Planification des ressources, priorisation, demande, visibilité : Guides essentiels pour le PMO avisé d'aujourd'hui

Planification des ressources, gestion de la demande, priorisation et visibilité : telles sont les quatre compétences à développer si votre mission est de générer de la valeur économique.

Le PMO avisé d'aujourd'hui intègre ces quatre disciplines pour aider les organisations à se concentrer sur ce qui compte et à disposer de l'agilité requise pour changer de cap rapidement.

Le PMO d'aujourd'hui prend en compte différentes façons de travailler

Le PMO avisé sait que le monde du travail se transforme. De nombreuses entreprises se mettent à adopter simultanément plusieurs approches pour accélérer les livraisons et optimiser le taux de réussite des projets.

Les équipes ne s'appuient plus sur un processus « universel » d'exécution et de livraison des activités. Les PMO doivent soutenir chacune des différentes méthodes de travail utilisées aujourd'hui par les équipes, y compris les projets collaboratifs, itératifs, Agile, Lean et traditionnels. En combinant ces différentes méthodes dans un portefeuille intégré, les PMO donnent aux équipes les moyens de travailler de façon optimale, d'assurer la progression des projets conformément aux prévisions et de faire évoluer les priorités et la capacité en ressources selon les besoins.

Dans le monde du travail actuel en pleine mutation, la maîtrise de ces quatre compétences donne aux PMO avisés les insights nécessaires pour prospérer.

• Planification et gestion des ressources
• Prise en charge des activités et gestion de la demande
• Priorisation et alignement
• Visibilité et reporting

Ces quatre compétences sont interdépendantes, ce qui permet aux PMO de qualifier continuellement la demande, de déterminer la capacité en ressources et de prioriser les initiatives présentant la valeur la plus élevée. Les données et les analyses adéquates informent et sont alimentées par ces pratiques ; les PMO avisés bénéficient constamment d'insights sur l'état du portefeuille et de son lien avec la stratégie. Ils peuvent ainsi jouer un rôle de conseillers stratégiques pour l'entreprise, en fournissant les données et le reporting nécessaires pour guider le processus décisionnel des dirigeants.

Examinons chaque compétence en détail. Nous allons commencer par la planification des ressources, une pierre angulaire de la gestion de portefeuilles de projets et un must pour les PMO avisés. Nous nous appuierons ensuite sur chaque compétence pour observer la progression d'un PMO adaptatif.

Une planification efficace des ressources permet au PMO avisé d'utiliser au mieux les ressources humaines limitées de l'entreprise. Ce processus adaptable et continu contribue à ce que vos ressources travaillent constamment sur les projets présentant la valeur la plus élevée.

L'acquisition de cette compétence vous permettra de rééquilibrer l'affectation du personnel et des équipes sur les activités priorisées, selon les besoins.

Le développement de votre pratique de planification et de gestion des ressources passe par cinq étapes :

1. Concentrez-vous en premier lieu sur vos ressources clés : tâchez de connaître vos collaborateurs, leurs compétences et leur statut.
2. Désignez et allouez des rôles de ressources et des affectations d'équipes : choisissez parmi plusieurs approches pour assurer la réalisation optimale des activités et des résultats visés.
3. Exécutez des analyses de base et tenez compte des données financières : vérifiez que les activités sont alignées sur les objectifs stratégiques et ajustez les données financières au besoin.
4. Analysez la capacité et la demande : déterminez ce que l'organisation peut réaliser de manière réaliste avec les ressources actuelles.
5. Rééquilibrez, prévoyez et élaborez des stratégies pour l'avenir. Utilisez la planification de scénarios pour comparer des alternatives et prendre des décisions plus éclairées.

La planification des ressources est la pratique essentielle de gestion de portefeuilles de projets qui consiste à optimiser les ressources afin de générer la valeur la plus élevée pour l'organisation. Alors que la gestion des ressources se concentre sur l'affectation de tâches, de rôles et de responsabilités aux équipes de projet, la planification des ressources est une démarche plus stratégique. Les responsables de la planification des ressources prennent en compte la demande et la capacité pour s'assurer que les activités prioritaires peuvent être réalisées.

La gestion de projets implique de gérer des ressources, ce qui en fait un élément essentiel de la gestion PPM et des quatre compétences. Il est donc crucial de connaître différentes informations ; par exemple :

• Sur quels projets votre personnel travaille-t-il actuellement ?
• Quelles sont les ressources disponibles et quand sont-elles disponibles ?
• Quels sont les compétences et les domaines d'expertise de votre personnel ?
• Quelles sont les lacunes existantes et futures en matière de ressources ?

Lorsque les responsables de gestion des ressources disposent des données dont ils ont besoin pour planifier et programmer, ils peuvent allouer les membres du personnel de façon appropriée, en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité.

Une planification efficace des ressources permet aux entreprises de faire progresser leurs activités grâce à une mise en œuvre optimisée de la stratégie. Le fait que les personnes appropriées ne soient pas disponibles pour réaliser des activités prioritaires est un problème courant. Les organisations qui améliorent leurs capacités de planification des ressources constatent souvent qu'elles livrent plus fréquemment les projets dans les délais et les budgets impartis.

Par ailleurs, la capacité d'affecter les ressources adéquates aux activités appropriées et au bon moment stimule la croissance et l'innovation Les responsables de projets et de portefeuilles peuvent veiller plus efficacement à ce que les personnes et les équipes soient en phase avec la stratégie. Ils peuvent habilement rééquilibrer les ressources de manière à s'adapter aux changements de priorités et à exploiter de nouvelles opportunités.

Sans insights appropriés sur les ressources, par exemple sur leur statut actuel et leur disponibilité, les organisations sont enclines à donner le feu vert à chaque projet. Tout approuver crée des attentes irréalistes pour les dirigeants, les responsables métier et même les clients. Il en résulte souvent une surcharge des ressources, des retards sur les projets, une productivité médiocre, des coûts accrus, un moral en berne, des revers concurrentiels et bien d'autres conséquences négatives.

La planification des ressources et la planification de la capacité sont complémentaires. La planification de la capacité est une activité de niveau supérieur, généralement effectuée par rôle et par service, afin de déterminer le niveau d'utilisation et si l'organisation dispose de la capacité en ressources nécessaire pour répondre aux demandes actuelles et futures. Un système centralisé de gestion des requêtes d'activités permet aux PMO de capturer et d'évaluer la demande en fonction des contraintes en matière de ressources.

Grâce à un aperçu adéquat de la capacité en ressources, les PMO peuvent motiver la nécessité de déployer davantage de ressources ou, du moins, expliquer pourquoi un projet ne peut pas faire l'objet d'affectations en personnel. Les dirigeants et les autres parties prenantes sont alors en mesure de prendre des décisions éclairées sur les programmes, les applications, les projets et les produits. Ils peuvent, par exemple, recruter de nouveaux collaborateurs pour une initiative importante ou mettre certains projets en attente afin de libérer du personnel.

L'utilisation des bons outils de planification des ressources constitue une condition préalable. Souvent, les chefs de projets et les responsables de gestion des ressources commencent par utiliser des feuilles de calcul pour tenir à jour les emplois du temps des ressources, planifier des affectations, assurer le suivi temporel, estimer les coûts et affecter des tâches, et conservent cet outil par la suite. Cette méthode peut fonctionner dans les petites organisations, mais les organisations plus grandes et plus complexes trouvent qu'il est peu pratique et trop lent d'assurer la gestion des ressources sur des feuilles de calcul multiples.

Un logiciel de gestion des ressources peut rationaliser le processus de planification des ressources. Ces solutions offrent une visibilité centralisée sur des données essentielles, par exemple sur l'utilisation, le coût, la capacité, le rendement, la localisation et la disponibilité des ressources. Des fonctionnalités telles que des diagrammes de Gantt intégrés permettent souvent de créer une structure de répartition du travail (SRT) simplifiée et d'autres visualisations pour identifier les besoins en ressources.

Des solutions PPM de plus haut niveau et plus robustes peuvent aller au-delà des rapports sur l'état des projets et fournir une vue en temps réel du statut des ressources et des activités liées aux objectifs stratégiques. L'intégration des activités et des ressources dans un même outil offre de puissantes capacités de connexion de la planification à l'exécution. Des fonctionnalités telles que la planification de scénarios permet aux PMO de cerner l'impact des changements potentiels avant qu'ils n'interviennent et de planifier les ressources en fonction des données disponibles.

Dans l'environnement économique actuel en constante évolution, les équipes axées sur des rôles et des projets laissent la place à des équipes interfonctionnelles dotées des moyens requis pour agir et d'une expertise accrue. Ces équipes deviennent très efficaces et contribuent à des programmes et des chaînes de valeur plus importants. Alors que les organisations évoluent vers une plus grande adaptabilité dans leurs méthodes de travail, les PMO peuvent soutenir ces changements en donnant à tous les types d'équipes (équipes de projet, équipes Agile et équipes de services partagés) les moyens d'exécuter les activités et de commencer à gérer leur propre capacité.

Une fonction formalisée de gestion de la demande permet à votre PMO d'assurer la planification des ressources de façon plus avisée. Vos parties prenantes et vous-même pouvez ainsi qualifier objectivement chaque requête d'activité, en tenant compte des contraintes et des emplois du temps des ressources. L'objectif est d'approuver et de prioriser uniquement les activités à forte valeur que l'organisation peut exécuter de façon réaliste.

Ces quatre étapes contribuent à établir un processus efficace, cohérent et facile à comprendre pour la gestion de la demande et la prise en charge des activités :

1. Capture des requêtes d'activités initiales :

Créez un processus simple de soumission d'idées et de requêtes , mais veillez également à ce qu'il soit suffisamment rigoureux pour éviter toute surcharge.

2. Orientation du processus de prise en charge des activités :

À mesure que les requêtes arrivent, utilisez des points de contrôle intermédiaires selon les besoins pour organiser le flux, la collecte et l'évaluation des données appropriées au moment opportun.

3. Évaluation et création d'activités clés :

Permettez aux approbateurs des points de contrôle intermédiaires et aux parties prenantes de noter les activités entrantes en fonction de critères tels que l'adéquation stratégique, l'atténuation des risques, le retour sur investissement, etc.

4. Audit, suivi et amélioration :

Examinez à la fois le processus de prise en charge et les activités achevées pour améliorer continuellement la gestion de la demande et faire progresser rapidement les bonnes activités stratégiques.

Les PMO avisés établissent souvent un processus de priorisation en complément de la gestion de la demande et de la planification des ressources. Les scores appliqués pendant la phase d'évaluation peuvent être utilisés pour prioriser les activités. Pour chaque projet, votre processus de priorisation doit permettre au PMO et aux parties prenantes clés de répondre à cette question :

Quatre étapes vous permettent de prioriser les activités présentant la plus grande valeur :

1. Préparation de la priorisation : déterminez votre processus, y compris qui, quoi, quand, comment et à quelle fréquence.
2. Choix de votre méthode de notation de priorisation : commencez par trois méthodes courantes et analysez leurs avantages et inconvénients.
3. Optimisation du processus : agissez en continu, évaluez, révisez et adaptez afin de rendre le processus de priorisation aussi efficace et utile que possible.
4. Développement de l'argumentaire : documentez et expliquez en quoi le processus de priorisation aide l'organisation à atteindre ses objectifs stratégiques.

En améliorant vos compétences en matière de planification des ressources, de gestion de la demande, de priorisation et de visibilité, vous établissez les bases pour devenir un PMO avisé capable de s'adapter et de changer de cap lorsque des changements se produisent. Vous renforcerez votre position de guide stratégique pour l'entreprise, stimulant la croissance et l'innovation.

Lisez « Quand le PMO devient un partenaire stratégique multi-facettes » pour en savoir plus.