12 bonnes pratiques pour la gestion des ressources

Nous savons pertinemment que la gestion des ressources est un processus complexe, en particulier dans une entreprise dont les ressources sont partagées et géographiquement dispersées. Selon le rapport Panorama de la gestion de projets et de portefeuilles de 2017, près de la moitié des organisations déclarent être bloquées par des cloisonnements. Avec un si grand nombre de méthodologies de travail, il est logique que les approches en matière de gestion des ressources varient également. Quoi qu'il en soit, tous les logiciels de gestion des ressources doivent intégrer les trois capacités suivantes :

• Gestion de la capacité et de la demande : optimiser l'utilisation des ressources en priorisant les activités à forte valeur en fonction de la capacité des ressources disponibles.
• Utilisation des ressources : faire en sorte que les bonnes ressources soient disponibles pour soutenir vos objectifs stratégiques.
• Suivi de la progression et du temps : faire en sorte qu'il soit possible de suivre la progression, ce qui peut être particulièrement utile lorsque le suivi temporel est utilisé. Comparer le travail planifié au travail réel pour améliorer les estimations et mieux comprendre à quoi les ressources consacrent réellement leur temps.

Avec un système efficace de gestion des ressources d'entreprise offrant ces trois capacités, votre organisation pourra :

• Obtenir une vue réaliste de la demande et de la capacité d'exécution
• Gérer et prioriser les demandes d'activités, et définir des attentes appropriées avec les principales parties prenantes
• Déterminer la disponibilité réelle des ressources
• Affectez les ressources adéquates aux tâches appropriées, au bon moment
• Comprendre quels rôles et/ou ensembles de compétences sont nécessaires, par le biais de nouveaux recrutements, afin de respecter les engagements vis-à-vis des parties prenantes
• Intensifier et améliorer la communication entre les chefs de projets, les responsables de ressources et les membres d'équipe
• Détecter les problèmes plus tôt dans le processus
• Fournir des méthodes objectives pour prioriser le travail en veillant à ce que la demande soit équilibrée par rapport à la capacité d'exécution
• Mettre la stratégie en corrélation avec l'exécution
• Mettez en œuvre des programmes qui stimulent l'innovation et le changement transformationnel

Il est essentiel d'utiliser les bons outils de gestion des ressources pour votre organisation. Les organisations s'appuient souvent sur des feuilles de calcul pour gérer leurs ressources en raison de leur facilité d'utilisation, de leur simplicité et de la possibilité de configurer rapidement un fichier. Cependant, il est difficile de tenir à jour plusieurs feuilles de calcul ou même des feuilles de calcul partagées, car cette approche se prête mal à des applications à plus grande échelle et devient souvent impossible.

Assurer la gestion des ressources au moyen d'une approche manuelle et ad hoc demande beaucoup de travail, génère des données incorrectes et obsolètes, entrave l'agilité organisationnelle et produit des vues irréalistes de la demande et de la capacité. Concernant la demande, cette approche ne tient pas non plus compte des petits éléments de travail dans le cadre du processus traditionnel de prise en charge. Il peut par exemple s'agir d'apporter une petite modification à un élément déjà mis en œuvre ou d'aider d'autres personnes à réaliser des activités (potentiellement moins prioritaires).

Au final, il arrive de commencer une nouvelle activité en ayant déjà du retard, et ce, sans même le savoir.

Quelle que soit l'approche et les outils utilisés, les organisations doivent déterminer comment équilibrer la capacité de leurs ressources et la demande. Voici la liste des 12 meilleures pratiques à prendre en compte en matière de gestion des ressources.

1. Déterminer quelles sont les ressources qui font défaut et se concentrer sur celles-ci

• Il est souvent possible d'utiliser la règle du 80/20, selon laquelle 20 % des ressources sont à l'origine de 80 % des effets (ou des contraintes en termes ressources). Il s'agit des personnes qui sont fortement sollicitées pour la réalisation du travail.
• Concentrez-vous sur ces ressources soumises à d'importantes contraintes et planifiez leur disponibilité pour éviter les goulets d'étranglement et les retards inutiles.

2. Convenir d'une approche commune pour prioriser les activités nécessitant des ressources partagées

• Concertez-vous afin de définir à l'avance un processus de notation/évaluation et ainsi faciliter la prise de décisions objectives, plutôt que de devoir céder face aux plaintes d'autres parties prenantes.
• Surveillez les activités non planifiées qui risquent d'accaparer votre capacité et générer des retards cachés.
• Gardez à l'esprit que la surcharge du personnel peut occasionner des problèmes de qualité et une réduction de la productivité globale.

3. Accepter différentes méthodes de travail en fonction des ressources et dans l'ensemble de l'organisation

• Une méthodologie spécifique peut être profitable à certains types d'activités et même à certains groupes au sein de votre organisation.
• Veillez par conséquent à ce que les outils et les approches sélectionnées soient en adéquation et génèrent de l'efficacité.
• À des niveaux plus élevés, un processus plus standardisé de compilation peut fournir les métriques nécessaires pour bénéficier d'une visibilité complète sur votre organisation
• Cela permettra à votre organisation de planifier, de gérer et d'exécuter le travail au moyen de différentes méthodologies, qu'elles soient classiques, par étapes, itératives, Agile et même collaboratives.

4. Comprendre que la gestion des ressources est un processus continu

• Acceptez le fait que des conflits se produiront, car les événements et les changements inattendus sont inévitables (et plus fréquents qu'on le souhaiterait).
• Travaillez ensemble pour résoudre les conflits de ressources en fonction de vos priorités immédiates et des priorités en aval.

5. Gérer le travail et les ressources au moyen d'une combinaison de granularités

• La planification du travail, la gestion des affectations et le reporting temporel n'exigent pas nécessairement le même niveau de granularité. Trouvez l'équilibre optimal pour chaque situation.
• La planification du travail est souvent le processus le plus granulaire, tandis que le reporting temporel peut être simplifié pour faciliter la tâche des personnes concernées, ce qui engendre un niveau d'exactitude supérieur.
• Lorsque vous affectez des ressources à des activités, gardez à l'esprit que les affectations à long terme sont souvent plus efficaces à des niveaux supérieurs, tandis que les affectations à court terme ont tendance à être bien comprises, ce qui permet une planification plus détaillée.

6. Planifier le travail

• Envisagez d'affecter des tâches traditionnelles, avec des dates de début/fin et des durées clairement établies, pour les activités définies de manière formelles, tandis que les affectations de plus petite ampleur pourront être gérées au moyen de listes moins formelles.
• Alignez les projets et les autres activités sur les résultats stratégiques qu'ils doivent permettre d'atteindre.
• Utilisez des processus automatisés dans la mesure du possible afin de réduire le travail d'administration.

7. Gérer les affectations de ressources

• Si votre organisation est novice en matière de gestion des ressources, utilisez comme point de départ des catégories générales à l'échelle du projet ou de la phase en question.
• Gardez en tête qu'il n'existe pas d'approche unique convenant à toutes les situations et adaptez-vous aux contraintes auxquelles sont soumis des groupes ou des ressources spécifiques. Les administrateurs de bases de données peuvent par exemple être partagés et surchargés ; vous pouvez donc augmenter le niveau de détail afin de limiter les conflits.
• Veillez à ce que vos décisions d'utilisation des ressources puissent être modifiées en fonction de l'évolution des besoins et des difficultés dans le temps.

8. Assurer le reporting temporel

• N'oubliez pas que certains groupes peuvent être plus réticents à l'égard du reporting temporel. Veillez par conséquent à ce que le processus soit simple (surtout au début).
• Pour faciliter davantage l'adoption du reporting temporel, laissez à vos ressources la possibilité de le réaliser dans l'outil d'exécution de leur choix.
• Utilisez les données réelles pour évaluer les performances et identifier des tendances afin d'améliorer la planification future.

9. Appliquer des types d'affectation qui correspondent aux besoins de votre entreprise

• Utilisez des ressources anonymes, basées sur les rôles, pour assurer la planification à long terme ou lorsque la ressource spécifique n'est pas connue à l'avance.
• La réservation provisoire de ressources nominatives peut être profitable pour les processus de planification et de priorisation à moyen terme.
• Utilisez des réservations fermes de ressources nominatives pour les activités à court terme, lorsque vous êtes en possession d'informations détaillées.

10. Tenir compte du temps consacré à des activités non liées à des projets

• Veillez à ce que les tâches administratives, les congés payés, etc., soient pris en compte dans la planification à court et à long terme.
• N'oubliez pas les activités imprévues dans le cadre d'un projet ; assurez-vous de fournir un mécanisme pour capturer le temps qui y est consacré, au risque de perdre de vue cette réduction de la capacité.
• Admettez que des activités quotidiennes communes, telles que des tâches administratives (ex. : e-mails, réunions générales, etc.), généreront naturellement des pertes de temps.

11. Éviter ou limiter la réalisation simultanée de tâches multiples

• Faire plusieurs choses à la fois peut sembler efficace, mais entraîne souvent une diminution de la productivité globale.
• Essayez de limiter le nombre de tâches parallèles ; vos ressources seront alors plus performantes.

12. Préserver la productivité et la satisfaction de vos ressources et actifs les plus précieux

• Enfin, et surtout, prenez soin de vos ressources. Une rotation importante du personnel peut en effet provoquer des pertes considérables de productivité/capacité.
• Proposez des formations et ne surchargez pas vos ressources afin d'éviter les problèmes d'épuisement.

Le déploiement d'un logiciel de gestion des ressources performant et le respect de ces bonnes pratiques peuvent améliorer considérablement la gestion de vos ressources. Cela se traduira idéalement par des niveaux de productivité et de satisfaction plus élevés parmi vos équipes et vos employés.

En fin de compte, vous pourrez ainsi :

• Mener à bien les initiatives stratégiques de votre organisation en centralisant la prise en charge de demande, ainsi qu'en optimisant votre portefeuille de projets et votre capacité en ressources.
• Affecter les bonnes personnes aux bons projets au bon moment.
• Aligner vos ressources sur l'évolution du marché et des exigences de la direction.
• Maintenir vos projets sur la bonne voie, dans le respect des délais et du budget.

Que vous fassiez vos premiers pas ou abordiez une nouvelle étape de votre parcours vers une gestion optimale des ressources, Planview peut vous aider grâce à une solution basée sur des données à l'échelle de toute l'entreprise. Forts de nos 29 années d'expérience, en partenariat avec des clients internationaux, nous pouvons aider votre organisation à optimiser la gestion de ses ressources afin de développer votre capacité d'innovation et de transformation.

Les organisations d'aujourd'hui sont sous pression, car elles doivent stimuler l'innovation et la transformation dans un contexte de ressources humaines et financières limitées. En intégrant la stratégie, la planification et la livraison, la solution Planview de gestion des activités et des ressources pour la gestion des portefeuilles et des ressources permet aux PMO d'optimiser leurs portefeuilles, d'équilibrer la capacité en fonction de la demande, de lier les plans et les ressources aux projets et de gérer les données financières sous-jacentes. Les parties prenantes peuvent visualiser les performances du portefeuille par rapport aux plans, et prendre les décisions appropriées pour faire en sorte que les ressources mènent à bien les projets qui génèrent le plus de valeur pour l'entreprise.