Hur man integrerar Jira och ServiceNow för att effektivisera samarbetet och öka kapaciteten

Det dubbelriktade flödet effektiviserar kommunikationen och gör att olika team, specialiseringar och till och med kunder kan hålla sig uppdaterade utan att e-postlådorna täpps igen.

Att skapa en integration mellan Jira och ServiceNow är också ett bra första steg mot en effektiv värdeflödeshantering (VSM). VSM är en produktcentrerad metod för programvaruleverans som hjälper din organisation att koppla samman, mäta och påskynda värdeflödet genom varje steg i produktutvecklingens livscykel (inte bara kodningsmätningar som DORA).

Det finns flera sätt att integrera Jira och ServiceNow, bland annat med hjälp av plugins eller genom att bygga egna kopplingar med hjälp av API:er. När du ska avgöra om du ska bygga dina egna integrationer eller köpa en COTS-lösning (Commercial Off-the-Shelf) finns det några frågor du bör ställa till dig själv och ditt team:

1. Hur mycket är du beredd att spendera?

   COTS-lösningar för integration kan vara dyra, vilket är anledningen till att många företag tror att de kan bygga sina egna lösningar. Det finns dock dolda kostnader förknippade med DIY-metoden som organisationer bör ha i åtanke.

   Applikationer som Jira och ServiceNow förändras och uppdateras hela tiden. När deras gränssnitt och API förändras måste även era connectorer förändras. Team som använder egna integrationslösningar måste vara beredda på att ägna mycket tid och uppmärksamhet åt att övervaka förändringar och uppdatera integrationerna i enlighet med detta. Detta ständiga underhåll är en dold, långsiktig kostnad för att upprätthålla din DIY-lösning.

   Det är också viktigt att ta hänsyn till alternativkostnaden för att bygga egna programvaruintegrationer. Att bygga connectors tar utvecklare från värdefullt arbete, som att bygga funktioner för din produkt och uppfylla kundförfrågningar.

2. Hur stort är ditt företag? Växer ditt företag?

   Ofta tenderar organisationer att underskatta de kostnader och den tid som krävs för att bygga egna integrationer. Ett belysande exempel är en av de största vårdgivarna i USA. I ett försök att minska kostnaderna inledde de ett internt projekt för att utveckla sin integrationslösning. Men efter tre år och en utgift på50 miljoner dollar stoppade ledningen slutligen försöket på grund av de alltför höga kostnaderna och avsaknaden av betydande affärsmässiga fördelar.

   Mindre organisationer kan tycka att det är genomförbart att välja intern utveckling i stället för att köpa färdiga lösningar, men det är viktigt att inse att detta tillvägagångssätt kanske inte ger hållbara fördelar på lång sikt. I takt med att organisationer expanderar och utvecklas förändras också deras integrationskrav. Processen att modifiera och utöka egenutvecklade integrationer kan ofta visa sig vara en invecklad och mödosam prövning, som ofta liknar en utvecklares mardröm.

   Ett grundläggande skäl till detta är den inbyggda bristen på skalbarhet. Att välja att bygga snarare än att köpa integrationslösningar kan därför i slutändan leda till att man inte lyckas leverera den smidighet och skalbarhet som är avgörande för att klara sig i ett dynamiskt och föränderligt affärslandskap.

3. Vad är syftet med din integration? Vilka är användningsområdena?

   Att förstå användningsområdena för en integrationslösning för verktygskedjan är avgörande när man beslutar om man ska bygga eller köpa. I grund och botten handlar denna process om att anpassa integrationen till teamens specifika behov. Det kräver samtal med utvecklare och supportteam för att ta reda på vilken information varje team behöver för att kunna utföra sitt arbete effektivt. Detta avgör vilka datauppsättningar som behövs för att flöda mellan system som Jira och ServiceNow.

   Om teamen nöjer sig med en enkel integration som omfattar ett par fält, t.ex. status och prioritet, kan det räcka med en DIY-strategi. Men när kraven omfattar mer komplicerade aspekter, som att utvecklare i Jira behöver tillgång till bilagor som laddats upp i ServiceNow, eller att ServiceNows supportteam behöver insyn i kommentarer som gjorts i Jira, eskalerar integrationskomplexiteten avsevärt.

   I scenarier där tvärfunktionella team kräver tillgång till mångfacetterade datauppsättningar och funktioner blir det allt mer tilltalande att välja en inköpslösning. Kommersiella integrationslösningar är ofta utrustade med förkonfigurerade funktioner för att hantera sådana komplicerade användningsfall. Å andra sidan kan det vara både resurskrävande och tidsödande att ta fram skräddarsydda lösningar för dessa behov.

Även om den låga initialkostnaden för att bygga egna integrationer verkar attraktiv, är de långsiktiga kostnaderna och den bristande flexibiliteten definitivt inte attraktiva. Här kan du läsa mer om olika metoder för integration.

Den snabbaste och mest hanterbara integrationsmetoden är att använda en kommersiell standardlösning för programvaruintegration, till exempel Planview Hub, som gör allt det tunga arbetet åt dig. Med Planview Hub kan du synkronisera problem, förfrågningar, mappstrukturer och kommentarer utan att skriva en enda rad kod.

Titta på demo: Integration av Jira och ServiceNow

Planview Hub begränsar dig inte till en enda punkt-till-punkt-anslutning; när du väl har integrerat ServiceNow och Jira kan du enkelt ansluta dem till alla andra verktyg i din värdeflöde.

Andra integrationslösningar, som är decentraliserade, kräver att du skapar mappningar mellan varje arbetsobjekt i varje verktyg, varje gång du vill ha en synkronisering.

Hur kommersiella lösningar för integration av programvara fungerar

De flesta kommersiella programvarulösningar hanterar integrationer genom att bygga punkt-till-punkt-förbindelser mellan varje applikation. Det kan liknas vid ett komplext motorvägssystem, där integrationer är överfarter och varje verktyg representerar en destination.

Slutresultatet kan visserligen uppnå sitt syfte, men det resulterar i ett förbryllande, kostsamt och arbetsintensivt byggprojekt. Varje anslutning kräver minutiös planering och kontinuerligt underhåll, i likhet med det ständiga underhållet av enskilda broar i motorvägssystemet.

Även om detta tillvägagångssätt lyckas ta dig från en plats till en annan, saknar det den effektivitet, skalbarhet och hållbarhet som erbjuds av en mer centraliserad och robust integrationslösning.

Jämför detta med en modellbaserad integrationsmetod. Till skillnad från de traditionella punkt-till-punkt-förbindelserna som liknar ett komplext motorvägssystem, ger modellbaserad integration en mer effektiv och systematisk lösning. Tänk på det som ett väl utformat transportnät med tydligt definierade körfält och rutter.

I den här modellen flödar data sömlöst mellan applikationer, styrda av ett centraliserat ramverk som förenklar integrationsprocessen. Detta tillvägagångssätt minimerar kaoset och kostnaderna i samband med hanteringen av många enskilda anslutningar. Det främjar skalbarheten, eftersom det blir mycket enklare att lägga till nya verktyg eller ändra befintliga anslutningar. Dessutom ger modellbaserad integration en helhetssyn på hela integrationslandskapet, vilket främjar bättre beslutsfattande, enklare underhåll och förbättrat samarbete mellan team.

I grund och botten förvandlar det integrationsresan till en väl kartlagd motorväg, vilket säkerställer att data färdas smidigt och snabbt mellan destinationerna samtidigt som det avsevärt minskar komplexiteten och utmaningarna som traditionella punkt-till-punkt-integrationer ofta medför.

Planview Hub är som en rondell som sitter i mitten av ditt ekosystem. Det samlar in data från varje verktyg och använder sedan modeller för att abstrahera, översätta och överföra data till andra verktyg. Planviews centraliserade modellbaserade integration kräver 90% mindre underhåll än punkt-till-punkt-metoden.

Med Planview Hubs Jira- och ServiceNow-integration kan du få realtidssynkronisering inom några minuter. Så här gör du:

Steg 1: Anslut dina repositorier

Ett repository är ett externt livscykelverktyg eller en extern databas. Planview Hub har förbyggda anslutningar för över 300 versioner av över 60 best-of-breed-verktyg, inklusive Jira och ServiceNow.

När du har valt slutpunkter anger du dina autentiseringsuppgifter och behörigheter för den Jira-instans eller ServiceNow-instans som du vill integrera. Detta steg gör det möjligt för Planview Hub att kommunicera med dina verktyg.

Steg 2: Skapa en modell och kartlägg fält

En modell definierar vilka fält du vill synkronisera för varje typ av arbetsobjekt. Fält som du kanske vill synkronisera inkluderar status, prioritet, beskrivning och kommentarer. Tänk på modeller som en enhet som översätter verktygsspecifikt språk till ett lingua franca som Planview Hub kan använda för att kommunicera med andra verktyg.

Jira har till exempel en prioritetsskala från lägst till högst, medan ServiceNow rangordnar prioritet från 1 till 3. Dina modeller talar om för Planview Hub hur prioritetsfältet ska tolkas och synkroniseras mellan heterogena verktyg. Detta är bara ett av de sätt som Planview Hub låter dig konfigurera integrationer och lösa problem i ett peka-och-klicka-gränssnitt.

Modeller gör programvaruintegrationen skalbar eftersom de bara behöver ställas in en gång för varje typ av arbetsobjekt. De är också återanvändbara, vilket innebär att du inte behöver börja om från början varje gång du ansluter ett nytt verktyg.

För populära integrationsmönster, t.ex. integration av ServiceNow och Jira servicedesk, har Planview Hub förinställda "smarta modeller" som snabbar upp processen.

Steg 3: Skapa dina samlingar

En samling är en uppsättning artefakter, t.ex. arbetsobjekt eller mappar, som är berättigade att flöda genom Planview Hub.

Att skapa samlingar innebär att du begränsar ditt arkiv till specifika undergrupper av arbetsobjekt för integrering. Du kan ha flera samlingar inom varje repository, var och en representerar en annan kategori av arbetsobjekt. För varje samling väljer du den modell (se steg 2) som du vill att Planview Hub ska använda för att tolka och integrera data.

Genom att analysera arbetsobjekt i samlingar får du flexibilitet att tillämpa olika regler på olika arbetsobjekt och skapa anpassade integrationsmönster som passar just ditt företags behov.

När du integrerar Jira och ServiceNow kommer du att vilja synkronisera funktioner, användarberättelser och defekter, men du är inte begränsad till dessa arbetsobjekt.

Steg 4: Konfigurera din Jira- och ServiceNow-integration

Nu när du har anslutit dina arkiv, byggt dina modeller och skapat dina samlingar har Planview Hub allt den behöver för att integrera dina data med andra applikationer. I det här skedet kan du välja vilka samlingar i Jira som ska integreras med vilka samlingar i ServiceNow eller någon annan applikation.

Att lägga till en ny integration är lika enkelt som att klicka på "ny integration", välja de två eller flera samlingarna och ange vilka fält som ska flöda. Peka och klicka-gränssnittet gör det enkelt att komma tillbaka senare och ändra dina inställningar.

För att se Jira- och ServiceNow-integrationen i praktiken, titta på demonstrationen

När du använder Planview Hub för att integrera ServiceNow och Jira gör du det möjligt för teamen att öka effektiviteten och effektivisera samarbetet.

Integrera komplexa data snabbt och enkelt

Precis som andra integrationslösningar synkroniserar Planview Hub grundläggande data mellan verktygen, t.ex. skapande av arbetsobjekt, attribut och status. Det som utmärker den är att den även synkroniserar mer komplexa data, inklusive föräldra-barnrelationer, anpassade fält, kommentarer och filuppladdningar.

Det går snabbt att få igång integrationerna, och det krävs ingen kod eller specialkunskaper. De flesta organisationer behöver bara en administratör för att hantera Planview Hub.

Kommunicera bättre och lösa problem snabbare

Att växla mellan olika uppgifter tär på de kognitiva resurserna och kan leda till att fler felaktiga koder skickas in, att teammedlemmar inte är tillgängliga och att uppgifter missas, vilket kräver ytterligare insatser från teammedlemmarna för att åtgärda problemen.

Planview Hubs unika arkitektur möjliggör synkronisering i nära realtid utan att era applikationer saktas ner, vilket innebär att teamen kan samarbeta effektivt samtidigt som de använder sina favoritverktyg. Mindre växling mellan olika verktyg ger bättre fokus och effektivitet.

Dessutom gör Planview Hubs omedelbara integration att utvecklarna kan se vad som är på gång i pipelinen, vilket säkerställer att prioritering och planering anpassas till den mest aktuella informationen.

Minska omarbetning och öka engagemanget

Planview Hub eliminerar behovet av manuell dubbel inmatning av data. Detta minskar risken för mänskliga fel och missförstånd som kan leda till omarbetningar och förseningar. När medarbetarna kan fokusera på kreativt arbete istället för tråkigt kopieringsarbete blir de dessutom mer engagerade och gladare.

Här kan du lära dig mer om integration av Jira och ServiceNow

Är ni redo att höja nivån på ert teamöverskridande samarbete och frigöra kapacitet? Det är dags att integrera ServiceNow och Jira i ert värdeflöde och överbrygga klyftan mellan ITSM och utveckling.

Se demo