Benify skalar upp sina tjänster internationellt med bibehållen datanoggrannhet på 98

Benify växte med tvåsiffriga tal och upplevde ett tryck på att förbättra kundupplevelserna. De behövde därför programvara och processer som hjälpte dem att skala upp och leverera i samma takt som deras kunder.

Planviews PSA-lösning gav Benify en helhetssyn från början till slut över hela livscykeln för tjänsteleverans, automatiserade och skalade upp deras arbete och levererade mer förutsägbara tjänster. Bättre förutsägbarhet innebar att Benify var bättre rustat för att öka intäkterna, öka effektiviteten och hantera risker.

"Planviews PSA-lösning är den pålitliga källan till sanning för alla data, ersätter flera kalkylblad och samlar projekt- och finansdata i ett system. Den integreras med Salesforce och Jira, vilket var en viktig komponent i utvärderingsprocessen, så att vi kan skicka och ta emot data till och från båda plattformarna. Det är viktigt när vi fortsätter att växa, men också när vi arbetar med våra kunder. Vi har en premiumprodukt, så det är viktigt att erbjuda en premiumupplevelse." Ross Spearman, internationell chef för Professional Services and Transformation, Benify.

Benify grundades i Sverige 2004 och är ett marknadsledande globalt förmåns- och belöningsprogram med mer än 16,000 kunder och mer än 3 miljoner användare över hela världen. Benifys lösning syftar till att revolutionera sättet människor arbetar på. Det gör de genom att hjälpa arbetsgivare att skapa exceptionella upplevelser av förmåner och belöningar för de anställda, samtidigt som de minskar administrationen av förmåner, automatiserar processer och säkerställer bättre datastyrning och hantering av kostnader för förmåner och belöningar.

Skalbarheten hos Benifys medarbetare, processer och teknik blev allt viktigare i takt med att företaget växte snabbt. För att kunna erbjuda de förstklassiga kundupplevelser som utlovats försökte Benify standardisera leveranserna i alla länder där de var verksamma.

Benify hade ett professionellt serviceteam med 120 personer utspridda över olika regioner och globala kontor. Olika verktyg och ad hoc-processer hindrade snabbhet och skalbarhet, vilket ledde till högre kostnader för tjänsteleveranser och risk för lägre kundnöjdhet på grund av förseningar. Det krävdes nästan en heltidsanställd varje månad för att bedöma den allmänna hälsan, övervaka pågående projekt och identifiera potentiella risker.

Problemet berodde på att det fanns för många datakällor utan någon tydlig vy för att fatta beslut. För att uppnå standardisering krävdes att olika funktioner, data och leveranser samordnades för att få en helhetsbild av verksamheten samtidigt som hänsyn togs till olika kulturer, språk, tidszoner och arbetssätt i de olika länder där de är verksamma.

Planviews PSA-lösning blev det tekniknav som Benify behövde för att skala upp sina medarbetare och processer i snabb takt. Det ger en samlad bild av serviceverksamheten globalt, automatiserar projekt- och finansiella arbetsflöden i försäljnings- och ekonomisystem och hjälper till att hantera leveransrisker. Planviews PSA-lösning integreras sömlöst med Jira och Salesforce, vilket gör den till det överlägsna valet jämfört med andra leverantörer, inklusive Kantata. Detta gjorde det möjligt för hela serviceleveransteamet på 120personer och intressenter att få enhetliga upplevelser med enhetliga data och rapportering.

"När våra team är utspridda över hela världen förlorar man den direkta möjligheten att se hur det går för alla. Det blir svårare att fånga upp saker som hur människor spenderar sin tid, utnyttjandegraden, vilka uppgifter som tar längst tid, etcetera. Därför behövde vi bra data som hjälpte oss att förstå dessa saker", säger Ross Spearman. "Samtidigt behövde vi se till att alla arbetade på samma sätt, så att vi fick ett konsekvent arbetssätt i hela företaget. PSA-lösningens integration med Jira och Salesforce ger oss en hemmabas som knyter ihop allt, vilket resulterar i bättre resurshantering för vårt interna team och en bättre kundupplevelse för våra kunder."

Planviews lösning hjälper också Benify att ligga steget före riskerna med kundengagemang. Kunderna är alltid uppdaterade eftersom data i Planview integreras med deras kundportal för en realtidsvy av projektstatus och supportförfrågningar. Genom att sammanföra allt detta med Planview blev Benifys data konsekventa och lättillgängliga, samtidigt som medarbetarna fick möjlighet att leverera bättre upplevelser.

Genom att koppla samman nyckeldata mellan olika system med Planview ökade Benifys datanoggrannhet från 70% till 98%. Det har sparat dem hundratals timmar i månaden från manuell rapportering, sänkt deras leveranskostnader, förbättrat deras produktivitet och utnyttjande samt ökat deras beslutsförtroende.

Ross och hans team skapade också starkare partnerskap och främjade bättre samarbeten med intressenter inom näringsliv och finans. Serviceorganisationen kan samarbeta med säljarna tidigare och vinna fler affärer eftersom de ser möjligheterna tidigare. De har en bättre relation med ekonomiavdelningen eftersom de kan få tillgång till de ekonomiska prognoser och faktureringsdata som de behöver med en enda knapptryckning. Tillsammans kan de ge en enhetlig upplevelse som förbättrar kundnöjdheten. Som ett resultat av detta uppnås intäktsmålen regelbundet, och de är mer konkurrenskraftiga och kan erbjuda moderniserade affärsmodeller.