Hur ett internationellt ledande företag inom skönhetsprodukter påskyndade utvecklingen av nya produkter genom att förbättra tvärfunktionella förmågor

Utvecklingsprocessen för en ny produkt hos ett globalt ledande företag inom skönhetsprodukter för konsumenter krävde en hög grad av samarbete, med input från tvärfunktionella intressenter i varje steg av produktens livscykel. Global samordning var avgörande för att få ut nya produktlanseringar på marknaden, men organisationen saknade genomgående synlighet för sin komplexa produktportfölj över hela det globala företaget. De hade också utmaningar med sin gate management-process, som byggde på lösa metoder för att poängsätta, identifiera och prioritera nya produkter. För att få alla intressenter med på lanseringen av nya produkter krävdes dessutom anpassade ad hoc-rapporter som var extremt komplexa och manuellt krävande att ta fram.

För att öka samarbetsförmågan, förbättra tvärfunktionell kommunikation och uppnå global anpassning i sina processer för utveckling av nya produkter implementerade tillverkaren av skönhetsprodukter Planviews lösning för produktportföljhantering. Planview ersatte stuprörsverktyg och manuella arbetsflöden med en centraliserad plattform som ger intressenterna en fullständig överblick över hela produktportföljen. Det ledande företaget inom skönhetsprodukter förbättrade kommunikationen med intressenter och effektiviserade granskningsprocessen med hjälp av Planviews algoritmiska poängsättningssystem, som automatiserade projektpoängsättningen och gav status för alla projekt i en samlad vy. De integrerade också Planview med Anaplan, vilket gav intressenterna direkt insyn i kritiska finansiella nyckeltal vid varje gate review, vilket förbättrade riskminimeringen.

Denna organisation för skönhetsprodukter, som ursprungligen grundades i början av 1900-talet som ett parfymhus i Paris, har under det senaste århundradet vuxit till ett världsomspännande företag som tillverkar och distribuerar produkter i mer än 130 länder. Som en internationell ledare på sin marknad strävar de efter att möjliggöra framåtblickande skönhet genom produkter som ger nya, innovativa och vetenskapligt baserade lösningar. Sedan starten har denna organisation hjälpt till att forma skönhetsindustrin genom sina ständigt innovativa produktportföljer, som består av över 50 ikoniska skönhetsvarumärken, inklusive licensierade och egenutvecklade produkter, med prispunkter som sträcker sig från lyx till massmarknad.

Som ett globalt skönhetsbolag med ansvar för en komplex produktportfölj med över 50 varumärken var de beroende av en tvärfunktionell process med mycket samarbete för att framgångsrikt lansera produkter. Lanseringen av nya produkter krävde att intressenterna bidrog och att tvärfunktionell samordning skedde i varje steg av produktlivscykeln, och samarbetet sträckte sig över flera funktionsområden, till exempel R&D förpackningar, R&D recept, varumärkeschefer, marknadschefer, ekonomi och supply chain.

Skönhetsproduktsorganisationens beroende av samarbete och kommunikation mellan intressenter i hela det globala företaget skapade betydande utmaningar på grund av komplexiteten i dess gate management-process. Att skapa och underhålla sin "innovation master plan" - en internationell kalender som följer produktlanseringar under en femårsperiod - gjorde bara en redan invecklad process ännu mer komplicerad.

Till att börja med saknade organisationen en enda källa till sanning som gav intressenterna en samlad bild av alla produktlanseringar och deras status i hela det globala företaget. Denna kunskapslucka tvingade intressenterna att förlita sig på verktyg, e-postmeddelanden och manuella uppdateringar för att förstå statusen för varje produktlansering.

Tvärfunktionell global anpassning och effektivt samarbete var avgörande för att stödja lanseringen av nya produkter. Trots det stod skönhetsbolaget inför utmaningar med de komplexa manuella processer som krävdes för att ta fram sin innovationsplan.

De såg också en betydande möjlighet att förbättra sin gransknings- och godkännandeprocess, som byggde på att intressenter manuellt poängsatte beredskapsbaserade projekt. Dessutom saknade intressenterna tillgång till de viktiga finansiella nyckeltal som behövdes för att kunna fatta beslut om "go/no-go" och minska riskerna vid varje projektgenomgång.

För att få en helhetsbild av produktlanseringar i hela det globala företaget var cheferna tvungna att förlita sig på anpassade ad hoc-rapporter som var manuellt krävande att ta fram.

Under 2014 utökade den internationella ledaren för skönhetsprodukter sin instans av Planview Project Portfolio Management-lösningen med dubbelriktad integration i ServiceNow som deras föredragna IT-projekthanteringslösning som används av 120 användare för att hantera 150 projekt.

För att effektivisera komplexiteten i sina processer för utveckling av nya produkter och eliminera de manuella arbetsflöden som krävs för att uppnå global anpassning, driftsatte de Planview en andra gång. Implementeringen av Planviews lösning för produktportföljhantering förbättrade tre nyckelområden: projektgranskning och kommunikation, gate management samt rapportering och analys. I den här implementeringen lade skönhetsproduktsorganisationen till 800 användare till plattformen för att hantera 2000 nya produktutvecklingsprojekt.

Med hjälp av Planviews anpassningsbara kolumnuppsättningar kunde tillverkaren av skönhetsprodukter konfigurera en samlad vy över alla produktlanseringar inom alla funktionella områden i den globala organisationen. Denna enda källa till sanning effektiviserade den globala anpassningen för intressenterna och lade grunden för att organisationen skulle kunna automatisera ett poängsystem för lansering av nya produkter och upprätta en checklista för en färdplan för beredskap.

För att snabbt förstå produkternas status baserat på deras beredskap för gategranskning använde skönhetsproduktorganisationen Planviews algoritmiska poängsystem, som automatiskt poängsätter projekt från 0-100 baserat på intressenternas synpunkter. Portföljförvaltarna kunde sedan utnyttja dessa uppgifter om projektberedskap för att generera sammanfattande rapporter om agendan, som innehöll en lista över alla projekt som var klara för granskning och användes för att strukturera tvärfunktionella granskningsmöten.

Den globala tillverkaren av skönhetsprodukter slutförde också en framgångsrik integration av Planview med finansplattformen Anaplan, vilket gav intressenterna viktiga finansiella nyckeltal för varje produkt som underlag för beslutsfattande vid varje gate review. Denna integration stärkte riskminimeringen, förbättrade investeringsbeslutens tillförlitlighet och eliminerade dubbelarbetet med att få tillgång till finansiell data på flera olika plattformar.

Genom att använda Planview som ett centraliserat intag för produktdata kunde de också ersätta den komplicerade, manuella process som tidigare krävdes för att generera deras innovationsplan. De kunde också generera en robust anpassad rapport för nya produktlanseringar under en femårsperiod baserat på data som samlats in i hela företaget. Denna rapport kan enkelt anpassas för att belysa viktiga parametrar som innovationstyp, hus, varumärke, räkenskapsår, kvartal eller månad. Masterplanen för innovation kan sedan integreras med roadmaps för samarbete för att visa vilken inverkan utvecklingen av nya produkter har på affärsresultaten.

Planviews lösning för produktportföljhantering bidrog till en effektivare metod för tvärfunktionellt samarbete vid utveckling av nya produkter, och samordnade globala intressenter vid varje punkt i produktens livscykel.

Genom att eliminera manuella arbetsflöden kunde organisationen för skönhetsprodukter på ett mer effektivt sätt underhålla och spåra globala produktlanseringar, generera komplexa, anpassade rapporter för global anpassning och hantera finansiella data på flera olika plattformar.

Genom att ersätta tidskrävande och duplicerande manuella uppgifter gav Planview dessutom intressenterna en centraliserad plattform för att utföra gategranskningar och godkännanden, automatiskt poängsätta projekt för gateberedskap, få tillgång till nyckeltal för produktprestanda och generera robusta globala rapporter baserade på produktlanseringsdata.

Dessa funktioner bidrog till att effektivisera processen för utveckling av nya produkter, förbättra samarbetet och kommunikationen inom hela det globala företaget och minska cykeltiden.

Efter att ha implementerat Planview i 2017 för att hantera sin utvecklingsprocess för nya produkter fortsatte den strategiska tillväxten för den internationella ledaren inom skönhetsprodukter. I 2020 utökade de sin Planview-implementering för att stödja interna orderanvändare i 1000 projekt med SAP:s dubbelriktade funktionalitet.

Med utgångspunkt i tio års erfarenhet av att implementera Planviews lösningar för att optimera produktportföljhanteringen delar skönhetsproduktsorganisationens Global Director for IT Governance and PMO med sig av sina viktigaste insikter för organisationer som påbörjar en liknande resa: