Processus de gestion de portefeuilles de projets

Examinons tout d'abord ce qu'est la gestion PPM avant d'examiner les éléments de processus sur lesquels elle repose. La gestion PPM est définie comme la gestion centralisée des processus, méthodes et technologies utilisés par les équipes de gestion de projet pour superviser et évaluer les projets existants ou proposés, sur la base de plusieurs critères.

La gestion PPM a pour objectif de trouver la meilleure combinaison possible de ressources pour aider une entreprise à atteindre ses objectifs. Elle tient compte de facteurs tels que les conditions externes du marché, les exigences des clients, l'environnement concurrentiel et les réglementations. En bref, elle offre toute la visibilité dont les cadres ont besoin pour prendre des décisions éclairées sur tout ce qui concerne les projets.

La gestion de portefeuilles de projets permet à une organisation de faire en sorte d'optimiser sa réussite en matière de sélection et d'exécution de projets, selon le Selon le Project Management Institute (PMI), un organisme qui accompagne des professionnels de la gestion de projets du monde entier grâce à des programmes de collaboration, de formation et de recherche. Les études du PMI ont montré que la gestion PPM représente une solution pour mettre en corrélation la stratégie et la mise en œuvre.

La gestion PPM trouve sa raison d'être dans le fait que tous les projets requièrent des financements, du temps, et du personnel pour que leur réalisation soit couronnée de succès. Mais les ressources nécessaires sont souvent limitées. Dans le même temps, il est clair que tous les projets n'ont pas la même valeur pour une organisation. Par conséquent, les parties prenantes ont besoin d'un moyen de gérer les projets et les ressources pour s'assurer que les projets les plus importants d'un point de vue stratégique recevront l'attention et les ressources nécessaires à leur réussite.

Au final, la gestion PPM permet de maintenir les projets en phase avec les objectifs et la stratégie de l'organisation, notamment grâce à la priorisation des ressources selon l'importance des projets.

Bien que de nombreuses organisations appliquent une approche rigoureuse concernant l'identification et l'approbation des nouvelles initiatives d'investissement et des projets qui y sont associés, ces décisions sont souvent prises sur la base d'informations inadéquates ou inexactes concernant l'impact des nouveaux projets sur la charge de travail existante.

« La plupart des méthodes de sélection des projets ne permettent pas d'équilibrer efficacement les ressources. L'impact de ce déséquilibre provoque une concurrence entre les projets sur le plan des ressources et finit par menacer la viabilité de projets entiers. »

Pire encore, selon l'institut PMI, « une fois qu'un projet est condamné, il est généralement décidé de créer d'autres projets, plus petits et moins ambitieux, pour compenser cet échec ».

Dans ces circonstances, la gestion des projets devient plus complexe et le portefeuille de projets commence à perdre son alignement stratégique et sa valeur. Cette incapacité à garder un cap engendre immanquablement les écueils suivants :

• Trop grand nombre de petits projets ayant un faible impact
• Trop grand nombre de projets pour les ressources limitées disponibles
• Mauvaise priorisation des projets
• Incapacité à annuler des projets
• Données insuffisantes sur les projets
• Taux élevé d'échec des projets

Les organisations doivent déployer un processus qui valide et priorise en permanence la valeur stratégique et financière des projets : le processus de gestion PPM.

Pour garantir le succès d'un processus de gestion PPM, les organisations seraient bien avisées de suivre plusieurs bonnes pratiques.

Identifier les objectifs et la stratégie de l'entreprise

La première étape vers une gestion PPM efficace devrait consister à identifier des objectifs organisationnels et à définir clairement une stratégie économique pour les atteindre. Une telle démarche aidera les entreprises à élaborer un plan d'action. Chacun des projets d'un portefeuille doit être en adéquation avec la vision stratégique de l'organisation.

Un écueil courant se produit lorsque les organisations identifient leurs stratégies d'entreprise, mais perdent de vue les projets individuels. Pour l'éviter, les organisations doivent prendre le temps d'identifier la stratégie d'entreprise et d'évaluer la situation des projets par rapport aux objectifs.

Cela implique de dresser un inventaire de l'ensemble des projets et ressources actuels, y compris en évaluant les projets qui se trouvent actuellement dans le pipeline afin d'identifier les redondances, les blocages et les autres opportunités de réduction des coûts, et en identifiant les employés qualifiés et leur disponibilité actuelle et future pour déterminer qui est disponible pour travailler sur des projets à forte valeur.

Établir un bureau de gestion de projets (PMO)

Les entreprises doivent créer une unité opérationnelle pour superviser les processus de gestion de portefeuilles et coordonner les efforts dans l'ensemble de l'organisation. Dans de nombreux cas, cette entité est nommée PMO.

De nombreuses organisations disposent peut-être déjà d'équipes informelles qui apportent leur soutien aux managers et aux projets. Mais pour que les efforts de gestion PPM soient couronnés de succès, une équipe doit être reconnue et soutenue par la direction. Sans cela, le système de contrôle et d'équilibrage ne fonctionnera pas.

La création d'un PMO peut protéger une organisation des projets sans intérêt imposés par des dirigeants et des chefs de projet entêtés. En effet, toutes les initiatives de projet doivent être approuvées par le PMO. Pour que cette structure fonctionne efficacement, il est impératif que les PMO bénéficient du soutien de la direction.

Développer des critères d'évaluation des projets

Le PMO peut élaborer, en collaboration avec les dirigeants, des critères d'évaluation des projets qui aideront l'organisation à examiner, évaluer et autoriser les projets afin de s'assurer qu'ils sont en adéquation avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.

Voici quelques questions à se poser lors de l'évaluation de nouvelles initiatives de projet :

• Le projet contribue-t-il à la réalisation des objectifs de l'entreprise ?
• Quels en seront les résultats tangibles escomptés ?
• Les résultats attendus peuvent-ils être produits par un projet déjà en cours ?
• Quel est le rapport risques/bénéfices du projet ?
• Quelles sont les ressources nécessaires pour mener à bien le projet ?

Élaborer une stratégie de gestion des risques

L'évaluation des profils risques/retombées constitue une étape clé de la phase d'examen d'un projet. Mais le développement d'une stratégie organisationnelle de gestion des risques est considéré comme une bonne pratique en soi, car il est absolument essentiel au succès de la gestion PPM.

Les entreprises doivent évaluer les risques inhérents et potentiels de chaque projet pour l'ensemble du portefeuille, plutôt que de simplement comparer les initiatives de projets de manière individuelle. Il est important de procéder à des évaluations des risques plusieurs fois au cours du cycle de vie d'un projet, car cela permet aux chefs de projet de tenir le PMO et les parties prenantes informés de tout changement. Les parties prenantes peuvent ainsi évaluer plus précisément les nouvelles initiatives par rapport à l'ensemble du portefeuille.

Investir dans une solution de gestion PPM

Enfin, les entreprises doivent déployer une solution de gestion PPM capable d'accroître la cohésion et la visibilité de leurs processus PPM.

Ces outils peuvent aider à créer des archives d'historique de projets sur lesquelles les dirigeants pourront s'appuyer au moment de prendre de futures décisions d'investissement. Les organisations doivent évaluer attentivement les produits avant de les acheter, notamment en consultant des avis sur les plates-formes de gestion PPM et en planifiant des démonstrations de produits.

Les plates-formes de gestion PPM peuvent identifier les projets qui ne justifient pas un investissement et fournir une visibilité sur chaque aspect des projets, des objectifs aux coûts. Elles peuvent apporter des informations stratégiques et de la visibilité sur les projets les plus importants de par leur pertinence pour l'organisation, prioriser les activités les plus profitables et contribuer à la réalisation des initiatives de projets dans le respect des délais et du budget.

Le processus adéquat de gestion de portefeuilles de projets permet de garder les projets en adéquation avec les objectifs stratégiques de l'entreprise de manière efficace et parfaitement organisée. En effet, il définit comment l'organisation doit gérer la priorisation des projets, la répartition des ressources, la planification, le développement et d'autres éléments importants.