Planification par incréments de programme (Planification PI)

Découvrez comment réaliser des mesures au niveau des équipes d'équipes.

L'événement de planification PI se compose de deux jours de planification ciblée durant lesquels l'ensemble des équipes, parties prenantes et Product Owners/responsables produits se réunissent au même endroit pour examiner le backlog du programme et déterminer l'orientation de l'entreprise. Cet événement, qui se déroule généralement toutes les huit à 12 semaines, peut représenter un défi important pour les grandes équipes dispersées partout dans le pays ou même dans le monde entier.

Nous allons nous attacher à étudier la planification PI, son importance pour le développement SAFe et certains des défis qu'elle peut poser avec des équipes réparties sur plusieurs sites. Nous pouvons examiner certains des outils et processus utilisés par les équipes pour faire en sorte que tout le monde soit concentré sur la planification. Il permettent aussi qu'à la fin de l'événement, les équipes aient confiance dans la direction prise par l'entreprise et sachent de quoi elles ont besoin pour l'aider à suivre la bonne voie.

Nous allons nous attacher à étudier la planification PI, son importance pour le développement SAFe et certains des défis qu'elle peut poser avec des équipes réparties sur plusieurs sites. Nous pouvons examiner certains des outils et processus utilisés par les équipes pour faire en sorte que tout le monde soit concentré sur la planification. Il permettent aussi qu'à la fin de l'événement, les équipes aient confiance dans la direction prise par l'entreprise et sachent de quoi elles ont besoin pour l'aider à suivre la bonne voie.

Découvrez comment constituer des équipes et des équipes d'équipes stables.

Scaled Agile Framework (SAFe) aide les équipes de développement à relever les défis que représente la coordination de plusieurs équipes, processus et programmes pour livrer un produit unifié.

L'Agile Release Train (ART) est le cœur de toutes les équipes qui travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun. Dans les très grandes entreprises, deux Agile Release Trains, voire plus, peuvent travailler ensemble. C'est pourquoi, toutes les huit à 12 semaines, les équipes doivent prendre du recul et s'assurer qu'elles travaillent toujours à la concrétisation des objectifs opérationnels et de la vision globale.

La planification PI est programmée au début de chaque incrément de programme et après l'itération Inspecter et Adapter. Bien que certaines entreprises commencent l'événement de planification PI par la réunion Inspecter et Adapter, ce n'est pas l'objet de cet article. Les résultats de l'événement Inspecter et Adapter devraient être intégrés au contenu du processus ultérieur de planification PI. Ces éléments deviennent des éléments d'action pour la prochaine itération du programme.

Préparation

Les trois domaines de préparation pour la planification PI sont les suivants :

• Préparation organisationnelle – Des dispositions doivent être prises pour veiller à la disponibilité de l'ensemble des parties prenantes et des dirigeants impliqués dans le programme. Dans cette optique, il est plus efficace de programmer les réunions de planification PI à l'avance. La plupart des grandes entreprises rendront cette réunion trimestrielle pour compter sur la participation de tous. Elle peut être programmée à la fin d'un trimestre donné afin que tout soit en place pour le début du trimestre suivant.
• Préparation du contenu – Il est nécessaire que l'objectif et la vision du programme soient bien maîtrisés pour le début de la planification. Les parties prenantes et les responsables de programmes sont les mieux placés pour transmettre ce message au début de la première journée.
• Préparation des installations – Une grande salle est pratique pour permettre à toutes les équipes de se déplacer et de poser des questions aux autres. Un bon principe de base consiste à prévoir une salle deux fois plus grande que nécessaire pour le nombre de participants. Par exemple, si vous comptez 75 membres d'équipe, vous devez disposer d'une salle suffisamment grande pour accueillir 150 personnes. Les cloisons empêchent les participants de se déplacer et de discuter. Pour les membres de l'équipe à distance, prévoir au moins un ordinateur par table pour la visioconférence. (Assurez-vous que les membres d'équipe à distance savent quel haut-parleur/ordinateur est associé à quelle équipe ou utilisez des applications telles que Zoom qui proposent des salles pour petits groupes.)

Ordre du jour classique

De nombreuses ressources proposent des exemples d'ordres du jour pour l'événement de planification PI. Selon votre organisation, vous pouvez ajouter des intervenants motivants, prendre le temps de saluer les réalisations du dernier PI ou simplement prévoir un créneau de temps pour des jeux qui briseront la glace afin que les équipes apprennent à se connaître. Toutes ces initiatives sont utiles pour développer la cohésion d'équipe et ajouter une dimension sociale à l'événement. Voici un exemple d'ordre du jour proposé sur le site ScaledAgileFramework.com. Il décrit les étapes les plus critiques qui sont indispensables à la réussite de l'événement.

Ordre du jour – 1er jour

• Contexte de l'entreprise – Il s'agit d'un point effectué par un membre de la direction ou un Business Owner pour fournir aux équipes un aperçu des performances de l'entreprise et de sa capacité à s'adapter au marché et aux besoins des consommateurs.
• Vision du produit/des solutions – Les responsables Produit présenteront la vision de l'entreprise pour l'incrément de programme à venir. Cette vision inclura souvent les 10 fonctionnalités principales, déterminées par la direction de l'entreprise, qui permettront d'atteindre ces objectifs.
• Vision de l'architecture et pratiques de développement – L'architecte des systèmes ou le service IT présente la vision des systèmes et de l'architecture en vue d'apporter des améliorations à l'infrastructure. Ces modifications contribueront à réduire le délai de commercialisation et pourront avoir un impact sur le développement durant l'incrément de programme à venir. Un responsable principal du développement peut introduire des modifications du processus, dérivées de la méthodologie Agile, qui amélioreront la vélocité et la communication.
• Contexte de la planification et déjeuner – Le Release Train Engineer (RTE) décrit le fonctionnement du processus de planification PI et les attentes à l'égard de l'équipe et de l'ensemble de la réunion. Il détaille souvent les résultats attendus de la réunion et répond à toutes les questions éventuelles des équipes au sujet du processus.
• Séances d'équipe – Les équipes se réuniront autour des tableaux (analogiques ou numériques) afin d'estimer leur vélocité pour chaque itération et d'examiner leurs backlogs et les éléments dont elles auront besoin pour réaliser les fonctionnalités décrites dans la vision. Les équipes soumettront leurs ébauches de plans pour que toutes les équipes les examinent et donnent leur avis. Elles devront identifier les risques et les dépendances. C'est à cette occasion que les équipes doivent identifier où leurs itérations devront être mises en lien avec d'autres équipes et même d'autres ART. La communication entre les équipes est encouragée.
• Examen de l'ébauche de plan – Il s'agit d'une réunion d'une durée limitée, pendant laquelle les équipes présentent leurs ébauches de plans afin que les Business Owners, les Product Owners, les parties prenantes et les autres équipes puissent leur fournir du feedback. Les équipes pourront alors utiliser ce feedback pour affiner leurs ébauches avant l'examen par la direction, ou déterminer les problèmes potentiels qui devront être résolus par la direction lors de l'examen.
• Examen et résolution des problèmes par la direction – Dans la plupart des cas, les ébauches de plans soulèveront des problèmes d'architecture, de portée et de contraintes en termes de personnel et de ressources. Parfois, seule la direction peut résoudre ces problèmes en renégociant la portée et les caractéristiques possibles. Cette réunion est organisée par le RTE (Release Train Engineer). Les parties prenantes et le Business Owner doivent en ressortir avec un nouvel ensemble de priorités ou de fonctionnalités que les équipes devront utiliser le lendemain.

Ordre du jour – 2e jour

• Ajustements du programme – La journée commence par la présentation aux équipes de l'ensemble des ajustements effectués ou des décisions prises par la direction et les parties prenantes lors de la réunion de résolution des problèmes. Ce processus peut parfois déboucher sur une refonte des 10 fonctionnalités principales. Celles-ci seront reportées dans le tableau de programme afin que toutes les équipes puissent les consulter et se réorganiser.
• Répartition des équipes en petits groupes – Les équipes intègrent les ajustements dans leur planification et reviennent avec leurs objectifs d'incrément de programme à ajouter dans le tableau de programme. Les Business Owners attribueront des valeurs à chacun des objectifs afin de les classer par priorité d'implémentation. Les équipes pourront ainsi mieux percevoir comment leur objectif s'inscrira dans les itérations à venir.
• Examen final du plan et déjeuner – Au cours de cette réunion, chaque équipe présente ses plans. À la fin de la présentation, la liste des risques et des dépendances est dressée. Ce n'est pas le moment d'essayer de résoudre ces problématiques. Les plans sont communiqués afin que les équipes puissent les consulter tous ensemble et obtenir du feedback.
• Risques liés au programme – À l'étape précédente, toutes les équipes ont répertorié leurs risques et dépendances. À présent que tous les objectifs ont été exposés, les équipes peuvent traiter chaque risque un à un et déterminer s'il est possible de les surmonter. Les problématiques sont placées dans l'une des catégories suivantes :
• Résolu – Après discussion, les équipes conviennent que le problème n'est plus une préoccupation.
• Affecté – Une personne de l'Agile Release Train prend la responsabilité de l'élément pour travailler à la résolution du problème ultérieurement.
• Accepté – Certains risques ne sont que des faits ou des problèmes potentiels qui doivent être compris et acceptés.
• Atténué – Les équipes travaillent ensemble sur un plan visant à réduire l'impact d'un élément de risque. La solution de contournement ou de résolution est documentée afin de pouvoir la réutiliser en temps voulu.
• Vote de confiance – Une fois que tous les risques et objectifs ont été définis et débattus, les équipes votent pour indiquer leur niveau de confiance concernant la possibilité d'atteindre les objectifs au cours de l'incrément de programme à venir. Il s'agit d'une évaluation sur une échelle de cinq. Les membres de l'équipe lèvent la main en montrant de un à cinq doigts. Tout objectif obtenant un vote inférieur à trois doigts devra être révisé. Si un membre de l'équipe est préoccupé par un objectif, il devra expliquer le problème afin que celui-ci puisse être traité par les équipes. Si le problème est résolu, l'objectif est soumis à un nouveau vote afin d'obtenir un vote de confiance pour l'IP à venir.
• Rétrospective – À la toute fin de la réunion, le RTE organisera une petite rétrospective de l'événement de planification PI afin de recueillir du feedback sur ce qui a bien fonctionné et sur ce qui doit être modifié ou amélioré pour le prochain événement.

Résultats de la planification PI

Engagement sur les objectifs d'incrément de programme

• Objectifs SMART créés par chaque équipe
• Les Responsables de programme actualiseront le tableau de programme d'après ces objectifs

Tableau de programme

• Fonctionnalités acceptées
• Dates de livraison de nouvelles fonctionnalités
• Dépendances des fonctionnalités (entre les équipes et les autres ART)
• étapes

La planification PI offre de nombreux avantages pour l'entreprise :

• Établissement d'une communication en face à face entre tous les membres de l'équipe et toutes les parties prenantes – Il est extrêmement important que chacun soit concentré sur l'événement.
• Mise en place du réseau social dont dépend l'ART – Même pour les membres de l'équipe qui travaillent à distance, les jeux visant à briser la glace et à développer la cohésion de l'équipe contribuent à instaurer la confiance et un sentiment d'assurance.
• Alignement du développement vers les objectifs opérationnels sur le contexte économique, la vision et les objectifs d'équipe et de programme PI – L'événement réunit toutes les personnes impliquées afin qu'elles puissent comprendre la vision de l'entreprise et sentir qu'elles font partie du processus.
• Identification des dépendances et stimulation de la collaboration entre les équipes et entre les ART – Dans de nombreuses grandes entreprises, les employés peuvent enfin associer un visage au nom d'une personne avec laquelle ils échangent des e-mails depuis des mois. Lorsque les problèmes, les risques et les dépendances sont abordés, il est important que chacun se sente à l'aise à l'idée de demander de l'aide et de chercher comment les équipes peuvent travailler ensemble.
• Opportunité de fournir un cadre architectural et un encadrement Lean User Experience (UX) parfaitement équilibrés – Différentes équipes apportent des perspectives différentes concernant la résolution d'un problème.
• Mise en correspondance de la demande et de la capacité, élimination des excès d'activités en cours (WIP) – Les membres de l'équipe sont réunis pour poser toutes les bonnes questions et régler tous les détails.
• Prise de décision rapide – Lorsque tout le monde est réuni, vous n'avez pas à attendre que quelqu'un vous réponde ou à vous demander s'il a bien reçu votre e-mail. Les discussions, débats et décisions ne prennent que quelques minutes ou quelques heures, plutôt que des jours voire des semaines.

Les équipes à distance doivent être impliquées et responsables

Selon le Manifeste Agile, « la méthode la plus efficace pour transmettre des informations à une équipe de développement et au sein de celle-ci est une conversation en face à face ».

Il peut être difficile de garder les membres d'équipe à distance impliqués et concentrés sur les tâches de planification. Il existe sur le marché différents services de visioconférence qui permettent aux équipes de participer à des réunions avec des membres à distance mais aussi de diriger les caméras sur les équipes locales. Chacun peut ainsi voir tous les autres participants et interagir avec eux de la même manière que s'ils étaient tous ensemble dans une salle de réunion. Des applications telles que Zoom permettent d'organiser des visioconférences en équipe, mais aussi des séances en petits groupes pour la planification PI. Il doit être demandé aux membres à distance d'activer leur caméra afin que tout le monde puisse se voir. Ils doivent également s'installer dans un endroit calme afin d'éviter toute source de distraction et de pouvoir se concentrer sur les séances de planification et y prendre part activement.

Tableaux de programme numériques et en temps réel pour la planification PI

AgilePlace by Planview is a solution that has templates for some of the most common SAFe development boards. These can be online during planning sessions to allow teams to work digitally in real time for all remote team members to share.

• Les modèles de tableaux SAFe sont les suivants : Objectifs, Portefeuille, Programme, Risques, Équipes et Valeur
• Les tableaux de programme peuvent rassembler toutes les idées des équipes pendant la réunion. Il est possible de charger les 10 fonctionnalités principales dans le pipeline de fonctionnalités sur la gauche et de les déplacer dans les itérations, ou même vers l'incrément de programme suivant si le temps et les ressources disponibles ne permettent pas de les exécuter durant l'incrément de programme en cours.
• Les tableaux de Risques peuvent aider l'ART à analyser les risques et les dépendances que les équipes ajoutent dans le tableau de programme. Le tableau de risques permet à tous les participants à la réunion de se focaliser sur les risques et sur la meilleure façon de les gérer. Ce tableau utilise les catégories de risques du programme décrites par SAFe 4.5.
• Les tableaux d'équipe peuvent aider les équipes lors de leurs séances en petits groupes, car chaque membre peut les visualiser et y ajouter des éléments, où qu'il se trouve. Il est possible de charger des récits soigneusement préparés dans le backlog de récits et de les intégrer à la planification PI à mesure que l'équipe travaille sur ses objectifs.

Partager les tableaux et les chats de brainstorming

Si les équipes locales souhaitent toujours utiliser des outils de planification analogiques, elles peuvent charger un de leurs membres de travailler avec un membre à distance afin qu'il puisse apporter ses contributions localement. Par exemple, si Jeanne est en déplacement, elle peut utiliser la messagerie ou d'autres outils pour envoyer à son collègue John une idée à ajouter au tableau. Ainsi, elle peut tout de même contribuer aux séances de planification en petits groupes de l'équipe. Un membre de l'équipe peut également être désigné pour actualiser n'importe quel tableau numérique en ligne afin que les idées soient prêtes à être partagées avec le reste des participants à la fin de la session en petits groupes.

Interactions sociales

Les équipes doivent être encouragées à réaliser des activités et des jeux permettant de briser la glace et de développer la cohésion d'équipe au début de la réunion ou durant les séances en petits groupes, afin que les participants puissent faire connaissance. Les membres de l'équipe qui participent à distance par visioconférence peuvent facilement y prendre part. Ces activités peuvent consister à raconter des anecdotes personnelles, à montrer des photos de vacances ou à présenter un objet personnel. Il doit toujours être demandé aux membres de l'équipe à distance d'activer la vidéo. Se voir mutuellement renforce la confiance entre les membres, car chacun peut observer le langage corporel et les expressions du visage des autres participants.

La dernière version de SAFe® 5.0 étend le framework au-delà des opérations pour englober toute l'agilité de l'entreprise.

« L'agilité d'entreprise voit le jour lorsque l'ensemble de l'organisation (responsables opérationnels et techniques, départements conformité, développement, marketing, exploitation, sécurité et assistance, et services financiers, juridiques et commerciaux) utilise les pratiques Lean et Agile pour proposer continuellement et de manière proactive des solutions opérationnelles innovantes plus rapidement que la concurrence. » Scaled Agile, Inc.

Avec l'ajout au framework de l'agilité d'entreprise, la planification PI (et les cérémonies de planification pré et post PI) devient encore plus précieuse pour l'entreprise. Lorsqu'une entreprise déploie la méthodologie Agile, il est périlleux d'étendre la planification PI à plusieurs événements afin d'inclure toutes les parties de l'organisation, en mettant les ART et les activités en corrélation avec les objectifs globaux de l'entreprise. C'est à ce stade que la direction entre en jeu. L'adhésion de la direction est requise, et il peut être nécessaire de mettre en œuvre un événement similaire à la planification PI (de type Orientation trimestrielle) pour informer l'ensemble de l'entreprise.

C'est à l'occasion d'une réunion de planification/d'orientation trimestrielle (souvent un jour ou deux) que la direction définit les objectifs de toutes les parties de l'entreprise, en fonction de la situation actuelle et des stratégies futures. Lors de l'orientation trimestrielle, l'entreprise peut mettre en évidence la nécessité de divers changements ou d'adresser des demandes aux chaînes de valeur afin de favoriser la réalisation de ces objectifs. Ces informations sont ensuite reprises dans les événements de planification PI correspondants, afin d'étayer la planification en conséquence.

Pour y parvenir efficacement, les outils numériques sont encore plus cruciaux dans ces solutions de grande envergure, et Kanban s'impose de plus en plus comme la solution de choix pour les équipes opérationnelles en raison de sa nature visuelle. Le fait de disposer d'une source unique et fiable de données sur le statut et les priorités de l'entreprise peut éviter beaucoup de confusion et de frustration, et permet de maintenir l'alignement de l'organisation, de la base au sommet.

Dans le vaste univers actuel du développement, les équipes sont de plus en plus dispersées géographiquement. Même si la plupart des membres d'équipe peuvent être présents sur site et assister à la réunion de planification PI, il est possible que des équipes entières ne puissent pas y participer. Pour l'évolution de SAFe, il sera nécessaire d'en tenir compte et de réfléchir à la meilleure façon d'intégrer les précieuses contributions de ces équipes distantes.

Avec l'émergence d'outils en ligne, les RTE et les Business Owners doivent sortir des sentiers battus et prévoir de coordonner et de former les équipes à l'utilisation de ces outils collaboratifs. Plus les équipes emploieront ces outils au quotidien, plus il sera facile de les utiliser pour des événements de grande ampleur tels que la planification PI et les autres réunions et cérémonies d'itération. Même pour les équipes qui travaillent dans le même bâtiment, il peut être utile de disposer d'une source numérique d'informations, et d'une source unique et fiable de données au sein de l'organisation pour répondre aux questions. Elles peuvent également permettre aux membres de l'équipe de connaître leurs parties prenantes et leurs responsables Produit afin que les bonnes personnes puissent répondre aux bonnes questions au bon moment.

Les équipes qui relèvent ce défi avec succès bénéficieront du plus vaste réservoir de compétences et de talents pour leurs membres. Elles auront ainsi les plus grandes chances de réussite sur ce marché au rythme effréné.