The Project Manager Communication Challenge

4 snabba tips för meningsfulla presentationer

Effektiva projektledare vet hur man effektivt kommunicerar till ledningen, till gruppmedlemmar, över avdelningsgränserna och även till externa medarbetare eller leverantörer. I dagens datadrivna värld behöver projektledare dela meningsfull information med en eller flera av sina kontakter – och viktigast av allt är att de kan kommunicera till chefer som har ansvaret för att leverera i fråga om strategin. Enligt 2017 års utgåva av rapporten PMI Pulse of the Profession1 är 37% av vd:arna och andra medlemmar av företagsledningen direkt ansvariga för implementeringen av strategin genom högprioriterade initiativ.

Dagens företag måste arbeta allt snabbare, och chefer samt övriga medlemmar i ledningen måste hålla ett öga på helhetsbilden. De har varken lust eller tid att ta sig igenom detaljspäckade rapporter (och de är i ännu mindre utsträckning intresserade av att själva gå in i det exekutiva verktyget för att söka efter data eller information). Vad de vill ha är dataspäckad grafik som ger dem den information de behöver för att snabbt förstå status och använda dessa insikter för att fatta snabba beslut.

Projektledarnas uppgift är att presentera informationen på ett tilltalande och koncist sätt. Här är några saker att tänka på när man sätter ihop en presentation för berörda parter:

1. Ge en samlad och översiktlig ögonblicksbild som är lätt att förstå.
2. Använd en sammanfattande tidslinje som bara visar de stora milstolparna, inte några detaljer. Alltför mycket detaljinformation gör det bara svårare att följa data.
3. Visa eventuella problem med planering eller leverans ,och några av de centrala aktiviteterna eller faserna, för att ge dem en känsla av projektets övergripande hälsostatus.
4. Använda grafik som de är bekanta med. Microsoft PowerPoint är vanligtvis det presentationsverktyg de flesta organisationer använder i praktiken. Därför bör du presentera projektdata som en avskalad, elegant presentationsbild som alla garanterat enkelt kan följa, och kanske till och med uppdatera och dela.

Portfolio, program, product, and project managers can export Planview Portfolios data and seamlessly create Microsoft Office PowerPoint graphics of roadmaps and individual strategy, outcome, or work schedules. Planview has partnered with Office Timeline to give managers a visual way to share their roadmaps, plans and progress to improve communication conversations.

Med ett enkelt klick kan ett detaljerat schema omvandlas till en meningsfull, översiktlig PowerPoint-bild via funktionen Exportera som PowerPoint-tidslinje. Gantt-tabeller och milstolpar exporteras som autentiska PowerPoint-objekt till en bild som kan redigeras, delas, läggas till och ändras precis som alla andra .pptx- bilder.

Se hur snabbt och enkelt du kan exportera

Turn Planview Portfolios data into the perfect PowerPoint timeline or Gantt chart in 3 simple steps:

1. Välj ett schema för ett utbud, ett enskilt projekt, ett program, ett schema för ett program eller en applikation, och välj Exportera som PowerPoint-tidslinje. Markera de data som ska presenteras. Kom ihåg att de bilder som du skapar för ledningen måste vara lätta att läsa och förstå. En enda bild kommer att skapas, så begränsa informationen till de centrala uppgifter du vill kommunicera.
2. Klicka på knappen Exportera, så genereras din PowerPoint-tidslinje omedelbart.
3. Instantly apply a pre-defined template or create a custom one with corporate colors to quickly modify the timeline’s look. Or simply modify part of it, restyling colors, fonts, task shapes, or milestone shapes using Office Timeline’s intuitive PowerPoint timeline maker.

Creating professional timelines and gantt charts has never been easier. Seamless integration into PowerPoint and a powerful yet simple timeline creator means you can start creating great-looking gantt charts and timelines that bring your project, program, and portfolio plans to life.

Elegant, Custom-Built Timelines That Fit Your Organization’s Themes and Brand Standards

Customize Planview Portfolios work, strategy, and outcome roadmap and Gantt exports with Office Timeline Plus Edition. Install the Plus add-in to your PowerPoint and expand customization, enabling you to:

• Skräddarsy allt från stilar, färger eller former på uppgifter och milstolpar till teckensnitt och positioner, datumformat eller slutförda procentandelar (%). Du behöver bara klicka med musen för att enkelt ändra enskilda uppgifter på din tidslinje med hjälp av tilläggsprogrammets intuitiva kontroller.
• Skapa dina egna tidslinjemallar som sparas och bäddas in i tillägget. På så sätt kan du använda mallen på nytt i framtiden och därmed spara både tid och kraft.
• Leverage PowerPoint to drive further conversations such as illustrating how various risks, issues, or potential changes could impact the project schedule without having to modify the detailed schedule. This short video tutorial illustrates how it works.

Planview Portfolios users have immediate access to the standard exporting capabilities. By taking advantage of full access to Office Timeline Plus edition with a 14-day complimentary trial, presentation design possibilities are endless.