Planification stratégique IT : gérer le changement dans le contexte de la transformation numérique

La transformation numérique, les technologies de rupture et le changement constant redéfinissent le rôle du DSI et de l'organisation IT dans son ensemble. Le DSI possède les clés pour piloter la transformation numérique, en faisant du département IT un centre de valeur, plutôt qu'un centre de coût, et en mettant à profit la planification stratégique IT afin de définir tous les tenants et aboutissants pour l'entreprise. Selon l'institut McKinsey, « le département IT doit faciliter l'innovation tout en tenant ses promesses de réduire les coûts et de favoriser la réalisation des résultats stratégiques ».

CIOs and IT leaders must work together and partner with the business, focusing on how best to invest in technology that will enable, support, and empower digital transformation. IDC forecasts worldwide spending on digital transformation will reach $2.3 trillion by 2023, with a five-year annual growth rate of 17.1%.

Les responsables technologiques joueront inévitablement un rôle essentiel en aidant l'entreprise à tirer parti de cette transformations pour :

• optimiser l'expérience client
• atténuer les risques pour assurer une sécurité adéquate
• gagner en agilité pour s'adapter au changement

Les investissements technologiques stratégiques du département IT soutiennent les objectifs stratégiques de l'entreprise. La planification stratégique IT fait ensuite office de feuille de route IT alignée sur l'entreprise, qui fournit une orientation et des priorités stratégiques claires. Le processus de planification est essentiel pour concrétiser l'ensemble approprié de résultats visés. Comme le souligne un DSI, « il est important d'assurer une intégration étroite avec la stratégie d'entreprise ».

L'entreprise et le département IT sont inextricablement liés. Il n'existe aucune différence entre la stratégie opérationnelle et la stratégie IT.

Les DSI doivent regarder au-delà du département IT et comprendre ce qui est important pour les dirigeants de l'entreprise, afin d'apporter de la valeur et de stimuler la croissance. Le plan IT doit tenir compte des objectifs actuels et futurs de l'entreprise, tout en restant adaptable lorsque les priorités évoluent.

Une enquête sur la stratégie IT réalisée en 2018 par McKinsey a révélé que les organisations IT de pointe sont beaucoup plus susceptibles que les autres de favoriser une « grande implication » du DSI dans l'élaboration de la stratégie et du programme de l'entreprise. De toute évidence, la stratégie d'entreprise ne peut réussir si elle n'est pas soutenue par des investissements technologiques adéquats. Les entreprises efficaces prioriseront la technologie au cours du processus de planification stratégique IT et lors de chaque discussion sur la stratégie.

L'utilité du processus de planification stratégique IT est de développer une feuille de route définissant comment les objectifs de l'entreprise seront atteints. Il détermine la technologie et les ressources nécessaires pour concrétiser les résultats opérationnels, étant entendu que les fonds doivent être priorisés et dirigés vers les investissements les plus rentables, dans le respect des contraintes de ressources.

En fin de compte, le plan stratégique IT a un impact sur les performances de l'entreprise, car la technologie est la base de l'innovation, de la croissance et de la création constante de valeur pour le client.

Le plan stratégique IT répond aux questions suivantes :

• Quels sont les investissements technologiques nécessaires pour atteindre des objectifs opérationnels spécifiques ?
• Quelles sont les ressources internes et/ou externes nécessaires ?
• Comment le succès sera-t-il déterminé et mesuré ?

Le plan stratégique IT permet la mise en œuvre du changement organisationnel. La transformation numérique doit inclure quatre éléments essentiels :

1. Priorisation claire à travers les silos
2. Perspective globale et perspective pragmatique
3. Mise en œuvre d'une exécution agile
4. Compréhension rapide de l'impact des perturbations

En période de changement, il est essentiel de développer une stratégie qui s'adapte au changement et le met à profit. Pour les organisations qui ne disposent pas d'un processus de planification stratégique IT ou ne sont pas capables de réagir au changement, les perturbations peuvent entraîner des retards dont elles se remettront difficilement.

Le plan stratégique est la feuille de route qui définit comment atteindre les objectifs de l'entreprise. McKinsey l'explique clairement : « La planification stratégique est considérée comme un processus dynamique qui permet aux équipes de faire preuve d'agilité et d'ajuster les ressources (personnel et argent) au besoin ».

Aussi cruciale que soit la planification stratégique, il semble qu'il existe toujours un décalage. D'après Gartner, seulement 23 % des DSI ont évalué leur organisation comme étant efficace ou très efficace en matière de planification et de stratégie d'entreprise, et seulement 29 % ont estimé que leur organisation était efficace ou très efficace en termes de planification et de stratégie IT.

Lorsqu'elle est correctement exécutée, sous la forme d'un processus continu et itératif, la planification stratégique IT permet à l'organisation de :

• réagir rapidement au changement
• rester concentrée sur les programmes à forte valeur
• réduire les coûts en finançant la technologie appropriée pour mener à bien la transformation numérique

La planification stratégique IT tient également compte de l'état actuel et de l'état futur souhaité de la technologie afin d'affiner les pratiques de sécurité et de gestion des risques. Selon Forrester, l'un des principaux moteurs de la sécurité actuellement est l'évolution des méthodes de travail, qui oblige les départements IT à examiner attentivement la manière dont ils achètent et déploient de nouveaux appareils pour permettre à une main-d'œuvre distante de travailler. L'évolution des politiques relatives à la main-d'œuvre distante exige l'adoption de nouvelles technologies de sécurité, qui doivent toutes faire partie intégrante du processus de planification.

L'un des plus grands avantages de la planification stratégique IT est qu'elle permet d'optimiser les coûts de l'entreprise afin d'éliminer ceux générés par les gaspillages et de rediriger ces fonds vers des investissements plus profitables. Le processus de planification aide l'entreprise à gagner en efficacité, en transparence et en rationalisation concernant son financement.

Au final, puisque la planification stratégique IT implique l'ensemble de l'entreprise, elle favorise la communication et la collaboration inter-fonctionnelles afin de mieux comprendre :

• Le client : souhaits, attentes et besoins changeants, expériences actuelles et domaines à améliorer
• Le marché : environnement changeant, contexte concurrentiel et opportunités de croissance de part de marché
• La progression de l'innovation : goulets d'étranglement et lacunes qui entravent la croissance
• Les priorités d'investissement : impact des investissements sur l'ensemble du portefeuille et évolution des priorités
• Les technologies de rupture : intelligence artificielle, machine learning, cloud, applications IdO, applications mobiles, réseaux sociaux et analytique

Pour toutes ces raisons, la nécessité d'une planification stratégique IT est évidente, mais il existe encore un autre facteur. Les entreprises du classement Fortune 500 et les administrations publiques qui en font une priorité déclarent bénéficier d'un retour sur investissement pouvant atteindre pas moins de 700 %.

Pour que la planification stratégique IT débouche sur un plan exploitable, les parties prenantes doivent suivre un processus organisé. Celui-ci comporte quatre phases, qui s'appuient les unes sur les autres pour éclairer les décisions.

1. Phase de découverte

Durant la phase de découverte, le DSI et les dirigeants IT travaillent avec les unités opérationnelles pour identifier des problématiques et des opportunités, ainsi que pour obtenir une large adhésion dans toute l'entreprise. Étant donné que le plan stratégique informatique soutient les activités opérationnelles, il est important de comprendre les buts et objectifs stratégiques opérationnels, ainsi que les priorités associées.

2. Phase d'analyse et de financement

La phase d'analyse et de financement de la planification stratégique IT offre aux dirigeants la possibilité d'analyser le feedback des parties prenantes, d'effectuer une analyse SWOT, d'identifier différentes options et de prendre des décisions d'arbitrage grâce à la planification de scénarios. Selon HBR, « La stratégie, à son niveau le plus élémentaire, est un ensemble de choix et d'arbitrages sur les domaines dans lesquels une organisation investira, rivalisera avec la concurrence et connaîtra le succès. Ne pas procéder à des arbitrages efficaces entraîne des implications que la plupart des cadres dirigeants comprennent mal. »

Une fois que les dirigeants ont aligné les objectifs IT sur ceux de l'entreprise, ils doivent évaluer les ressources nécessaires en termes de personnel, de technologie et de financement. Si l'une de ces ressources est insuffisante, il est nécessaire de réviser la stratégie ou d'ajuster d'autres priorités. La planification et le financement continus alignés sur la stratégie créent les contrôles financiers nécessaires, axés sur les résultats, et apportent une réponse à la question suivante : « Quels sont les résultats que nous visons et quel niveau d'investissement devons-nous prévoir pour les obtenir ? ».

3. Phase d'exécution

La phase d'exécution de la planification stratégique IT a pour objet de définir les livrables et les résultats en corrélation avec les objectifs de l'entreprise, ainsi que de discuter des dépendances, de l'atténuation des risques et de l'échelonnement. C'est le moment de définir et de prioriser davantage les objectifs IT à long terme et à moyen terme, puis d'élaborer un plan avec une feuille de route mettant la stratégie en lien avec les investissements et les résultats qui stimuleront la transformation.

Incluez un budget, un calendrier avec des jalons, des rôles et des responsabilités, ainsi que des indicateurs clés de performance avec des échéances de mesure. Toutes ces informations doivent ensuite être communiquées et alignées avec les groupes impliqués.

4. Phase de mesure et d'examen

Enfin, la phase de mesure et d'examen offre la possibilité d'évaluer le succès et de créer une boucle de feedback qui permet d'étayer les décisions relatives à la nécessité de réviser le plan. Le plan peut être adapté en fonction des informations recueillies, des changements, de l'évolution des stratégies ou d'autres facteurs déterminant si la stratégie actuelle mérite la poursuite du financement. La planification stratégique IT est un processus continu et itératif. De ce fait, elle est toujours pertinente et constitue en toutes circonstances la force directrice de toutes les activités.

La planification stratégique IT peut être associée à de nombreux cas d'utilisation. Voici trois des scénarios les plus courants dans lesquels une bonne planification génère des bénéfices.

Transformation et optimisation

En ce qui concerne la transformation et l'optimisation de l'entreprise, la planification stratégique IT permet aux architectes d'entreprise de soutenir les différentes initiatives mises en œuvre en ce sens par les responsables opérationnels et technologiques. Elle procure aux dirigeants une vue d'ensemble exhaustive de ces transformations.

La planification stratégique IT permet aux équipes technologiques et d'architecture d'être intégrées à l'organisation et considérées comme de précieux contributeurs à la planification d'initiatives qui favorisent l'adéquation de l'exécution à la stratégie. Les architectes d'entreprise peuvent, par exemple, travailler avec les responsables de portefeuilles pour créer des scénarios de simulation illustrant des changements en termes de financement, en tenant compte des impacts et des arbitrages dans la mise en œuvre de la technologie et l'amélioration des capacités.

La planification stratégique IT :

• favorise une planification complète de la capacité d'investissement basée sur des scénarios
• analyse et permet d'ajuster les financements afin de laisser de la place pour des investissements.
• permet de visualiser les technologies de transformation côte à côte pour éclairer les décisions d'investissement en tenant compte des risques et des arbitrages.

Assessing and Managing an Evolving IT Portfolio

La planification stratégique IT permet aux responsables IT de participer à des conversations constructives sur l'inventaire de portefeuille, notamment sur les dépendances et les évaluations des risques. Il est possible d'établir des boucles de feedback au cours des activités de planification et d'exécution afin d'identifier les impacts économiques des investissements. Ce processus aide les dirigeants à prendre des décisions sur les investissements, sur l'affectation optimale du financement et sur l'impact de ces investissements sur le portefeuille et l'entreprise.

Des données fiables éclairent les décisions de remplacement, de pérennisation, de déclassement, de correction, de changement de plateforme, de consolidation ou d'amélioration d'une application. Elles fournissent également aux dirigeants un aperçu des coûts et des bénéfices du nouvel état transformationnel recommandé.

Innovation

Pour les entreprises axées sur l'innovation, la planification stratégique IT permet aux architectes d'entreprise de stimuler l'innovation et de répondre à cette : « comment innover ? ». Ce processus se compose de plusieurs étapes :

• Analyse de la situation actuelle et découverte de problèmes
• Idéation
• Vote et classement des idées
• Reporting et analyses
• Décision et orientation
• Impacts du changement et des investissements

L'analyse qualitative révèle quels investissements pourraient être judicieux, tandis que l'analyse quantitative identifie des inadéquations et des opportunités d'innovation. En tirant parti de l'idéation pour collaborer avec les parties prenantes internes et externes sur la technologie et les investissements futurs, les architectes d'entreprise jouent un rôle central puisqu'ils aident l'entreprise à se concentrer sur le développement de stratégies à haute valeur ajoutée.

Selon Gartner, la planification stratégique IT ne consiste pas à développer des stratégies qui « n'ont pour seule finalité que de prendre la poussière sur une étagère ». Elle doit plutôt communiquer la manière dont l'entreprise va prioriser ses investissements, assurer l'exécution, rivaliser avec ses concurrents et tenir le haut du pavé.

Ne vous trompez pas, il ne s'agit pas d'une liste d'investissements financiers ou de technologies souhaités. La planification stratégique IT évalue quels sont les investissements et les technologies qui permettront d'atteindre les objectifs de l'entreprise tout en tenant compte de l'impact de leur financement.

Personne ne doit se lancer dans le processus de planification dans l'objectif d'obtenir au final un plan annuel parfait. L'objectif est de rester concentré sur ce qui compte et de ne pas se laisser aller à la tactique. Le plan stratégique IT doit être un cadre dynamique qui fournit à l'équipe l'autonomie nécessaire pour exécuter et adopter le changement.

Certains des pièges les plus courants du processus de planification sont liés à une trop grande ambiguïté et à la définition d'objectifs irréalisables. Le plan doit détailler les résultats IT requis pour atteindre les résultats opérationnels visés, en allant jusqu'à affecter des rôles et des responsabilités associés à des objectifs et des calendriers clairs. Il ne s'agit pas d'objectifs élevés ayant peu de chances de succès en raison d'un manque de ressources ou d'alignement de l'entreprise, mais d'objectifs peut-être ambitieux mais néanmoins réalisables.

La planification stratégique IT ne doit pas être une pratique redoutée. Les DSI et les responsables IT ne peuvent pas se permettre de porter des œillères et de se focaliser sur la réflexion au jour le jour, plutôt que sur la direction qu'ils souhaitent donner à l'entreprise. La planification stratégique IT est le plan de jeu qui définit comment votre organisation atteindra ses objectifs. Grâce à elle, toutes les décisions sont guidées par une finalité claire.

Tandis que ce processus exige une attention totale de la part de toute l'entreprise, il permet à tous de travailler ensemble pour obtenir des résultats opérationnels mesurables. Il permet aux unités opérationnelles d'être plus agiles, autonomes, focalisées et responsables, et garantit que les investissements et le financement sont en phase avec ce qui compte le plus. Une planification efficace réduit le nombre d'obstacles, ce qui se traduit par une réduction du délai de commercialisation, une plus grande innovation et une entreprise plus résiliente au changement.

La planification stratégique IT offre une vue intégrée du portefeuille qui met la stratégie en lien avec l'exécution, servant de catalyseur pour réaliser les objectifs stratégiques de croissance, d'innovation et d'efficacité opérationnelle. Grâce à un processus normalisé, le département IT est en mesure de décomposer les initiatives stratégiques afin de générer de la valeur de façon incrémentielle, d'obtenir du feedback et d'assurer de nouveau l'exécution. En tant que partie intégrante de l'entreprise, le département IT joue un rôle essentiel dans la transformation numérique, en influant sur le chiffre d'affaires et le résultat net, et en permettant à l'entreprise d'aller de l'avant.