Logiciel de gestion des ressources : faire le bon choix

Il est également important de tenir compte de la dynamique changeante par rapport aux activités et aux méthodes de travail de demain. Si les différentes méthodes de travail ont toutes leurs avantages, des problèmes de gestion des ressources peuvent survenir lorsque plusieurs d'entre elles sont utilisées dans une organisation.

Par souci de cohérence, il est souvent tentant d'opter pour une méthode de travail unique. Or, les caractéristiques d'une activité diffèrent autant que les personnes qui l'exécutent.

En cascade, Agile, hybride… les entreprises adoptent toute une série de méthodes de travail. Bien que chacune comporte des avantages, utiliser différentes méthodes simultanément dans une entreprise ajoute aux défis de la gestion des ressources.

L'une des décisions les plus critiques et les plus permanentes que prennent toutes les entreprises porte sur l'allocation de leurs ressources limitées.

Les PMO et les gestionnaires de portefeuilles sont chargés d'affecter les bonnes ressources aux bonnes activités au bon moment – et de les réaffecter si nécessaire. Les logiciels de gestion des ressources permettent de prendre des décisions complexes et d'obtenir les données nécessaires pour planifier, surveiller et optimiser les ressources d'un projet ou de tout un portefeuille.

La transparence des données est une raison majeure pour laquelle les logiciels de gestion des ressources sont si importants. Ils donnent aux gestionnaires de projets et de portefeuilles un aperçu rapide et actualisé des données environnantes :

• Utilisation des ressources
• Calendrier des projets
• Statut des activités en cours
• Budgétisation

L'accès à ces informations est déterminant pour la réussite de vos projets. Il facilite la planification et l'allocation des ressources entre les projets de votre portefeuille. Utilisez ces informations pour identifier les manques de ressources, traiter les interdépendances et maintenir les projets de votre portefeuille sur la bonne voie.

Les informations au niveau du portefeuille permettent aux PMO de prendre des décisions dans le contexte des initiatives, des priorités et des stratégies de l'entreprise. Par exemple, la visibilité sur les performances du portefeuille et la capacité des ressources permettent au PMO de déterminer comment séquencer plusieurs investissements pour obtenir les résultats souhaités. En outre, les ressources peuvent être affectées en permanence aux projets prioritaires et porteurs de valeur.

Selon une étude du cabinet McKinsey, les entreprises les plus performantes réaffectent fréquemment les effectifs les plus performants aux priorités stratégiques les plus critiques. Ces organisations sont 2,2  fois plus susceptibles de surpasser leurs concurrents en matière de rendement total pour les actionnaires (RTA) que les entreprises plus lentes.

Un logiciel avancé de gestion des ressources permet de mettre en œuvre de tels changements avec rapidité et agilité. Les chefs de projet peuvent rapidement rééquilibrer les rôles, les personnes et les affectations d'équipe dans toutes les activités stratégiques, si nécessaire.

Par exemple, le fait de déplacer une équipe vers une activité repriorisée peut avoir un impact sur d'autres équipes, sur le financement et sur les initiatives stratégiques de l'organisation. Les PMO peuvent analyser les dépendances et les compromis liés au déplacement de l'équipe, faire des recommandations et mettre rapidement en œuvre le plan de ressources révisé.

Sans cette transparence, il est difficile pour les gestionnaires de projets et de portefeuilles de savoir qui est disponible pour travailler sur quels projets, et quand. Les ressources sont alors plus susceptibles d'être sur- ou sous-utilisées. Les risques sont multiples : épuisement des effectifs, retards dans les projets, perte de productivité, conflits sur les ressources, etc.

De manière générale, l'utilisation d'un logiciel améliore la capacité à programmer, à planifier et à gérer vos ressources. Les échéances, les engagements budgétaires et les résultats du projet ont plus de chances d'être réalisés. Les PMO deviennent de meilleurs conseillers pour les dirigeants, en fournissant des mises à jour de statut plus précises ainsi que des modélisations et des prévisions.

Adapter la capacité à la demande

Pourquoi les logiciels de gestion des ressources sont-ils si importants ?

La contrainte la plus courante en matière de travail est la capacité des ressources. Le travail peut venir de n'importe où, et même dans le cas d'équipes fixes, les ressources partagées sont une réalité.

Ce défi ne fait que s'amplifier à mesure que les frontières entre les différentes organisations d'une entreprise s'estompent. Les entreprises éliminent les cloisonnements au profit d'une collaboration inter-organisationnelle.

Bien qu'elle soit considérée comme bénéfique pour innover et pour accélérer la mise sur le marché des produits, une attention portée à l'échelle de l'entreprise permet de découvrir les nombreux outils disparates utilisés dans l'ensemble de l'organisation – y compris ceux destinés à la gestion de projets et à la gestion des ressources. Les données alors fragmentées ne fournissent pas de vue d'ensemble et nécessitent d'être gérées sur un certain nombre d'outils qui ne s'intègrent pas à ceux utilisés dans d'autres départements.

Par conséquent, les responsables de ressources et les dirigeants n'ont aucun moyen réel d'équilibrer la capacité globale (limitée) en fonction de la demande croissante ni de prioriser les activités à fort impact provenant de plusieurs demandeurs.

En fait, il leur est difficile de déterminer s'ils disposent des ressources appropriées en quantité suffisante pour mettre en œuvre les stratégies. Bien souvent, ils n'ont que peu d'éléments tangibles pour justifier des effectifs supplémentaires.

Rassembler tout cela pour s'assurer qu'il y a suffisamment de capacité et que les activités les plus prioritaires s'alignent sur la stratégie, est un énorme défi.

Ces difficultés ne sont pas propres au service IT. Leurs répercussions affectent en effet la capacité de l'ensemble de l'organisation à innover et à rester compétitive. Ne rien faire pour améliorer la situation peut avoir des conséquences graves :

• Performances insatisfaisantes du service
• Contretemps imprévus fréquents
• Difficultés mineures se transformant en problèmes financiers majeurs
• Baisse de moral et taux plus élevé de rotation du personnel en raison d'une surutilisation des ressources

Découvrez les raisons pour lesquelles les projets échouent et comment la gestion des ressources assure la stabilité. Pour en savoir plus, lisez le guide intitulé Le coût d'une mauvaise gestion des ressources.

Des logiciels de gestion des ressources fonctionnels et bien alignés donnent aux organisations le coup de pouce dont elles ont besoin pour fournir des prestations efficaces, malgré l'évolution du monde du travail et les défis qui s'ensuivent.

Une bonne pratique consiste à choisir une solution capable de combiner la gestion des ressources avec des outils de gestion adaptative des projets ou de gestion du travail collaboratif, de sorte que les activités et les ressources puissent être gérées simultanément.

N'oubliez pas : un logiciel de gestion des ressources n'est qu'un outil

Utiliser un logiciel de gestion des ressources n'est pas une fin en soi. Pour réussir sa mise en œuvre et son adoption, il doit accompagner des changements de processus.

Toutefois, en dotant votre organisation d'une telle technologie, vous faciliterez ces changements pour une meilleure priorisation des tâches, une visibilité accrue, et une gestion efficace de l'utilisation des ressources.

L'objectif premier d'un logiciel de gestion des ressources est de fournir la visibilité nécessaire pour déterminer si la capacité existante peut répondre à la demande priorisée, identifier le coût du temps de mobilisation des ressources et évaluer s'il peut être capitalisé.

L'intégration du travail et des ressources pour gérer la capacité garantira la priorisation de vos activités à forte valeur. Enfin, pour une réalisation en phase avec la stratégie, l'organisation doit être compatible avec une gamme complète de méthodes de travail.

Le bon logiciel de gestion des ressources dépend des besoins et des défis uniques de votre organisation, ainsi que du niveau de sophistication de vos capacités de gestion des ressources. Les responsables de projet peuvent avoir besoin d'aide pour prioriser les demandes entrantes afin de ne pas dire oui à tout. Idéalement, une solution capable d'évoluer avec les besoins et la maturité de votre organisation est la meilleure option pour assurer la pérennité de vos pratiques de gestion des ressources.

Un autre problème peut être d'obtenir une visibilité sur la capacité des équipes, ou de centraliser tous les projets, toutes les activités et toutes les ressources pour faciliter une gestion à l'échelle de l'entreprise.

Si la décision d'investir dans une solution n'a pas encore été prise, considérez ce qui suit : les logiciels de gestion des ressources offrent des capacités et des avantages dont les feuilles de calcul et autres méthodes manuelles ne disposent pas.

Les PMO et les gestionnaires de portefeuilles obtiennent plus d'informations sur les projets et les livraisons. Et pour cause : un logiciel de gestion des ressources efficace offre une meilleure visibilité sur les taux d'utilisation des ressources, l'état des projets, la disponibilité, les budgets, et plus encore. Cela se traduit pour les entreprises par une réduction significative des coûts des ressources projet et une amélioration de l'efficacité, ainsi que par une réduction des risques afin de livrer les projets et de créer de la valeur rapidement pour les clients.

En outre, les logiciels de gestion des ressources permettent d'optimiser les ressources pendant les périodes de volatilité ou de changement rapide. Lorsqu'une nouvelle demande arrive ou que les dirigeants changent de stratégie, le logiciel doit être en mesure d'aider l'entreprise à prendre de meilleures décisions et à s'adapter plus rapidement – sans gaspiller ses ressources.

Les capacités de prévision sont tout aussi précieuses. Les données relatives aux projets terminés peuvent être utilisées pour établir des prévisions précises sur les capacités, les délais et les budgets futurs. Les dirigeants peuvent également avoir besoin de capacités de planification et de modélisation de scénarios pour choisir les bons investissements en fonction de la capacité des ressources et des priorités.

Quels que soient vos objectifs, une solution de qualité devra afficher certaines caractéristiques et fonctionnalités courantes. Voici quelques conseils pour vous aider à choisir la solution logicielle de gestion des ressources la mieux adaptée à votre organisation.

Commencer par les bonnes pratiques

Lors du choix d'une solution logicielle, commencez par les bonnes pratiques et approfondissez ensuite votre évaluation en vous penchant sur des fonctionnalités spécifiques. Pour ce faire, le PMO doit d'abord comprendre les objectifs de l'organisation et les aligner sur les capacités du logiciel.

Dans certains cas, il est avantageux de demander des conseils au fournisseur qui, d'après son expérience, pourra présenter les possibilités d'optimisation du logiciel. Le fournisseur et les fonctionnalités prêtes à l'emploi intégrées peuvent donner de nombreuses indications. Le PMO pourra ainsi adopter la solution sans délai, en évitant de devoir repartir de zéro ultérieurement en raison d'une complexité et/ou d'une personnalisation excessives.

Évaluer les fonctionnalités clés

Quel que soit le logiciel de gestion des ressources que vous choisissez, il doit intégrer trois fonctionnalités essentielles :

1. Visibilité et utilisation

L'aspect le plus important de toute solution logicielle de gestion des ressources est la visibilité qu'elle apporte. Elle doit offrir des insights sur la capacité et la demande, en particulier sur les ressources et les compétences en quantité limitée. Si la bonne combinaison de compétences n'est pas disponible ou même présente au sein de l'équipe, les retards sur les projets seront inévitables.

Les gestionnaires de ressources doivent également être en mesure de voir la disponibilité des ressources sur une période donnée en fonction d'un ensemble flexible d'attributs :

• Rôle
• Compétence
• Location
• Centre de coûts
• Type de ressource

Ces informations, ainsi que tout attribut configurable permettant de répondre à des exigences uniques, aideront les gestionnaires à planifier, à prévoir et à affecter les bonnes ressources, aux bons projets, au bon moment.

Les gestionnaires ont également besoin de vues dynamiques sur l'utilisation des ressources en fonction des activités et des affectations en cours. Ce n'est qu'alors qu'ils seront en mesure de déterminer la sur- et la sous-utilisation des ressources, et si les membres de leur équipe sont pleinement optimisés. Une quantité de travail « juste suffisante » contribue grandement à maintenir l'engagement et les performances des effectifs.

2. Allocation, planification et priorisation

Pour justifier l'investissement, tout logiciel de gestion des ressources doit offrir des fonctionnalités détaillées de planification et de priorisation pour toutes les ressources partagées. Le logiciel doit permettre d'évaluer les ressources potentielles et de leur attribuer un score en vue de répondre aux demandes de ressources. Grâce à ce système de notation, il sera rapide et simple d'identifier les ressources sont les plus adaptées à un projet particulier.

Le logiciel doit être flexible et s'adapter à la vue qu'une partie prenante particulière souhaite le plus consulter. Par exemple, il doit permettre une réservation ferme et souple, ainsi qu'une gestion des affectations individuelles ou par équipe.

Le système doit être suffisamment souple pour permettre une planification de haut niveau, ainsi qu'une planification ascendante détaillée. Il doit permettre des options de planification à différents niveaux de granularité sur des échéances à court et à long terme.

3. Données réelles et données financières

Un logiciel moderne de gestion des ressources permet à l'organisation de mieux comprendre les données planifiées par rapport aux données réelles. Les dirigeants et les responsables financiers s'intéressent aux coûts et aux chiffres réels. Pourtant, traditionnellement, ces métriques ne sont guère plus que des suppositions et des estimations.

Équipé du bon logiciel de gestion des ressources, le PMO peut parler le même langage que les équipes Finance et leur fournir les données dont elles ont besoin. Par exemple :

• Combien de temps était-il prévu ?
• Que s'est-il réellement passé ?
• Quel a été le coût en temps et comment a-t-il été réparti entre le capital et les dépenses opérationnelles ?

En améliorant ses processus et sa planification, une entreprise a ainsi déclaré avoir économisé plus de 2 millions de dollars sur ses coûts d'investissement et 2 6 millions de dollars sur ses coûts opérationnels .

Pour garantir un calcul précis du coût des ressources, il est important de connaître la fonctionnalité de taux de ressource associée, ce qui est souvent complexe. En règle générale, établir des coûts nécessite des taux délimités dans le temps, basés sur un ensemble flexible d'attributs de ressources, tels que le rôle ou l'emplacement, ainsi que des taux de ressource individuels. En fonction de l'activité, il pourra être nécessaire de remplacer les taux standard par des taux au niveau du projet ou de l'activité.

Le suivi temporel permet une capture granulaire des détails nécessaires pour établir le coût des ressources.

De plus, les méthodes de suivi du temps ont considérablement évolué. Le suivi du temps est très efficace pour aider les organisations à savoir combien de temps prend une activité spécifique, et ainsi estimer la capacité future et planifier de manière appropriée.

Ces données facilitent la bonne allocation des ressources pour les projets et justifient la demande d'effectifs supplémentaires le cas échéant. Lorsqu'une personne voit comment le suivi de son temps peut potentiellement réduire sa charge de travail, elle est plus disposée à s'y conformer.

Le suivi du temps peut être utilisé pour des projets traditionnels ou des pratiques Lean-Agile plus légères et itératives. À mesure que les entreprises procèdent à des transformations Agile, certains fournisseurs couplent la planification de haut niveau aux pratiques Agile au niveau des équipes et aux outils qui permettent de calculer automatiquement le temps en fonction du flux naturel d'activités sur un tableau Kanban. Les services financiers peuvent ainsi obtenir leurs chiffres réels et leurs ressources sans avoir à se référer à une feuille de temps.

Lisez l'eBook intitulé Les défis de la capitalisation du développement logiciel Agile pour approfondir le sujet. Découvrez comment le suivi du temps et le calcul des coûts Agile sont importants pour la capitalisation, et l'impact de la capitalisation sur le financement et les effectifs des équipes Agile.

Soutien des fournisseurs tout au long du parcours

Enfin, le soutien des fournisseurs est essentiel. Les logiciels de gestion des ressources offrent une gamme de fonctionnalités qui peuvent être difficiles à exploiter sans l'assistance d'un fournisseur approprié. Évaluez le fournisseur capable de répondre le mieux aux besoins de l'organisation, doté de l'expérience et des connaissances acquises lors de l'accompagnement d'autres clients dans leur propre parcours, et prêt à aider le PMO à atteindre au mieux ses objectifs stratégiques pour créer rapidement de la valeur.

Quel que soit leur niveau, les PMO peuvent toujours améliorer leurs processus de planification et de gestion de la capacité des ressources pour accélérer la croissance de leur entreprise. Pour découvrir comment, téléchargez l'eBook intitulé Planification des ressources : le guide du PMO avisé.

Une fois que le PMO connaît les objectifs de l'organisation, l'étape suivante consiste à déterminer si les ressources sont gérées efficacement. Vous devez alors veiller à identifier les risques connus qui apparaissent lorsque ces ressources ne sont pas correctement affectées à des projets qui correspondent aux initiatives stratégiques de l'entreprise. Il s'agit d'un exercice très utile, qui dévoile immanquablement des lacunes et des opportunités d'amélioration.

Lorsque le bon logiciel de gestion des ressources est mis en œuvre en partenariat avec le fournisseur, un grand nombre de bénéfices apparaissent rapidement :

• Une vision réaliste de la demande et de la capacité d'exécution, avec la possibilité de détecter les problèmes dès le début du processus
• Une capacité considérablement améliorée à exécuter la stratégie en concentrant les ressources sur les activités à forte valeur ajoutée
• Une capacité accrue d'adaptation à la nature dynamique de l'activité économique en fonction de l'évolution de la portée et des priorités, favorisant ainsi l'agilité de l'organisation
• Une gestion des travaux et des ressources entièrement intégrée, fournissant des informations détaillées sur les coûts afin d'éclairer les décisions des principales parties prenantes
• Des équipes plus épanouies, avec à la clé une plus grande fidélisation, une plus grande efficacité et une plus grande capacité à apporter une réelle valeur ajoutée à l'entreprise

Le PMO doit se transformer pour relever les défis d'un nouveau monde du travail. L'intégration du travail et la modernisation de la gestion des ressources sont essentielles pour permettre au PMO de faire plus que dicter des processus et appliquer la gouvernance. Un logiciel de gestion des ressources robuste et intégré permet à votre PMO de faciliter la croissance par l'innovation et l'efficacité.

Découvrez comment apporter de la flexibilité à votre planification des ressources et éviter les pièges courants dans la planification de la capacité des ressources. Pour commencer, téléchargez l'eBook intitulé Moderniser son approche de la planification de la capacité en ressources : les 5 principaux défis.