Logiciel de gestion des ressources : six caractéristiques à rechercher en 2023 pour faire le bon choix

Les logiciels de gestion des ressources vous aident à suivre et à affecter des ressources à un projet donné ou à tout un portefeuille. Les ressources comprennent les personnes, les technologies, les budgets et les biens d'investissement. Toutes sont étroitement liées, mais également limitées. L'allocation efficace des ressources est une chorégraphie difficile et constante.

Et c'est là que les logiciels de gestion des ressources peuvent se révéler utiles. Leur utilisation facilite plusieurs tâches :

• Analyse de la disponibilité des ressources
• Affectation des bonnes personnes aux bonnes activités – surtout lors de la création d'équipes transverses
• Identification des écarts et des dépendances en matière de ressources
• Atteinte des objectifs des projets et des objectifs budgétaires/financiers

La planification de la capacité et de la demande permet d'obtenir une vue contextuelle de la charge de travail des équipes et des demandes entrantes. Grâce à ces renseignements, les gestionnaires de projets et de portefeuilles peuvent prendre des décisions plus rapides et plus précises sur la planification et l'allocation des ressources pour les projets en cours et futurs.

Un logiciel moderne de gestion des ressources est un outil puissant qui apporte transparence, organisation et alignement aux entreprises soucieuses de mieux gérer leurs ressources par rapport à la demande. Il résout les problématiques communes aux organisations qui souhaitent réagir plus vite à l'évolution des demandes des clients et du marché.

Selon l'étude comparative mondiale intitulée « État des lieux de l'exécution de la stratégie – Accepter l'incertitude pour s'adapter plus rapidement », le manque de ressources figure parmi les trois principaux obstacles qui empêchent la plupart des organisations de mieux réagir au changement.

De plus, 53 % des responsables de l'exécution des stratégies entendent investir dans des solutions pour mieux allouer les ressources aux activités les plus importantes.

Comme les équipes virtuelles et transverses, les ressources sont interconnectées de manières innovantes et différentes. Cela a engendré de nouvelles compétences et méthodes de travail que les gestionnaires de projets, de ressources et de portefeuilles doivent adopter et intégrer lors de la planification et de la gestion des activités.

La pression en faveur de la transformation digitale, des pratiques Agile et d'autres initiatives rend les pratiques traditionnelles inadéquates. D'où la difficulté à gérer toutes ces variables dans une feuille de calcul.

Un logiciel de gestion des ressources efficace permet de simplifier la gestion des ressources dans les environnements dynamiques et en constante évolution d'aujourd'hui. En effet, plus vous disposez de ressources, plus le risque de dérapage est grand, car ces ressources sont de plus en plus absorbées par des programmes et des projets complexes.

Les priorités et les stratégies peuvent changer du jour au lendemain. C'est pourquoi il est essentiel de pouvoir réorchestrer les ressources rapidement et efficacement pour être en mesure de s'adapter en cas de changement.

Ces facteurs soulignent la nécessité d'un logiciel de gestion des ressources qui aide les organisations à optimiser les ressources et leur utilisation de manière efficace et efficiente dans leurs projets, programmes et portefeuilles.

Voici différents éléments à rechercher dans une solution logicielle moderne de gestion des ressources.

La planification de la capacité est l'une des principales fonctionnalités d'un logiciel de gestion des ressources.

Les directions doivent savoir si elles disposent des ressources nécessaires pour effectuer le travail souhaité et s'assurer de disposer des bonnes ressources au bon moment.

À moins d'assurer un suivi actif des ressources et d'utiliser un outil moderne de gestion des ressources, vous n'avez aucun moyen de savoir si les compétences et les actifs fournis par vos ressources sont (et continueront d'être) adéquats pour répondre à la demande.

Une mauvaise planification de la capacité conduit à un épuisement des ressources, à une baisse de moral, à une perte de contrôle des coûts et à l'incapacité d'atteindre les objectifs visant à répondre aux demandes actuelles et futures.

La bonne nouvelle, c'est que votre planification de la capacité peut tirer de nombreux avantages à être sous-tendue par un logiciel de gestion des ressources. Vous trouverez ci-dessous quelques avantages de l'adoption d'une solution de gestion des ressources.

Efficacité accrue

Il est extrêmement chronophage de suivre manuellement les tâches en cours des collaboratrices et des collaborateurs, et de comparer leur disponibilité aux cycles de vie des projets.

Le logiciel de gestion des ressources assure un suivi automatique des compétences et de la disponibilité des ressources individuelles par rapport aux projets en cours, prévus et proposés. Vous savez ainsi quelles sont les personnes disponibles, quand elles le sont et pour combien de temps. Les dirigeants passent moins de temps à rassembler les données et à s'assurer de l'optimisation permanente des ressources.

Une charge de travail uniformément répartie

Le Forbes Human Resources Council a constaté que l'une des plaintes les plus couramment formulées par les ressources humaines était le fait d'avoir trop de travail et pas assez de temps pour le réaliser. On estime que pas moins de 82 % des employés se sentent surchargés de travail, un sentiment qui influe directement sur les performances et la fidélisation du personnel.

Grâce aux logiciels de gestion des ressources, les responsables bénéficient d'une visibilité instantanée sur qui fait quoi et quand. Ils peuvent ainsi optimiser toutes les ressources sans en surcharger ou en sous-utiliser une quelconque.

Lorsque les employés ont la quantité « adéquate » de travail à réaliser, ils peuvent mobiliser tout leur potentiel, se sentent respectés et apprécient d'apporter leur contribution, plutôt que de s'épuiser.

Confiance accrue concernant la livraison

Une meilleure visibilité sur votre capacité et vos dépendances vous permet de gérer les projets plus efficacement et d'être plus sûr de pouvoir compter sur les bonnes personnes et les bonnes compétences.

Un logiciel de gestion des ressources offre une visibilité sur plusieurs éléments :

• Les compétences les plus sollicitées
• Les personnes dotées (ou non) de ces compétences
• Quand ces ressources sont disponibles, pour quels projets et quelles activités

Une compréhension proactive des écarts et des dépendances vous donne le temps de les aborder avec les parties prenantes avant qu'elles ne causent des problèmes. Cette anticipation garantit un meilleur équilibre entre la capacité et la demande pour vous permettre d'établir des priorités et de déplacer les projets et les ressources en fonction des besoins.

Visionnez le replay du webinaire pour en savoir plus sur la planification adaptative des portefeuilles.

Diminution des conflits

Les projets échouent pour de nombreuses raisons, dont l'une des principales tient au fait que les ressources sont allouées sans tenir compte des conflits potentiels.

Un logiciel de gestion des ressources révèle les risques et les dépendances, et permet même d'élaborer des scénarios d'hypothèses (« what if »). Les utilisateurs peuvent déplacer les ressources sans interrompre les opérations, provoquer des retards, dépasser le budget, ni surcharger les personnes.

Collaboration accrue

Les organisations Agile favorisent la collaboration entre les équipes. Selon le cabinet McKinsey, l'une des cinq marques de fabrique d'une organisation Agile est sa capacité à accélérer la digitalisation et la démocratisation de l'information.

Intégré au PPM, le logiciel de gestion des ressources permet aux individus et aux équipes de travailler côte à côte en temps réel, même à distance. Partage d'informations, affichage de la répartition des tâches de chacun, planification des réunions, suivi de l'avancement des projets… tous ces éléments améliorent la collaboration et l'efficacité.

Les logiciels de gestion des ressources d'entreprise offrent de nombreux avantages. Mais quel est l'impact sur votre organisation ?

Voici comment un bon logiciel de gestion des ressources résout les problématiques courantes qui minent la réussite de vos projets.

Inexactitude des informations

Sans données précises et disponibles en temps réel, il est facile de dire oui à tout sans vraiment comprendre l'impact sur les capacités.

Le meilleur logiciel de gestion des ressources garde les données en temps réel au premier plan à travers de multiples métriques sur des tableaux de bord personnalisables. Les utilisateurs peuvent accéder aux informations qu'ils ont besoin de consulter pour prendre des décisions mieux éclairées avec plus de confiance.

Pas de prise en charge de l'hybride et de l'Agile

L'époque où chaque équipe de l'organisation utilisait la même méthode de travail est révolue.

Bien souvent, les livrables et les résultats attendus exigent que le travail soit effectué selon des approches différentes. Les organisations qui mettent en œuvre un logiciel de gestion des ressources permettent à leur direction de maintenir une vue claire sur les ressources, la capacité et la demande, malgré les différentes méthodologies de travail utilisées par les équipes.

Structures rigides

Les silos tuent la collaboration. De nombreuses organisations fonctionnent encore avec des structures rigides qui conduisent souvent à une mauvaise allocation et une gestion inefficace des ressources.

Selon la Harvard Business Review : « Aujourd'hui, les innovations et les opportunités économiques les plus prometteuses nécessitent une collaboration étroite entre les fonctions, les bureaux et les organisations. Pour les concrétiser, les entreprises doivent éliminer les silos et faire en sorte que leurs collaborateurs travaillent ensemble au-delà de leurs périmètres respectifs. »

Un logiciel de gestion des ressources permet de passer de relations strictement verticales à un travail d'équipe horizontal. Il permet aux équipes de toute l'entreprise de mieux comprendre qui fait quoi, et quel travail est fourni. Les équipes peuvent établir des priorités, planifier et s'aligner en permanence sur les objectifs de l'entreprise.

Faible visibilité sur les ressources

Les ressources ne sont pas infinies et ne doivent pas être gérées en silo.

La plupart des organisations doivent apprendre à utiliser des ressources partagées et limitées, une tâche impossible à réaliser sans une visibilité en temps réel sur la demande et la capacité. Une mauvaise visibilité entraîne une mauvaise gestion des ressources et se traduit par des opportunités manquées.

La complexité même de tout cela exige une technologie sophistiquée dédiée à la gestion des ressources. Les logiciels de gestion des ressources offrent la visibilité nécessaire aux organisations pour optimiser et hiérarchiser correctement les ressources à travers le portefeuille afin de maximiser la valeur.

Le résultat ? Des ressources allouées de manière équilibrée entre les initiatives stratégiques et les activités courantes.

Toutes les solutions de gestion des ressources ne se valent pas. Les logiciels varient considérablement en profondeur et en étendue. Certains sont de simples outils de gestion de projet, tandis que d'autres sont conçus pour gérer les ressources d'entreprises mondiales.

Il est important d'évaluer chacun d'entre eux en fonction des exigences de votre organisation.

• Avez-vous besoin de suivre les ressources pour un seul projet ou pour tout un portefeuille ?
• Quels sont les plus grands défis de l'organisation en matière de ressources ?
• Qu'est-ce que l'équipe de direction attend de l'investissement ?

Bonne nouvelle : voici une base de référence pour commencer, à savoir six caractéristiques clés à rechercher dans toute solution de gestion des ressources. De la gestion des feuilles de temps à la planification des capacités, ces fonctionnalités couvrent l'essentiel des besoins des entreprises.

Vous pourrez alors déterminer si vous avez besoin de solutions robustes supplémentaires, telles qu'un système de gestion des activités ou un écosystème complet de gestion de portefeuilles de projets (PPM).

Utilisez les caractéristiques suivantes pour vous guider dans le choix du logiciel de gestion des ressources le mieux adapté à votre organisation.

1. Gestion des compétences et des disponibilités

Le logiciel doit fournir des données en temps réel sur les différentes compétences demandées et sur la disponibilité de ces compétences. Les ressources peuvent ainsi être allouées de manière plus précise.

Les dirigeants doivent être en mesure de facilement identifier les lacunes en matière de compétences, mais également :

• Qui est disponible
• Quand ces personnes sont disponibles
• Quelles sont leurs compétences

La direction doit savoir où les compétences sont actuellement allouées, et s'il est stratégiquement judicieux de les déplacer en fonction de l'évolution des priorités.

2. Tableaux de bord et rapports

Une solution efficace vous montrera en temps réel ce qui se passe avec vos ressources. La possibilité de créer des visualisations et des rapports à partir de ces données améliore la communication et la prise de décision.

Idéalement, un nombre quelconque de vues et d'indicateurs clés de performance (Key Performance Indicators, KPI) peuvent être personnalisés pour chaque partie prenante. Les tableaux de bord et les rapports permettent de contrôler l'adéquation des ressources aux projets assignés, garantissant ainsi l'alignement des activités sur les objectifs de l'entreprise.

Le tableau de bord d'un dirigeant peut afficher les ressources par projet, département, programme ou portefeuille, ce qui lui permet de mieux comprendre pourquoi des ressources ne sont pas disponibles pour un projet donné. Il peut également justifier la redistribution des ressources et des financements en fonction de la valeur que le projet apporte.

3. Automatisation des demandes

Les demandes ponctuelles/ad hoc, les projets « plaisir » et les processus non standardisés donnent lieu à des projets qui s'alignent mal sur les stratégies de l'entreprise.

Les logiciels doivent automatiser les demandes de ressources pour une priorisation adéquate, en fixant les bonnes attentes avec les parties prenantes. Un workflow normalisé et automatisé pour les demandes de ressources permettra d'établir une meilleure gouvernance et de mieux justifier l'allocation des ressources.

4. Gestion des feuilles de temps

Remplir des feuilles de temps ou demander aux chefs de projet de rechercher des feuilles de temps est une tâche lourde qui peut être simplifiée, voire automatisée.

Le logiciel de gestion des ressources doit inclure une fonction de gestion des feuilles de temps où chaque personne peut enregistrer rapidement et précisément ses heures. Lorsqu'il s'agit de planifier, les dirigeants disposent de références moyennes pour les tâches, ce qui leur permet de prévoir les délais des projets et les livrables avec plus de précision.

La gestion des feuilles de temps fournit également une image plus claire de la facturation et des rétrofacturations, des taux de ressources et du temps passé pour garantir un équilibre approprié entre les types d'activités.

5. Référentiel unique

Dans de nombreuses entreprises, les informations sur les ressources résident dans des systèmes disparates. Créer des rapports et prendre des décisions sur la base de ces données est un processus fastidieux et chronophage.

Une solution de gestion des ressources doit permettre de centraliser toutes les données relatives aux ressources en un seul endroit basé dans le cloud. Cela peut se faire par le biais d'API ou d'intégrations – optez pour un fournisseur capable de prendre en charge les deux, à savoir les systèmes courants et les outils maison ou les feuilles de calcul. Tout le monde a accès aux mêmes informations et analyses précises et actualisées.

Ce référentiel élimine les processus manuels et augmente l'agilité organisationnelle.

Des informations récentes, objectives, et fiables accélèrent les analyses et le processus décisionnel. C'est essentiel pour garantir le succès de vos projets lorsque vous planifiez, définissez et redéfinissez les priorités des ressources.

6. Prévisions de capacité

L'un des objectifs de la gestion des ressources est de permettre aux dirigeants de s'assurer que les ressources dont ils auront besoin à un instant t seront disponibles.

Les logiciels de gestion des ressources offrent cette visibilité, en présentant la capacité actuelle, la demande à venir et les conflits potentiels pour ces mêmes ressources – le tout en fonction des priorités stratégiques. Les prévisions de capacité permettent aux dirigeants de répartir uniformément les ressources sur l'ensemble du portefeuille.

Vous avez à présent une meilleure idée de ce qu'une solution de gestion des ressources peut faire, et des éléments à rechercher en fonction des besoins de votre entreprise.

Un autre facteur à prendre en compte est de savoir si un logiciel de gestion des ressources vous suffit. Les ressources, les stratégies, les résultats, les activités et les finances sont tous étroitement liés et doivent être gérés dans leur contexte.

Par exemple, il est difficile d'allouer ou de réaffecter des ressources sans visibilité sur le travail en cours au sein des équipes.

La réussite d'un projet se mesure de plus en plus en fonction des résultats (retour sur investissement, produits, etc.), plutôt qu'en fonction du respect des délais et des paramètres budgétaires. En d'autres termes, il s'agit de relier le travail et les performances à la stratégie, aux priorités et aux finances.

Suivez ces trois étapes pour déterminer la solution la mieux adaptée pour votre organisation :

1. Décidez si vous avez besoin d'une solution de gestion de portefeuilles de projets ou d'un logiciel spécialisé de gestion des ressources.
2. Veillez à ce que votre solution de gestion des ressources agisse comme un référentiel unique en stockant les données dans un emplacement centralisé dans le cloud.
3. Assurez-vous que votre solution peut personnaliser les exigences et les délais de votre projet pour faciliter au mieux votre travail.

Votre logiciel de gestion des ressources doit être suffisamment puissant pour répondre à vos besoins, tout en étant assez simple à maîtriser.

Solution PPM robuste ou logiciel spécialisé de gestion des ressources : que choisir ?

Les solutions PPM sont plus complètes que les logiciels basiques de gestion des ressources. Elles permettent de suivre plusieurs projets au sein d'un portefeuille et d'obtenir une vue d'ensemble des performances des projets, et de la durabilité de ces projets.

Une solution PPM efficace permet également aux entreprises de voir si les projets sont liés à la stratégie et aux objectifs de l'entreprise.

Par exemple, Planview est un leader sur le marché du PPM. Outre la gestion des ressources, sa solution aide les entreprises à obtenir des résultats en reliant en permanence la stratégie à l'exécution, et en s'adaptant rapidement si besoin. La solution facilite une approche davantage axée sur les résultats, ce qui permettra aux équipes de créer de la valeur plus rapidement pour l'entreprise.

À un niveau plus granulaire, la solution PPM de Planview permet aux responsables PMO, aux gestionnaires de projets, de portefeuilles et de ressources de :

• Obtenir une vue descendante du portefeuille de projets et des ressources allouées à chaque projet
• Mesurer les performances des projets pour veiller à ce que l'entreprise investisse les bonnes ressources dans les bonnes activités (c'est-à-dire des activités en phase avec sa stratégie)
• Donner aux équipes la possibilité de choisir la méthode de travail (classique, Agile, hybride, etc.) la mieux adaptée pour ses membres et pour chaque projet
• Obtenir un aperçu en temps réel des ressources et des performances des projets, et mesurer, gérer et suivre facilement toutes les ressources du portefeuille

Avec la solution PPM de Planview, les gestionnaires de portefeuilles peuvent allouer proactivement les ressources aux projets et les redistribuer en fonction de l'évolution du secteur et des priorités.

En revanche, un logiciel basique de gestion des ressources se concentre sur les éléments fondamentaux que sont la livraison dans les temps, le respect des budgets et l'utilisation des ressources. Les principales fonctionnalités sont l'allocation, le suivi et la planification des ressources pour un ou plusieurs projets et équipes. Ces solutions permettent de s'assurer que tous les projets disposent des ressources nécessaires et adéquates (financement, personnel, équipements, etc.) pour atteindre les objectifs du projet.

Voici quelques exemples de solutions spécialisées et autonomes de gestion des ressources :

• eResource Scheduler : logiciel phare d'ENBRAUN, eResource Scheduler est un outil de planification et de gestion des ressources utilisable à la fois sur site et dans le cloud.
• Float : cet outil web de planification des ressources et de suivi des temps permet aux équipes de planifier, de programmer et de suivre les projets depuis un seul et même endroit.
• Hive : axée sur l'amélioration de la productivité sur le lieu de travail, Hive est une plateforme collaborative et de gestion de projets qui intègre des fonctions de suivi des temps et de collaboration des équipes.
• Kantata : cette solution se présente comme une société d'automatisation des services professionnels offrant toutes les fonctionnalités, de la gestion des ressources à la collaboration des équipes en passant par la business intelligence.
• ResourceGuru : ce logiciel de gestion des ressources permet de planifier des ressources (personnes, équipements, etc.) en ligne.

Bien que les entreprises y ajoutent des fonctionnalités telles que la collaboration, les logiciels de gestion des ressources ne concernent généralement que les ressources.

Contrairement aux solutions PPM, les logiciels spécialisés de gestion des ressources n'offrent pas une vue globale des performances des projets et n'intègrent pas de fonctionnalités de gestion des portefeuilles.

De plus, ce type de logiciel ne permet généralement pas d'assigner et de suivre les tâches comme le font d'autres solutions de gestion des activités. C'est pourquoi de nombreuses organisations intégreront des outils de gestion des ressources pour synchroniser les données avec d'autres systèmes afin d'obtenir une fonction plus globale. Attention toutefois, car cette intégration peut s'avérer être un moyen coûteux et inefficace de centraliser les données.

Logiciel de gestion des ressources ou solution PPM robuste : quelle est la bonne solution pour vous ?

Filtrer les différentes solutions est plus complexe lorsque chacune d'entre elles prétend pouvoir tout faire. Le plus important est de choisir ce dont votre organisation a besoin. Voici quelques conseils simples :

• Vous n'avez besoin que de gérer des ressources ? Choisissez un logiciel de gestion des ressources simplifié.
• Vous avez besoin d'une solution collaborative pour le suivi et la gestion des activités ? Choisissez un outil de gestion (collaborative) ou une application de gestion de projet de base.
• Vous avez besoin d'un outil capable de mesurer les performances de plusieurs projets et d'évaluer leur santé, tout en gérant les ressources et en veillant à ce que les activités s'alignent sur la stratégie de l'entreprise ? Choisissez une solution complète de gestion de portefeuilles de projets.

Une fois que vous avez déterminé la bonne solution pour répondre à vos besoins, vous devez obtenir l'adhésion des dirigeants impliqués.

Obtenir l'adhésion de la direction est une étape critique de toute nouvelle initiative. Elle doit comprendre l'impact d'une mauvaise planification des ressources sur l'organisation – délais non respectés et incapacité à réaliser la stratégie.

Dans le contexte économique incertain et en pleine mutation d'aujourd'hui, la montée en puissance des méthodes de travail hybrides a un impact sur les livraisons. Une bonne façon de positionner un logiciel de gestion des ressources est de déterminer comment il peut aider les directions à analyser et à suivre les données de manière efficace et efficiente pour améliorer leurs décisions.

• Combien de projets sont retardés, n'atteignent pas les résultats escomptés, dépassent le budget initial ou consomment trop de ressources nécessaires ailleurs parce que l'entreprise ne dispose d'aucun système lui permettant d'analyser la capacité et la demande ?
• Les équipes sont-elles bien utilisées ?
• Quel est l'impact des perturbations ?
• Les équipes s'engagent-elles à réaliser un trop grand nombre de tâches durant la planification ?
• Comment l'entreprise sait-elle si les ressources disponibles travaillent sur les projets les plus prioritaires ?
• Combien de temps les ressources consacrent-elles à assurer des tâches courantes plutôt qu'à contribuer à la croissance de l'entreprise ?

Il ne s'agit là que de quelques-unes des questions auxquelles un logiciel de gestion des ressources peut répondre. Elles contribuent grandement à justifier l'investissement et l'instauration d'un changement culturel.

Une fois que vous obtenez le soutien de la direction, choisissez une solution complète de gestion des ressources et des portefeuilles de projets. Les outils intégrés offriront une visibilité illimitée tant sur les ressources que sur les activités. Les dirigeants bénéficient d'une vue d'ensemble et d'un référentiel unique.

N'oubliez pas que l'adoption et l'optimisation complète de toute solution prend du temps.

De nombreuses organisations choisissent d'adopter une approche progressive, en déployant la solution petit à petit afin de susciter des « défenseurs »champions du produit et créer de la valeur incrémentielle. Ces défenseurs jouent un rôle déterminant dans l'encouragement et la formation des autres membres du personnel.

Vos efforts sont récompensés par une plus grande efficacité, une meilleure productivité et un meilleur alignement.

Les logiciels de gestion des ressources sont indispensables aux entreprises actuelles.

Les structures les plus prospères allouent continuellement leurs ressources aux investissements générant la plus haute valeur afin d'obtenir les meilleurs résultats. Elles planifient et replanifient, déplacent habilement et rapidement les équipes et les budgets pour saisir de nouvelles opportunités et s'adapter aux nouvelles conditions du marché.

Cela exige un logiciel PPM doté de fonctionnalités de gestion des ressources. Utilisez ce guide comme point de départ pour déterminer les caractéristiques à rechercher. Ensuite, choisissez ce qui convient le mieux aux exigences propres à votre entreprise.

Passez aux étapes suivantes. Téléchargez le guide du PMO avisé consacré à la planification des ressources pour découvrir comment aligner les ressources sur vos activités à plus forte valeur.