefeuilles de projets sont accessibles en ligne, ce qui élimine les obstacles à la communication. En rationalisant la communication grâce à une plate-forme unique et centralisée, vous pouvez :

• Interagir et vous coordonner avec tous les membres de l'équipe, et fournir des informations en temps réel sur l'état d'avancement
• Suivre, partager et stocker des données, des fichiers et du feedback
• Répondre aux questions et résoudre les problèmes plus rapidement
• Rechercher rapidement et facilement des données à partager avec les parties prenantes

Un pas en avant grâce à un reporting plus performant

Un bon outil de gestion de portefeuilles d'entreprise doit offrir de solides options de reporting. Les rapports de données fournissent aux dirigeants et aux managers une perspective qui leur permet de prévoir quels projets pourraient nécessiter des ressources excessives, en mettant en évidence des projets actifs ou des circonstances susceptibles de faire obstacle aux objectifs de l'organisation.

Les outils de reporting PPM permettent également aux entreprises de surveiller activement chaque facette des projets actuels et potentiels de l'organisation, y compris la budgétisation, les prévisions et l'analyse des risques et des retombées.

Lorsque les budgets de projets spécifiques sont dépassés, une utilisation efficace des outils de gestion PPM peut aider une entreprise à identifier les impacts potentiels sur d'autres projets et à déterminer si la poursuite d'un projet déjà hors budget posera problème en provoquant une multiplication des dépassements financiers dans d'autres domaines. Lorsque des projets prennent du retard, la direction peut en atténuer les répercussions potentielles au moyen de techniques de gestion de portefeuilles de projets.

Le reporting permet de baser la gestion de portefeuilles de projets sur des données et des éléments concrets, ce qui, en retour, aide à définir des attentes au sein de l'entreprise concernant les projets à poursuivre ou à abandonner.