Introduktion till Kanban

Till skillnad från andra metoder för hantering av arbetsflöden som tvingar fram förändring från början, så handlar Kanban om utveckling, inte om revolution. Det bygger på den grundläggande sanningen att man måste veta var man befinner sig innan man kan komma till önskad destination.

Kanban kan tillämpas på praktiskt taget alla typer av arbete som följer en upprepningsbar process. Om ditt arbete följer mönstret "Att göra", "Pågående" och "Klart", så kan det hanteras på en Kanban-tavla.

Innan vi dyker djupare ska vi kort förklara vad vi menar när vi talar om Kanban-tavlor och -kort.

Tänk dig en whiteboard som är uppdelad i vertikala fält. Varje fält motsvarar ett steg i din process, från "Att göra" till "Pågående" till "Klart".

I Kanban börjar arbetet alltid på vänstra sidan av tavlan och rör sig åt höger. Fältet längst till vänster innehåller vanligtvis arbetsposter som inte har påbörjats, och fältet längst till vänster innehåller arbetsposter som har slutförts.

Förutom att visualisera stegen i din process kan Kanban-tavlor även ge insyn i annan information om ditt arbete, som till exempel processpolicyer (regler för hur tavlan används) och gränser för pågående arbete (WIP). Du kan lära dig mer om Kanban-tavlor.

I Kanban motsvaras arbetsposter av kort. Man kan föreställa sig dem som klisterlappar på whiteboarden.

Varje kort eller klisterlapp motsvarar en arbetspost. Vi tar upp Kanban-kort mer djupgående i den här artikeln, men rekommenderar att du först läser den här översikten av hur Kanban-tavlor och -kort fungerar.

Hur Kanban-tavlor och -kort fungerar

För att illustrera hur Kanban fungerar kan vi tänka oss att du vill använda Kanban-tavlan för att visualisera alla trick du vill lära din nya valp att göra: Sitt, plats, ner, kom, skaka. I det här exemplet kan din Kanban-tavla använda sig av den grundläggande trefältsordningen "Att göra", "Pågående" och "Klart".

För att återge dessa uppgifter på en Kanban-tavla skapar du ett kort för varje trick:

• Lär Max "sitt"
• Lär Max "plats"
• Lär Max "ner"
• Lär Max "kom"
• Lär Max "skaka"

Om du inte har påbörjat träningen än så finns alla kort i ditt "Att göra"-fält. När du börjar arbeta med dem flyttar du dem till "Pågående". När Max har lärt sig ett trick, så flyttar du respektive kort till "Klart".

Till skillnad från en fysisk klisterlapp ger ett digitalt Kanban-kort möjlighet att lägga till anteckningar, bifoga filer och länkar och ge uppdateringar om det arbete du kan använda som referens eller dela med någon annan som kan ha varit inblandad i arbetet.

Om du delar ansvaret för att träna Max med din partner (eller bara för egen referens) kan du lägga till den här informationen på Kanban-kortet för "Lär Max 'sitt'":

• En definition av "klart": Max ska sitta när han hör det verbala kommandot "sitt" utan att kommandot behöver upprepas.
• Annan information om hur uppgiften ska slutföras: Vi använder en knytnäve ovanför hans huvud tillsammans med det verbala kommandot "sitt". Vi ger honom godis varje gång han sätter sig.
• Tips för att lyckas med arbetet: Länk till en Youtube-video, Hur du lär din hund att sitta, av en professionell hundtränare
• Uppdateringar i form av kommentarer på kortet: "Övade i 15 minuter i dag. Max satte sig på första försöket ungefär hälften av gångerna, men bara om han fick godis. Han verkar gilla köttgodiset mer än jordnötssmörgodiset."

När du tittar på din Kanban-tavla kan du lätt se hur Max' träning fortskrider. Du kan se att han har lyckats lära sig tre av de fem tricken och arbetar aktivt med de två som är kvar. Genom att öppna de två andra uppgifterna kan du lära dig mer om hur det går för Max, och om din partner har skrivit några kommentarer kan de hjälpa dig i det fortsatta arbetet.

Kanban är en metod som ursprungligen utvecklades av Toyota för att effektivisera biltillverkningsprocesser. Inspirerad av arbetssättet "just in time" för beställningar som kan ses i livsmedelsbutiker använde Toyotas linjearbetare ett kanban (dvs. ett verkligt kort) för att signalera olika steg i tillverkningsprocessen.

De ursprungliga formerna av Kanban var till stor del analoga – fysiska tavlor och kort som uppdaterades manuellt. Sedan dess har Kanban blivit digitalt.

Även om fysiska Kanban-tavlor och -kort kan vara ett användbart träningsverktyg för att lära sig grunderna i Kanban, så är flexibiliteten, funktionaliteten och synligheten hos digitala Kanban-verktyg oslagbara.

Ovanstående förklaring av Kanban-tavlor och -kort är förstås väldigt enkel, men den hjälper till att illustrera på ett grundläggande sätt hur Kanban-tavlor används. Genom att flytta kort från vänster till höger genom fördefinierade steg i en process och kommunicera arbetsinformation inom korten kan man visualisera praktiskt taget vilken process som helst, på alla nivåer i din organisation.

Kanban är oerhört användbart eftersom det är extremt flexibelt – men det finns några viktiga Kanban-metoder och begrepp som leder dig till framgång. Vi delar med oss av dem här.

(Observera att det finns många sätt att definiera Kanban. Avsikten med att räkna upp de viktigaste delarna så här är inte att introducera en ny definition utan att vaska fram de gemensamma principerna.)

1. Visualisera arbete

Genom att skapa en visuell modell av ditt arbete och din process kan du observera arbetsflödet som rör sig genom Kanban-systemet. Genom att arbetet görs synligt och genom att ha visuella indikationer på blockerare, flaskhalsar och köer, så ökar kommunikationen och samarbetet omedelbart. Detta hjälper teamen att se hur snabbt deras arbete rör sig genom systemet och var de kankoncentrera sina ansträngningar för att öka flödet.

2. Begränsa pågående arbete

Genom att begränsa hur mycket oavslutat arbete som pågår kan du minska den tid det tar för ett arbetsobjekt att resa genom Kanban-systemet. Du kan också undvika problem som orsakas av uppgiftsbyte och minska behovet av att ständigt omprioritera objekt. WIP-gränser frigör Kanbans fulla potential, vilket gör att teamen kan leverera kvalitetsarbete snabbare än någonsin i en sundare och mer hållbar miljö.

3. Fokusera på flöde

Genom att använda gränser för pågående arbete och teamdrivna policyer kan du optimera ditt Kanban-system för att:

• Förbättra arbetsflödet
• Samla in mätvärden för att analysera flödet
• Få ledande indikatorer på framtida problem

Ett konsekvent arbetsflöde är mycket viktigt för snabbare och mer pålitlig leverans, vilket ger dina kunder, ditt team och din organisation större värde.

4. Kontinuerlig förbättring

När ditt Kanban-system är på plats blir det grundbulten i en kultur av ständig förbättring. Teamen mäter sin effektivitet genom att spåra flöde, kvalitet, genomströmning, ledtider och så vidare.

Experiment och analys kan förändra systemet för att förbättra teamets effektivitet. Kontinuerlig förbättring är en Lean-förbättringsteknik som hjälper till att effektivisera arbetsflödet, vilket sparar tid och pengar över hela företaget.

Om du är som de flesta kunskapsarbetare är du förmodligen redan översvämmad av välmenande verktyg som bara ökar din arbetsbörda. Varför börja använda Kanban?

Ställ dig följande frågor:

• Känns din hjärna alltid som om du har en miljon flikar öppna?
• Känns det som om du alltid byter från en uppgift till en annan och kämpar för att fokusera på en sak tillräckligt länge för att komma någon vart?
• Känns det som att du arbetar jämt, men aldrig är så produktiv som du skulle vilja vara?
• Har ditt team det svårt med grundläggande kommunikation, vilket orsakar problem som dubbelarbete, misstag, omarbetningar med mera?

Om du har svarat rätt på några av dessa frågor, så kan Kanban vara rätt för dig. Många kunskapsarbetare kämpar med dessa problem och finner tydlighet och frihet genom Kanban.

Dagens personalstyrka är utrustad med smartphones och surfplattor med retinaskärm, men mycket information kommer fortfarande till oss som ord på en skärm. Det finns text överallt. Med alla e-postmeddelanden, Slack-meddelanden och formella och informella möten är det svårt att hålla reda på vad som behöver göras och när.

Även om textinformation passar i vissa sammanhang är det inte ett kommunikationsverktyg som passar alla. Det är mindre effektivt än du kanske tror. Varför är det så?

Det börjar i din hjärna.

En bild säger mer än tusen ord av vetenskapliga skäl. Hjärnan bearbetar visuell information 60 000 gånger snabbare än text.

Fyrtio procent av alla nervtrådar som är anslutna till hjärnan är kopplade till näthinnan. Visuell information omfattar 90 procent av all data som kommer till vår hjärna, vilket tyder på att våra nervbanor kanske till och med föredrar bilder framför text.

Kanban tar information som typiskt sett skulle kommuniceras med ord och förvandlar den till hjärngodis. Genom att förvandla alla dina punkter på "att göra"-listan till kort på en tavla, hjälper Kanban till att förtydliga vad som är viktigt, vilket hjälper dig att behålla fokus på det mest högprioriterade arbetet. Det ger ett delat utrymme där alla som är involverade i ett arbete kan hitta den mest uppdaterade informationen.

När Kanban används effektivt kan det drastiskt minska mängden tid teamen lägger på möten som bara ger statusuppdateringar.

I stället kan teamen tillbringa mer tid med att slutföra arbete, i stället för att prata om arbetet.

Kanban standardiserar även ledtrådar och förädlar processer, vilket hjälper till att minska slöseriet och maximera värdet. Att se hur arbetet flödar i teamets process gör att du inte bara kommunicerar status utan också ger och tar emot sammanhang för arbetet.

De första stegen mot att ta till sig Kanban är att förstå Kanbans grundläggande principer, och sedan arbeta för att återspegla din nuvarande process på en Kanban-tavla. Därifrån kan du börja låsa upp djupare nivåer av kontinuerlig förbättring.

För fortsatt läsning om Kanban rekommenderar vi nästa artikel i guiden: Vad är en Kanban-tavla?