Application Portfolio Management (APM) Best Practices

APM utvecklades i slutet av 1990-talet när organisationer började skapa inventeringar av applikationer, främst som ett svar på Y2K-problem. Med tiden kompletterade företagen inventeringarna med kostnadsdata, kategorisering och länkningsinformation om affärsprocesser, vilket gav nya insikter om hur applikationer stöder affärsverksamheten.

I takt med att teknikanvändningen inom företagen ökade utvecklades processen med "inventeringar" av applikationer som en mer fokuserad disciplin, till vilken man specifikt avsatte både medarbetare och verktyg. Applikationer hade nu blivit viktiga resurser för genomförandet av strategier, och de representerade både en betydande kostnad samt ett potentiellt riskområde.

Applikationer hade dessutom blivit allt mer sammankopplade, vilket ökade komplexiteten. Detta drev fram krav på ökad insyn och analyser utöver det som man kunde få fram via kalkylblad. För att bemöta dessa trender började specialutvecklad programvara för hantering av applikationsutbud att dyka upp några år efter Y2K, och dessa program har fortsatt att mogna.

Programvara för hantering av applikationsutbud började användas som hjälpmedel i arbetet med att:

• Identifiera och eliminera överflödiga och oanvända program
• Samla liknande applikationer i en enda ny applikation
• Pensionera äldre program samt program som är dyrare att underhålla
• Fastställa vilka data som flödar genom vilka applikationer så att man kan optimera säkerhetskontroller

De tidigaste drivkrafterna för ramverken kring hantering av applikationsutbud var att sänka kostnaderna och minska riskerna. Att sänka kostnaderna och minska riskerna är fortfarande viktigt, men i dag använder organisationer dessutom APM för att driva på tillväxten och intäkterna.

I takt med att fusioner och förvärv ökar, samt att det finns en press att skapa nya, sammankopplade produkter och tjänster, omvärderar företag ständigt sina affärsförmågor och strävar efter att bädda in teknik i allt. För att stödja dessa initiativ måste IT-chefer och i synnerhet företagsarkitekter identifiera och fylla igen kapacitetsluckor. Det kräver att man fattar bättre beslut om utbuden med applikationer och teknik.

På grund av hur situationen kring applikationer ser ut i dag innebär detta jobb fler utmaningar än någonsin. Applikationerna blir enklare, men de blir också fler, och leverantörerna använder molntjänster för att skapa och lansera nya applikationer snabbare än någonsin. Företagen måste utvärdera dessa tekniker snabbt för att möta kundernas krav, annars riskerar de att bli omsprungna av konkurrenterna.

Dessutom flyttar företagen fler och fler applikationer till molnet. I stället för att köra applikationer kan de spendera mer tid och pengar på att leverera kontinuerliga innovationer och förändringar. Under tiden kör företag fortfarande massor av äldre system samtidigt som man arbetar i molnet, och det är centralt att man förstår den komplexa integrationen mellan applikationer i dessa hybrid-IT-infrastrukturer.

Hantering av applikationsutbud är i dag viktigare och mer komplext än någonsin. Företag är under press att driva fram tillväxt och intäkter med hjälp av digitala omvandlingsinitiativ, och det kräver ett optimerat applikationsutbudprojektutbud.

Företagsarkitekter måste i allt högre utsträckning arbeta med tvärfackliga arbetsgrupper som består av företagsledare, branschchefer, planeringsexperter och personal som arbetar med själva utförandet. Bara genom att samarbeta med dessa olika roller i de olika delarna av organisationen kan man förstå kapacitetsluckorna och kraven, och därmed leverera rätt resultat.

Här följer de tio bästa metoderna för att lyckas med APM. De bygger på Planviews erfarenheter från samarbetet med företagets kunder under de senaste 15 åren.

1. Lär känna din interna kunder

Den allra viktigaste nyckeln till framgång vad gäller hantering av applikationsutbud är att skapa relationer till dina kollegor som fattar beslut som rör applikationer och teknik. De är dina primära kunder. De arbetar med de viktigaste initiativen i olika roller kring digital omvandling. Starta med att sikta in dig på:

• Alla chefer som sponsrar stora förändringsprogram eller -initiativ, särskilt de som levererar mot företagsstrategin
• Roller som är involverade i teknikplanering, som utbudshanterare, program- resurs- och ekonomichefer
• Projekthanteringskontoret, projektledare, lösningsarkitekter och alla andra som är inblandade i utförandet av projekt och initiativ
• Applikationsarkitekter, särskilt eftersom applikationer och deras konfigurationer flyttas kontinuerligt genom en DevOps-kedja

Dessa personer kan få ut mest värde ur APM, men bara om du kan hjälpa dem att fatta bättre beslut. Du kan bara få det du behöver om du pratar med dem. Vänj dig vid det. Du kommer att spendera mycket tid tillsammans med dem. Och om du inte redan gör det, så är det något som inte stämmer.

2. Upptäck vilka frågor som dina kunder ställer

De svar du ger på dina kunders viktiga frågor kommer att hjälpa dem att utföra sina omvandlingsprojekt snabbare och med lägre risknivå. Lär dig:

• Vilka deras frågor är
• Frågornas omfattning
• Hur svaren bör vara utformade
• Hur ofta man ska leverera statusuppdateringar
• Vad som ska prioriteras

Du kan behöva översätta varje fråga genom att abstrahera den ytterligare eller göra den mer konkret. Ofta måste du få gräva efter frågan som finns bakom frågan. Ett exempel kan vara en beslutsfattare som ställer frågan ”Varför skiftar vår branding så mycket mellan vår webbplats, mobilapp och multimediekiosker?" Vad hen egentligen kanske frågar är "hur kan vi skapa en enda, enhetlig visning för kunden över alla våra kontaktpunkter?"

När du förstår dessa frågor måste du fastställa vilka beslut som dina kunder kommer att fatta med hjälp av svaren. Du behöver denna information för att kunna säkerställa att du levererar resultat som möjliggör effektivare beslutsprocesser.

Bilden nedan illustrerar att olika roller fattar olika beslut baserat på samma fråga. Du behöver ändra omfattningen av och detaljnivån på dina svar i enlighet med detta.

3. Skapa och dela en lista med planerade resultat

När du frågar beslutsfattare om vad de vill ha svarar de ofta:

”Jag kan inte beskriva vad det är jag behöver, men så fort jag ser det kommer jag att känna igen det.”

Så låt dem se det! För att svara på dina kunders frågor ska du dokumentera den uppsättning med planerade resultat som du föreslår:

• Producera planerade resultat med hjälp av din programvara för hantering av applikationsutbud, till exempel grafik, ritningar, visualiseringar, rapporter och instrumentpaneler.
• Spara tid genom att välja användningsfärdiga, beprövade planerade resultat som kan produceras snabbt.

• Skapa visuella modeller som visar hur det färdiga resultatet kommer att se ut. Det gör det lättare att få ett godkännande. Vårt bästa tips: När en modell innehåller objekt som känns igen via namnen är det enklare för dina interna kunder att se värdet. Om visualiseringen till exempel visar affärsenheter ska du använda namnen på ditt företags affärsenheter.

Listan med planerade resultat blir milstolparna för leveransen. Beroende på hur stor din organisation är, och hur omfattande den pågående omvandlingen är, kan hela listan med planerade resultat ta från sex månader till några år att leverera. Framgångsrika APM-program omprioriterar listan regelbundet och levererar en liten uppsättning med de högst prioriterade planerade resultaten i regelbundna, korta intervaller på 30-60 dagar.

4. Skapa en lista med måldata

De mest effektiva APM-programmen levererar värde med hjälp av minsta möjliga datauppsättningar. Dina interna kunder fastställer värdet genom att berätta vilka frågor de behöver få svar på och vilka resultat som kommer att besvara dessa frågor.

Vilka data ska hanteras i en APM-lösning? Bara de data som krävs för att generera listan med planerade resultat (se punkt 3 ovan).

Därför är det mycket viktigt att ha en lista över de dataobjekt som krävs för de planerade resultaten som valts. Det hjälper dig att begränsa omfattningen på det arbete som är kopplat till hanteringen av din APM-lösning. Undvik det här steget på egen risk.

Du behöver både resurser och engagemang för att kunna identifiera datakällor, rensa data och hålla dem uppdaterade. Använd inte dessa resurser för att samla in och hantera data som kanske kan vara värdefulla. Samla bara in det uppgifter som verkligen behövs för att generera resultaten som du vet kommer att vara värdefulla. Och hur vet du vad som kommer att vara värdefullt? Se bästa praxis nummer ett och två!

5. Fastställa vem som är dataägare

Äganderätt till data är en viktig parameter för att APM-program ska bli framgångsrika. Om dina användare inte litar på uppgifterna kommer de att sluta använda dem för beslutsfattande.

En dataägare har ansvaret för att hantera en delmängd av dataobjekt från listan med måldata. Dataägaren identifierar källan, metoden för insamling och de processer som följer för att säkra att insamlade data uppfyller de tre C:na:

• Completeness (fullständighet): har vi den dataomfattning som krävs för att besvara frågan utan att missa några viktiga aspekter?
• Correctness (riktighet): är data korrekta och exakta?
• Consistency (konsekvens): är data konsekventa? Använder till exempel alla dataobjekt som beskriver en kapacitet samma enheter? Om flera fält på flera objekt refererar till samma koncept, stavas konceptet likadant överallt? Finns det flera komponenter som representerar samma enhet?

Dataägaren har inte nödvändigtvis ansvaret för att utföra dessa uppgifter själv, men ofta handlar det om samma person.

Det finns tre primära metoder för att samla in data som behövs för APM:

• Automatisk insamling genom en integration med en separat datakälla
• Manuell insamling med hjälp av APM-programvarans funktioner för dataregistering
• Manuell insamling genom modellering

6. Definiera dina villkor

För att få de data du behöver måste du förklara exakt vad du vill. Men ibland fastnar man i skapandet av definitioner. Låt oss ta ett exempel,. Företagsarkitekter har i åratal debatterat vad den exakta definitionen av en ”applikation” egentligen är, men förståelsen av definitionen är viktigare än själva definitionen.

Om du till exempel behöver be människor att förse dig med alla "applikationer" de använder måste du noggrant specificera vad du menar med en "applikation". Ge exempel från din miljö på vad som är och vad som inte är en applikation.

Oavsett vad din definition är bör du inte försöka nå någon slags samförståndslösning kring definitionen av en viss term. Ditt jobb går ju inte ut på att skapa ett ordbok! Satsa i stället på att uppnå fullständig förståelse av vad du menar med termen.

7. Läsa in data i tydliga faser

APM-fel uppstår ofta på grund av datahantering. Två vanliga problem är:

• Inläsning av data som pågår tills man får fram något användbart: de flesta verktyg för hantering av applikationsutbud har inbyggda datamodeller. En del är mycket robusta och innehåller objekt som representerar praktiskt taget alla typer av tekniker och affärsidéer. För att snabbt få fram värde försöker vissa organisationer läsa in alla dataobjekt de överhuvudtaget kan hitta. Denna metod saknar en plan (och ägarskap). Bästa APM-praxis nummer två, tre och fyra behandlar detta problem.
• Behandla alla inlästa data på samma sätt: det är skillnad mellan den initiala (från tomt läge) inläsningen av data i en APM-lösning och den löpande hanteringen av informationen. Den initiala innebär i högre omfattning bulkinläsning av lättillgänglig information, och det handlar vanligtvis om en koncentrerad insats under en kort tidsperiod. Den löpande är en stabil, processdriven verksamhet. Detta problem åtgärdas genom att man identifierar datahanteringens distinkta faser. De bästa resultaten får man när medarbetarna använder följande faser:
  • Inledande datainläsningsfas: engångsinläsning i bulk av lättillgängliga data
  • Övergångsfas: engångsfas för datarensning och utbildning av "stabila" dataleverantörer samt konfigurering av automatiserade integrationer av datakällor
  • Stabil fas: Löpande underhåll av data

8. Genomföra "pilotutbildning" för dataleverantörer

En annan utmaning i APM är att du kommer att behöva regelbundna insatser av personer utanför din egen grupp för leverans och underhåll av data. Även om de flesta APM-program innehåller inbyggda arbetsflödessystem som hjälper dig att hantera dina dataleverantörer är det viktigt att utbilda denna grupp. Det här hör inte till deras normala arbetsuppgifter, och därför måste du göra det så enkelt som möjligt för dem. Bästa praxis för detta inkluderar:

1. Utbildning av en liten, positivt inställd "pilotgrupp" med dataleverantörer. Låt dem arbeta sig igenom processen medan du observerar dem,
2. ta med deras feedback och lärdomarna i utbildningsplanen, och
3. utbilda sedan resten av dataleverantörerna.

9. Utveckla en kommunikationsplan

Organisationer där kommunikationen fungerar utmärkt har de bästa APM-programmen.

• De utvecklar en kommunikationsplan för alla berörda parter, inklusive:
  • Beslutsfattare: interna kunder
  • Dataägare och dataleverantörer
• Kommunikationsplanens leverabler innefattar centrala budskap för samtliga faser av projektet

10. Sänd ut dina framgångar

Om du följer dessa bästa praxis-metoder kommer du leverera ditt program som en serie med små framgångar. Varje intressent bör få kunskap om dem. Offentliggör var och en av dem, och låt alla inblandade få veta:

• Vilka frågor som besvarades, och med vilka typer av resultat
• För vilka beslutsfattare
• Vilka typer av beslut som detta hjälpte dem att fatta
• Vilka data som krävdes för att möjliggöra resultatet

En mall för framgångsrik hantering av applikationsutbud

I takt med att IT och företaget blir mer sammanflätade för att intäktsmålen ska uppnås kan företagsarkitekter agera som centrala möjliggörare av digitala omvandlingsprogram. Dessa bästa praxis-metoder ger dig en testad mall att följa för hanteringen av applikationsutbud.

Börja med att förstå vad du vill få ut av ditt program för hantering av applikationsutbud. Data är centralt, men dessa data kommer från personer som inte arbetar för dig. Gör det lättare för dem att hjälpa dig genom att svara på deras frågor och hjälpa dem att leverera på sina initiativ. Sikta på korta 30- till 60-dagars tidsramar för att leverera värde. Kommunicera sedan kontinuerligt medan du arbetar tillsammans med dina kollegor för att leverera produkterna och tjänsterna som uppfyller strategiska affärsmål.

The Planview solution for Capability and Technology Management enables enterprise organizations to advance business capabilities by connecting technology with business outcomes. By engaging cross-functionally with stakeholders, EAs can create enterprise architecture plans and roadmaps that achieve strategic objectives.

Hantering av applikationsutbud är en del av Planviews lösning för hantering av förmågor och teknik. Programmet lanserades 2003 som en central funktion i den ursprungliga Troux-produktserien. APM-bästa praxis stöds av 15 års partnerskap med över 300 kunder. Planviews lösning för hantering av förmågor och teknik hjälper dig förstå sambanden mellan din organisations program- och applikationsutbud, den underliggande IT-stacken samt affärsförmågor, projekt och produkter.